कैसे एक विलंबित परियोजना को जल्दी से ट्रैक पर वापस पाएं

प्रत्येक परियोजना अच्छे इरादों और सर्वोत्तम प्रयासों के साथ शुरू होती है, लेकिन उनमें से कई कम जुड़ाव के साथ पटरी से उतर जाती हैं और मील के पत्थर चूक जाती हैं। लेकिन, निराश होने की जरूरत नहीं है, क्योंकि कुछ सुधारात्मक कार्रवाइयां आपकी विलंबित परियोजना को कुछ ही समय में वापस पटरी पर ला सकती हैं।

यहां कुछ प्रभावी परियोजना पुनर्प्राप्ति तकनीकें दी गई हैं जिन्हें आपको चीजों को सही दिशा में ले जाने का प्रयास करना चाहिए।

1. टीम मीटिंग के लिए कॉल करें

आपकी टीम कई बार मिल सकती है वर्चुअल टीम मीटिंग इस परियोजना के लिए। हालाँकि, एक बार जब आप जान जाते हैं कि आप एक समय सीमा चूकने वाले हैं, तो यह अनिवार्य है कि सभी एक साथ एक बार और बैठें। इस टीम मीटिंग को आगे क्या करना है, इस बारे में एक नई रणनीति विकसित करनी चाहिए।

प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स, बजट और समय (शेष या अतिरिक्त) पर विचार करें जो आपको प्रोजेक्ट को पूरा करना है। इनमें से प्रत्येक पहलू पर अपने विलंब के प्रभाव की जाँच करें। पता करें कि मूल बजट और समय सीमा को समान रखते हुए टीम क्या प्रदान कर सकती है।

इनके अलावा देखें कि प्रोजेक्ट को पूरा करने में कितना समय लगेगा। फिर, उपरोक्त विकल्पों में से किसी एक को चुनने के बारे में अपने क्लाइंट से बात करें।

2. देरी का कारण पता करें

अपने ग्राहकों के लिए व्यवहार्य विकल्प चुनने के अलावा, परियोजना की समस्या का निर्धारण करने के लिए बैठक का उपयोग करें। परियोजना में देरी के पीछे का कारण जानकर ही आप समस्या को ठीक करने के लिए कदम उठा सकते हैं।

परियोजना में देरी के कई कारण हो सकते हैं, जिनमें बजट की कमी, संसाधनों की कमी, संगठनात्मक प्राथमिकताओं में बदलाव, गुंजाइश रेंगना, टीम की अक्षमता आदि शामिल हैं। पता लगाएं कि देरी के लिए कौन जिम्मेदार है और इसने परियोजना को कैसे प्रभावित किया है। साथ ही, यह भी बताएं कि आप समस्या को जल्द से जल्द कैसे ठीक कर सकते हैं।

3. एक नई लेकिन यथार्थवादी समय सीमा निर्धारित करें

यदि आप मूल समय सीमा से चूक गए हैं, तो इसके बजाय आगे बढ़ने और एक नया सेट करने का समय आ गया है। परियोजना के कितने कार्य अभी भी लंबित हैं, यह पहचानने के लिए मूल शेड्यूल देखें। शेष कार्यों में से प्रत्येक के लिए चुनौतीपूर्ण लेकिन व्यवहार्य मील का पत्थर निर्धारित करें, और परियोजना के लिए एक नई देय तिथि खोजें।

आपका लक्ष्य नई समय सीमा के भीतर परियोजना को वितरित करना है। इसलिए, नई नियत तारीख तय करने से पहले अपनी टीम की क्षमता, संसाधनों और उपलब्धता पर विचार करें।

4. परियोजना के दायरे पर पुनर्विचार करें

यदि किसी अवास्तविक परियोजना के दायरे के कारण आपकी परियोजना में देरी हुई है, तो रूपरेखा को संशोधित करने पर विचार करें ताकि इसे कम समय में प्राप्त किया जा सके। क्लाइंट या हितधारकों के साथ कार्यक्षेत्र पर चर्चा करें और जांचें कि आप किन क्षेत्रों में परियोजनाओं को हटा सकते हैं।

जब आप वास्तव में स्कोप कम करने के लिए कह रहे हों तो स्कोप रेंगने न दें। कार्यक्षेत्र में बदलाव से परियोजना को पूरा करना मुश्किल हो जाएगा। इसे आपकी टीम का ध्यान एक नई दिशा में पूरी तरह से स्थानांतरित करने की भी आवश्यकता हो सकती है।

5. छोटे कार्यों में विभाजित करें और प्राथमिकता दें

एक बार जब आप क्लाइंट से संशोधित प्रोजेक्ट स्कोप के बारे में सहमति प्राप्त कर लेते हैं, तो उस पर काम करना शुरू कर दें। सबसे पहले बचे हुए काम को छोटे छोटे टास्क में बांट लें। फिर, पता लगाएं कि कार्यों के बीच कोई निर्भरता है या नहीं। यदि हां, तो कार्यों को प्राथमिकता देने से पहले उन पर विचार करें।

टीम को पहले प्राथमिकता वाले कार्यों पर काम करने के लिए कहें। कभी-कभी, कोई क्लाइंट किसी प्रोजेक्ट में देरी के दौरान आपसे पहले प्रोजेक्ट का एक सेक्शन या हिस्सा डिलीवर करने के लिए कह सकता है। ऐसे में उस सेगमेंट को प्राथमिकता में रखें।

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6. जिम्मेदारियों की पुन: पुष्टि या पुन: असाइन करें

परियोजना के शेष कार्यक्षेत्र या कार्यों के लिए उनकी भूमिका निर्धारित करने के लिए आपको पूरी टीम के साथ काम करना होगा। इस परियोजना पर अब तक किए गए कार्यों में किसी भी विरोध या अक्षमता की पहचान करने के लिए पूर्ण किए गए कार्यों की समीक्षा करें। पिछले प्रदर्शन के आधार पर कार्यों की पुन: पुष्टि या पुन: आवंटन करना आवश्यक हो सकता है।

कार्यों को पुन: सौंपने के दौरान, मूल योजना के बारे में किसी भी संदेह का समाधान करें। सुनिश्चित करें कि नए असाइन किए गए व्यक्ति के पास इस कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक कौशल है और उसकी कोई अन्य प्राथमिकताएं नहीं हैं।

7. रीयल-टाइम संचार पर ध्यान दें

पहले ही पटरी से उतर चुकी किसी परियोजना में और देरी की कोई गुंजाइश नहीं है। कभी-कभी, उत्तर में देरी के कारण महत्वपूर्ण निर्णय लंबित रहते हैं। इसलिए, आपकी टीम को एसिंक्रोनस संचार में समय बर्बाद नहीं करना चाहिए, जहां वे नहीं जानते कि उन्हें कोई प्रतिक्रिया कब मिलेगी।

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विलंबित परियोजनाओं में, तत्काल चैट जैसे सिंक्रनाइज़ संचार पर जोर दें। किसी भी संदेह को दूर करने या एक महत्वपूर्ण प्रश्न पूछने के लिए सहकर्मी ऑडियो या वीडियो कॉल में भी भाग ले सकते हैं। आप जो कुछ भी करते हैं, ऐसी स्थितियों में ईमेल जैसे विलंबित संचार साधनों पर कभी भी निर्भर न रहें।

8. कार्यों को बारीकी से ट्रैक और प्रबंधित करें

आप एक ही प्रोजेक्ट पर दो बार देरी नहीं करना चाहेंगे। इससे बचने के लिए दैनिक आधार पर कार्यों का प्रबंधन और उनकी प्रगति पर नज़र रखना आवश्यक है। डायनामिक के साथ प्रदर्शन ट्रैकिंग को अपनी दिनचर्या का हिस्सा बनाएं परियोजना प्रबंधन ऐप्स जहां सदस्य कार्य और परियोजना की प्रगति की जांच कर सकते हैं।

उपलब्धियों को ट्रैक करना पर्याप्त नहीं है, क्योंकि आपको उनकी अनुमानित उपलब्धियों से तुलना करने की आवश्यकता है। जब आप किसी को पिछड़ते हुए देखते हैं, तो समस्या का पता लगाने और उसे जल्द से जल्द ठीक करने के लिए तुरंत उनसे संपर्क करें।

9. जगह में जोखिम-प्रबंधन योजना रखें

विलंबित परियोजना के लिए एक संशोधित रूपरेखा में अक्सर अतिरिक्त कार्यभार, नए संसाधन और एक सख्त कार्यक्रम शामिल होता है। जबकि आपके द्वारा परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करने की एक उच्च संभावना है, इसमें कुछ जोखिम भी शामिल हैं। इसलिए, आपको एक जोखिम-प्रबंधन योजना तैयार करनी होगी।

उसके लिए, जोखिम कारकों की पहचान करें। आपको उनके नकारात्मक प्रभावों को कम करने के लिए एक योजना विकसित करने के लिए उनका विश्लेषण भी करना चाहिए। उन जोखिम कारकों की घटना की संभावना को कम करने के प्रयास करें। पूरी टीम को जोखिम प्रबंधन योजना से अवगत कराएं और परियोजना के आगे बढ़ने पर इसे लगातार अपडेट करें।

10. अतिरिक्त प्रयास करें

कहने की जरूरत नहीं है, आपको विलंबित परियोजना को शीघ्रता से वितरित करने के लिए अतिरिक्त प्रयास करने की आवश्यकता है। इसका मतलब टीम के कई सदस्यों के लिए ओवरटाइम काम करना भी हो सकता है। परियोजना के दायरे के आधार पर, समय अलग-अलग होगा। हालांकि, अगर ओवरटाइम व्यापक हो जाता है तो यह टीम को डिमोटिवेट कर सकता है।

इस कारण से, प्रबंधकों को अपने साथियों को एक स्पष्ट विचार देना चाहिए कि ओवरटाइम कब तक जारी रहेगा। यदि कोई विलंबित परियोजना को अधिक समय नहीं दे सकता है, तो आपको उनके कार्य को आउटसोर्स करना होगा।

विलंबित परियोजनाओं के लिए प्रभावी सुझाव

किसी परियोजना के लिए अपना ध्यान खोना असामान्य नहीं है। एक बार ऐसा होने के बाद, परियोजना के दर्द बिंदुओं को पहचानना और पहचानना आवश्यक है।

परियोजना को वापस पटरी पर लाने के लिए, ऊपर बताए गए सुझावों का पालन करें। आप प्रोजेक्ट प्रबंधन ऐप्स का उपयोग सफल और समय पर प्रोजेक्ट पूरा करने के लिए भी कर सकते हैं।

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