जीमेल लाखों लोगों की पसंद की ईमेल सेवा है—और एक अच्छे कारण के लिए। यह सुरक्षित है, उपयोग में आसान है, और आपके इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए ढेर सारे बिल्ट-इन टूल प्रदान करता है। दुर्भाग्य से, आपका इनबॉक्स अभी भी भय का स्रोत हो सकता है, खासकर जब यह असंगठित और पूरी तरह से भरा हुआ हो।
क्या आप अपने इनबॉक्स पर नियंत्रण पाने के लिए बहुत अधिक समय व्यतीत कर रहे हैं? यदि हां, तो इसके बारे में कुछ करने का समय आ गया है। उत्पादकता बढ़ाने वाले ये 8 जीमेल हैक्स मदद कर सकते हैं।
1. कीबोर्ड शॉर्टकट का प्रयोग करें
कीबोर्ड शॉर्टकट कंप्यूटर उपयोगकर्ता के सबसे अच्छे दोस्त होते हैं, खासकर जब आपके इनबॉक्स को खत्म करने की बात आती है। जीमेल कीबोर्ड शॉर्टकट की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है त्वरित नेविगेशन से लेकर ईमेल स्वरूपण तक सब कुछ के लिए। यहां हमारे कुछ पसंदीदा शॉर्टकट दिए गए हैं जिनका आप अभी उपयोग कर सकते हैं:
- शिफ्ट + आई पढ़ने के रूप में चिह्नित करने के लिए
- या Ctrl + Enter एक ईमेल भेजने के लिए
- या Ctrl + K लिंक डालने के लिए
- सी रचना के लिए
- / अपने ईमेल खोजने के लिए
- डी एक नए टैब में लिखने के लिए
- शिफ्ट + Ctrl + बी बीसीसी प्राप्तकर्ताओं को जोड़ने के लिए
2. टेम्पलेट बनाएं
हर दिन एक ही ईमेल को बार-बार भेजने के लिए खुद को खोजें? आप अनुकूलित ईमेल टेम्प्लेट बनाकर इस प्रक्रिया को तेज कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- चुनते हैं लिखें.
- ईमेल फ़ील्ड में वह टेक्स्ट दर्ज करें जिसका उपयोग आप अपने टेम्पलेट के लिए करना चाहते हैं।
- तीन-बिंदु मेनू का चयन करें और फिर टेम्पलेट्स.
- चुनते हैं ड्राफ़्ट को टेम्पलेट के रूप में सहेजें और फिर नए टेम्पलेट के रूप में सहेजें.
जब आप अपने टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए तैयार हों, तो बस चुनें टेम्पलेट्स और फिर टेम्पलेट डालें.
3. बातचीत म्यूट करें
यदि आप एक लंबे ईमेल थ्रेड का हिस्सा हैं जो अब आपसे संबंधित नहीं है, तो आप इसे केवल म्यूट कर सकते हैं। म्यूट करने से आपके इनबॉक्स से थ्रेड के लिए भावी प्रतिक्रियाएँ बाहर रहती हैं। और आप अभी भी अपने म्यूट किए गए मेल को All Mail के अंदर ढूंढ सकते हैं।
बातचीत को म्यूट करने के लिए, ईमेल के अंदर जिसे आप म्यूट करना चाहते हैं, थ्री-डॉट मेनू चुनें और फिर चुनें मूक. बस, इतना ही।
4. अपने अवकाश प्रत्युत्तर का प्रयोग करें
यदि आप शहर से बाहर जा रहे हैं या बस अपने डेस्क से कुछ समय दूर हैं, तो अपने अवकाश उत्तरदाता का उपयोग करें। जब आपका अवकाश प्रत्युत्तर चालू होता है, तो जो कोई भी आपको ईमेल भेजता है, उसे आपके कार्यालय से बाहर की स्थिति के बारे में आपके द्वारा निर्धारित एक पूर्वनिर्धारित प्रतिक्रिया प्राप्त होगी। यह प्रेषकों को आपके इनबॉक्स को बंद करने वाले अतिरिक्त ईमेल भेजने से रोकने में मदद कर सकता है।
अपने अवकाश प्रत्युत्तर का उपयोग करने के लिए:
- जीमेल खोलें और चुनें समायोजन > देखोसभी सेटिंग्स.
- तब तक स्क्रॉल करें जब तक आप इसे न देख लें अवकाश में जवाब देने वाला.
- के आगे रेडियो बटन का चयन करें अवकाश उत्तरदाता.
- अपनी तिथियां, एक विषय पंक्ति और फिर अपना संदेश दर्ज करें। अंत में, चुनें परिवर्तनों को सुरक्षित करें.
5. अपना इनबॉक्स लेआउट अनुकूलित करें
अपने इनबॉक्स पर नियंत्रण पाने का सबसे अच्छा तरीका है अपने लेआउट को अनुकूलित करना। उदाहरण के लिए, आप अपने महत्वपूर्ण ईमेल को पहले या यहां तक कि अपने अपठित ईमेल को पहले सूचीबद्ध करना चुन सकते हैं। यह आपको लचीलापन देता है कि आप अपने ईमेल कैसे दिखाना चाहते हैं। अपना लेआउट बदलने के लिए:
- के लिए जाओ समायोजन.
- जब तक आप देखें तब तक स्क्रॉल करें इनबॉक्स प्रकार.
- उस प्रकार का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
NS इनबॉक्स लेआउट के प्रकार इस प्रकार हैं:
- महत्वपूर्ण पहले: आपके इनबॉक्स को दो भागों में विभाजित करता है: महत्वपूर्ण और बाकी सब कुछ।
- पहले अपठित: आपके अपठित संदेशों को आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर दिखाता है।
- पहले तारांकित: तारांकित संदेश सबसे पहले आपके इनबॉक्स में दिखाई देते हैं।
- एकाधिक इनबॉक्स: आपके इनबॉक्स में अतिरिक्त अनुभाग उपलब्ध होंगे, ताकि आप खोज ऑपरेटरों का उपयोग कर सकें या कस्टम लेबल बना सकें।
- प्राथमिक इनबॉक्स: आपके इनबॉक्स को कई अनुभागों में विभाजित करता है, ताकि आप चुन सकें कि कौन से अनुभाग दिखाए जाएं, जिनमें तारांकित, महत्वपूर्ण या अपठित शामिल हैं।
6. ईमेल फ़िल्टर बनाएं
ट्रैश बिन में कुछ ईमेल स्वचालित रूप से भेजना चाहते हैं? महत्वपूर्ण ईमेल को तारे से चिह्नित करके सहेजना चाहते हैं? आप यह सब और बहुत कुछ बना कर कर सकते हैं ईमेल फ़िल्टर. ऐसा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- को चुनिए समायोजन जीमेल सर्च बार के अंदर आइकन।
- विंडो में सूचीबद्ध जानकारी भरें। जीमेल आपको यहां या मूल रूप से अपने ईमेल में बहुत विशिष्ट प्राप्त करने का विकल्प देता है। उदाहरण के लिए, आप केवल कुछ शब्दों वाले संदेशों को तारांकित कर सकते हैं।
- जब आप खुश हों, तो चुनें फ़िल्टर बनाएं.
- फिर, उन व्यवहारों का चयन करें जिन्हें आप फ़िल्टर का पालन करना चाहते हैं। फिर, चुनें फ़िल्टर बनाएं.
7. एकीकरण का प्रयोग करें
आपकी टीम के साथ संवाद करने, अपनी परियोजनाओं को प्रबंधित करने, और बहुत कुछ करने के लिए संभवत: आपके द्वारा प्रतिदिन उपयोग किए जाने वाले कई अन्य ऐप हैं। इनमें से कुछ ऐप्स संभवत: के साथ एकीकृत होते हैं जीमेल लगीं किसी तरह। एकीकरण अतिरिक्त चरणों को समाप्त करके आपकी उत्पादकता को बढ़ा सकते हैं।
जीमेल के लिए उपलब्ध कुछ एकीकरण में शामिल हैं:
- सुस्त: आप प्रयोग करते हैं ढीला टीम संचार के लिए? अगर ऐसा है तो आप स्लैक के अंदर भी जीमेल का इस्तेमाल कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप चर्चा के लिए सीधे स्लैक को ईमेल भेज सकते हैं।
- ज़ूम करें: आप भी एकीकृत कर सकते हैं ज़ूम के साथ जीमेल ईमेल के अंदर से ही मीटिंग्स को तुरंत शेड्यूल करने के लिए या तुरंत मीटिंग शुरू करने के लिए। एक नई विंडो खोलने की जरूरत नहीं है।
- ट्रेलो: उसके साथ ट्रेलो एकीकरण, आप अपना इनबॉक्स छोड़े बिना नए ट्रेलो कार्ड बना सकते हैं। यह सुनिश्चित करता है कि आप अपने ईमेल को ज़ूम करते समय एक महत्वपूर्ण कार्य से न चूकें।
यह उपलब्ध सैकड़ों एकीकरणों में से कुछ ही हैं। यदि आप किसी कार्य को स्वचालित करना चाहते हैं, तो जीमेल शायद मदद कर सकता है। चेक आउट गूगल वर्कस्पेस मार्केटप्लेस और भी ऐप्स के लिए।
यदि आपके जीमेल इनबॉक्स का साइडबार पुराने और नए फ़ोल्डरों से पूरी तरह से भरा हुआ है, तो आप उन फ़ोल्डरों को छिपाकर उनका एक हैंडल प्राप्त कर सकते हैं जिनका आप अब उपयोग नहीं करते हैं। फ़ोल्डर या लेबल छुपाते समय, यह अंदर की सामग्री को नहीं हटाता है। इसके बजाय, यह केवल फ़ोल्डरों को देखने से छुपाता है।
यह उस सामग्री से "छुटकारा पाने" का एक शानदार तरीका है जिसका आप अब हमेशा के लिए हटाए बिना उपयोग नहीं करते हैं। अप्रयुक्त फ़ोल्डरों को छिपाने के लिए:
- चुनते हैं समायोजन और फिर सभी सेटिंग्स देखें.
- चुनते हैं लेबल शीर्ष मेनू से।
- के माध्यम से जाओ और चुनें छिपाना उन सभी फ़ोल्डरों के लिए जिन्हें आप दृश्य से छिपाना चाहते हैं।
यह जीमेल क्या कर सकता है इसका केवल एक स्नैपशॉट है
ये आठ युक्तियाँ आपके जीमेल इनबॉक्स को प्रबंधित करते हुए अपनी उत्पादकता को सुपरचार्ज करने के लिए आप क्या कर सकते हैं, इसकी सतह को खरोंच कर रहे हैं।
चाहे वह आपके इनबॉक्स को आपकी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित कर रहा हो या क्रोम एक्सटेंशन का उपयोग कर रहा हो, वहाँ बहुत सारी युक्तियां और तरकीबें हैं।
क्रोम में नियमित रूप से जीमेल की जांच करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए, आपके जीवन को आसान बनाने के लिए यहां छह ब्राउज़र एक्सटेंशन होने चाहिए।
आगे पढ़िए
- उत्पादकता
- जीमेल लगीं
- ईमेल युक्तियाँ
- जीटीडी
- उत्पादकता युक्तियाँ
ब्रेनना एक पूर्णकालिक सामग्री लेखक हैं, जिन्हें 2013 में तकनीक के बारे में लिखने से प्यार हो गया। ब्लॉग पोस्ट से लेकर उद्योग श्वेत पत्र तक, उनके अनुभव में सास से लेकर एआई और फिर से सब कुछ के बारे में लिखना शामिल है।
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