परियोजनाओं में देरी होने के 9 कारण और उनसे कैसे बचें

परियोजना में देरी एक वास्तविकता है, और सर्वोत्तम प्रयासों के बावजूद, कई टीमें समय सीमा के भीतर परियोजनाओं को पूरा करने में विफल रहती हैं। यदि आप अपनी वर्तमान और भविष्य की परियोजनाओं में कोई देरी नहीं चाहते हैं, तो आपको उन कारकों से अवगत होना चाहिए जो परियोजना में देरी में बड़ी भूमिका निभाते हैं।

विलंबित परियोजना के कारणों को जानने से आपको उनसे बचने का सबसे अच्छा तरीका जानने में मदद मिलेगी। यहां सबसे बड़ी परियोजना प्रबंधन समस्याओं में से एक के कारण और समाधान दिए गए हैं - परियोजना में देरी।

1. लक्ष्य में बदलाव

प्रोजेक्ट स्कोप परियोजना की पूरी रूपरेखा को संदर्भित करता है, और स्कोप रेंगना का अर्थ है उचित परिवर्तन अनुरोधों के बिना उस दायरे में अचानक परिवर्तन। कल्पना कीजिए कि आपकी टीम एक परियोजना के बीच में है, और अचानक स्कोप रेंगना होता है। अब तक आपके द्वारा किए गए सभी प्रयास व्यर्थ हो जाएंगे, और परियोजना के पूरा होने में देरी अपरिहार्य हो जाएगी।

इस समस्या से बचने के लिए, एक परियोजना योजना तैयार करें और ग्राहकों को एक समझौते पर हस्ताक्षर करने के लिए कहें जो कहता है कि वे रूपरेखा का पालन करेंगे। साथ ही, सभी रखें

अनुवर्ती संचार संदर्भ के लिए कई संचार स्रोतों का अनुसरण करने से बचने के लिए एक ही स्थान पर।

2. टीम परियोजना के उद्देश्य से अनजान है

व्यस्त कॉरपोरेट जगत का हिस्सा होने का मतलब है कि आप अपने हर काम के पीछे का कारण नहीं जानते होंगे। हालांकि, यह टीम के साथियों के लिए डिमोटिवेशन का कारण हो सकता है, जिसके परिणामस्वरूप परियोजना में देरी हो सकती है।

अपने कार्य और परियोजना के लक्ष्यों के बीच संबंध जानने के बाद, टीम प्रेरणा प्राप्त कर सकती है। इसलिए, किसी परियोजना के नियोजन चरण से टीम के सभी सदस्यों को शामिल करना एक अच्छा विचार है। उनसे फीडबैक मांगें ताकि आप उनकी सुविधानुसार प्रोजेक्ट की योजना बना सकें।

सुनिश्चित करें कि वे देखते हैं कि उनके योगदान परियोजना और संगठन को कैसे प्रभावित करते हैं। यह उन्हें समय सीमा के भीतर परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए प्रेरित करेगा।

3. अवास्तविक वितरण और समय सीमा

मानो या न मानो, अवास्तविक समय सीमा होना संभवतः एक परियोजना में देरी के पीछे प्रमुख कारण है। पूरी टीम अतिरिक्त प्रयास कर सकती है, लेकिन अगर समय सीमा काम करने योग्य नहीं है तो किसी परियोजना को समय पर पूरा करना असंभव है।

महत्वाकांक्षी डिलिवरेबल्स सेट करना कितना भी लुभावना क्यों न हो, ग्राहकों को प्रभावित करने का सबसे अच्छा तरीका अंडरप्रोमिसिंग और ओवरडिलीवरी है। इस कारण से, ऐसे लक्ष्य निर्धारित करें जो यथार्थवादी, प्राप्य और मापने योग्य हों।

कई परियोजनाओं में कई कार्य निर्भरताएँ शामिल हैं। उस स्थिति में, संसाधन उपलब्धता, अनुमानित समय और कार्य क्रम को ध्यान में रखते हुए प्रोजेक्ट टाइमलाइन डिज़ाइन करें।

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4. संसाधनों की अनुपलब्धता

यदि आवश्यक वित्तीय, मानव और भौतिक संसाधन उपलब्ध नहीं हैं, तो परियोजना में देरी होना तय है। वित्तीय संसाधनों के मामले में, मूल्यांकन करें कि क्या प्रारंभिक बजट परियोजना लागत को कवर कर सकता है। यदि नहीं, तो धन की कमी के कारण परियोजना में देरी से बचने के लिए जल्द से जल्द अतिरिक्त धन प्राप्त करें।

मानव संसाधन के लिए देखें कि क्या टीम के सदस्यों के पास आवश्यक कौशल और अनुभव है। अन्यथा, उन्हें प्रशिक्षित करें या कार्यों को आउटसोर्स करें। बुनियादी ढांचे जैसे भौतिक संसाधनों के बारे में सावधान रहें। इन संसाधनों की उपलब्धता की गारंटी नहीं है, और इनका बैकअप होना अच्छा है।

5. अनुचित प्रगति ट्रैकिंग और अनुवर्ती कार्रवाई

परियोजना की सफलता के लिए कार्य प्रगति पर लगातार डेटा एकत्र करना महत्वपूर्ण है। ऐसा नहीं करने पर प्रोजेक्ट में देरी हो सकती है। लक्ष्य निर्धारित करने के अलावा, आपको यह भी ट्रैक करना होगा कि क्या किसी कार्य में कोई देरी हो रही है। इस प्रकार, आप देख सकते हैं कि टीम लक्ष्य प्राप्त करने के लिए ट्रैक पर है या नहीं।

आप प्रत्येक कार्य की प्रगति को मापने के लिए कार्य प्रबंधन उपकरण का उपयोग कर सकते हैं। किसी काम में देरी होने का पता चलने के बाद आप उस काम को किसी और को सौंप भी सकते हैं। यदि आवश्यक हो, तो ये ऐप्स किसी प्रोजेक्ट के सभी कार्यों को आसानी से पुन: असाइन करने में भी आपकी सहायता करते हैं।

6. हितधारकों के बीच गलत संचार

एक परियोजना में शामिल सभी पक्षों को एक ही पृष्ठ पर होना चाहिए; अन्यथा, वे नियत तारीख के भीतर एक परियोजना को पूरा नहीं कर सकते। गलत संचार से गलतफहमी पैदा होती है, जो अंततः परियोजना की प्रगति को बाधित करती है।

इसलिए टीम के हर सदस्य को दायरे में बदलाव, क्लाइंट की अपेक्षाओं और किसी भी शामिल पार्टी से किसी भी देरी के बारे में तुरंत पता होना चाहिए। परियोजना पर अद्यतन जानकारी देने के लिए नियमित रूप से टीम की बैठकें होनी चाहिए।

टीमों को भी उपयोग करना चाहिए परियोजना प्रबंधन उपकरण देय तिथियों और प्रमुख समय सीमा के बारे में जानने के लिए। स्पष्टता सुनिश्चित करने के लिए ये ऐप सभी टीम संचार को एक स्थान पर रखते हैं।

7. एक टीम के रूप में काम करने की अनिच्छा

एक सफल परियोजना एक टीम प्रयास है। लक्ष्य तक पहुँचने के लिए प्रबंधक सहित प्रत्येक सदस्य को प्रभावी ढंग से अपनी भूमिका निभाने की आवश्यकता है। कभी-कभी, टीम के सदस्य सहयोग नहीं करते हैं, और इसके परिणामस्वरूप परियोजना में देरी होती है। यहां तक ​​कि प्रबंधक भी आजकल सूक्ष्म प्रबंधन नहीं करते हैं।

लेकिन सभी को यह याद रखने की जरूरत है कि अंतिम लक्ष्य परियोजना को समय पर पूरा करना है। केवल विवाद से बचने के लिए आपको परियोजना को खतरे में नहीं डालना चाहिए।

जबकि टीम के सदस्यों को अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करने के लिए अपने स्वयं के स्थान और निर्णय लेने की शक्ति की आवश्यकता होती है, प्रबंधकों को परियोजना को बंद होने से रोकने के लिए जब भी आवश्यक हो हस्तक्षेप करना चाहिए। किसी भी टीम संघर्ष को सुलझाने के लिए प्रबंधकों को भी तत्काल कदम उठाने चाहिए।

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8. तृतीय-पक्ष कारक

अक्सर, संगठनों को परियोजना के कुछ चरणों में तीसरे पक्ष की भागीदारी की आवश्यकता होती है। बाहरी विक्रेता भी परियोजना में देरी के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं यदि वे समय पर संसाधन या कार्य नहीं देते हैं। यह आमतौर पर इसलिए होता है क्योंकि ये तृतीय-पक्ष व्यक्ति आपके प्रोजेक्ट के मील के पत्थर या लक्ष्यों के बारे में नहीं जानते हैं।

साथ ही, टीमें सौंपे गए कार्यों के बारे में विक्रेताओं के साथ अनुवर्ती कार्रवाई नहीं करती हैं और तीसरे पक्ष की ओर से देरी होने पर परेशानी में पड़ जाती हैं। ऐसे मुद्दों से बचने के लिए, उन्हें एक सख्त समय सीमा दें और उनकी डिलीवरी तक उनके संपर्क में रहें। आप देरी के लिए अनुबंध में दंड का प्रावधान भी शामिल कर सकते हैं। इस प्रकार, वे समय पर डिलीवरी को गंभीरता से लेंगे।

9. अप्रत्याशित परिस्थितियां

अंतिम लेकिन कम से कम, आपको कुछ अप्रत्याशित परिस्थितियों का सामना करना पड़ता है जिसके परिणामस्वरूप परियोजना में देरी हो सकती है। प्राकृतिक आपदाएं, मौसम की गड़बड़ी, राजनीतिक अस्थिरता, वैश्विक मंदी, निवेश प्राप्त करने में परेशानी - ये सभी आपके प्रोजेक्ट में देरी कर सकते हैं।

यद्यपि इन कारणों को रोका नहीं जा सकता है, आप निश्चित रूप से उचित योजना बनाकर उनके प्रभाव को कम कर सकते हैं। टीम के हर सदस्य को हमेशा सबसे खराब स्थिति के लिए तैयार रहना चाहिए। कार्यों को अंतिम क्षण के लिए नहीं छोड़ना इस मुद्दे से लड़ने के लिए एक मजबूत कदम है।

परियोजनाओं को समय पर पूरा करने के लिए आपदाओं के बाद अतिरिक्त कार्यभार होने पर टीम के सदस्यों को भी सहयोग करना चाहिए।

परियोजनाओं को विलंबित होने से बचाएं

कोई भी परियोजना किसी भी चरण में पटरी से उतर सकती है। परियोजना में देरी के लिए जिम्मेदार सामान्य कारणों और उनसे बचने के उपायों को जानकर, आप समय पर सफल परियोजना वितरण के लक्ष्य को पूरा कर सकते हैं। इस प्रकार, उत्पादकता लक्ष्यों को प्राप्त करना भी पहले से कहीं अधिक आसान हो जाता है।

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