व्यवसायों के लिए 6 सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर

यदि आप अभी भी अपनी फाइलों और कागजों को रखने के लिए भौतिक तरीकों का उपयोग कर रहे हैं, तो आप बहुत कुछ खो रहे हैं। फ़ाइलों को भौतिक रूप से संग्रहीत करना बहुत अधिक संग्रहण स्थान लेता है। आपको हमेशा कैबिनेट की आवश्यकता होती है, जो किसी विशेष फ़ाइल को खोजना और ट्रैक करना काफी चुनौतीपूर्ण बनाता है।

वैकल्पिक रूप से, दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर आपको असीमित संख्या में फ़ाइलों को आसानी से प्रबंधित करने की अनुमति देता है। साथ ही, वे तुलनात्मक रूप से अधिक सुरक्षित और लचीले हैं, जिससे टीम के कई सदस्यों के लिए एक ही दस्तावेज़ पर एक साथ काम करना आसान हो जाता है।

तो, आइए जानें कि आप अपनी फ़ाइलों को प्रबंधित करने के लिए किस दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं।

1. बिट्रिक्स24

यह आपकी व्यक्तिगत और सहयोगी फाइलों को संग्रहीत करने के लिए एक सुरक्षित मंच है। दुनिया भर में 5 मिलियन से अधिक उपयोगकर्ता उन पर भरोसा करते हैं और अपनी फ़ाइलों को प्रबंधित करने के लिए इस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं।

यह आपके दस्तावेज़ों के लिए तीन अलग-अलग प्रकार के संग्रहण प्रदान करता है:

• मेरी ड्राइव: आप अपनी व्यक्तिगत फाइलों को यहां स्टोर कर सकते हैं।
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• समूह ड्राइव: यह छात्रों और छोटे व्यवसाय की टीम के सहयोग के लिए सर्वोत्तम है।
• कंपनी ड्राइव: यह एक से अधिक कर्मचारियों वाली कंपनियों के लिए सर्वोत्तम है।

इसके अतिरिक्त, आप चुन सकते हैं क्लाउड पर अपने दस्तावेज़ संग्रहीत करें या ऑन-प्रिमाइसेस स्टोरेज, आपकी आवश्यकताओं के आधार पर। और उनके नाम या उनके बारे में एक संक्षिप्त विवरण टाइप करके कई फाइलों के माध्यम से नेविगेट करें। वे सभी दस्तावेज़ पुस्तकालय में सहेजे गए हैं।

त्वरित पहुँच के लिए आप दस्तावेज़ों को खोज परिणामों के शीर्ष पर रखने के लिए उन्हें पसंद भी कर सकते हैं। यह टूल आपको दस्तावेज़ों में टिप्पणियाँ जोड़ने और संपादन इतिहास के साथ कई दस्तावेज़ संस्करण रखने की भी अनुमति देता है। यह भविष्य में परिवर्तनों को ट्रैक करना आसान बनाता है। साथ ही, आप अपने दस्तावेज़ को संपादित करने के लिए विभिन्न ऐप्स का भी उपयोग कर सकते हैं।

सुरक्षा उद्देश्यों के लिए, Bitrix24 आपको लॉक बटन पर क्लिक करके अपने दस्तावेज़ को लॉक करने की अनुमति देता है। यह दस्तावेज़ को अन्य लोगों के लिए दुर्गम बनाता है। सॉफ्टवेयर के फ्री और पेड दोनों वर्जन हैं। आप अपनी आवश्यकताओं के आधार पर एक प्राप्त कर सकते हैं।

2. ईफाइल कैबिनेट

चाहे आप एक छात्र हों, एक छोटा ठेकेदार, या कई कर्मचारियों वाली एक बड़ी कंपनी हो, आप अपने डेटा और फ़ाइलों को रखने और व्यवस्थित करने के लिए इस टूल का उपयोग कर सकते हैं। यह आपको केवल खोज बार में उनका नाम लिखकर फ़ाइलों को खोजने की अनुमति देता है।

आप विशिष्ट फ़ाइलों को पोर्टफोलियो में रखकर त्वरित पहुँच भी प्राप्त कर सकते हैं और इस सॉफ़्टवेयर के साथ वर्कफ़्लो को स्वचालित कर सकते हैं, क्योंकि यह स्वचालित रूप से आपके द्वारा अपलोड किए गए दस्तावेज़ों को फाइल करता है। यह ऑन-साइट और क्लाउड-आधारित स्टोरेज दोनों की अनुमति देता है।

इसके अलावा, आपको इसके एप्लिकेशन को अपने सभी उपकरणों पर रखने की आवश्यकता नहीं है। आप वेब ब्राउज़र का उपयोग करके अपनी फ़ाइलों को दुनिया में कहीं से भी एक्सेस कर सकते हैं। हालाँकि, केवल कुछ पासवर्ड वाले लोग ही सुरक्षा उद्देश्यों के लिए डेटा तक पहुँच सकते हैं। कर्मचारियों को उनकी भूमिकाओं के आधार पर अनुमति दी जाती है।

आपके द्वारा साझा की गई सभी फ़ाइलें एन्क्रिप्ट की गई हैं, और आपको इसके माध्यम से जाना होगा दो तरीकों से प्रमाणीकरण. अधिक सुविधा के लिए, आप IP या स्थान-आधारित प्रमाणीकरण भी सेट कर सकते हैं।

इसके अलावा, यदि आप एक कंपनी या एकल उद्यमी हैं, तो आपको यह जानकर खुशी होगी कि यह सॉफ़्टवेयर अनुबंधों पर हस्ताक्षर करने की भी अनुमति देता है। अपने काम को आसान बनाने के लिए, आप सॉफ़्टवेयर को दस्तावेज़ साइन, सेल्सफोर्स और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस जैसे तृतीय-पक्ष ऐप्स के साथ एकीकृत कर सकते हैं।

3. गूगल ड्राइव

1 बिलियन से अधिक मासिक सक्रिय उपयोगकर्ताओं के साथ और 6 मिलियन सशुल्क उपयोगकर्ता, Google अब तक का सबसे लोकप्रिय फ़ाइल संग्रहण समाधान है। लोग इसका उपयोग व्यक्तिगत, टीम और कंपनी फ़ाइल संग्रहण के लिए करते हैं।

यह क्लाउड-आधारित ऐप्स के साथ सहज एकीकरण की अनुमति देता है। साथ ही, यह कई प्रारूपों का समर्थन करता है, इसलिए आप अपनी फ़ाइल को उसके प्रकार को बदले बिना संग्रहीत कर सकते हैं—उदाहरण के लिए, PDF, Word, और अन्य। अपने Google डिस्क में दस्तावेज़ खोजना भी सुविधाजनक है। बस नाम टाइप करें, और यह वहाँ है!

यह टीम के सदस्यों के लिए साझा स्थान प्रदान करता है। फिर भी, डेटा हानि निवारण (डीएलपी) सुविधा के कारण बाहरी लोगों के लिए डेटा पहुंच योग्य नहीं है।

सॉफ्टवेयर आपको अपने दस्तावेज़ों को सहेजने और उन्हें बनाने, देखने और संपादित करने की अनुमति देता है। साथ ही, यदि आप इस टूल का उपयोग करके उन दस्तावेज़ों को संपादित करते हैं, तो यह किए गए परिवर्तनों का इतिहास रखेगा। इस तरह, आपको फ़ाइल के एकाधिक संस्करण रखने की आवश्यकता नहीं है। वे सभी एक दस्तावेज़ में संग्रहीत हैं।

Google डिस्क अपने सभी उपयोगकर्ताओं के लिए 15 GB तक का निःशुल्क संग्रहण प्रदान करता है। अगर आपको इससे ज्यादा स्टोरेज की जरूरत है, तो आपको एक प्रीमियम प्लान लेना होगा।

4. संगम

यह एक और बढ़िया, क्लाउड-आधारित फ़ाइल-साझाकरण उपकरण है जो आपको अपनी फ़ाइलों को रखने और व्यवस्थित करने में सक्षम बनाता है। ऊपर 130,000 उपयोगकर्ता दुनिया भर में इस प्लेटफॉर्म पर अपने दस्तावेजों और फाइलों के साथ भरोसा करते हैं।

आप इस सॉफ़्टवेयर के साथ अपने दस्तावेज़ों को दो तरह से व्यवस्थित कर सकते हैं:

• पृष्ठों: आप पेज बना और संपादित कर सकते हैं और अपने कर्मचारियों के साथ उन पर चर्चा कर सकते हैं।
• खाली स्थान: आपके सभी पृष्ठ यहां संग्रहीत हैं। चाहे वे व्यक्तियों, टीम के सदस्यों, या अन्य परियोजनाओं के लिए हों।

यह उपकरण आपके दस्तावेज़ों को खोजने और पुनः प्राप्त करने के लिए 75 से अधिक अनुकूलन योग्य टेम्पलेट्स, और टिप्पणी और संपादन सुविधाओं के लिए उन्नत सुविधाएँ प्रदान करता है। साथ ही, अगर टीम में कोई भी टीम के किसी अन्य सदस्य को कार्य सौंपता है, तो उन्हें समय पर कार्रवाई के लिए सूचित किया जाएगा।

इसके अतिरिक्त, आप दस्तावेज़ों की अनुमतियों को नियंत्रित कर सकते हैं और यह प्रबंधित कर सकते हैं कि टीम में उन्हें कौन एक्सेस कर सकता है। यह अधिकतम 10 उपयोगकर्ताओं के लिए निःशुल्क है। इससे ऊपर की किसी भी चीज़ के लिए, आपको इसका प्रीमियम संस्करण खरीदना होगा।

5. शेयरपॉइंट ऑनलाइन

साथ में 190 मिलियन से अधिक लोग SharePoint Online की सुविधाओं तक पहुँच होने के कारण, यह एक Microsoft उपकरण है जो आपको दस्तावेज़ों, टीमों और कार्यप्रवाह को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है।

अपनी फ़ाइलों को संग्रहीत करने के अलावा, आप इस टूल का उपयोग करके दस्तावेज़ बना और संपादित कर सकते हैं और टीम के कई सदस्यों के साथ सहयोग करने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं। यह आपको फाइलों के मेटाडेटा को अपडेट करने की अनुमति देता है, जिससे त्वरित खोज सक्षम होती है।

इस तरह, यदि आप किसी फ़ाइल का नाम भूल जाते हैं या आपके पास लगभग एक ही नाम की कई फ़ाइलें हैं, तो आप केवल मेटाडेटा में लिखे गए कुछ शब्दों को टाइप करके दस्तावेज़ ढूंढ सकते हैं। यह टूल मोबाइल ऐप्स के लिए भी उपलब्ध है। हालाँकि, आपको इसका उपयोग करने के लिए प्रति माह $ 5 की सदस्यता प्राप्त करने की आवश्यकता होगी।

6. पेपर ट्रेसर

सूची में एक अन्य दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर पेपर ट्रेसर है। यह छोटे, मध्यम और उद्यम स्तर के व्यवसायों के लिए बनाया गया है।

यह आपको अपने अनुबंधों को स्वचालित करने, दस्तावेज़ों को डिजिटल बनाने और सभी सहेजी गई फ़ाइलों को ट्रैक और रिपोर्ट करने में मदद करता है। साथ ही, यह HIPAA- अनुरूप है, जिसका अर्थ है कि यह सुरक्षा कानून का पालन करता है और किसी भी डेटा रिसाव को रोकता है। यह एक ई-हस्ताक्षर सुविधा भी प्रदान करता है। इसलिए, यह स्वास्थ्य देखभाल, कानूनी, या किसी भी व्यवसाय के लिए एक महान उपकरण है जो अनुबंध के आधार पर परियोजनाओं को पूरा करता है।

सॉफ्टवेयर एंड-टू-एंड वर्कफ़्लो समाधान प्रदान करता है और क्लाउड-आधारित कार्यान्वयन प्रदान करता है। यह 10 कर्मचारियों तक के छोटे व्यवसायों और 100 या अधिक कर्मचारियों वाली मध्यम आकार की कंपनियों के लिए एक अच्छा टूल है।

अपना दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर चुनें

यदि आप अभी भी अपनी फ़ाइलों को भौतिक रूप से संग्रहीत करते हैं और सभी परेशानियों से गुजरते हैं, तो यह रुकने का समय है।

सूची कई सॉफ्टवेयर प्रदान करती है जो बहुत सारे मुफ्त भंडारण प्रदान करती है। इनके साथ शुरू करें और टीम के कई सदस्यों के सहयोग से अपनी फाइलों को रखना, व्यवस्थित करना और प्रबंधित करना आसान बनाएं।

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