सभी ने एक टू-डू सूची के बारे में सुना है, और अधिकांश लोग एक का उपयोग उन उत्कृष्ट कार्यों का ट्रैक रखने के लिए करते हैं जिन्हें उन्हें पूरा करने की आवश्यकता होती है। हालाँकि, किसी भी चीज़ की तरह, टू-डू सूचियाँ जल्दी से नियंत्रण से बाहर हो सकती हैं, और वास्तव में आपकी उत्पादकता का प्रतिकार कर सकती हैं।
अपने कैलेंडर में रहने का अर्थ है अपनी सूची को स्क्रैप करना और इसके बजाय अपने लंबित कार्यों को अपने कैलेंडर में शेड्यूल करना। यदि आपके कार्य आपको आपकी अपेक्षा से अधिक समस्याएँ देते हैं, तो यह आपका समाधान हो सकता है।
टू-डू सूची बनाम। अपने कैलेंडर में रहना
टू-डू सूचियों में कुछ भी गलत नहीं है, लेकिन उन्हें प्रभावी होने के लिए बहुत अधिक अनुशासन की आवश्यकता होती है। कार्य अविश्वसनीय रूप से खुले हैं, और उन्हें ठीक से काम करने के लिए आप पर है। ये कुछ ऐसी चीजें हैं जो उनकी उपयोगिता को नुकसान पहुंचा सकती हैं:
- यदि वे बहुत लंबे हैं, तो वे भारी हो सकते हैं।
- वे प्राथमिकता के लिए कोई संदर्भ प्रदान नहीं करते हैं।
- उनमें कई अनावश्यक कार्य शामिल हो सकते हैं।
- आप छोटे, अधिक आनंददायक कार्यों को करने और दूसरों की उपेक्षा करने की अधिक संभावना रखते हैं।
- अपनी टू-डू सूची को मोबाइल बनाने के लिए आपको अतिरिक्त एप्लिकेशन की आवश्यकता है।
दूसरी ओर, आपके कैलेंडर में रहने से इनमें से अधिकांश मुद्दों का समाधान होता है क्योंकि यह कैसे काम करता है। जब आपके पास कोई काम होता है जिसे आपको पूरा करने की आवश्यकता होती है, तो आप अपने कैलेंडर को देखते हैं और उस कार्य को अपनी अन्य जिम्मेदारियों के बीच एक नियुक्ति के रूप में निर्धारित करते हैं। यह स्वचालित रूप से आपको अपने अन्य कार्यों के संदर्भ में कार्य को प्राथमिकता देता है।
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इसके अतिरिक्त, आप अधिक कठिन और जटिल कार्यों को करने की अधिक संभावना रखते हैं क्योंकि वे पहले से ही निर्धारित हैं, जो विलंब को रोकता है। यह सब बिना लंबी, ऑफ-पुट सूचियों के संभव है क्योंकि आपका कैलेंडर सूचनाओं का एक कार्यशील केंद्र है जो इसे एक साथ लाता है।
अधिकांश कार्यस्थल पहले से ही आउटलुक या गूगल कैलेंडर जैसे डिजिटल कैलेंडर एप्लिकेशन का उपयोग करते हैं। इसका मतलब है कि आप किसी भी डिजिटल डिवाइस पर वेब लिंक या ऐप का उपयोग करके इसे अपने साथ ले जा सकते हैं।
आपके कैलेंडर में रहने के कुछ ही सरल नियम हैं जो इसके प्रबंधन को अनुकूलित करेंगे, और टू-डू सूची नियमों की तुलना में बहुत कम जटिल हैं।
टाइम ब्लॉकिंग इज योर फ्रेंड
यह कुछ ऐसा है जिससे आप दूर नहीं जा सकते, भले ही आप कार्य ट्रैकिंग के लिए किसी भी माध्यम का उपयोग करें। टाइम ब्लॉकिंग का अर्थ है अपने सप्ताह या दिन की शुरुआत में कुछ समय निकालकर किसी ऐसे काम को लिखना जो आपको करना है।
यह एक समय बचाने वाली पहल है जो आपके कार्य उत्पादन को महत्वपूर्ण रूप से बढ़ाती है। ऐसा करने से, आप पहले से ही जानते हैं कि आपको समय से पहले क्या संबोधित करने की आवश्यकता है, और आप अपना शेष कार्य सप्ताह अपनी जिम्मेदारियों से निपटने में व्यतीत कर सकते हैं।
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अपने काम में कूदने से पहले, अपने कैलेंडर को भरने के लिए 15-20 मिनट का समय लें। समय सीमा को ध्यान में रखते हुए, अपने काम के लिए अपॉइंटमेंट बनाने के लिए अपनी मीटिंग्स, प्रोजेक्ट्स और क्लाइंट वर्क के बीच का समय खोजें।
यदि आपके किसी कार्य में किसी सहकर्मी के साथ मीटिंग सेट करना शामिल है, तो अपने कैलेंडर में मीटिंग बनाएं और उन्हें आमंत्रित करें। यदि आप वर्चुअल रूप से मिलना चाहते हैं, तो आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले डिजिटल कॉन्फ्रेंसिंग एप्लिकेशन से मीटिंग लिंक शामिल करना सुनिश्चित करें।
अपने कार्यों को प्रबंधित करने के लिए थीम का उपयोग करें
आपके कैलेंडर अपॉइंटमेंट को श्रेणियों में रंग कोडिंग करने से कार्यों, मीटिंग्स, प्रोजेक्ट कार्य और अन्य कर्तव्यों के बीच अंतर करने में बहुत मदद मिलती है। एक नज़र में, आप यह बता पाएंगे कि आपका सप्ताह क्या है और उसके अनुसार योजना बनाएं।
आउटलुक में ऐसा करने के लिए, किसी भी अपॉइंटमेंट पर क्लिक करें, और रिबन पर, क्लिक करें श्रेणीबद्ध करें > सभी श्रेणियाँ. चुनते हैं नया, अपनी थीम का नाम टाइप करें, एक रंग चुनें, और फिर क्लिक करें ठीक है.
जितनी चाहें उतनी थीम के लिए दोहराएं। फिर आप अपने द्वारा बनाए गए प्रत्येक अपॉइंटमेंट के लिए एक श्रेणी निर्दिष्ट कर सकते हैं। Google कैलेंडर पर, किसी भी अपॉइंटमेंट पर राइट-क्लिक करें और पॉप अप होने वाले किसी भी रंग में से चुनें।
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काम के प्रकार के अनुसार श्रेणियों को नाम देना सुनिश्चित करें, और उन रंगों का चयन करें जिनका आप अच्छी तरह से जवाब देते हैं। कुछ श्रेणी उदाहरण हो सकते हैं:
- परियोजना कार्य
- व्यवस्थापक और कार्य
- ग्राहकों
- बैठक
- प्रशिक्षण
सहकर्मियों के साथ अपना कैलेंडर साझा करें
जबकि आप अन्य कर्मचारियों के साथ अपनी प्रगति साझा करने के लिए Todolist जैसे टू-डू लिस्ट एप्लिकेशन का उपयोग कर सकते हैं, यदि वे समान सॉफ़्टवेयर का उपयोग नहीं करते हैं, तो वे इसे आसानी से नहीं देख पाएंगे। यह वह जगह है जहाँ आपके कार्यालय के डिफ़ॉल्ट कैलेंडर में रहने का एक अतिरिक्त लाभ है।
आपका कैलेंडर साझा करने से, आपके सहकर्मी आपकी प्रगति को केवल देखकर ही देख पाएंगे। यह आपके इनबॉक्स को आपकी प्रगति के बारे में पूछने वाले ईमेल से बंद होने से रोकता है, और आपको इसमें उन्हें टैग करने की भी आवश्यकता नहीं होगी। हालांकि, उन्हें इस बात से अवगत कराना सुनिश्चित करें कि आप इस तरह से काम करते हैं।
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अपना आउटलुक कैलेंडर साझा करने के लिए:
- रिबन पर, क्लिक करें कैलेंडर साझा करें और जिसे आप प्रचारित करना चाहते हैं उसे चुनें।
- क्लिक जोड़ें अपनी टीम के ईमेल पते इनपुट करने के लिए और फिर ठीक है।
- अंतर्गत अनुमतियां, या तो चुनें शीर्षक और स्थान देख सकते हैं या सभी विवरण देख सकते हैं।
- क्लिक लागू करना तथा ठीक है।
Google पर साझा कैलेंडर कैसे बनाया जाए, इसके लिए आप Google कार्यस्थान का यह आधिकारिक वीडियो देख सकते हैं:
अपने शेड्यूलिंग के बारे में यथार्थवादी बनें
यद्यपि आपके कैलेंडर में रहने से टू-डू सूची प्राथमिकता और समय प्रबंधन के बहुत सारे मुद्दों को दरकिनार कर दिया जाता है, फिर भी आपको यथार्थवादी और स्मार्ट होने की आवश्यकता है कि आप अपने असाइनमेंट को कैसे शेड्यूल करते हैं। शुक्र है, इसे प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए कुछ आजमाई हुई और परखी हुई युक्तियाँ हैं:
- यदि आपके पास किसी बड़े कार्य को पूरा करने का समय नहीं है, तो उसे कई छोटे कार्यों के रूप में निर्धारित करें।
- जितना आप सोचते हैं उससे अधिक समय अपने आप को दें।
- बैठक से ठीक पहले कार्य करने से बचें; अपने आप को उनके बीच 30 मिनट का अंतराल दें।
- यदि कोई कार्य अत्यावश्यक है, तो तय करें कि आपके कैलेंडर में अन्य चीजों को फिर से व्यवस्थित करना है या नहीं।
संभावना यह है कि आप अपना काम पूरा कर लेंगे और आपके पास खाली समय होगा, जिसका अर्थ है कि आप ईमेल और अन्य छोटी-छोटी चीजों को पकड़ लेते हैं जो आपके पूरे दिन आती हैं।
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उत्पादकता में सुधार के लिए अपने कैलेंडर में लाइव
आपका कैलेंडर एक सुविधाजनक टूल है जिसमें पहले से ही आपके काम पर नज़र रखने के लिए आवश्यक सभी संसाधन हैं। आपके कैलेंडर में रहना आपके कार्यभार को प्रबंधित करने के लिए एक एकीकृत दृष्टिकोण प्रदान करता है, और यह सब कुछ एक ही स्थान पर रखता है।
ऊपर बताए गए नियमों का उपयोग करके, आप समय बचाने, अपनी उत्पादकता में सुधार करने के अपने रास्ते पर होंगे, और जब आप इसे कर रहे होंगे तो आप अधिक प्रभावी होंगे। इसे आज़माएं, और आपको आश्चर्य हो सकता है कि आपने पहली बार में टू-डू सूची का उपयोग क्यों किया।
यदि आपने कभी सोचा है कि आउटलुक ध्यान भंग कर रहा था, तो यहां कुछ सरल समायोजन हैं जो आपको उपयोगी लग सकते हैं।
आगे पढ़िए
- उत्पादकता
- करने के लिए सूची
- कार्य प्रबंधन
- पंचांग
- समय प्रबंधन
Shay MakeUseOf में एक स्वतंत्र लेखक हैं, जिनकी पृष्ठभूमि प्रबंधन और कोचिंग में है। उत्पादकता शै का खेल है और अपने डाउनटाइम के दौरान, वे गेमिंग का आनंद लेते हैं, वृत्तचित्र देखते हैं और सैर के लिए जाते हैं।
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