सहयोगी परियोजना प्रबंधन के लिए Facebook से Workplace की 8 सुविधाएँ

किसी परियोजना के संचार और सामग्री का प्रबंधन करना एक चुनौतीपूर्ण कार्य है। डेटा के लिए एक सामान्य स्रोत के बिना, यह एक भारी काम है। फेसबुक के वर्कप्लेस के पास इसका समाधान है! आपके काम या परियोजना के आकार के बावजूद, यह विभिन्न कार्यों और परियोजनाओं की सामग्री के प्रबंधन के लिए एक आदर्श उपकरण है।

इसके अलावा, आपकी टीम के सदस्य पहले से ही इसके यूजर इंटरफेस (यूआई) से परिचित हैं, क्योंकि यह फेसबुक प्लेटफॉर्म से काफी मिलता-जुलता है। यह जानने के लिए पढ़ें कि यह परियोजना प्रबंधन के लिए एक बिजलीघर कैसे बन सकता है।

1. प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए एक समर्पित समूह बनाएं

कई परियोजनाओं का प्रबंधन एक ही समय में व्यस्त और भ्रमित करने वाला हो सकता है। Workplace की डेडिकेटेड ग्रुप फ़ीचर के साथ भ्रम को छोड़ें. इस प्लेटफ़ॉर्म में, आप कार्यों को अलग रखने के लिए प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए अलग-अलग समूह बना सकते हैं।

आपके द्वारा बनाए गए समूह गुप्त रहते हैं, क्योंकि केवल समूह के सदस्यों को ही योगदान करने की अनुमति होती है। आप जितने चाहें उतने समूह जोड़ सकते हैं और किसी समूह में कितने भी सदस्य जोड़ सकते हैं।

यदि आप किसी अन्य संगठन के सहयोग से कार्य कर रहे हैं तो एक बहु-कंपनी समूह आपके काम आएगा। में एक बहु-कंपनी समूह

कार्यस्थल आपको अपनी कंपनी के बाहर के लोगों के साथ समान दक्षता के साथ काम करने देता है।

2. साथियों के साथ फ़ाइलें साझा करें

चाहे आप दूर से काम कर रहे हों या एक ही ऑफिस स्पेस से काम कर रहे हों, आपको ऑनलाइन चैनलों के माध्यम से अपने सहयोगियों के साथ फाइल साझा करने की आवश्यकता है। किसी भी अन्य कुशल ऑफिस सुइट की तरह, Workplace आपको आसानी से अपने साथियों के साथ फ़ाइलें साझा करने देता है।

आप अपने स्थानीय सिस्टम से समूह में फ़ाइलें जोड़ सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप संगठन के सिस्टम व्यवस्थापक द्वारा अनुमोदित फ़ाइल-साझाकरण एकीकरण का भी उपयोग कर सकते हैं। ग्रुप एडमिन, ग्रुप के सदस्यों के इस्तेमाल के लिए, ग्रुप में मंज़ूरी दिए गए इंटीग्रेशन जोड़ सकते हैं.

फ़ाइल-साझाकरण उपकरण खोजने के लिए एकीकरण टैब देखें। वर्तमान में, यह Google ड्राइव, बॉक्स, वनड्राइव, ड्रॉपबॉक्स, शेयरपॉइंट इत्यादि जैसे फ़ाइल साझाकरण ऐप्स का समर्थन करता है।

3. फाइलों और फीडबैक पर सहयोगात्मक कार्य

इस कार्यक्षेत्र सूट की एनोटेशन सुविधा का उपयोग करके, आपकी टीम समूह में साझा की गई विभिन्न फ़ाइलों पर फ़ीडबैक साझा कर सकती है। इस तरह, टिप्पणियों और प्रतिक्रिया को ट्रैक करना पहले से कहीं अधिक आसान हो जाता है।

इसके अलावा, समूह के सदस्यों के साथ साझा की गई सभी फाइलें फाइल टैब में उपलब्ध हैं। इसलिए, आपको अपनी ज़रूरत की फ़ाइल खोजने के लिए फ़ीड में स्क्रॉल करने की ज़रूरत नहीं है।

यह सुइट आपको एक खुला प्रतिक्रिया समूह बनाने की अनुमति भी देता है। यहां, टीम के अन्य सदस्य भी प्रतिक्रिया दे सकते हैं। प्रोजेक्ट के बारे में अधिक जानकारी साझा करके, जैसे दस्तावेज़ीकरण शैली, डिज़ाइन, लक्षित दर्शक, आदि, आप दूसरों से अधिक प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं और नए दृष्टिकोण प्राप्त कर सकते हैं।

4. ट्रैकिंग परियोजना और कार्य प्रगति

कार्यस्थल में परियोजना की प्रगति पर नज़र रखना आसान है। समूह में प्रगति, वरीयताओं और किसी भी अन्य असाधारण मुद्दों पर साप्ताहिक अपडेट डालकर, टीम के साथी एक दूसरे को अपने कार्यों के बारे में सूचित कर सकते हैं।

यदि किसी को लंबी रिपोर्ट या शोध निष्कर्ष साझा करना है, तो वे इस प्लेटफॉर्म की नोट सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। टू-डू कार्यों को ट्रैक करने के लिए, आप उस समूह में कार्रवाई आइटम साझा कर सकते हैं जिसे असाइनी पूर्ण होने पर चिह्नित कर सकता है।

टीम के किसी सदस्य को कार्य सौंपने के लिए आप उल्लेख सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। आप Smartsheet, Now Virtual Agent, SignNow, TaskList, FacilityBot, Elium, AskR.ai, Taaskly, आदि को भी एकीकृत कर सकते हैं। कार्यस्थल के माध्यम से बेहतर कार्य प्रबंधन और उत्पादकता के लिए ऐप्स।

सम्बंधित: काम का बोझ कम करने और उत्पादकता बढ़ाने के लिए मुफ्त जैपियर विकल्प

5. फाइलों का सुरक्षित और सामान्य भंडारण

Workplace ग्रुप का फ़ाइल टैब सभी प्रोजेक्ट फ़ाइलों को एक ही स्थान पर व्यवस्थित करता है. आप Workplace को इमेज, PDF, एक्सेल शीट आदि जैसे अपने प्रोजेक्ट संसाधनों को प्रबंधित करने की अनुमति देकर समय बचा सकते हैं। यदि आप Workplace का उपयोग करते हैं, तो आपको गोपनीय डेटा को जोखिम में डालते हुए, विभिन्न प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से प्रोजेक्ट से संबंधित संवेदनशील दस्तावेज़ साझा करने वाले टीम के सदस्यों पर नज़र रखने की आवश्यकता नहीं है।

आपकी टीम पोस्ट, चैट, विषय, शिक्षण, मीडिया आदि जैसे कई चैनलों के माध्यम से एक समूह में फ़ाइलें अपलोड कर सकती है। लेकिन, सभी फाइलें सीधे फाइल टैब में चली जाती हैं। यहां से, आप फ़ाइल एक्सेस, संस्करण नियंत्रण को आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं और यदि यह अनावश्यक है तो फ़ाइल को हटा सकते हैं।

यह जानना महत्वपूर्ण है कि आप Workplace चैट के अलावा किसी अन्य चैनल के माध्यम से केवल 50 एमबी तक की फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं। वर्कप्लेस चैट से आप 75 एमबी तक की फाइल अपलोड कर सकते हैं। फ़ाइल आकार सीमा अपलोड गति बैंडविड्थ के साथ किसी भी समस्या का सामना किए बिना आसानी से छोटी फ़ाइलों को साझा करके टीम को उत्पादक बने रहने में मदद करती है।

यह एक कम फ़ाइल अपलोड सीमा की तरह लग सकता है। हालाँकि, Workplace 4 GB तक की विशाल वीडियो फ़ाइलों को अपलोड करने का समर्थन करता है। इसलिए, जब भी आपको लर्निंग या नॉलेज लाइब्रेरी सेक्शन के लिए वीडियो ट्यूटोरियल बनाने की आवश्यकता हो, तो आप हमेशा लंबे एचडी वीडियो अपलोड कर सकते हैं।

6. कार्यस्थल चैट के माध्यम से रीयल-टाइम मैसेजिंग

जब कोई टीम दूरस्थ स्थानों से किसी प्रोजेक्ट पर काम करती है, तो रीयल-टाइम संचार का कोई विकल्प नहीं होता है। हालाँकि, घर से काम करते समय ऑडियो या वीडियो कॉल के माध्यम से कनेक्ट करना हमेशा संभव नहीं होता है। इसलिए आपको अपने सहयोगी कार्यक्षेत्र में एक त्वरित चैट विकल्प की आवश्यकता है।

Workplace अपने उपयोगकर्ताओं को Workplace चैट ऐप के ज़रिए भी यह सुविधा प्रदान करता है. इसे अपने एंड्रॉइड या आईओएस फोन पर डाउनलोड करें और चलते-फिरते संपर्क में रहें। किसी महत्वपूर्ण प्रश्न का तुरंत उत्तर पाने के लिए इसका उपयोग करें। 250 या उससे कम सदस्यों वाले समूह इस विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।

7. निर्बाध संचार के लिए ऑडियो या वीडियो कॉल

रिमोट या हाइब्रिड टीम के लिए, ऑडियो/वीडियो कॉल के बिना सहयोगात्मक कार्य असंभव है। अगर आप Facebook से Workplace का उपयोग करते हैं परियोजना प्रबंधन के लिए, आपको इन उद्देश्यों के लिए किसी अतिरिक्त ऐप का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है। अपने साथी को कॉल करना Workplace से बस एक क्लिक की दूरी पर है।

Facebook के मीटिंग फ़ीचर से Workplace के ज़रिए 50 टीम सदस्य ऑडियो या वीडियो मीटिंग में शामिल हो सकते हैं. आप इस सुविधा का उपयोग साप्ताहिक टीम मीटिंग या समूह चर्चा के लिए कर सकते हैं।

आप समूह के सदस्यों के साथ त्वरित आमने-सामने कॉल भी कर सकते हैं। ज़ूम, ब्लू जीन्स और सिस्को वीबेक्स मीटिंग्स जैसे वर्चुअल कॉलिंग ऐप्स का एकीकरण भी उपलब्ध है।

8. त्वरित संदर्भ के लिए पोस्ट पिनिंग फ़ीचर

आप फेसबुक पेज या ग्रुप की तरह ग्रुप पेज पर भी पोस्ट या कंटेंट को पिन कर सकते हैं। प्रत्येक समूह में महत्वपूर्ण परियोजना निर्देश, लक्ष्य, समय सीमा और संसाधन होते हैं। कंटेंट पिनिंग यह सुनिश्चित करती है कि टीम के सदस्य किसी प्रोजेक्ट पर काम करने के लिए आवश्यक सामग्री को सहजता से ढूंढ लें।

आप चाहें तो कई पोस्ट को बिना किसी परेशानी के पिन कर सकते हैं। आप यह भी तय कर सकते हैं कि कौन सी पिन की गई पोस्ट दूसरों के ऊपर रहनी चाहिए। याद रखें कि केवल ग्रुप एडमिन ही वर्कप्लेस ग्रुप में पोस्ट को पिन कर सकता है।

एकाधिक परियोजनाओं का प्रबंधन करना आसान है

आपने ऊपर जो कार्यशीलता देखी है, वे किसी भी परियोजना के लिए बुनियादी जरूरतें हैं। Facebook का Workplace बिना दिमाग वाले UI के माध्यम से इन सभी सुविधाओं को कुशलता से पूरा करता है।

यदि आपका प्रोजेक्ट डेटा जैसे टू-डू लिस्ट, वर्कफ्लो, प्रोडक्ट/सर्विस मॉकअप, रेफरेंस कंटेंट आदि एक से अधिक टूल पर हैं, तो उन्हें वर्कप्लेस जैसे एक सेंट्रल टूल पर मुफ्त में लाएं। अंतिम निर्णय लेने से पहले यह जानना भी स्मार्ट है कि Workplace अन्य प्रोजेक्ट प्रबंधन कार्यस्थानों के साथ कैसे प्रतिस्पर्धा करता है।

Google कार्यक्षेत्र बनाम। फेसबुक से कार्यस्थल: कौन सा बेहतर है?

रिमोट या हाइब्रिड टीमों के लिए कौन सा बेहतर है, यह तय करने का तरीका यहां दिया गया है: Google वर्कस्पेस या फेसबुक वर्कप्लेस।

आगे पढ़िए

लेखक के बारे में