यदि Microsoft आउटलुक आपके ई-मेल और कैलेंडर को प्रबंधित करने के लिए आपका पसंदीदा एप्लिकेशन है, तो आपने सोचा होगा कि इसकी कुछ विशेषताएं काफी विचलित करने वाली हो सकती हैं। बेशक, आउटलुक पहले से ही आपके कार्यभार को प्रबंधित करने में आपकी मदद करने के लिए स्थापित है, लेकिन यह कुछ सरल समायोजन के साथ और भी बेहतर हो सकता है।
आइए कुछ ऐसे तरीकों पर एक नज़र डालते हैं जिनसे आप आउटलुक को अपने लिए बेहतर बना सकते हैं।
1. आने वाले ईमेल के लिए नियम बनाएं
जब आप एक ई-मेल प्राप्त करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से आपके इनबॉक्स फ़ोल्डर में चला जाएगा। यदि आप कई अलग-अलग लोगों से कई ई-मेल प्राप्त करते हैं, तो इसका ट्रैक रखना मुश्किल हो सकता है, और वे जल्दी से माउंट हो सकते हैं। आउटलुक आपको विशिष्ट लोगों से आने वाले ई-मेल को सीधे सबफ़ोल्डर में जाने के लिए इनबॉक्स नियम सेट करने देता है, जो आपको यह ट्रैक रखने में मदद कर सकता है कि कौन क्या भेज रहा है। एक नया नियम बनाने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- के लिए जाओ फ़ाइल> नियम और अलर्ट प्रबंधित करें और क्लिक करें नए नियम। इस पर विभिन्न विकल्पों के साथ एक नई विंडो खुलेगी।
- अंतर्गत चरण 1: एक टेम्पलेट चुनें क्लिक किसी व्यक्ति के संदेशों को किसी फ़ोल्डर में ले जाना।
- फिर, के तहत चरण 2: नियम विवरण संपादित करें, आपको चुनने के लिए हाइपरलिंक्स पर क्लिक करना होगा लोग या सार्वजनिक समूह जिनके ई-मेल को आप डायवर्ट करना चाहते हैं निर्दिष्ट फ़ोल्डर.
- क्लिक खत्म हो नियम लागू करने के लिए।
Microsoft का आधिकारिक वीडियो इसे विस्तार से दिखाता है।
इनबॉक्स नियम आपके इनबॉक्स को बंद होने से रोक सकते हैं। साथ ही, यदि आपको विशेष लोगों या महत्वपूर्ण कार्य ईमेल पर नज़र रखने की आवश्यकता है, तो यह आपके लिए पहले से ही व्यवस्थित है।
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2. ईमेल सूचनाएं बंद करें
अब तक, आपने देखा होगा कि जब आप कोई ई-मेल प्राप्त करते हैं तो आउटलुक की अधिसूचना ध्वनि निकलती है। आपने पीले लिफाफा आइकन पर भी ध्यान दिया होगा जो टास्कबार पर आउटलुक आइकन पर पॉप अप होता है। यदि आप अधिसूचित होना चाहते हैं तो यह उपयोगी हो सकता है, लेकिन यदि वे ई-मेल आते रहते हैं तो यह आपका ध्यान भंग कर सकता है। सौभाग्य से, आउटलुक आपको इन सूचनाओं को बंद करने का विकल्प भी देता है।
के लिए जाओ फ़ाइल> विकल्प> मेल, और शीर्षक के तहत संदेश आगमन, आप उन सूचनाओं को चुन सकते हैं जिन्हें आप बंद करना चाहते हैं। अपने चयन से खुश होने के बाद, क्लिक करें ठीक है।
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3. कैलेंडर अनुस्मारक सेट करें
ई-मेल सूचनाओं की तरह, आउटलुक कैलेंडर आपको नियुक्तियों के शुरू होने से 15 मिनट पहले याद दिलाने के लिए तैयार है। यह आपकी अगली नियुक्तियों को प्रदर्शित करके करता है, और आपको क्लिक करना होगा खारिज खिड़की बंद करने के लिए।
जरूरत पड़ने पर ये रिमाइंडर काम आ सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने काम में गहरे हैं और रिमाइंडर पॉप अप हो जाता है, तो आप जो कर रहे हैं उसे पूरा कर सकते हैं और अपॉइंटमेंट के लिए तैयार हो सकते हैं।
हालाँकि, यदि आपको इस फ़ंक्शन की आवश्यकता नहीं है, तो यह आपके प्रवाह को बाधित कर सकता है। इन रिमाइंडर को रोकने के लिए, यहां जाएं फ़ाइल> विकल्प> उन्नत, और नीचे अनुस्मारक, अनचेक करें रिमाइंडर दिखाएं.
वैकल्पिक रूप से, आप भी जा सकते हैं फ़ाइल> विकल्प> कैलेंडर, और नीचे कैलेंडर विकल्प, आपको डिफॉल्ट रिमाइंडर का विकल्प दिखाई देगा। इसे संपादित करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- के बगल में स्थित बॉक्स पर क्लिक करें डिफ़ॉल्ट अनुस्मारक, तो बॉक्स में एक टिक है
- ड्रॉप-डाउन सूची में, चुनें 0 मिनट
- के बगल में स्थित बॉक्स पर क्लिक करें डिफ़ॉल्ट अनुस्मारक फिर से, तो टिक गायब हो जाता है; यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो यह आपके चयन को नहीं बचाएगा
- क्लिक ठीक है
अब आप उन रिमाइंडर के पॉप अप किए बिना अपना काम जारी रख सकते हैं। यदि आप अभी भी अपने महत्वपूर्ण कार्यों को ट्रैक करने का कोई तरीका चाहते हैं, तो Microsoft To-Do के लाभों को भी देखें।
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4. कलर-कोड योर आउटलुक कैलेंडर
अपने आउटलुक कैलेंडर अपॉइंटमेंट्स को एक रंग से रंगने में कुछ भी गलत नहीं है। हालांकि, रंग-कोडिंग आपको अपने कैलेंडर को सरल बनाने में मदद कर सकती है और प्रत्येक व्यक्तिगत नियुक्ति या बैठक के बारे में जांच किए बिना अपने कार्य दिवस या सप्ताह का अवलोकन प्राप्त करना आसान बना सकती है।
उदाहरण के लिए, यदि आपके पास कई अलग-अलग प्रकार के कार्य हैं, जिसमें आपकी कंपनी के भीतर बैठकें, बाहरी कंपनियों के साथ बैठकें, ग्राहक, प्रशासनिक कार्य, और आपके कैलेंडर में बुक किया गया प्रशिक्षण, आदि, यह जानकारी का एक धुंधलापन बन सकता है जिस पर आपको ध्यान केंद्रित करने में अधिक समय व्यतीत करने की आवश्यकता होती है पर।
यदि आप रंग-कोडिंग का उपयोग करते हैं, तो आप जल्दी से अपने कैलेंडर पर नज़र डाल सकते हैं और एक सामान्य विचार प्राप्त कर सकते हैं कि आपको किस प्रकार के काम की तैयारी करने की आवश्यकता है। आप महत्व के क्रम में नियुक्तियों को प्राथमिकता देने के लिए रंग-कोडिंग का भी उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप "अत्यावश्यक" मीटिंग के लिए लाल रंग, "महत्वपूर्ण" के लिए एम्बर और "दिनचर्या" के लिए हरा रंग चुन सकते हैं।
यहां महत्वपूर्ण बात यह है कि आपके द्वारा किए जाने वाले विभिन्न प्रकार के कार्यों के लिए अलग-अलग रंग चुनें और ऐसे रंग चुनें जो अंतर बताने के लिए एक-दूसरे से बहुत मिलते-जुलते न हों। आरंभ करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- दिखाने के लिए अपने कैलेंडर में अपॉइंटमेंट या मीटिंग पर क्लिक करें नियुक्ति श्रृंखला टैब।
- रंगीन विंडो आइकन पर क्लिक करें जो कहता है श्रेणीबद्ध करना.
- ड्रॉप-डाउन सूची पर, क्लिक करें सब वर्ग.
- एक नई विंडो पॉप अप होगी; दाईं ओर, क्लिक करें नया.
- अपनी श्रेणी के नाम से लिखें। उदाहरण के लिए, "आंतरिक बैठकें" और इसके लिए आप जो रंग चाहते हैं उसे चुनें।
- क्लिक ठीक है दोनों विंडो पर जब तक आप अपना नया रंग-कोडित कैलेंडर अपॉइंटमेंट नहीं देखते।
इस प्रक्रिया को उतनी ही श्रेणियों के लिए दोहराएं, जितनी आप बनाना चाहते हैं।
आउटलुक विकर्षण हल
अब जब आप जानते हैं कि आउटलुक को कम विचलित करने वाला कैसे बनाया जाए, तो आप इसे अपने लिए सबसे अच्छा काम करने के लिए तैयार कर सकते हैं। हालांकि वे महत्वपूर्ण नहीं लग सकते हैं, थोड़ा समायोजन करने से आपके कार्य दिवस पर फर्क पड़ सकता है।
यह किसी भी तरह से एक विस्तृत सूची नहीं है, और आप उन्हें प्रतिबद्ध करने से पहले उन्हें आज़माना चाहेंगे। आप अपनी आउटलुक सेटिंग्स के साथ भी खेल सकते हैं और देख सकते हैं कि क्या आपको कोई अन्य चीजें मिलती हैं जो आपके फोकस को अनुकूलित करने में मदद करती हैं।
विचलित होना आसान है, जिससे विलंब हो सकता है। यहां कुछ तरीके दिए गए हैं जिनसे आप इनसे बच सकते हैं।
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