आपके पास सही उपकरण होना सही दिशा में एक अच्छा कदम है। हालांकि, अपने सहयोग टूलसेट में प्रत्येक डिजिटल समाधान का उपयोग करने के विभिन्न तरीकों को सीखने से समय की बचत होगी और उत्पादकता में सुधार होगा।
इस लेख में, हम आसन का उपयोग करने के छह कम ज्ञात तरीकों पर चर्चा करेंगे, लेकिन पहले:
आसन को क्या खास बनाता है?
आसन एक प्रसिद्ध परियोजना प्रबंधन उपकरण है जो टीमों को काम को ट्रैक, समन्वय और व्यवस्थित करने में मदद करके एक एकजुट इकाई के रूप में एक साथ काम करने की अनुमति देता है। यह प्रभावी है क्योंकि:
- यह उपयोगी सुविधाओं से भरा एक शक्तिशाली उपकरण है जिसका उपयोग उपयोगकर्ता कार्यों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए कर सकते हैं।
- हालाँकि इसकी विशेषताओं की श्रेणी पहली बार में डराने वाली हो सकती है, फिर भी अपने सिर को इधर-उधर करना काफी आसान है।
- आसन में एक आंतरिक इनबॉक्स और अन्य विशेषताएं हैं जो उपयोगकर्ताओं को कार्यों पर टिप्पणी करने की अनुमति देती हैं, जिससे टीमों के लिए सहज संचार करना आसान हो जाता है।
- बड़ी तस्वीर देखने के लिए आप बड़े पैमाने पर प्रोजेक्ट बनाने के लिए आसन का उपयोग कर सकते हैं। फिर आप विवरणों को निष्पादित करने के लिए इन परियोजनाओं को अनुभागों, कार्यों और उप-कार्यों में विभाजित कर सकते हैं और उन्हें अन्य लोगों को सौंप सकते हैं।
- आसन आपको अधिक उत्पादकता के लिए अन्य उपकरणों को सिंक और एकीकृत करने की अनुमति देता है।
तो, इन सुविधाओं का लाभ उठाने के कुछ अलग तरीके क्या हैं?
1. आंतरिक ईमेल बदलें
ईमेल ने संचार के लिए कई संगठनों में एक केंद्रीय भूमिका निभाई है (और अभी भी खेल रहे हैं)। हालांकि यह एक शानदार टूल है जो कुछ मामलों में अभी भी आपकी सेवा कर सकता है, आप यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी रणनीति पर पुनर्विचार कर सकते हैं कि आप अन्य अधिक प्रभावी खोज करके ईमेल पर बहुत अधिक भरोसा नहीं करते हैं। आंतरिक संचार विकल्प.
उदाहरण के लिए, उन सभी समयों के बारे में सोचें, जब आपने अपने इनबॉक्स में ईमेल की संख्या से अभिभूत महसूस किया था। इसके अलावा, उनमें से कुछ ईमेल में इतने सारे व्यक्तिगत प्रश्न/कार्य थे जो आपको अपना ध्यान जल्दी से बदलें उनमें से प्रत्येक को उत्तर देने के लिए, प्रक्रिया में आपकी उत्पादकता को समाप्त करना। आसन एक बेहतर विकल्प हो सकता है।
आप उन 2000 शब्दों के ईमेल को कई बिंदुओं के साथ अलग-अलग आसन कार्यों में तोड़ सकते हैं। इस तरह, आप, या कोई अन्य, कार्य का दावा कर सकते हैं, उस पर काम कर सकते हैं और अगले कार्य पर जाने से पहले इसे पूरा करने के बाद इसे पूर्ण के रूप में चिह्नित कर सकते हैं।
अपनी उत्पादकता और बेहतर संगठन को और बढ़ावा देने के लिए, आप कई सहयोगियों को कार्यों को करने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं और प्राथमिकताएं निर्धारित करने के लिए समय सीमा निर्धारित कर सकते हैं।
2. नया किराया ऑनबोर्डिंग
एक नए कर्मचारी को नए कार्य वातावरण में पूरी तरह से बसने और अधिकतम उत्पादकता तक पहुंचने में समय लगता है। अपने नए परिवेश से परिचित होने के लिए उन्हें अक्सर अनगिनत ईमेल से गुजरना पड़ता है।
हालांकि, आप कम समय में एक सहज संक्रमण सुनिश्चित करने के लिए आसन का उपयोग करके अपनी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को संशोधित कर सकते हैं।
एक प्रोजेक्ट बनाएं, और इसे कॉल करें "[कर्मचारी का नाम] ऑनबोर्डिंग टेम्प्लेट“. इसके बाद, कंपनी की नीतियां, कैसे-कैसे ट्यूटोरियल, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न आदि जैसे अनुभाग बनाएं। अब, प्रत्येक अनुभाग को सभी प्रासंगिक जानकारी और स्पष्ट निर्देशों के साथ भरें जिनकी नए कर्मचारी को आवश्यकता हो सकती है।
आप अपने कार्यस्थल में अन्य अनुभवी सहयोगियों को भी फीडबैक देने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं, और तदनुसार अपनी परियोजना को अपडेट कर सकते हैं। एक बार जब आप सब कुछ कवर कर लेते हैं, प्रोजेक्ट को टेम्पलेट के रूप में सहेजें भविष्य में उपयोग के लिए- जब भी आपके पास कोई नया किराया हो।
3. ज्ञान बांटना
आपके संगठन में वृद्धि और सफलता सुनिश्चित करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है सहयोग और जैसी ठोस नींव पर निर्माण करना ज्ञान बांटना एक समान लक्ष्य को प्राप्त करने के उद्देश्य से एकजुट टीम बनाने के लिए।
आप विचारों, कौशल और विशेषज्ञता के आदान-प्रदान को बढ़ावा देने के लिए शिक्षा के लिए आसन पर एक प्रोजेक्ट बना सकते हैं। टीम के सदस्य इस परियोजना का उपयोग अंतर्दृष्टिपूर्ण लेख, पॉडकास्ट, वीडियो और अन्य प्रासंगिक शैक्षिक सामग्री साझा करने के लिए कर सकते हैं जो आपके संगठन में सहायक हो सकते हैं।
यदि आपके कार्यस्थल में कई विभाग हैं, तो आप उन्हें बेहतर संगठन के लिए एक विशिष्ट अनुभाग के लिए जिम्मेदार ठहरा सकते हैं।
आप का उपयोग करके विशिष्ट लोगों को भी टैग कर सकते हैं @[नाम] जब भी आप कुछ ऐसा साझा करते हैं जो केवल उनके लिए मूल्यवान हो, या समय-संवेदी जानकारी के लिए। अंत में, अपने सहयोगियों को नियमित रूप से इस परियोजना में संसाधनों को साझा करने और समीक्षा करने के लिए प्रोत्साहित करें।
4. ईवेंट की योजना बनाना
किसी भी कार्यक्रम की योजना बनाना हमेशा एक व्यस्त गतिविधि होती है। बहुत सारे चलते हुए हिस्से हैं जिन्हें आपको ट्रैक करने और पूरा करने की आवश्यकता है। शुक्र है, बहुत सारे हैं घटना योजना सॉफ्टवेयर आप अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए उपयोग कर सकते हैं।
हालांकि आसन एक पारंपरिक इवेंट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर नहीं है, अब तक, आपने देखा होगा कि यह काफी बहुमुखी है, और आप इसे लगभग किसी भी चीज़ के लिए उपयोग कर सकते हैं।
उस ने कहा, आप अपने ईवेंट के लिए एक प्रोजेक्ट बनाकर और उसका नामकरण करके शुरू कर सकते हैं। यदि आप अन्य लोगों के साथ ईवेंट की योजना बनाते हैं, तो आप उन्हें अपडेट के साथ फ़ॉलो अप करने और विशिष्ट कार्यों पर कार्य करने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं। पहले की तरह, आप अपनी परियोजना को बजट, प्रचार योजना और सजावट जैसे अनुभागों में विभाजित कर सकते हैं, जिनका उपयोग आप विशिष्ट और संबंधित कार्यों को जोड़ने के लिए करेंगे।
आप प्रत्येक कार्य को एक विशिष्ट व्यक्ति को सौंप सकते हैं, अतिरिक्त जानकारी के लिए प्रासंगिक फाइलें संलग्न कर सकते हैं और एक नियत तारीख जोड़ सकते हैं।
5. सामग्री कैलेंडर
आसन आपके ब्लॉग सामग्री उत्पादन को प्रबंधित करने और नियत तिथियों का ट्रैक रखने के लिए एक उत्कृष्ट उपकरण है।
शुरू करने के लिए, आप आसन के संपादकीय कैलेंडर टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं या शुरुआत से एक नया प्रोजेक्ट बना सकते हैं और इसे उन वर्गों में विभाजित करें जिनके बारे में आप लिखना चाहते हैं, जैसे व्यवसाय, स्वास्थ्य, उत्पादकता, प्रौद्योगिकी, आदि। अब, प्रत्येक अनुभाग के अंतर्गत विशिष्ट शीर्षक जोड़ें, उन्हें अपने सामग्री लेखकों को असाइन करें, और एक नियत तिथि निर्धारित करें।
वैकल्पिक रूप से, आप अपने लेखकों से अपने विचार रख सकते हैं, और इससे पहले कि वे उन्हें कवर करना शुरू करें, आपकी स्वीकृति की प्रतीक्षा करें। आप अधिक स्पष्टता के लिए सामग्री चरण को इंगित करने के लिए आसन का उपयोग भी कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, मसौदा नहीं, समीक्षा में, प्रकाशित, आदि।
6. विचार मंथन
टीम मंथन सत्र ज्ञान साझा करने और रचनात्मक सोच को बढ़ावा देने में प्रभावी हैं। हालाँकि, आपको अभी भी अपनी टीमों को सशक्त बनाने के लिए सही टूल की आवश्यकता है।
आप एक आसन विचार मंथन परियोजना बना सकते हैं और सभी प्रतिभागियों को परियोजना प्रबंधकों के रूप में जोड़कर उन तक पहुँच प्रदान कर सकते हैं। यदि आप विचार-मंथन सत्र के दौरान विभिन्न विषयों पर चर्चा करने की योजना बनाते हैं, तो आप अपनी परियोजना को खंडों में विभाजित कर सकते हैं।
अब, सभी को अधिक से अधिक विचारों को जोड़ने के लिए प्रोत्साहित करें जैसे वे कार्य कर सकते हैं। एक बार जब इस अभ्यास के लिए आवंटित समय समाप्त हो जाता है, तो आप सबसे अच्छा चुन सकते हैं या सभी को उस कार्य के भीतर थंब-अप पर क्लिक करके भाग ले सकते हैं जिसमें सबसे अच्छा विचार है।
आसन एक उत्पादकता पावरहाउस है
ये आसन का उपयोग करने के कुछ ही अनोखे तरीके हैं। आप अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए इन विचारों को शामिल कर सकते हैं, या अपनी आसन परियोजनाओं को बनाने के लिए प्रेरणा के रूप में उनका उपयोग कर सकते हैं।
हालाँकि इसमें टीमों के लिए डिज़ाइन की गई कई सुविधाएँ हैं, आप इसे अपने व्यक्तिगत लक्ष्यों के लिए भी उपयोग कर सकते हैं।
ट्रेलो एक प्रभावी कार्य प्रबंधन उपकरण है जिसका उपयोग आप घर और काम पर अपनी उत्पादकता को बढ़ाने के लिए कर सकते हैं। इसका उपयोग करने के कुछ रचनात्मक तरीके यहां दिए गए हैं।
आगे पढ़िए
- उत्पादकता
- सहयोग उपकरण
- कार्य प्रबंधन
- परियोजना प्रबंधन
Loic MakeUseOf में एक स्वतंत्र सामग्री लेखक और आजीवन सीखने वाला है। वह 2016 से लेखन के अपने जुनून का पीछा कर रहे हैं। उपयोगकर्ताओं को अधिक उत्पादक बनने में मदद करने की क्षमता वाले नए तकनीकी गैजेट और सॉफ़्टवेयर को आज़माने में उन्हें आनंद आता है।
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