एक आंतरिक विकी क्या है, और आप इसे कैसे सेट कर सकते हैं?

जब आपके पास जानकारी संग्रहीत करने और साझा करने का एक अच्छा तरीका नहीं है, तो आपकी कंपनी के ज्ञान को सभी कर्मचारियों के बीच समन्वयित रखना कठिन है। इससे उत्पादकता में गिरावट आती है क्योंकि कर्मचारी काम करने के बजाय जवाब खोजने में अधिक समय व्यतीत करते हैं।

एक आंतरिक विकि इस समस्या को हल करने में आपकी सहायता कर सकता है। इस लेख में, हम आपको अपना विकी सेट करने की प्रक्रिया के बारे में बताएंगे, लेकिन पहले:

एक आंतरिक विकी क्या है, और इसके लाभ क्या हैं?

एक आंतरिक विकी एक ज्ञान भंडार है जो कर्मचारियों को प्रासंगिक कंपनी सामग्री और सर्वोत्तम प्रथाओं को बनाने, संपादित करने और साझा करने का अधिकार देता है। यह एक केंद्रीकृत डेटाबेस की तरह है जो प्रत्येक कर्मचारी को आपकी टीम के सामूहिक ज्ञान को बेहतर बनाने और अनावश्यक प्रश्नों को खत्म करने के लिए सूचना का संचार करने की अनुमति देता है।

यह एक मूल्यवान संपत्ति है जो आपकी टीम के बढ़ने पर संस्थागत ज्ञान को संरक्षित करने के लिए आपकी कंपनी के विश्वकोश की तरह काम कर सकती है।

यद्यपि एक आंतरिक विकी एक ज्ञानकोष के समान है जिसमें यह सूचना-साझाकरण को बढ़ावा देता है, मुख्य असमानता यह है कि यह एक अधिक सहयोगी उपकरण है जो सभी को अनुमति देता है

उनकी विशेषज्ञता साझा करें (मुख्य रूप से आंतरिक उपयोग के लिए)। दूसरी ओर, एक समर्पित टीम आमतौर पर एक ज्ञान आधार का प्रबंधन करती है और इसमें आंतरिक और बाहरी उपयोग (उत्पाद और सेवाएं) दोनों के लिए जानकारी शामिल होती है।

यहाँ कुछ कारण दिए गए हैं जिनसे आपको एक आंतरिक विकी बनानी चाहिए:

• अपने संगठन में सूचना तक त्वरित पहुँच प्रदान करने से विभिन्न विभागों में या किसी दूरस्थ/हाइब्रिड कार्यस्थल के भीतर सहयोग में सुधार होगा।
• ऐसा स्थान होने से जिसमें सभी प्रासंगिक जानकारी हो, कर्मचारी की सीखने की गति और उत्पादकता को बढ़ावा देगा।
• एक आंतरिक विकी आपकी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया में सुधार कर सकता है। इसमें सभी प्रासंगिक जानकारी शामिल है जो नए कर्मचारियों को अपने नए वातावरण के अनुकूल होने और गेंद को लुढ़कने के लिए चाहिए।
• आंतरिक विकी सुरक्षा और विश्वसनीयता का एक अतिरिक्त स्तर भी प्रदान करते हैं। आप उन्हें केवल अपने संगठन के सदस्यों के लिए सुलभ होने के लिए सेट कर सकते हैं, और यह स्थानीय हार्ड ड्राइव पर डेटा हानि के जोखिम को समाप्त करता है।
• आंतरिक विकी उपकरण उपयोगकर्ता के अनुकूल हैं और किसी को भी बुलेट, हाइपरलिंक, विभिन्न रंगों और अन्य मूल्यवान विशेषताओं का उपयोग करके स्पष्ट और व्यवस्थित सामग्री बनाने और संपादित करने की अनुमति देते हैं।
• आंतरिक विकी होने से आपको अधिक समावेशी कार्यस्थल बनाने में मदद मिल सकती है, क्योंकि यह सभी को आपकी कंपनी का केंद्रीय तंत्रिका तंत्र बनाने के लिए प्रोत्साहित करता है।
• एक आंतरिक विकी आपकी टीमों को अतुल्यकालिक रूप से संवाद करें, ओवरलैपिंग घंटे और संदर्भ स्विचिंग के जोखिमों को खोजने के तनाव को कम करना।
• यह आपको कर्मचारियों के जाने पर ज्ञान हानि को रोकने की अनुमति देता है।

आप अपने आंतरिक विकी में किस प्रकार की सामग्री स्टोर कर सकते हैं?

हालांकि एक आंतरिक विकी आपके संगठन के बारे में सभी जानकारी को समायोजित कर सकता है, सबसे अधिक प्रासंगिक सामग्री पर ध्यान केंद्रित करना सबसे अच्छा है जो आपकी टीमों को अपने दैनिक कार्यों में चाहिए, जिसमें शामिल हैं:

• कंपनी समाचार और अपडेट
• आंतरिक सॉफ्टवेयर के लिए कैसे-कैसे ट्यूटोरियल
• प्रशिक्षण और ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़
• तकनीकी नोट्स
• सामान्य कार्यप्रवाह
• मीटिंग नोट्स
• कंपनी की नीतियां, आदि।

अपना आंतरिक विकी सॉफ्टवेयर चुनना

जबकि प्रत्येक कंपनी की अलग-अलग ज़रूरतें और ज़रूरतें होती हैं, फिर भी आंतरिक विकी उपकरण चुनते समय कुछ मुख्य विशेषताओं पर ध्यान देना चाहिए। विचार करने के लिए यहां कुछ महत्वपूर्ण विशेषताएं दी गई हैं:

• एक विकि सॉफ्टवेयर चुनें जो लोकप्रिय को एकीकृत करता हो आंतरिक संचार उपकरण जैसे स्लैक, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स, आसन, ईमेल इत्यादि, महत्वपूर्ण जानकारी तक पहुँचने के लिए उनके बीच लगातार स्विच करने से बचने के लिए।
• आपकी कंपनी के आंतरिक विकी के मुख्य लक्ष्यों में से एक यह है कि आपकी टीमें जानकारी की तलाश में लगने वाले समय को कम करें। यह ध्यान में रखते हुए कि आपकी कंपनी विकी में बहुत सारी जानकारी हो सकती है, यह महत्वपूर्ण है कि आप फाइलों को जल्दी से ब्राउज़ करने के लिए प्रभावी खोज कार्यों के साथ एक उपकरण चुनें।
• आंतरिक विकी सॉफ़्टवेयर को बाहरी लोगों से सामग्री की सुरक्षा के लिए पहुँच और अधिकार प्रबंधन प्रदान करना चाहिए।
• आपके विकी टूल को एकाधिक उपयोगकर्ताओं को रीयल-टाइम में एक्सेस करने और योगदान करने की अनुमति देनी चाहिए।
• एक उपकरण चुनें जो आपको विभिन्न विभागों के लिए अलग-अलग कार्यस्थान बनाने की अनुमति देता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आपकी टीमें अधिक उत्पादक होंगी जब वे सीधे अपने कार्यों के लिए प्रासंगिक सामग्री तक पहुंच सकेंगी।
• आपके द्वारा चुने गए विकी सॉफ़्टवेयर से आपको परिवर्तनों और अपडेट को ट्रैक करने की अनुमति मिलनी चाहिए। आपको, या विकी को बनाए रखने के प्रभारी टीम को पता होना चाहिए कि कौन परिवर्तन करता है और कब परिवर्तन किए जाते हैं।

तो, कुछ उपकरण उपयोगकर्ता के अनुकूल होने के साथ-साथ उपरोक्त सुविधाएँ प्रदान करते हैं, जिनमें से एक है टेट्रा.

अपने आंतरिक विकी का उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास टेट्रा

यह आवश्यक है कि टीम में शामिल होने से पहले आपके पास अपनी आंतरिक विकी बनाने की चरण-दर-चरण योजना हो। यहां कुछ चरण दिए गए हैं जिनका आप अनुसरण कर सकते हैं:

1. संरचना आपकी जानकारी

अपना विकी सॉफ़्टवेयर चुनने के बाद, आप बेहतर संगठन के लिए अपनी सामग्री को प्रमुख श्रेणियों में विभाजित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए:

• ए कंपनी अनुभाग जहां आप कंपनी के अपडेट और समाचार जैसी कंपनी-व्यापी जानकारी जोड़ेंगे।
• बनाओ मानव संसाधन कंपनी की नीतियों, कर्मचारी पुरस्कारों और लाभों, अवकाश नीतियों के लिए अनुभाग।
• आप एक भी सेट कर सकते हैं विभागों श्रेणी जहां आपके संगठन के अलग-अलग विभाग प्रासंगिक जानकारी तक तुरंत पहुंच सकते हैं।
• एक और आसान श्रेणी हो सकती है प्रशिक्षण, आपके कैसे-कैसे ट्यूटोरियल और अन्य प्रशिक्षण सामग्री के लिए।

आप अपनी कंपनी की जरूरतों के आधार पर अधिक श्रेणियां बना सकते हैं। यहां लक्ष्य आपकी सामग्री को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करना है ताकि सभी को पता चले कि उन्हें विशिष्ट जानकारी कहां मिल सकती है।

2. सामग्री आयात करें या बनाएं

अपनी कंपनी विकी के लिए एक स्पष्ट और संगठित संरचना बनाने के बाद, अब आप मौजूदा सामग्री को आयात कर सकते हैं, यदि आपके पास है, या अपनी विकी श्रेणियों में नई सामग्री बना सकते हैं।

शुरू करने के लिए एक शानदार जगह एक बनाना होगा शुरू करना श्रेणी शामिल करने के लिए आपका आंतरिक विकी गाइड. आप इस गाइड का उपयोग यह समझाने के लिए कर सकते हैं कि यह परियोजना आपके संगठन में कैसे सहायक होगी और इसका लाभ कैसे उठाया जाए, इसके बारे में सर्वोत्तम अभ्यास।

3. एकीकरण सेट करें

यह सुनिश्चित करने के लिए एकीकरण स्थापित करें कि आप अपने आंतरिक विकी में सामग्री जोड़ने/अपडेट करने के लिए अपने मौजूदा आंतरिक उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं। इस तरह, आप आसानी से ऐसी सामग्री का योगदान देंगे जिसमें अन्यथा बहुत अधिक समय लगेगा, या केवल उपयोगकर्ताओं के लिए एक बेहतर समग्र अनुभव तैयार करेंगे।

इसमें आपका चैट एप्लिकेशन कनेक्ट होना शामिल है, ताकि उपयोगकर्ता विचारों पर मंथन कर सकें, उन्हें दूसरों के देखने के लिए टेट्रा में पोस्ट कर सकें, और यहां तक ​​​​कि जरूरत पड़ने पर एक कार्य आइटम को वहीं खोल सकें। ऐसा करने से आंतरिक विकी को हर किसी के दैनिक कार्यप्रवाह का एक अभिन्न अंग बनाकर अपनाने में मदद मिलेगी।

4. एक्सेस अधिकार और अनुमतियां कॉन्फ़िगर करें

एक्सेस अधिकारों और अनुमतियों को कॉन्फ़िगर करने से आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि किसके पास किस सामग्री तक पहुंच है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि आप ऐसी सामग्री जोड़ सकते हैं जो केवल आपके संगठन में किसी विशिष्ट टीम के लिए प्रासंगिक हो। या आप विशेष दस्तावेज़ों तक पहुंच को प्रतिबंधित करना चाह सकते हैं। आप टेट्रा में ऐसा कर सकते हैं टीम सेटिंग्स.

5. अपना विकी लॉन्च करें

अब, रोशनी चालू करने और सभी को अपने आंतरिक विकी का उपयोग करने का समय आ गया है। ऐसा करने के लिए, आप टीम के सदस्यों को टेट्रा में सेटिंग्स के माध्यम से सीधे ईमेल भेज सकते हैं। एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने उन्हें उस विकी गाइड को पढ़ने के लिए प्रोत्साहित किया है जिसे आपने प्रारंभ करना श्रेणी में जोड़ा है।

अपनी कंपनी विकी स्थापित करके अपनी टीम के सहयोग को बढ़ावा दें

एक आंतरिक विकि की स्थापना जानकारी को संग्रहीत और साझा करने का एक शानदार तरीका है। बहुत सी कंपनियों के पास यह नहीं है, लेकिन यह कई मायनों में मददगार हो सकता है।

यह टीमों और विभागों के बीच बेहतर सहयोग की अनुमति देता है, और कर्मचारियों को एक-दूसरे से सीखने के अधिक अवसर देता है। अपनी कंपनी विकी बनाने के लिए इन युक्तियों का उपयोग नींव के रूप में करें।

माइक्रोसॉफ्ट टीम में विकी टूल का उपयोग कैसे करें

Microsoft Teams के पास एक आंतरिक विकी टूल है जो आपको निर्बाध रूप से जानकारी का प्रबंधन और संग्रह करने की अनुमति देता है। यहाँ इसका उपयोग कैसे करें!

आगे पढ़िए

लेखक के बारे में