कभी-कभी आपको जानकारी भेजने या कार्य अपडेट ईमेल करने की आवश्यकता होगी, लेकिन समय सही नहीं है। अपने कार्यप्रवाह को खराब करने और इसे स्थगित करने के बजाय, आप आउटलुक की विलंब वितरण सुविधा का उपयोग कर सकते हैं और अपने आउटपुट के बारे में होशियार हो सकते हैं।
आउटलुक की देरी डिलीवरी क्या है?
आउटलुक का डिले डिलीवरी फंक्शन आपको यह तय करने की अनुमति देता है कि आप किसी विशेष ईमेल को उसके प्राप्तकर्ताओं को तुरंत भेजने के बजाय कब भेजना चाहते हैं। यह एक उपयोगी टूल है जो आपके शेड्यूल से समझौता किए बिना आपको मानसिक शांति प्रदान कर सकता है।
डिलीवर डिलीवर का उपयोग करने के लिए, बस इन चरणों का पालन करें:
- क्लिक नई ईमेल.
- अपना ईमेल लिखने और प्राप्तकर्ताओं को इनपुट करने के बाद, पर जाएं विकल्प टैब।
- क्लिक वितरण में विलंब.
- अंतर्गत वितरण विकल्प, के आगे टिक बॉक्स पर क्लिक करें पहले वितरित न करें.
- एक चयन करें समय तथा दिनांक कि आप चाहते हैं कि आपका ईमेल बाहर भेजा जाए।
- क्लिक बंद करे.
- ईमेल पर, क्लिक करें भेजना.
क्लिक करने के बावजूद भेजना, आपका ईमेल आपके द्वारा निर्दिष्ट समय और तारीख तक नहीं भेजा जाएगा। अब आइए देखें कि आप इसका उपयोग क्यों करना चाहेंगे।
दो मिनट का कार्य नियम
दो मिनट के कार्य नियम में कहा गया है कि यदि आपके एजेंडे में कोई कार्य है जिसे पूरा करने में आपको केवल दो मिनट लगेंगे, तो आपको इसे अपनी टू-डू सूची में डालने के बजाय अभी करना चाहिए। यह एक त्वरित और आसान प्राथमिकता वाला उपकरण है, लेकिन आगे क्या होता है, इसका हिसाब नहीं रखता।
यदि दो मिनट का कार्य एक ईमेल है जिसे आपको भेजने की आवश्यकता है, तो आपको इससे प्रतिक्रियाएँ प्राप्त हो सकती हैं कि आपके पास अनुवर्ती कार्रवाई करने का समय नहीं है, और यह आपकी टू-डू सूची पर समाप्त होता है, वैसे भी। इससे बचने के लिए, आप कार्य को पूरा करने के लिए विलंब वितरण का उपयोग कर सकते हैं और जब आप जानते हैं कि आपके पास किसी भी प्रतिक्रिया में भाग लेने के लिए आपके कार्यदिवस में जगह है तो इसे भेज दें।
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तुम भी आगे टिक बॉक्स का चयन कर सकते हैं वोटिंग बटन का प्रयोग करें पर वितरण में विलंबगुण विंडो यदि आप अपने सहकर्मियों से सरल प्रतिक्रिया चाहते हैं, जैसे एग्री, असहमत, हो सकता है.
घोषणाएँ भेजना
आपको ईमेल के माध्यम से एक घोषणा करने की आवश्यकता हो सकती है जिसे एक विशिष्ट समय पर भेजने की आवश्यकता होती है। शायद आप किसी विशिष्ट तिथि या समय सीमा पर प्रतीक्षा कर रहे हैं, और उस समय के दौरान आप कार्यालय से बाहर होंगे या छुट्टी पर होंगे।
किसी सहकर्मी को इसे आपके लिए भेजने या समय से पहले भेजने के लिए समय बर्बाद करने के बजाय, विलंब वितरण लॉग इन किए बिना आपके लिए यह कर सकता है। फिर, जब आप कार्यालय लौटते हैं, तो हर कोई पहले से ही गति में होगा। पर देरी वितरण गुण, आपको चुनने का विकल्प भी मिलता है महत्त्व ड्रॉप-डाउन सूची, के विकल्प के साथ कम ऊँची, तथा साधारण.
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अपना प्रतिक्रिया समय प्रबंधित करना
चीजों को तेजी से और प्रभावी ढंग से करना आपके कौशल का एक प्रमाण है; दुर्भाग्य से, प्रबंधक और सहकर्मी अक्सर अधिक काम भेजकर इसका लाभ उठाते हैं। यदि आप अपने काम करने के तरीके को नहीं बदलना चाहते हैं, तो आप अपनी उपलब्धता के बारे में दूसरों की अपेक्षाओं को प्रबंधित करने के लिए अपने ईमेल में देरी कर सकते हैं।
वैकल्पिक रूप से, यदि आपको किसी प्रोजेक्ट के बारे में कई अपडेट भेजने की आवश्यकता है, तो आप क्लिक कर सकते हैं बॉक्स में सही का निशान लगाएं के बगल के बाद समाप्त होता है, जो समाप्ति तिथि बीत जाने के बाद संदेश शीर्षक पर स्ट्राइक-थ्रू डाल देगा। यह आपको और आपके सहकर्मियों को बताएगा कि यह ईमेल अब प्रासंगिक नहीं है, और आप आवश्यकतानुसार हटा सकते हैं।
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अपना समय बेहतर तरीके से प्रबंधित करने में देरी
अच्छे समय-प्रबंधन का अभ्यास करने का अर्थ कभी-कभी जल्दबाजी से आगे निकलने के लिए अपडेट और प्रतिक्रियाओं में देरी करना होता है, और यह आपको प्रतिक्रियाशील कार्य से सक्रियता की ओर धकेल सकता है।
अनिवार्य रूप से, आउटलुक में डिले डिलीवरी का उपयोग करने से आपको इस ज्ञान में शांत रहते हुए कि कार्य पूरा हो गया है, आपको अपनी प्रतिक्रिया पर नियंत्रण देता है।
क्या आपने कभी सेंड को हिट किया और बाद में पछताया? हम सब वहाँ रहे हैं, काश हम भेजना पूर्ववत कर पाते। हम आपको आउटलुक में ईमेल को वापस बुलाने या जीमेल में भेजने में देरी करने का तरीका दिखाते हैं।
आगे पढ़िए
- उत्पादकता
- माइक्रोसॉफ्ट दृष्टिकोण
- समय प्रबंधन
- ईमेल युक्तियाँ
Shay MakeUseOf में एक स्वतंत्र लेखक हैं, जिनकी पृष्ठभूमि प्रबंधन और कोचिंग में है। उत्पादकता शै का खेल है और अपने डाउनटाइम के दौरान, वे गेमिंग का आनंद लेते हैं, वृत्तचित्र देखते हैं और सैर के लिए जाते हैं।
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