Microsoft टीम में अपनी टीम को प्रबंधित करने के 9 सर्वोत्तम तरीके

Microsoft टीम के साथ, दूरस्थ टीम के सदस्य एक साथ निर्बाध रूप से काम कर सकते हैं और उत्पादकता बढ़ा सकते हैं।

हालांकि, किसी भी अप्रत्याशित परिस्थितियों जैसे डेटा लीक और अनधिकृत पहुंच को रोकने के लिए टीम लीडर को इस प्लेटफॉर्म के उपयोग की निगरानी करनी चाहिए। दूरस्थ टीमों के लिए Microsoft टीम को प्रबंधित करने का तरीका जानें।

1. टीम निर्माण और नामकरण रणनीति

सभी प्रमुख हितधारकों को एक नई टीम बनाने में सक्षम होना चाहिए माइक्रोसॉफ्ट टीम. लेकिन, यह सुविधा सभी के लिए सुलभ नहीं होनी चाहिए। टीम निर्माण की अनुमति उन व्यवस्थापकों, प्रबंधकों या उन लोगों तक सीमित रखें जिन्हें एक्सेस की आवश्यकता है।

जब तक आप किसी टीम के उद्देश्य या कार्य को नहीं जानते, उन्हें प्रबंधित करना मुश्किल हो जाता है। इसलिए, अपनी Azure Active Directory में एक प्रभावी नामकरण परंपरा रखें।

नामकरण परंपरा एक सुसंगत शैली या नामकरण की संरचना को संदर्भित करती है जिसका पालन हर टीम करेगी। यह नामकरण शैली आपको टीम विवरण, कार्य, भौगोलिक क्षेत्र, निर्माता का नाम आदि जानने में मदद करेगी।

2. डेटा और संदेशों के लिए एक जीवनचक्र परिभाषित करें

प्रत्येक टीम के लिए एक दर्जी डेटा प्रतिधारण नीति होना आवश्यक है। इस प्रकार, आप संदेशों को एक निश्चित समय सीमा के लिए सहेज सकते हैं, और पाठ उस समय के बाद स्वचालित रूप से गायब हो जाएंगे जब आपको उनकी आवश्यकता नहीं होगी। अपनी परियोजनाओं का विश्लेषण करें और तदनुसार संदेश प्रतिधारण के लिए समय निर्धारित करें।

आपको जीवन चक्र को परिभाषित करके अपनी टीम के डेटा पर उसी प्रक्रिया को लागू करना चाहिए। Microsoft के अनुसार, चक्र तब शुरू होता है जब आप एक टीम बनाते हैं और एक चैनल सेट करते हैं। चक्र का मध्य तब होता है जब टीम सक्रिय रूप से सहयोग करती है। चक्र के अंत का मतलब है कि एक टीम अपने इच्छित कार्यों को पूरा करने के बाद अपने जीवन के अंत तक पहुंच गई है।

3. बाहरी पहुंच को विनियमित करें

Microsoft Teams की डिफ़ॉल्ट सेटिंग अन्य संगठनों के टीम सदस्यों को संचार डेटा तक पहुँचने की अनुमति देती है। यह आपको बाहरी पार्टियों के साथ मीटिंग सेट करने की सुविधा भी देता है जो टीम या ज़ूम का उपयोग करते हैं।

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आपके संगठनात्मक डेटा तक कौन पहुंच सकता है, इसे नियंत्रित करने के लिए इस सेटिंग का सावधानीपूर्वक उपयोग करें। आप किसी विशिष्ट डोमेन को ब्लॉकलिस्ट में डाल सकते हैं या एक्सेस को नियंत्रित करने के लिए कुछ डोमेन को अनब्लॉक कर सकते हैं।

जबकि बाहरी पहुँच आपके संगठन के अन्य सदस्यों के लिए है, अतिथि पहुँच का तात्पर्य आपकी कंपनी से बाहर के लोगों को टीम डेटा तक पहुँचने की अनुमति देना है। यदि आपके काम में क्लाइंट या तीसरे पक्ष के भागीदारों के साथ मिलकर काम करना शामिल है, तो आप इस सुविधा को सीमित सीमा तक सक्षम कर सकते हैं।

4. मीटिंग और टेक्स्टिंग नीति के साथ आएं

Microsoft Teams पेशेवर संचार के लिए एक प्लेटफ़ॉर्म है, और यह जितना कम व्यक्तिगत होगा, उतना ही बेहतर होगा। संगठनात्मक मानकों के अनुरूप मैसेजिंग और मीटिंग के लिए नीतियां बनाएं।

ऐसे स्टिकर, GIF और मीम के उपयोग को नियंत्रित या प्रतिबंधित करें जो पेशेवर नहीं हैं। आप किसी सामग्री रेटिंग सिस्टम को किसी भी कष्टप्रद सामग्री का पता लगाने की अनुमति भी दे सकते हैं।

आप उपयोगकर्ताओं को किसी भेजे गए संदेश को संपादित करने या हटाने की अनुमति भी दे सकते हैं, लेकिन ध्यान रखें कि आपको मूल संदेश को फिर से ट्रेस करने की आवश्यकता हो सकती है। टीम मीटिंग की रिकॉर्डिंग और ट्रांसक्रिप्शन भी संभव है।

हालाँकि, कंपनी की नीति के तहत इन सुविधाओं पर विचार करें, और यदि आप इन कार्यों को करने का निर्णय लेते हैं, तो सभी उपस्थित लोगों को स्पष्ट रूप से सूचित करें। आपको केवल टीम के सदस्यों को ही बैठकों तक सीधी पहुंच प्रदान करनी चाहिए, और मेहमानों को अनुमोदन के बाद शामिल होना चाहिए।

5. तृतीय-पक्ष ऐप एकीकरण को विनियमित करें

टीम लीडर के रूप में, आपको Microsoft Teams की निर्बाध तृतीय-पक्ष एकीकरण सुविधा से प्रसन्न होना चाहिए। लेकिन, यह तथ्य कि कोई भी सदस्य किसी समर्थित ऐप को एकीकृत कर सकता है, आपके लिए चिंता का विषय बन सकता है। आपको Microsoft Teams चैनल को साफ़ और सुरक्षित रखना चाहिए।

उसके लिए, आपको एकीकरण के लिए केवल तृतीय-पक्ष ऐप्स की एक विशिष्ट सूची की अनुमति देनी चाहिए। आप जा सकते हैं ऐप्स पेज प्रबंधित करें Microsoft Teams व्यवस्थापन केंद्र के उन Teams ऐप्स को प्रबंधित करने के लिए जिन्हें आप अपने सहकर्मियों के लिए अनुमति देना चाहते हैं. वहां, आप व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के लिए तृतीय-पक्ष ऐप अनुभव को भी संशोधित कर सकते हैं।

6. ऑडिट कॉल और संदेश

Microsoft टीम के व्यवस्थापक पिछले 30 दिनों के लिए किसी भी सदस्य के कॉल इतिहास की जांच और ऑडिट कर सकते हैं। आप व्यक्ति के कॉल इतिहास डेटा, ट्रैफ़िक, हेडसेट, नेटवर्क गुणवत्ता आदि का उपयोग संचार समस्याओं को हल करने के लिए कर सकते हैं जिनका वे सामना करते हैं।

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नेटवर्क प्रदर्शन का अवलोकन प्राप्त करने के लिए आप Skype for Business लीगेसी पोर्टल में पिछले 90 दिनों के कॉल गुणवत्ता रुझान डेटा तक भी पहुंच सकते हैं।

7. डेटा वर्गीकरण के लिए एक नियम निर्धारित करें

डेटा श्रेणीकरण वह तरीका है जो आपको डेटा संवेदनशीलता स्तर पर महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करता है। इस वर्गीकरण के साथ, आप संवेदनशील डेटा के स्थान, इसके जोखिम कारकों और टीम के सदस्य डेटा का उपयोग कैसे कर रहे हैं, यह जान सकते हैं। वर्गीकरण के माध्यम से इस जानकारी को आसानी से जानने के लिए, एक डेटा वर्गीकरण योजना निर्धारित करें।

नियमों का यह सेट अंतिम उपयोगकर्ताओं को उपलब्ध विकल्पों की स्पष्ट व्याख्या करेगा। इसलिए, नियमों को समझने में आसान भाषा में सेट करें। Microsoft की सभी टीमों के लिए वर्गीकरण नियम लागू करें।

आपके द्वारा वर्गीकरण योजना लागू होने के बाद, आप डेटा हानि निवारण (DLP), अवधारण लेबल, आदि भी बना और कार्यान्वित कर सकते हैं।

आपकी टीम के सदस्यों को नए संसाधनों को शामिल करने की स्वतंत्रता की आवश्यकता है, लेकिन इससे किसी भी कीमत पर डेटा सुरक्षा को जोखिम में नहीं डालना चाहिए। आप अनुकूलित करके इस समस्या का एक व्यवहार्य समाधान प्रस्तुत कर सकते हैं Microsoft Teams की सुरक्षा सेटिंग परियोजना गोपनीयता स्तरों के अनुसार।

डेटा के उद्देश्य के आधार पर, आप लिंक साझाकरण को अक्षम करने जैसे और प्रतिबंध भी जोड़ सकते हैं। चूंकि Teams एक एकीकृत प्लेटफ़ॉर्म है जो अन्य Microsoft 365 ऐप्स के साथ एकीकृत है, इसलिए आपको अनेक व्यवस्थापन केंद्रों में कॉन्फ़िगरेशन निष्पादित करने के लिए विभिन्न प्राधिकरण स्तरों से गुज़रना होगा।

सेटिंग्स का प्रबंधन करते समय, उपयुक्त सेटिंग्स के साथ आने के लिए प्रत्येक टीम की महत्वपूर्णता पर विचार करें।

9. MS Teams नीतियों पर अपनी टीम को प्रशिक्षित करें

यह संभावना नहीं है कि अकेले टीम का एक सदस्य Microsoft टीम का अधिकतम लाभ उठाने का सबसे अच्छा तरीका खोज लेगा। इसलिए, आपको इस प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करके अन्वेषण करने और बढ़ने के लिए सहयोग करने की आवश्यकता है। चाहे आपकी टीम पहली बार टीम का उपयोग करने वाली हो, या कुछ समय हो गया हो, एक नियमित प्रशिक्षण सत्र सहायक होगा।

वहां, लोग Microsoft Teams पर अपने अनुभव दूसरों के साथ साझा कर सकते हैं। वे टीम के साथ किसी भी पिछले मुद्दों के बारे में बात कर सकते हैं और वे उन मुद्दों को प्रभावी ढंग से कैसे संभालते हैं। आप उनके सुझावों को भी नोट कर सकते हैं और व्यवहार्य सुझावों को लागू कर सकते हैं।

सहज टीम सहयोग

उपकरणों का उचित उपयोग किसी भी टीम या परियोजना की सफलता की कुंजी है। इसलिए, यह टीम लीडर की जिम्मेदारी है कि वह नियमों के एक सेट को लागू करे जो सदस्यों के संवाद और सहयोग करने के तरीके को व्यवस्थित करता है।

उपरोक्त युक्तियाँ आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करेंगी कि आपकी टीम उत्पादक टीम संचार के लिए Teams ऐप का उपयोग करती है।

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चाहे आप पूर्णकालिक हों या फ्रीलांसर, कार्य-संबंधी मामलों को संप्रेषित करने का तरीका जानने से आपको कार्य-जीवन संतुलन बनाए रखने में मदद मिलती है। और अधिक जानकारी प्राप्त करें!

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