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यदि आप बिना एजेंडा के बैठकें कर रहे हैं, या सादे पुराने Word दस्तावेज़ों पर मिनट्स रख रहे हैं, तो आपकी मीटिंग और मिनट रिपोर्ट शायद उतनी उपयोगी नहीं हैं जितनी हो सकती हैं। जबकि हम में से अधिकांश लोग बैठकों में भाग लेने के लिए उत्सुक नहीं हैं, फिर भी बहुत बढ़िया हैं ऑनलाइन उपकरण ग्रुप को-ऑर्डिनेशन और मीटिंग के लिए 10+ बढ़िया ऑनलाइन टूलआप भौगोलिक रूप से फैले हुए लोगों की एक टीम का प्रबंधन कैसे करते हैं? आप अंतरराष्ट्रीय समय क्षेत्रों का समन्वय कैसे करते हैं? इंटरनेट के माध्यम से काम करने की अवधारणा रोज़मर्रा के कार्यस्थल में रेंगने लगी है,... अधिक पढ़ें जो उन लोगों के लिए बैठकों को अधिक उत्पादक और कम समय लेने वाली बनाने में मदद कर सकता है जो उनकी योजना बनाते हैं और उन्हें सुविधा प्रदान करते हैं।
मैंने हाल ही में एक अत्याधुनिक ऑनलाइन मीटिंग मैनेजमेंट वेब एप्लिकेशन पर ठोकर खाई है जिसे कहा जाता है रतालू (जो एक और बैठक के लिए खड़ा है)। yaM पेशेवर दिखने वाले एजेंडा और मिनट रिपोर्ट तैयार करने के लिए वर्चुअल असिस्टेंट की तरह है, साथ ही मीटिंग में मदद करने वाले टूल भी उपलब्ध कराता है प्रतिभागियों ने विचारों पर मंथन किया, उत्पाद और लागत विश्लेषण किया, और ड्रॉपबॉक्स, Google कैलेंडर, और सहित ऑनलाइन क्लाउड खातों के साथ एकीकृत किया एवरनोट।
yaM दोनों के साथ प्रयोग किया जा सकता है ऑनलाइन मीटिंग स्पेस ऑनलाइन मीटिंग गाइड: सॉफ्टवेयर और रणनीतिआधुनिक वीडियोकांफ्रेंसिंग सेवाओं का उपयोग करना आसान है, और कंप्यूटर या स्मार्टफोन वाले लगभग किसी के लिए भी उपलब्ध है। ऑनलाइन लोगों से जुड़ने और मिलने की क्षमता का मतलब है कि अब हम भौगोलिक स्थिति तक सीमित नहीं हैं। अधिक पढ़ें पसंद गूगल हैंगआउट Google Hangouts के साथ प्रभावी मीटिंग की योजना बनाने और आयोजित करने की युक्तियांआज की इंटरनेट तकनीक के साथ, ऑनलाइन मीटिंग करना कुशल और लागत प्रभावी दोनों हो सकता है, खासकर यदि आप उनकी पूर्व-योजना बनाते हैं और समय बचाने वाले उपकरणों का उपयोग करते हैं। पिछले कुछ महीनों से मैंने ऑनलाइन मीटिंग में भाग लिया है... अधिक पढ़ें , या पारंपरिक ऑफ़लाइन सेटिंग में। एक वेब एप्लिकेशन के रूप में, यह समान है सहमत सहमत: अपने व्यापार मीटिंग मिनट्स को नि:शुल्क ऑनलाइन लिखें और प्रबंधित करेंकई हफ्तों से मैं एक उपयोग में आसान वेबसाइट या एप्लिकेशन की तलाश कर रहा हूं जो मुझे मीटिंग के मिनट्स को रखने और स्टोर करने की अनुमति दे। पारंपरिक पाठ दस्तावेज़ दृष्टिकोण अब उत्पादक नहीं है... अधिक पढ़ें , लेकिन यह जटिल हुए बिना बहुत अधिक उन्नत है।
एजेंडा बनाना
yaM के साथ एक खाता पंजीकृत करने के बाद, आप तुरंत अपनी अगली बैठक के लिए एक एजेंडा विकसित करना शुरू कर सकते हैं। आप बस कार्यस्थान के बाईं ओर एजेंडा आइटम जोड़ते हैं, साथ ही समय अवधि, और उस आइटम के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का नाम।
आप एजेंडा आइटम को आसानी से नाम निर्दिष्ट कर सकते हैं, लेकिन प्रतिभागियों को yaM के साथ एक खाता पंजीकृत करना होगा, जिसे आप उन्हें कार्यस्थान के भीतर से ऐसा करने के लिए आमंत्रण भेज सकते हैं। पंजीकृत प्रतिभागियों के होने से yaM अधिक सहयोगी मीटिंग प्रबंधन उपकरण बन जाता है, क्योंकि प्रत्येक प्रतिभागी मीटिंग के दौरान कार्यक्षेत्र में एक साथ नोट्स जोड़ सकता है। जबकि एक व्यक्ति को मिनट टेकर के रूप में नियुक्त करना अधिक कुशल है, YAM में अन्य उपयोगी उपकरण हैं जो इसे सहयोग के लिए महान बनाते हैं।
जब आपका एजेंडा बन जाता है, तो आप उसे प्रिंट कर सकते हैं या मीटिंग के प्रतिभागियों को प्रसारित कर सकते हैं। प्रत्येक पंजीकृत प्रतिभागी को ईमेल के माध्यम से एक मीटिंग रिपोर्ट प्राप्त होगी, जिसमें निश्चित रूप से मीडिया लॉजिस्टिक्स, एजेंडा आइटम की सूची और ऑनलाइन yaM कार्यक्षेत्र का लिंक शामिल है। सबसे अच्छी बात यह है कि आपका परिचालित एजेंडा पेशेवर रूप से स्वरूपित है और पढ़ने में आसान है। एजेंडा आइटम को कॉपी करके नई मीटिंग में जोड़ा जा सकता है। यह और भी बेहतर होगा, हालांकि, अगर डेवलपर्स मानक एजेंडा आइटम बनाने का एक तरीका बना सकते हैं जो स्वचालित रूप से प्रत्येक नई बैठक का हिस्सा हैं।
मिनट लेना
yaM में नोट्स और एक्शन आइटम जोड़ना एजेंडा बनाने जितना ही आसान है। मिनटों में चार प्रकार की सामग्री होती है: नोट्स, क्रिया आइटम, संलग्न फ़ाइलें और रीयल-टाइम सहयोग उपकरण।
जिस तरह से yaM की स्थापना की जाती है, वह वास्तव में मीटिंग प्रतिभागियों को ध्यान केंद्रित करने में मदद कर सकता है, खासकर यदि मीटिंग के दौरान सभी के कंप्यूटर पर कार्यस्थान खुला हो। मिनट लेने वाला एक नियत तारीख और जिम्मेदार व्यक्ति के नाम के साथ आसानी से एक एक्शन आइटम जोड़ सकता है। अजीब तरह से, हालांकि, प्रत्येक क्रिया आइटम के लिए केवल एक व्यक्ति को जिम्मेदार के रूप में सूचीबद्ध किया जा सकता है।
जहां yaM भी चमकता है वह अंतर्निहित सहयोग उपकरणों का संग्रह है जो सदस्यों को प्रो / कॉन विश्लेषण, उत्पाद विश्लेषण, विचार मंथन करने या महत्वपूर्ण निर्णयों पर वोट करने की अनुमति देता है। SWAT विश्लेषण कहलाने वाला एक उपकरण भी है, जिसमें किसी विशेष परियोजना, विचार या निर्णय की ताकत, कमजोरियों, अवसरों और खतरों पर चर्चा और रिकॉर्ड करना शामिल है।
आप देखेंगे कि ये सहयोग और मीटिंग प्रबंधन उपकरण प्रतिभागियों को व्यस्त रखने के लिए बहुत उपयोगी हो सकते हैं, और संभवतः उन्हें बेहतर विश्लेषण और निर्णय लेने में मदद कर सकते हैं। आप मीटिंग के दौरान प्रतिभागियों को व्यक्तिगत सहयोग टूल की सामग्री को प्रिंट या ईमेल भी कर सकते हैं। (नोट: अन्य ऑनलाइन सहयोग टूल के लिए विचार हैं यहां समीक्षा की गई आपकी टीम के साथ सहयोग करने के लिए 6 सर्वश्रेष्ठ नि:शुल्क ऑनलाइन मीटिंग टूलछोटी टीमों को सहयोग के लिए महंगे एंटरप्राइज़ ऐप्स की आवश्यकता नहीं होती है। यहां छह शानदार टूल दिए गए हैं जिनका उपयोग आप अपनी टीम के डेटा, संचार आदि को प्रबंधित करने के लिए कर सकते हैं। मुफ्त का। अधिक पढ़ें ).
एजेंडा की तरह, yaM मिनट की रिपोर्ट भी ईमेल के माध्यम से मुद्रित या प्रसारित की जा सकती है। कार्यवृत्त इतनी अच्छी तरह से प्रारूपित हैं कि बैठक में भाग लेने वालों के पास उनकी समीक्षा न करने का कोई बहाना नहीं होगा। कार्यसूची और कार्यवृत्त भी yaM पर संग्रहीत किए जाते हैं, इसलिए प्रतिभागी अपने खाते में लॉग इन कर सकते हैं और किसी भी समय उनकी समीक्षा कर सकते हैं।
अन्य उपकरण
yaM में मीटिंग के दौरान समय पर नज़र रखने, मीटिंग की तारीखों को सेट करने के लिए अतिरिक्त टूल शामिल हैं अंतर्निर्मित कैलेंडर (जो Google कैलेंडर, एक्सचेंज, और आउटलुक/आईकैल फीड्स के साथ एकीकृत होता है), और एक पता पुस्तिका।
yaM के डेवलपर्स ने अपने वेब एप्लिकेशन में कई उपयोगी सुविधाओं को शामिल किया है, लेकिन उन्होंने विशेष रूप से दिया है यह सुनिश्चित करने पर ध्यान दें कि उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस पंजीकरण के कुछ ही मिनटों के भीतर सुलभ और सीखने में आसान है लेखा।
yaM का एक बुनियादी मुफ्त खाता है जिसमें सभी मुख्य विशेषताएं शामिल हैं, और प्रति माह अधिकतम पांच प्रतिभागियों के साथ प्रति माह 10 बैठकें आयोजित करने की क्षमता है। एक प्रीमियम खाता असीमित बैठकों और प्रतिभागियों, अनुकूलन योग्य इंटरफ़ेस और एसएसएल एन्क्रिप्शन की अनुमति देता है।
मेरे विचार में yaM ऑनलाइन मीटिंग प्रबंधन टूल के लिए मानक निर्धारित करता है। लेकिन हमें बताएं कि आप इस ऑनलाइन आवेदन के बारे में क्या सोचते हैं। क्या ऐसी अतिरिक्त सुविधाएं हैं जिन्हें आप जोड़ना चाहते हैं?
बकरी एक स्वतंत्र लेखक और फोटोग्राफर हैं। वह एक लंबे समय तक मैक उपयोगकर्ता, जैज़ संगीत प्रशंसक और पारिवारिक व्यक्ति है।