आपको शायद हर दिन ग्राहकों, मित्रों या परिवार से कई ईमेल प्राप्त होते हैं। अपने ईमेल इनबॉक्स को व्यवस्थित करने की कोशिश करना भारी पड़ सकता है, खासकर अगर आपको हर संदेश को रखने की आदत है।
अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ युक्तियां और टूल दिए गए हैं, ताकि आपके पास अपनी टू-डू सूची पर काम करने के लिए अधिक समय हो सके।
अपना ईमेल इनबॉक्स व्यवस्थित करने के लिए युक्तियाँ
- उन ईमेल को हटाने में प्रत्येक दिन कुछ मिनट बिताएं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है।
- अनावश्यक सदस्यता से सदस्यता समाप्त करें।
- जहां लागू हो वहां काम या व्यक्तिगत ईमेल के लिए विशिष्ट फ़ोल्डर बनाएं, और जैसे ही वे इन फ़ोल्डरों में आते हैं, संदेशों को सॉर्ट करें।
- आने वाले मेल को विषय के आधार पर व्यवस्थित करने के लिए लेबल का उपयोग करें (अर्थात, वित्त, यात्रा, आदि)।
- उन आवश्यक संदेशों को हटाने के बजाय संग्रहीत करें जिन्हें आपको भविष्य के संदर्भ के लिए सहेजने की आवश्यकता है।
- यदि आपका जीमेल खाता किसी बाहरी ईमेल पते से जुड़ा हुआ है, तो अनावश्यक अपडेट से बचने के लिए अपनी अधिसूचना सेटिंग्स को समायोजित करें।
- महत्वपूर्ण संदेशों के लिए अपने प्राथमिक ईमेल पते का उपयोग करें, और ईमेल सदस्यता जैसे कम महत्वपूर्ण संदेशों के लिए एक अन्य खाता बनाएं।
ये टिप्स आपकी उत्पादकता को महत्वपूर्ण रूप से बढ़ा सकते हैं। हालाँकि, यदि आपको कुछ अतिरिक्त सहायता की आवश्यकता है, तो आप इन उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं:
Shift आपको अपने इनबॉक्स को एक ही स्थान पर व्यवस्थित करने देता है।
आप ऐसा कर सकते हैं फ़िल्टर का उपयोग करके अपना इनबॉक्स व्यवस्थित करें, जब आप जीमेल या माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक जैसे विभिन्न ईमेल क्लाइंट का उपयोग करके ईमेल भेजते हैं तो स्वचालित रूप से बनाया जाता है। इन फ़िल्टर के साथ, आप ईमेल को प्रेषक, सूची, विषय आदि के आधार पर व्यवस्थित कर सकते हैं। एक बार जब आप किसी संदेश पर फ़िल्टर मानदंड लागू कर देते हैं, तो उसे एक विशिष्ट फ़ोल्डर में उसके लेबल के साथ रखा जाएगा।
Shift एक उत्कृष्ट खोज फ़ंक्शन से भी सुसज्जित है जो आपके सभी खातों में काम करता है और स्लैक और फेसबुक मैसेंजर जैसे अन्य ऐप, ताकि आप बातचीत को तुरंत प्राप्त कर सकें जब आवश्यक।
Shift का उपयोग करने का एक मुख्य लाभ यह है कि यह आपके सभी कार्यप्रवाहों को केंद्रीकृत कर देता है, एप्लिकेशन और ईमेल खातों के बीच स्विच करने में समय की बचत, और अपनी उत्पादकता में सुधार।
किसी ऐप को डाउनलोड करने या वेबसाइट के लिए साइन अप न करने के कारणों में से एक यह है कि आपको डर है कि वे लगातार ईमेल के साथ आप पर बमबारी करेंगे। एक अस्थायी और डिस्पोजेबल ईमेल पता होना आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित करने और स्पैम से बचने का एक शानदार तरीका है।
अपना प्राथमिक ईमेल पता देने के बजाय, आप खराब सुरक्षा प्रतिष्ठा वाले ऐप्स/वेबसाइटों के लिए या स्पैमयुक्त विज्ञापनों से बचने के लिए मेलड्रॉप का उपयोग कर सकते हैं।
जीमेल द्वारा इनबॉक्स आपको अनुकूलन योग्य श्रेणियां प्रदान करता है और उन विषयों के ईमेल को आपके इनबॉक्स में सबसे ऊपर रखता है। यह एक "स्नूज़" सुविधा भी प्रदान करता है, जो आपको एक विशिष्ट तिथि या समय तक एक ईमेल छिपाने की अनुमति देता है। आप महत्वपूर्ण ईमेल को अपने से जोड़ने के लिए "कार्य में जोड़ें" सुविधा का भी उपयोग कर सकते हैं गूगल टास्क जल्दी से सूची बनाएं, जहां आप नोट्स जोड़ सकते हैं और नियत तिथियां निर्धारित कर सकते हैं।
"बंडल" न्यूज़लेटर्स और सोशल मीडिया अपडेट से समान संदेशों को स्वचालित रूप से प्रबंधित करने में आसान श्रेणियों में क्रमबद्ध करने का एक और तरीका है। ये रणनीतियाँ आपको उस सभी अव्यवस्था को दूर करने में मदद करती हैं - चाहे वह सदस्यता से हो या काम के ईमेल के अंतहीन ढेर से - और सीधे क्या मायने रखता है।
Unroll.me एक मुफ़्त टूल है जो आपको न्यूज़लेटर्स से सदस्यता समाप्त करने और साथ ही साथ अपना इनबॉक्स व्यवस्थित करने देता है।
एक न्यूज़लेटर से सदस्यता समाप्त करना एक चुनौती की तरह नहीं लग सकता है, लेकिन यह भारी हो जाता है जब आपको दसियों या सैकड़ों सदस्यताओं से निपटने की आवश्यकता होती है।
Unroll.me एक ही समय में सैकड़ों ईमेल प्रबंधित करना आसान बनाता है। कुछ ही क्लिक में, आप न्यूज़लेटर्स से उनकी संपूर्णता में सामूहिक सदस्यता समाप्त कर सकते हैं, यदि आप चाहें तो उन्हें लेबल के साथ व्यवस्थित कर सकते हैं, और कीवर्ड द्वारा विशिष्ट संदेशों की खोज कर सकते हैं।
ढेर सारे ईमेल न्यूज़लेटर्स से अभिभूत लोगों के लिए, Unroll.me में "रोलअप" फीचर मददगार हो सकता है। यह आपको अपने सभी पसंदीदा ईमेल सब्सक्रिप्शन को एक बार दैनिक सरल सूची में रोल अप करने की अनुमति देता है।
इस तरह, हर बार जब आप प्रचार समाचार प्राप्त करते हैं, तो आप अपने इनबॉक्स में समय बर्बाद करने के बजाय एक बार में सदस्यता के माध्यम से जा सकते हैं।
यदि आप एक प्रतिस्पर्धी व्यक्ति हैं जो स्वयं चीजों को करने का आनंद लेते हैं, तो आप एक सामूहिक ईमेल सदस्यता अभियान को एक मजेदार गेम में बदल सकते हैं। ईमेल गेम एक निःशुल्क टूल है जो आपके इनबॉक्स को साफ़ करने की प्रक्रिया को सरल बनाता है।
अपने ईमेल इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए, अपना ईमेल पता दर्ज करें और खेल शुरू करें। इसका उद्देश्य एक निश्चित समय सीमा के भीतर अधिक से अधिक ईमेल व्यवस्थित करना है। यदि आप बहुत अधिक समय लेते हैं तो आपको दंडित किया जाता है, लेकिन यदि आप अपने संदेशों को शीघ्रता से प्रबंधित करते हैं तो आपको अधिक अंक मिलते हैं।
ईमेल गेम आपको अगले पर जाने से पहले एक समय में एक ईमेल पर ध्यान केंद्रित करने की आदत विकसित करने का अधिकार देता है, जबकि इसका एकीकृत टाइमर आपकी उत्पादकता को बढ़ाता है।
InMoat एक ऐसा टूल है जो ईमेल को उनके प्रकार के अनुसार व्यवस्थित करता है, उदाहरण के लिए, वित्त, उत्पादकता, स्वास्थ्य, आदि। यह टूल आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर आपके लिए महत्वपूर्ण ईमेल के प्रकारों को चुनकर और उन्हें दूसरों पर प्राथमिकता देकर आपकी उत्पादकता को बढ़ाने में मदद करता है।
आपके खाते में लॉग इन करने के बाद, InMoat आपको अपने वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने और प्राथमिकताएँ निर्धारित करने के लिए एक उद्योग और व्यवसाय का चयन करने के लिए कहेगा। आप अपने इनबॉक्स में रहने वाले ईमेल की श्रेणी चुनने के लिए "स्मार्ट फ़िल्टर" विकल्प का उपयोग कर सकते हैं। यह आपकी सुविधानुसार बाद में देखने के लिए कम महत्वपूर्ण ईमेल को आपके InMoat फ़ोल्डर में ले जाएगा।
InMoat आपके नेटवर्क का विश्लेषण भी करेगा और अज्ञात स्रोतों से संदेशों को दूसरे फ़ोल्डर में ले जाने के दौरान आपको अपने ईमेल को प्राथमिकता देने के लिए अपने विश्वसनीय संपर्कों को चुनने के लिए कहेगा।
फॉलोअप तो आपका अपना निजी सहायक है जो आपको विशिष्ट ईमेल के साथ अनुवर्ती करने की याद दिलाता है। यह व्यस्त लोगों या उन लोगों के लिए जीवन रक्षक है जो अक्सर महत्वपूर्ण संदेश भूल जाते हैं।
एक बार जब आप फॉलोअप के साथ एक ईमेल भेजते हैं, तो ईमेल ठीक उसी दिन और समय पर वापस आ जाएगा, जब आप अपने इनबॉक्स में निर्दिष्ट करते हैं। महत्वपूर्ण व्यावसायिक सौदों या मित्रों के साथ तिथियों के बारे में अब और नहीं भूलना।
आपके द्वारा प्राप्त किए जाने वाले ढेरों ईमेल के कारण आपका इनबॉक्स आपकी उत्पादकता पर तुरंत प्रभाव डाल सकता है संभावित ग्राहक, मित्र, सहकर्मी, और वे कष्टप्रद समाचार पत्र और प्रचार समाचार जो आपने कभी नहीं पूछे के लिये!
अगली बार जब आप अपने इनबॉक्स में हर चीज से अभिभूत महसूस करें, तो एक गहरी सांस लें, इन युक्तियों को लागू करना शुरू करें और इन उपकरणों का उपयोग करके सब कुछ नियंत्रण में रखें और अपनी उत्पादकता को बढ़ाएं।
सहयोग उपकरण टीम चर्चा, फ़ाइल साझाकरण, कार्य प्रबंधन आदि का अधिक समन्वित कार्यप्रवाह प्रदान करते हैं। यही कारण है कि वे ईमेल से बेहतर हैं।
आगे पढ़िए
- उत्पादकता
- ईमेल ऐप्स
- ईमेल युक्तियाँ
- ऑनलाइन उपकरण
- उत्पादकता युक्तियाँ
- इनबॉक्स जीरो
Loic MakeUseOf में एक स्वतंत्र सामग्री लेखक और आजीवन सीखने वाला है। वह 2016 से लेखन के अपने जुनून का पीछा कर रहे हैं। उपयोगकर्ताओं को अधिक उत्पादक बनने में मदद करने की क्षमता वाले नए तकनीकी गैजेट और सॉफ़्टवेयर को आज़माने में उन्हें आनंद आता है।
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