कार्यालय के लिए 3 सुलभ लेखन युक्तियाँ

ऑफिस में लोगों को यह समझने में सक्षम होना चाहिए कि उन्हें क्या बताया जा रहा है, ताकि काम ठीक से हो सके। अधिकांश भाग के लिए, यह अच्छी तरह से किया जाता है, हालांकि, कार्यस्थलों में विविधता के बढ़ने के साथ, वर्तमान के स्तर को ऊपर उठाने का समय नहीं है।

यदि आप जानना चाहते हैं कि अपने ईमेल, दस्तावेज़ीकरण, और अन्य लिखित कार्यालय माध्यमों की पहुंच में सुधार कैसे करें, तो यहां हम इसे करने के तरीके के बारे में कुछ युक्तियों को देखते हैं।

सुलभ सामग्री होने के कारण

यदि आप इसे पढ़ रहे हैं, तो लिखित सामग्री में पहुंच में सुधार का आपका कारण अधिक समावेशी बनना हो सकता है और यह एक मुख्य कारण है कि ज्यादातर कंपनियां इसे अपनाती हैं। एक समावेशी कार्यक्षेत्र विविध भर्ती को आकर्षित करता है और उन कर्मचारियों का समर्थन करता है जिन्हें इसकी आवश्यकता होती है।

यह सर्वविदित है कि जब वातावरण सही होता है, तो विशिष्ट सीखने की आवश्यकता वाले लोग रचनात्मक रूप से सोचने में सक्षम होते हैं और अक्सर उत्कृष्टता प्राप्त करते हैं। आप कैसे संवाद करते हैं, इसके साथ शुरुआत करना इसका आधार है।

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हालाँकि, अभिगम्यता भी एक अविश्वसनीय रूप से स्मार्ट व्यवसाय कदम है। सिर्फ इसलिए कि आप जानते हैं कि आपका क्या मतलब है, इसका मतलब यह नहीं है कि यह उस तरह से अनुवाद करता है। अगर हर कोई समझता है कि उन्हें क्या करना है और चीजें समझ में आती हैं, तो इसका मतलब है:

• कम गलतियाँ
• बेहतर स्टाफ आत्मविश्वास
• आप व्यापक दर्शकों तक पहुँचते हैं
• एक अधिक आकर्षक कार्यस्थल
• आप चीजों को समझाते समय समय बचाते हैं

सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि यह करना अविश्वसनीय रूप से आसान है, और वास्तव में रास्ते में आपके कार्य उत्पादन में सुधार कर सकता है।

1. सरल भाषा का प्रयोग

चाहे आप बड़ी संख्या में दर्शकों को एक ईमेल भेज रहे हों, एक समाचार पत्र लिख रहे हों, या काम पर एक नई प्रक्रिया के लिए नया दस्तावेज़ बना रहे हों, इरादा दूसरों के लिए इसे बोर्ड पर लेना है। ऐसे में सरल भाषा का प्रयोग आवश्यक है।

सबसे पहले, आपको अपने टेक्स्ट में एक्रोनिम्स और शब्दजाल के प्रयोग से बचना चाहिए। हो सकता है कि कुछ लोगों को पता न हो कि उनका क्या मतलब है और नई शुरुआत करने वालों के लिए यह एक बाधा हो सकती है। वे कर्मचारियों को बहिष्कृत महसूस करा सकते हैं और आपके काम के समग्र प्रभाव से दूर ले जा सकते हैं। इसके बजाय, परिवर्णी शब्दों को पूरा लिखें और ऐसे शब्दों का चयन करें जिन्हें हर कोई समझ सके।

दर्शकों के लिए लिखते समय, एक अच्छा सुझाव किसी ऐसे व्यक्ति के लिए लिखना है जिसे पता नहीं है कि आपका काम क्या है। बहुत सारे लिखित संचार महत्वपूर्ण विवरणों से परे होते हैं और आवश्यक कदमों से चूक जाते हैं। ऐसा तब होता है जब लेखक ज्ञान के स्थान से लिख रहा होता है, और वे लिखने के बजाय मानसिक रूप से अंतराल को भर देते हैं।

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पूरी तरह से और प्रत्येक चरण पर ध्यान से विचार करके, आप अधिक गहराई से स्पष्टीकरण लिख सकते हैं, और आपको कर्मचारियों से स्पष्टीकरण मांगने की संभावना कम होगी। उदाहरण के लिए, किसी को यह बताना कि क्या करना है, काफी खुला हो सकता है, जबकि उन्हें यह भी बताना कि क्या नहीं करना है, निर्देश विशिष्ट रखता है।

आप उदाहरणों का उपयोग कर सकते हैं यदि आप किसी चीज़ को सरल बनाने के लिए संघर्ष कर रहे हैं, अपने काम को कुछ वास्तविक दुनिया का अनुप्रयोग देने के लिए भी।

2. सुलभ फ़ॉन्ट का उपयोग करना

एक कारण है कि अधिकांश वेबसाइट, एप्लिकेशन और सोशल मीडिया साइटें एक ही प्रकार के फ़ॉन्ट का उपयोग करती हैं, और ऐसा इसलिए है क्योंकि वे जानते हैं कि यह व्यापक दर्शकों तक पहुंचता है। आपके ईमेल और डिजिटल मैसेजिंग एप्लिकेशन में पहले से ही एक डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट है जो पढ़ने में आसान है, जो आमतौर पर एरियल या कैलीब्री है, और सभी लिखित दस्तावेज़ीकरण के लिए उपयोग करने के लिए आदर्श सुलभ फ़ॉन्ट हैं।

लोअर-केस टेक्स्ट भी आंखों पर आसान होता है, इसलिए सभी कैपिटल का उपयोग करने से बचना चाहिए, जैसे कि शीर्षक लिखते समय या किसी चीज़ पर ज़ोर देने की कोशिश करते समय। इसके बजाय, आप कर सकते हैं बोल्ड किसी व्यक्ति का ध्यान अपनी ओर आकर्षित करने के लिए या पाठ को विभाजित करने के लिए शब्द।

इसके अतिरिक्त, छोटे टेक्स्ट को देखने के लिए संघर्ष करने वाले कर्मचारियों के लिए फ़ॉन्ट आकार महत्वपूर्ण हो सकता है। 12px या उससे अधिक का टेक्स्ट आदर्श है, और अक्सर सार्वजनिक सामग्री के लिए मानक होता है। इससे छोटा और आप लोगों को इसे ठीक से पढ़ने में असमर्थ होने का जोखिम उठाते हैं। बेशक, वे उपयोग कर सकते हैं ज़ूम यदि यह एक डिजिटल फ़ाइल है, तो उनके कंप्यूटर पर कार्य करता है, लेकिन यदि इसे मुद्रित किया गया है, तो यह समस्याएँ प्रस्तुत कर सकता है।

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अंत में, फ़ॉन्ट और पृष्ठभूमि काले और सफेद होने चाहिए, और यदि आपको रंग का उपयोग करना चाहिए, तो नीला सबसे अच्छा है क्योंकि यह वह है जो रंग-अंधा वाले अधिकांश लोग बाहर कर सकते हैं। इतना ही नहीं, यह एक साधारण रंग है जो विपरीत नहीं है।

3. टेक्स्ट के ब्लॉक को तोड़ना

क्या आपको कभी ऐसा ईमेल या दस्तावेज़ प्राप्त हुआ है जिसमें टेक्स्ट के निरंतर ब्लॉक होते हैं? यदि आपके पास है, तो आपको पता चल जाएगा कि यह अटपटा हो सकता है, और कई लोगों के लिए इसे पढ़ना भी मुश्किल हो सकता है। शुक्र है, टेक्स्ट के विस्तृत अंशों को अधिक सुलभ बनाने के कुछ त्वरित और आसान तरीके हैं।

बुलेट पॉइंट और क्रमांकित सूचियाँ विचारों, लाभों, चरणों और जानकारी के अन्य हिस्सों को सूचीबद्ध करने के लिए उपयोग करने के लिए महान उपकरण हैं। सुनिश्चित करें कि बुलेट बिंदु संक्षिप्त और विशिष्ट हैं, और आप कई अनुच्छेदों को पढ़ने में आसान अनुभाग में संक्षिप्त करने में सक्षम होंगे। यह पाठक का ध्यान रखता है और आपका समय बचाता है।

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पाठ को विभाजित करने का दूसरा तरीका छवियों का उपयोग करना है। हालाँकि, आपको अपने द्वारा उपयोग की जाने वाली छवियों से सावधान रहने की आवश्यकता है। आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली किसी भी छवि को टेक्स्ट का पूरक होना चाहिए; यदि आपकी छवि में महत्वपूर्ण जानकारी है जो आपके लेखन में शामिल नहीं है, तो आप लोगों को बहिष्कृत या भ्रमित कर सकते हैं। छवियों को भी साधारण रंगों का उपयोग करना चाहिए, और विषम रंगों से बचना चाहिए जो दूसरों के लिए देखना मुश्किल हो सकता है।

यदि आप केवल एक ईमेल भेज रहे हैं, तो आपको ऐसा करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है, लेकिन उस स्थिति में, यह इसके लायक हो सकता है यह विचार करते हुए कि क्या एक ईमेल को अलग-अलग ईमेल में तोड़ा जा सकता है यदि उसमें बहुत सारे अलग-अलग विचार हों और विषय। प्रति ईमेल एक विषय रखना आदर्श है यदि इसके माध्यम से बहुत कुछ प्राप्त करना है।

सुलभ होने से सभी को मदद मिलती है

हर किसी के काम करने के अलग-अलग तरीके होते हैं, और कुछ लोगों को अतिरिक्त चीज़ों की ज़रूरत हो सकती है, जिन पर यहाँ विचार नहीं किया गया है। महत्वपूर्ण बात यह है कि प्रतिक्रिया प्राप्त करना और यह पता लगाना कि लोगों के लिए क्या काम करता है; जितना अधिक आप अपने लिखित संचार की पहुंच में सुधार कर सकते हैं, उतने ही अधिक लाभ आप देखेंगे।

इसे ज़्यादा मत समझो; बस आरंभ करें और इसे आजमाएं। इन युक्तियों के साथ, आप एक सुलभ कार्यस्थल के लिए अपने रास्ते पर होंगे, और अन्य लोग आपके दिमागीपन के दृष्टिकोण की सराहना करेंगे।

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