डाटा एंट्री स्प्रेडशीट के लिए एक्सेल फॉर्म कैसे बनाएं

एक्सेल पर डेटा दर्ज करना एक कठिन काम है, खासकर यदि आपके पास बहुत सारे कॉलम और बहुत सारी प्रविष्टियाँ हैं। यह अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए भी भ्रमित करने वाला हो सकता है, खासकर यदि वे आपकी स्प्रैडशीट से परिचित नहीं हैं।

लेकिन क्या आप जानते हैं कि इस काम को आसान बनाने के लिए आप फॉर्म बना सकते हैं? Microsoft आपको या किसी अन्य व्यक्ति को नई विंडो में फ़ॉर्म के माध्यम से आपकी स्प्रेडशीट में डेटा जोड़ने देता है। इस तरह, एक्सेल फ़ाइल में उन्हें कौन सी जानकारी डालनी चाहिए, इस पर कम भ्रम है।

आगे पढ़ें और सीखें कि अपनी खुद की एक्सेल स्प्रेडशीट के लिए फ़ॉर्म कैसे बनाएं।

अपना डेटा तैयार करना

इससे पहले कि आप अपना फॉर्म बनाना शुरू करें, आपको पहले वह डेटा तैयार करना होगा जिसकी आपको आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक छात्र उपस्थिति सूची बना रहे हैं, तो आपको पहले कॉलम में उनसे आवश्यक जानकारी लिखनी होगी।

उदाहरण के लिए, आपके पास उनका पहला नाम, अंतिम नाम, छात्र संख्या, ईमेल पता और पाठ्यक्रम होना चाहिए; फिर, आपको इन्हें शीर्ष पंक्ति के साथ सूचीबद्ध करना चाहिए। ये आइटम उन कॉलमों को इंगित करेंगे जहां आपके छात्रों द्वारा दर्ज किया गया डेटा संकलित किया जाएगा।

यदि आप अपने छात्रों से मैन्युअल रूप से अपना विवरण दर्ज करने के लिए कहने जा रहे हैं, तो उन्हें खाली पंक्ति खोजने के लिए एक्सेल फ़ाइल के नीचे स्क्रॉल करना होगा। और यदि आप बहुत सारी जानकारी मांग रहे हैं, जैसे कि एक वार्षिक पुस्तक के लिए, तो किसी भी छात्र के लिए किसी सेल को छोड़ना आसान होगा, जिससे डेटा अधूरा रह जाएगा।

एक साधारण फॉर्म सम्मिलित करना

एक बार जब आप अपने सभी कॉलम शीर्षक तैयार कर लेते हैं, तो अब आप एक फॉर्म बनाना शुरू कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, कॉलम हेडर में से एक का चयन करें। के पास जाओ खोज पट्टी एक्सेल विंडो के सबसे ऊपरी भाग में टाइप करें प्रपत्र. खोज परिणामों में, के अंतर्गत कार्रवाई, पर क्लिक करें प्रपत्र.

ए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल चेतावनी विंडो पॉप अप होगी, यह पुष्टि करते हुए कि क्या आप अपनी चयनित पंक्ति को प्रपत्र लेबल के रूप में उपयोग करना चाहते हैं। यदि आप पहले ही ऐसा कर चुके हैं, तो क्लिक करें ठीक है. अन्यथा, क्लिक करें रद्द करें, उन कॉलम हेडर का चयन करें जिन्हें आप प्रपत्र लेबल के रूप में उपयोग करना चाहते हैं, और पिछले पैराग्राफ में उल्लिखित चरणों को दोहराएं।

दबाने के बाद ठीक है, एक फॉर्म विंडो दिखाई देगी, और बस! अब आप डेटा दर्ज करना शुरू करने के लिए स्वतंत्र हैं।

यदि आप इस टूल का बार-बार उपयोग करने जा रहे हैं, तो आप अपने क्विक एक्सेस टूलबार में इस सुविधा के लिए एक शॉर्टकट जोड़ सकते हैं। इस पर लौटे खोज पट्टी और टाइप करें प्रपत्र फिर। लेकिन पर बायाँ-क्लिक करने के बजाय प्रपत्र नतीजा, दाएँ क्लिक करें इसके बजाय संदर्भ मेनू लाने के लिए।

चुनते हैं त्वरित पहुँच टूलबार में जोड़ें, और आप देखेंगे फॉर्म आइकन उसमें दिखाई देते हैं। तो अगली बार जब आपको फॉर्म टूल को ऊपर खींचने की आवश्यकता हो, तो आपको बस शॉर्टकट बटन पर क्लिक करना होगा।

नया डेटा जोड़ना

ओपन फॉर्म विंडो के साथ, आप अपने डेटाबेस में दर्ज करने के लिए आवश्यक जानकारी देखेंगे। सभी खाली फ़ील्ड भरें, और एक बार हो जाने के बाद, पर क्लिक करें नया. आपके द्वारा टाइप किया गया डेटा स्वचालित रूप से आपकी तालिका के सबसे निचले हिस्से को भर देगा, और आपको एक नया रिक्त फ़ॉर्म तैयार हो जाएगा।

यदि आपने गलती से गलत डेटा सहेज लिया है, तो आप वापस जा सकते हैं और इसे बदल सकते हैं। उस प्रविष्टि को ब्राउज़ करें जिसे आप दबाकर बदलना चाहते हैं पिछला खोजें या अगला तलाशें बटन। जब आप उस आइटम पर पहुँच जाते हैं जिसे आप संपादित करना चाहते हैं, तो बस प्रासंगिक फ़ील्ड की जानकारी बदलें।

अपने सुधारों को पूरा करने के बाद, क्लिक करें नया या दबाएं प्रवेश करना परिवर्तन करने के लिए अपने कीबोर्ड पर। लेकिन अगर आपने टंकण त्रुटि की है और पिछली प्रविष्टि को पुनर्स्थापित करना चाहते हैं, तो क्लिक करें पुनर्स्थापित बजाय। हालाँकि, ध्यान दें कि एक बार परिवर्तन करने के बाद आप पुनर्स्थापना के साथ परिवर्तनों को पूर्ववत नहीं कर सकते।

प्रपत्र विंडो के साथ ब्राउज़िंग प्रविष्टियाँ

अब जबकि आपकी स्प्रैडशीट में कई प्रविष्टियां हैं, आप अपना डेटा ब्राउज़ करने के लिए स्वयं फ़ॉर्म विंडो का उपयोग कर सकते हैं। विंडो के ऊपरी दाएं कोने के पास, आपको वर्तमान डेटा का सीरियल नंबर दिखाई देगा।

यदि आप वर्तमान चयन से पहले या बाद में प्रविष्टियाँ देखना चाहते हैं, तो आप पहले उल्लेखित का उपयोग कर सकते हैं पिछला खोजें तथा अगला तलाशें बटन। वैकल्पिक रूप से, आप कई प्रविष्टियों के माध्यम से जल्दी से कूदने के लिए स्क्रॉल बार का उपयोग कर सकते हैं।

विशिष्ट परिणाम खोजने के लिए, आप प्रपत्र विंडो के खोज फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। इसे एक्सेस करने के लिए, पर क्लिक करें मानदंड ठीक नीचे बटन, अगला तलाशें. वह जानकारी टाइप करें जिसे आप संबंधित क्षेत्र में खोजना चाहते हैं, फिर दबाएं प्रवेश करना अपने कीबोर्ड पर।

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फिर विंडो आपको प्रासंगिक जानकारी के साथ अगली पंक्ति दिखाएगी। अन्य परिणामों को ब्राउज़ करने के लिए, इनमें से किसी एक पर क्लिक करें पिछला खोजें या अगला तलाशें.

आप अधिक उन्नत खोज के लिए सूत्रों और संशोधक का भी उपयोग कर सकते हैं। आप वाइल्डकार्ड का उपयोग कर सकते हैं तारांकन रिकॉर्ड का एक हिस्सा खोजने के लिए। इसी तरह आप भी इस्तेमाल कर सकते हैं से अधिक या से कम संख्यात्मक या दिनांक मानों की खोज के लिए संकेत।

उदाहरण के लिए, यदि आप बीए पाठ्यक्रम लेने वाले छात्रों की तलाश करना चाहते हैं, तो आप उपयुक्त क्षेत्र में बीए* इनपुट कर सकते हैं। फ़ॉर्म विंडो केवल आपकी स्प्रैडशीट के छात्रों को दिखाएगी जो बीए की डिग्री ले रहे हैं।

खाली प्रविष्टियों से बचना

आप डेटा सत्यापन फ़ंक्शन का उपयोग करके गलती से रिक्त प्रविष्टियों को भी रोक सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको सबसे पहले उस तालिका का चयन करना होगा जहां आप डेटा इनपुट करने जा रहे हैं। फिर आपको जाना चाहिए डेटा> डेटा सत्यापन.

NS डेटा मान्य फिर विंडो खुलेगी। में समायोजन टैब, के अंतर्गत अनुमति देना ड्रॉपडाउन मेनू, चुनें पाठ की लंबाई. फिर के तहत आंकड़े ड्रॉपडाउन मेनू, चुनें से अधिक. अंत में, के तहत न्यूनतम फ़ील्ड, इनपुट 1. दबाएँ ठीक है.

यह फ़ंक्शन उपयोगकर्ताओं को किसी भी फ़ील्ड में केवल एक वर्ण दर्ज करने से रोकता है, यह सुनिश्चित करता है कि आपका डेटा पूरी तरह से भर जाएगा।

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बड़े डेटाबेस को पॉप्युलेट करने का एक त्वरित और आसान तरीका

यदि आप अक्सर अपनी स्प्रैडशीट की जानकारी से चूक जाते हैं या कॉलम में गलत डेटा डालते हैं, तो अब समय आ गया है कि आप अपने लिए एक फ़ॉर्म बनाएं। यह त्वरित और आसान समाधान सुनिश्चित करेगा कि आपको एक सटीक डेटाबेस मिले।

हालाँकि ऊपर दिया गया उदाहरण केवल पाँच प्रविष्टियाँ दिखाता है, यदि आप कंपनी कर्मचारी डेटाबेस की तरह कई प्रविष्टियों पर काम कर रहे हैं, तो आप Excel पर इस सुविधा की सराहना करेंगे। आपको इनपुट जानकारी के लिए एक स्वतंत्र विंडो देकर, आप सटीक और सटीक डेटा इनपुट सुनिश्चित करते हुए सैकड़ों, यदि हजारों नहीं, तो प्रविष्टियों के साथ क्रॉस-आइड होने से बच सकते हैं।

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