मीटिंग ओवरलोड को कैसे हैंडल करें: 5 टिप्स और टूल्स

एक सम्मेलन कक्ष (या एक ऑनलाइन कार्यक्षेत्र) में बैठक के लिए विचारों का आदान-प्रदान, लक्ष्य स्थापित करना, प्रगति पर नज़र रखना, कार्य सौंपना आदि की आवश्यकता होती है।

जबकि ये सभी मीटिंग आयोजित करने के वैध कारण हैं, बहुत अधिक लंबी मीटिंग्स आपकी उत्पादकता को खत्म कर सकती हैं। यहां बताया गया है कि आप अपने कैलेंडर पर मीटिंग की संख्या को कैसे कम कर सकते हैं। लेकिन पहले, आइए उजागर करें:

आपके पास बहुत अधिक बैठकें करने का क्या कारण है?

संभावना है कि आप पहले भी इस समस्या से निपटने की कोशिश कर चुके हैं। हालाँकि, आपके कैलेंडर पर मीटिंग्स पॉप अप होती रहती हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि आपने समस्या के मूल कारणों को उजागर करने का प्रयास नहीं किया है; आप केवल लक्षण-बैठक अधिभार को दूर करने के लिए बैंड-सहायता समाधान लागू कर रहे हैं।

तो, आइए ओवरलोड को एक गहरी समस्या के लक्षण के रूप में देखें ताकि आप एक प्रभावी और स्थायी समाधान पा सकें।

सबसे पहले, COVID-19 महामारी और परिणामस्वरूप रिमोट या हाइब्रिड वर्क मॉडल में बदलाव ने वर्चुअल मीटिंग की संख्या में काफी वृद्धि की है, मुख्यतः ज़ूम के माध्यम से। परिणामस्वरूप, दूरदराज के श्रमिक संघर्ष कर रहे हैं

ज़ूम थकान, या स्क्रीन टाइम थकावट। यदि आप सभी को मीटिंग में आमंत्रित करते हैं तो मीटिंग ओवरलोड भी एक समस्या हो सकती है। जैसे-जैसे उपस्थिति बढ़ती है, जुड़ाव धीरे-धीरे कम होता जाता है।

बैक-टू-बैक जूम मीटिंग या कॉन्फ्रेंस रूम के दौरे के सबसे सामान्य मुख्य कारणों में से एक स्पष्ट एजेंडे की कमी है। प्रारंभ में, आपके पास बैठक के लिए एक उद्देश्य हो सकता है, लेकिन जल्द ही आपका ध्यान बेकार की बकवास पर केंद्रित हो जाता है।

अंतिम लेकिन कम से कम, आप डिजिटल उपकरणों का प्रभावी ढंग से लाभ नहीं उठा रहे हैं। वहाँ सॉफ्टवेयर की एक विस्तृत श्रृंखला है जो संचार और सहयोग के लिए बेहतर विकल्प हैं।

अपने कार्यस्थल में बैठकों की संख्या को कम करने के लिए अगला सबसे प्रभावी तरीका है अपनी बैठक की उत्पादकता बढ़ाना। यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे हासिल कर सकते हैं:

1. अतुल्यकालिक बैठकों के लिए आंतरिक विकी का प्रयोग करें

मीटिंग को हमेशा रीयल-टाइम (सिंक्रोनस रूप से) में आयोजित करने की आवश्यकता नहीं होती है। कुछ स्थितियों को एसिंक्रोनस संचार से लाभ होगा (संचार जिसमें प्रतिभागियों को एक साथ उपस्थित होने की आवश्यकता नहीं होती है और तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है)।

आप अतुल्यकालिक संचार को अपनाकर अपनी मीटिंग उत्पादकता में सुधार कर सकते हैं। यह टीमों को ज्ञान-आधारित सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने की अनुमति देता है जैसे दस्तावेज़ 360 विचारों को अपनी गति से साझा करने के लिए। वैकल्पिक रूप से, आप इन वेबसाइटों का उपयोग करके एक आंतरिक विकी बना सकते हैं, और अपनी मीटिंग के लिए इसमें विशिष्ट पृष्ठ सेट करें। ये डिजिटल उपकरण आपको टिप्पणी सुविधा का उपयोग करके मीटिंग में योगदान करने की अनुमति देते हैं।

एसिंक्रोनस मीटिंग्स को अपनाकर, आपकी टीम चर्चा की गई जानकारी को समझने के लिए आवश्यक समय ले सकती है, समय क्षेत्रों में टीम के साथियों के साथ संवाद करें, टाइप करके भाग लेने के लिए अंतर्मुखी को सशक्त बनाएं, और रुकावटों को कम करें और ध्यान भटकाना

2. सहयोग सॉफ्टवेयर का प्रयोग करें

जब आप ईमेल पर ऐसा कर सकते हैं, या बेहतर अभी तक, एक साधारण सहयोग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके नए विचारों को पिच करने के लिए दो घंटे की व्यक्तिगत बैठक का समय क्यों निर्धारित करें Trello.

अपनी टीम की उत्पादकता बढ़ाने के लिए, केवल वास्तविक समय की बैठकें आयोजित करें, जब आपको बिल्कुल आवश्यकता हो, उदाहरण के लिए, संघर्ष समाधान के लिए। अन्यथा, आप लक्ष्य प्रगति अद्यतन, परियोजना समीक्षा, या नए विचारों को पिच करने के लिए सहयोग सॉफ़्टवेयर का लाभ उठा सकते हैं।

इस तरह, आपकी टीम को उन विचारों पर विचार करने के लिए पर्याप्त समय मिलता है जिन्हें वे साझा करना चाहते हैं, और सबसे महत्वपूर्ण विचारों को प्राथमिकता देते हैं। इसके अलावा, लिखित रिकॉर्ड पर निर्भर होने के बजाय, सभी जानकारी डिफ़ॉल्ट रूप से सहेजी जाती है और सभी के लिए सुलभ होती है।

आप ट्रेलो का उपयोग ऐसे बोर्ड बनाने के लिए कर सकते हैं जो आपकी मीटिंग के लक्ष्यों के अनुरूप हों, जैसे मीटिंग एजेंडा, पिछली मीटिंग के बारे में अपडेट, टीम अपडेट या नए विचार।

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3. बैठक के एजेंडे पर ध्यान दें

बिना एजेंडा के बैठक आयोजित करना असफलता का पक्का नुस्खा है। पाठ्यक्रम से बाहर जाने से बचने के लिए आपको अपनी बैठक के लिए एक स्पष्ट योजना बनाने की आवश्यकता होगी। अधिकांश बैठकें अक्सर अपने आवंटित समय-सीमा में चलती हैं क्योंकि अनुसरण करने के लिए कोई स्पष्ट रास्ता नहीं है।

तो, आप इसे कैसे ठीक कर सकते हैं? परंपरागत रूप से, आप बैठक के दौरान उन बिंदुओं को लिख सकते हैं जिन पर आप चर्चा करना चाहते हैं, उन्हें प्रिंट कर सकते हैं और उपस्थित लोगों के साथ साझा करने से पहले अन्य प्रासंगिक दस्तावेज संलग्न कर सकते हैं।

वैकल्पिक रूप से, आप अपना एजेंडा बनाकर समय और कागज बचा सकते हैं Evernote और अपने सहकर्मियों के साथ साझा करने से पहले अपनी जरूरत की कोई भी फाइल या वेब पेज संलग्न करना। यह उपस्थित लोगों को उनके स्मार्टफोन, टैबलेट या कंप्यूटर के माध्यम से आवश्यक जानकारी तक त्वरित पहुंच प्रदान करता है।

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4. त्वरित संचार के लिए सुस्त चैनल बनाएं

जब आप कई विभागों के साथ एक विशाल संगठन का हिस्सा होते हैं, तो ऐसा लगता है कि एक विशिष्ट समूह के लोगों के साथ जानकारी साझा करने के लिए एक बैठक करना ही एकमात्र विकल्प है। दुर्भाग्य से, यह हमेशा सबसे अधिक उत्पादक तरीका नहीं होता है।

30-मिनट की मीटिंग के लिए लोगों के समूह को कॉन्फ़्रेंस रूम में क्यों ले जाएँ, जब आप एक ही जानकारी को तुरंत और सभी के साथ उनके डेस्कटॉप पर मैसेजिंग प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से साझा कर सकते हैं ढीला?

आपको केवल जरूरत है एक समर्पित चैनल बनाने के लिए बैठक के लिए और सभी संबंधित प्रतिभागियों को आमंत्रित करें। इस तरह, आप उन लोगों के साथ विभिन्न परियोजनाओं के बारे में विशिष्ट बातचीत कर सकते हैं जिन्हें आप आमंत्रित करने के लिए चुनते हैं।

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5. बहुत सारे लोग न हों

अपनी पिछली मुलाकात के बारे में सोचें। कितने लोग मौजूद थे? और उनमें से कितनों ने बैठक में बहुमूल्य योगदान दिया? सबसे अधिक संभावना है, कई उपस्थित लोग बिना भाग लिए केवल चुपचाप बैठे रहे, जबकि अन्य ने अपने ईमेल की जाँच की। यह मानक अभ्यास बन गया है, खासकर बड़ी भीड़ वाली सभाओं में।

ऐसा अक्सर होता है क्योंकि आयोजक लोगों को अकेलापन महसूस करने से बचना चाहते हैं। हालांकि यह एक नेक इशारा हो सकता है, दुर्भाग्य से, यह बैठक की उत्पादकता को कम कर देता है।

आप सोच रहे होंगे, कैसे? आप आगे और पीछे की बहस, उथली टिप्पणियों और अनावश्यक बकबक से निपटने के लिए बैठक के लिए आवंटित समय से आगे जाने का जोखिम उठाते हैं, जिसके परिणामस्वरूप कम प्रभावशीलता होती है। तो, बैठक अधिभार से बचने के लिए, कम से कम लोगों को आमंत्रित करें.

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मीटिंग्स को धीमा न होने दें

अधिकांश संगठनों में बैठकें अभी भी एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं। हालाँकि, वे अनुत्पादक हो जाते हैं जब वे भारी हो जाते हैं और जब आपकी टीम अपनी बैठक का समय प्राथमिकताओं पर व्यतीत कर सकती है। आप ऊपर दी गई युक्तियों और टूल का उपयोग करके मीटिंग उत्पादकता को बढ़ा सकते हैं।

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