5 हार्ड और सॉफ्ट स्किल्स हर प्रोजेक्ट मैनेजर के पास होनी चाहिए

एक परियोजना प्रबंधक सफल परियोजना वितरण के लिए जिम्मेदार होता है और उसे परियोजना के सभी चरणों में सक्रिय रूप से भाग लेने की आवश्यकता होती है। एक निपुण परियोजना प्रबंधक बनने के लिए आपको समय पर निहित कर्तव्यों का परिश्रमपूर्वक पालन करने की आवश्यकता है।

और ऐसा करने के लिए, आपको कुछ कठिन और नरम कौशल विकसित करने की आवश्यकता है। क्या आपने कभी सोचा है कि वे कौशल क्या हैं? प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में आपके पास जो कौशल होना चाहिए, उसके बारे में जानने के लिए पढ़ें।

एक परियोजना प्रबंधक के कठिन कौशल

कठिन कौशल उन कौशलों को संदर्भित करता है जिन्हें आप मेट्रिक्स का उपयोग करके माप सकते हैं। एक परियोजना प्रबंधक के लिए कुछ आवश्यक कठिन कौशल हैं:

1. कार्य संगठन और प्रतिनिधिमंडल

प्रत्येक परियोजना में कई कार्य और उप-कार्य शामिल होते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपको टीम के सदस्यों के बीच कार्यों को व्यवस्थित और वितरित करना होगा। किसी भी परियोजना में देरी से बचने के लिए आपको लंबित कार्यों को सही व्यक्ति को सौंपने की भी आवश्यकता है।

बेशक, आप टास्क असाइनमेंट और डेलिगेशन के लिए प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स की मदद ले सकते हैं। उसके लिए भी, आपको इस बारे में स्पष्ट जानकारी होनी चाहिए कि ये प्रक्रियाएँ कैसे काम करती हैं।

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2. आवश्यक तकनीकी कौशल

प्रोजेक्ट मैनेजर बनने के लिए आपको कौन सा तकनीकी कौशल विकसित करना चाहिए, इसके बारे में कोई सख्त नियम नहीं है। यह आपके संगठन और आपके द्वारा आमतौर पर संभाली जाने वाली परियोजनाओं के प्रकार पर निर्भर करेगा।

परियोजना प्रबंधकों को तकनीक-प्रेमी होना चाहिए, खासकर यदि वे किसी तकनीकी कंपनी के लिए काम कर रहे हों। उदाहरण के लिए, यदि आप एक लर्निंग मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर कंपनी में प्रोजेक्ट मैनेजर हैं, तो आपको सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट की मूल बातें पता होनी चाहिए, अगर लर्निंग करिकुलम नहीं है।

साथ ही, विभिन्न विज्ञान और इंजीनियरिंग धाराओं पर काम करने वाले संगठनों को परियोजना प्रबंधकों की आवश्यकता होगी जो विशेष सॉफ्टवेयर या उपकरण संचालित कर सकते हैं।

3. बजट प्रबंधन

प्रोजेक्ट को पूरा करने में बजट की अहम भूमिका होती है। किसी प्रोजेक्ट के बीच में बजट की कमी के बारे में पता लगाना असामान्य नहीं है। इससे परियोजना में देरी या संसाधन की अनुपलब्धता हो सकती है।

केवल सही बजट प्रबंधन में सक्षम एक परियोजना प्रबंधक ही संगठन को ऐसे मुद्दों को छोड़ने में मदद कर सकता है। यह उनकी जिम्मेदारी है कि जहां जरूरत हो वहां बजट का सही आवंटन करें ताकि अनुमानित बजट के तहत परियोजना अच्छी तरह से पूरी हो सके।

इन दिनों, बजट और मैन्युअल आवंटन की एक बुनियादी समझ पर्याप्त नहीं है। एक परियोजना प्रबंधक के पास स्प्रेडशीट, वित्त और गणित में ठोस विशेषज्ञता होनी चाहिए।

4. परियोजना की योजना बना

परियोजना की योजना बना एक परियोजना का प्रारंभिक भाग है। किसी परियोजना की सफलता काफी हद तक सुविचारित योजना पर निर्भर करती है। इसलिए, एक परियोजना प्रबंधक को किसी भी परियोजना की योजना बनाने में विशेषज्ञता होनी चाहिए।

योजना में बड़े पैमाने पर कार्य शामिल होंगे, जैसे मील का पत्थर चयन, समयरेखा निर्माण, संसाधन प्रबंधन, बैठक कार्यक्रम, कार्य असाइनमेंट इत्यादि। इसमें सूक्ष्म स्तर के कार्य भी शामिल होंगे जैसे प्रत्येक दिन की योजना बनाना और किसी के बीमार होने पर कार्य सौंपना।

ऐसा करते समय, आपको बाधाओं को ध्यान में रखना होगा। फिर भी, आपको परियोजना को इस तरह से डिजाइन करना होगा जो उद्देश्यों को पूरा कर सके।

5. विश्लेषणात्मक कौशल

एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपके पास अपने काम में उत्कृष्टता प्राप्त करने के लिए विश्लेषणात्मक कौशल होना चाहिए। हर उद्योग डेटा पर निर्भर हो गया है, खासकर वित्त और प्रौद्योगिकी क्षेत्र। यदि आप डेटा एनालिटिक्स में अच्छे हैं, तो आप प्रोजेक्ट को सही दिशा में मार्गदर्शन करने के लिए अपनी प्रतिभा का उपयोग कर सकते हैं।

कुछ सामान्य डेटा विश्लेषण कार्य जो आप अपनी टीम के लिए कर सकते हैं, वे हैं डेटा प्रस्तुति, डेटाबेस प्रबंधन, संसाधन प्रबंधन, समस्या निदान, रिपोर्टिंग, आदि। विश्लेषणात्मक कौशल वाले परियोजना प्रबंधक निर्णय लेने या संभावनाओं का पता लगाने के लिए डेटा का उपयोग कर सकते हैं।

प्रोजेक्ट मैनेजर के सॉफ्ट स्किल्स

आपके कई गुण पारस्परिक हैं और मूर्त मेट्रिक्स के माध्यम से मापने योग्य नहीं हैं। ये स्किल्स सॉफ्ट स्किल्स हैं।

1. अनुकूलन क्षमता

आपके द्वारा सौदा किया जाने वाला प्रत्येक प्रोजेक्ट अलग होगा। इसलिए, टीमों को परियोजना की आवश्यकता और क्लाइंट के अनुसार अनुकूलित करने की आवश्यकता है ताकि वे जो चाहें प्राप्त कर सकें। अनुकूलनशीलता वह कौशल है जिसकी एक संगठन को किसी अन्य से अधिक परियोजना प्रबंधक से आवश्यकता होती है।

इसके अलावा, चीजें हमेशा एक परियोजना में नियोजित नहीं होती हैं। चाहे वह बजट, संसाधनों या समय सीमा के बारे में हो, परियोजनाओं को पटरी से उतरने से बचाने के लिए आपको चुस्त और लचीला होना चाहिए। यदि आप स्थिति के अनुसार आवश्यक परिवर्तन कर सकते हैं, तो आपके साथियों को आपसे प्रेरणा मिलेगी।

2. प्रेरणा

यदि आप एक प्रोजेक्ट मैनेजर हैं, तो आपके पास अपने साथियों को प्रेरित करने के लिए प्रेरक गुण होने चाहिए। खासकर जब लोग एक लंबी और जटिल परियोजना पर काम कर रहे हों, तो कई बार निराश होना सामान्य है।

प्रोजेक्ट मैनेजर किसी टीम को किसी और से बेहतर तरीके से अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करने के लिए प्रेरित कर सकता है। समय पर अपना काम करना एक टीम को प्रेरित करने का पहला कदम है। इसके अलावा, आप उन्हें प्रेरित करने के लिए नियमित समूह या आमने-सामने की बैठकों की मेजबानी कर सकते हैं।

3. विरोधाभास प्रबंधन

साथियों के बीच संघर्ष अपरिहार्य है। अगर दूर-दराज के इलाकों से लोग योगदान दे रहे हैं तो स्थिति और खराब हो सकती है। एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपको पता होना चाहिए कि इस तरह के संघर्षों को कैसे प्रबंधित और नियंत्रित किया जाए।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि कितना मुश्किल समय है, सही संघर्ष प्रबंधन रणनीतियों को लागू करें। अपने साथियों के स्वभाव के बारे में जानने से आपको समस्याओं का समाधान करने में मदद मिलेगी।

कभी भी किसी तरह के विवाद से बचने की कोशिश न करें क्योंकि यह संगठन को शर्मनाक स्थिति में डाल सकता है। समाधान खोजने के लिए उन्हें तुरंत संबोधित करें। इस प्रकार, टीम परियोजना पर ध्यान केंद्रित कर सकती है।

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4. संचार और बातचीत

खराब संचार एक परियोजना को भटकने के लिए मजबूर कर सकता है। इसलिए, परियोजना प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि परियोजना के संबंध में सभी संचार स्पष्ट और पारदर्शी हों।

अक्सर, वे सभी परियोजना हितधारकों के बीच की कड़ी होते हैं। इसलिए उन्हें अपने साथियों, प्रबंधन और ग्राहकों के साथ किसी प्रोजेक्ट के बारे में खुलकर बात करनी चाहिए।

संचार ईमानदार और सीधा होना चाहिए। इसमें भ्रम या गलतफहमी की कोई गुंजाइश नहीं छोड़नी चाहिए। एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपको यह भी पता होना चाहिए कि ग्राहकों या किसी सहकर्मी के साथ बातचीत कैसे की जाती है।

5. टीम के निर्माण

एक टीम का निर्माण एक परियोजना प्रबंधक की जिम्मेदारी है जिसमें कई प्रबंधकीय प्रक्रियाएं शामिल होती हैं। इसलिए, यह एक और सॉफ्ट स्किल है जिसे आपको प्रोजेक्ट मैनेजर बनना चाहिए।

दौरान टीम के निर्माण एक परियोजना के लिए, प्रबंधकों को यह ध्यान रखना चाहिए कि सहकर्मियों को एक दूसरे पर भरोसा करना चाहिए और एक सामान्य लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए मिलकर काम करने में खुशी महसूस करनी चाहिए। साथ ही, उन्हें टीम वर्क के लिए एक आदर्श वातावरण सुनिश्चित करना चाहिए।

सफलता प्राप्त करने के लिए शीर्ष कौशल

एक प्रोजेक्ट मैनेजर के पास जिम्मेदारियों की एक लंबी सूची होती है जिसे उन्हें पूरा करना होता है। यदि आप एक प्रोजेक्ट मैनेजर हैं और प्रोजेक्ट और उसकी टीम दोनों को संभालना चाहते हैं, तो उपरोक्त कौशल विकसित करने से आपको बहुत आगे बढ़ने में मदद मिलेगी।

आप अपनी टीम के लिए सही परियोजना प्रबंधन उपकरण भी चुन सकते हैं।

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