एक पेशेवर नौकरी हैंडओवर पूरा करने के लिए 4 युक्तियाँ

तो, आपको एक नई नौकरी की पेशकश की गई है, और आप इसे शुरू करने के लिए उत्साहित हैं। हालांकि, इससे पहले कि आप ऐसा कर सकें, आपको अपनी वर्तमान नौकरी को पूरा करना होगा, और अपना काम सौंपने के बाद त्याग पत्र, इसमें उस व्यक्ति के लिए एक हैंडओवर पूरा करना शामिल है जो अंततः प्रतिस्थापित करेगा आप।

एक प्रभावी हैंडओवर करने के लिए बहुत सारे संगठन और यह समझने की आवश्यकता होती है कि आपके सहयोगियों को क्या जानने की आवश्यकता होगी। आइए देखें कि आप इसमें शामिल सभी लोगों के लिए इस प्रक्रिया को कैसे आसान बना सकते हैं, ताकि आप अपना नया उद्यम शुरू करने पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

हैंडओवर चेकलिस्ट बनाएं

एग्जिट इंटरव्यू और अलविदा कहने के बीच, अपनी नौकरी छोड़ने से पहले आपको जो कुछ भी करने की ज़रूरत है, उस पर नज़र रखना आसान है। इस कारण से, एक ठोस हैंडओवर चेकलिस्ट होना अच्छा अभ्यास है और आपको जवाबदेह रखता है।

चेकलिस्ट में वह सब कुछ शामिल होना चाहिए जो आपकी भूमिका में एक नए व्यक्ति और आपके प्रबंधक को जानना आवश्यक है, इसलिए आपको यह जानकारी जल्द से जल्द एकत्र करना शुरू कर देना चाहिए:

• आपकी दिन-प्रतिदिन की जिम्मेदारियां
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• विशिष्ट सॉफ्टवेयर और प्रक्रियाओं के बारे में जानकारी
• महत्वपूर्ण दस्तावेज
• कोई भी ग्राहक सूची जिसे सौंपने की आवश्यकता है
• कंपनी के भीतर और बाहर प्रमुख संपर्क
• मुख्य कर्मचारी जानकारी (यदि आप एक प्रबंधक हैं)
• कोई भी परियोजना जिसे अंतिम रूप देने या प्रत्यायोजित करने की आवश्यकता है
• किसे हैंडओवर प्राप्त करने की आवश्यकता है और कोई भी जानकारी जो आपको चाहिए

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आप Word या Excel में टेम्प्लेट का उपयोग करके एक चेकलिस्ट बना सकते हैं, या आप जैसे अनुप्रयोगों का विकल्प चुन सकते हैं कार्य करने की सूची तथा पैडलेट एक अलग टू-डू सूची बनाने के लिए। महत्वपूर्ण बात यह है कि आपके पास कहीं न कहीं नीचे लिखी गई सभी जानकारी है जिसे आप जरूरत पड़ने पर विश्वसनीय रूप से संदर्भित कर सकते हैं।

एक स्पष्ट समयरेखा होना

सामान्य इस्तीफा नोटिस अवधि लगभग 4 सप्ताह है, और आपको अपने हैंडओवर की योजना बनाते समय इसे ध्यान में रखना चाहिए। आपकी वर्तमान नौकरी की प्रकृति के आधार पर, आपको अपने कार्यभार को धीरे-धीरे कम करने की अपेक्षा करनी चाहिए क्योंकि आप अपने अंतिम दिन की ओर काम करते हैं।

पैडलेट के पास एक उत्कृष्ट टाइमलाइन टेम्प्लेट है जिसका आप उपयोग कर सकते हैं, यदि आपको कुछ दृश्य की आवश्यकता है, और आपको अपनी नोटिस अवधि को प्लॉट करने की अनुमति देता है। प्रारंभिक प्राथमिकताओं को आपके प्रस्थान के प्रासंगिक लोगों को सूचित करना चाहिए (जैसे ग्राहक, सहकर्मी और बाहरी संपर्क), उन परियोजनाओं की पहचान करना जिन्हें आप सौंप सकते हैं, और किसी भी प्रक्रिया के बारे में अपने प्रबंधक के साथ संवाद करना जो आवश्यक है पीछा किया।

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इसका उद्देश्य सबसे जरूरी और सबसे अधिक समय लेने वाले कार्यों को पहले संबोधित करना है, ताकि आप अपने अंतिम सप्ताह में चीजों को जल्दी न करें। इसके विपरीत, आपकी टाइमलाइन के अंत में मुख्य रूप से प्रशासनिक कार्यों और कुछ छोटे ढीले छोरों से समझौता करना चाहिए जिन्हें बांधने की आवश्यकता है।

एक पेशेवर हैंडओवर रिपोर्ट लिखें

यद्यपि आपके प्रबंधक के साथ एक हैंडओवर मीटिंग होने की संभावना है, एक सुचारु परिवर्तन सुनिश्चित करने के लिए एक हैंडओवर रिपोर्ट लिखना अच्छा अभ्यास है। दस्तावेज़ बोधगम्य, विशिष्ट, संक्षिप्त होना चाहिए, और एक निर्देशात्मक मैनुअल की तरह पढ़ा जाना चाहिए जो प्रवाहित होता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड शुरू करने के लिए एक शानदार जगह है, क्योंकि यह सभी प्लेटफार्मों पर पहुंच योग्य है और अन्य अनुप्रयोगों के साथ मूल रूप से एकीकृत है। Word कई प्रकार के टेम्पलेट प्रदान करता है जिन्हें आप यहां से एक्सेस कर सकते हैं घर पृष्ठ, क्लिक करके अधिक टेम्पलेट खोज बार के ऊपर, या आप a. से शुरू कर सकते हैं खाली दस्तावेज़। वैकल्पिक रूप से, आप जा सकते हैं देखें > रूपरेखा अपनी रिपोर्ट को अनुभागों में व्यवस्थित करने के लिए।

आप जो भी दृष्टिकोण उपयोग करते हैं, उसे स्पष्ट शीर्षकों के साथ अलग-अलग वर्गों में विभाजित किया जाना चाहिए, जिसकी संरचना कुछ इस तरह दिख सकती है:

1. आपकी भूमिका क्या है और आप किसके प्रति जवाबदेह हैं।
2. कंपनी के लक्ष्य, भूमिका की अपेक्षाएं और उनसे जुड़ी प्रक्रियाएं।
3. उपयोगी संपर्कों की सूची।
4. प्रासंगिक सॉफ्टवेयर और लॉगिन विवरण का उपयोग कैसे करें।
5. आपकी साप्ताहिक, मासिक और त्रैमासिक जिम्मेदारियों का टूटना।
6. समय-सीमा सहित आपकी चल रही परियोजनाओं या क्लाइंट के काम का टूटना।

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यदि आप एक प्रबंधक हैं, तो आपको अपनी टीम के निरंतर विकास और जिस कार्य में वे शामिल हैं, उसके लिए एक समर्पित अनुभाग की भी आवश्यकता होगी। आप पाठक को उस स्थान पर साइनपोस्ट भी कर सकते हैं जहां आप अपने स्टाफ रिकॉर्ड रखते हैं।

महत्वपूर्ण, प्रासंगिक दस्तावेज़ों से लिंक करने के लिए आप अपने टेक्स्ट के मुख्य भाग में हाइपरलिंक भी सम्मिलित कर सकते हैं जैसे आपके नौकरी विवरण की एक प्रति, चल रही परियोजनाओं का विवरण देने वाली स्प्रेडशीट और उपयोगी कंपनी प्रक्रियाएं। यह आपके हैंडओवर को लिखते समय आपके समय की बचत करता है और यह गारंटी देता है कि पाठक जानता है कि चीजों को कहां खोजना है। यह करने के लिए:

1. के पास जाओ डालने टैब।
2. क्लिक लिंक.
3. चुनते हैं लिंक ड्रॉपडाउन से।
4. वह फ़ाइल चुनें जिसे आप लिंक करना चाहते हैं।

या आप पकड़ सकते हैं Ctrl + क हाइपरलिंक जोड़ने के लिए, और यह आपके फ़ोल्डर्स को लाएगा।

ढीले सिरों को बांधना

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितनी योजना बनाते हैं, हमेशा कुछ ढीले सिरे होंगे जिन्हें आगे बढ़ने से पहले खत्म करने की आवश्यकता होती है। इनमें से कुछ को प्रत्यायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए आपको इन्हें अपने प्रबंधक और सहकर्मियों के साथ संवाद करने के लिए तैयार रहना चाहिए।

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर जैसे आसन: इस भाग को त्वरित और आसान बना सकता है, लेकिन ई-मेल या संचार उपकरण जैसे. के उपयोग के साथ उतना ही प्रभावी हो सकता है ढीला तथा माइक्रोसॉफ्ट टीम. आपके हैंडओवर दस्तावेज़ की तरह, काम के टुकड़ों को पास करना रिसीवर के लिए समझना आसान होना चाहिए।

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संबंधित पक्षों को एक संचार भेजना सुनिश्चित करें कि आपकी अनुपस्थिति में किससे संपर्क करना है, और यदि कोई हो आपके खाते बंद होने में किसी भी तरह की देरी, इस जानकारी के साथ अपने कार्य ई-मेल पर स्वचालित उत्तर सक्षम करें शामिल।

आपके सभी मामले शामिल हैं

अब जब आपके पास अपना हैंडओवर दस्तावेज़ है और आपकी नोटिस अवधि कैसी दिखेगी, इसका एक स्पष्ट अवलोकन है, तो आप अपने अंतिम दिन की तैयारी में समापन शुरू करने के लिए तैयार हैं। एक संगठित और कुशल हैंडओवर प्रक्रिया होने से आपको अपनी नई नौकरी में जाने पर मन की शांति मिलेगी, और आपके सहयोगी आपको धन्यवाद देंगे।

पूरे ऑपरेशन से अभिभूत महसूस करना पूरी तरह से सामान्य है, इसलिए इसके साथ अपना समय लें। सौंपने की जिम्मेदारी उतनी ही आपकी है, जितनी कि कंपनी की है कि वे आवश्यक जानकारी एकत्र करें, इसलिए यदि आपको लगता है कि आप कुछ भूल गए हैं, तो अंतर्दृष्टि के लिए दूसरों तक पहुंचें।

अपने सभी आधारों को कवर करने के साथ, आप अपने करियर के अगले अध्याय की प्रतीक्षा कर सकते हैं, और जो आपने छोड़ा है उसके बारे में अच्छा महसूस कर सकते हैं।

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