आप देख सकते हैं कि आपकी उत्पादकता पिछड़ रही है क्योंकि आपको अधिक काम पूरा करने के लिए समय निकालने में लगातार कठिनाई होती है। यह कुछ हद तक इसलिए है क्योंकि आप ईमेल का जवाब देने या डेटा का बैकअप लेने जैसे पुनरावर्ती कार्यों पर महत्वपूर्ण समय व्यतीत कर रहे हैं।
हालाँकि, समय एक सीमित संसाधन है, और आपके पास प्रत्येक दिन बिताने के लिए केवल 24 घंटे हैं। अपने समय को अधिकतम करने और अपनी उत्पादकता बढ़ाने का सबसे अच्छा तरीका सांसारिक, दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करना है।
स्वचालन क्या है, और इसके लाभ क्या हैं?
स्वचालन मानव प्रयासों को कम करने के लिए समय लेने वाली, या दोहराए जाने वाले कार्यों को संभालने के लिए प्रौद्योगिकी के उपयोग का वर्णन करता है। अनावश्यक कार्यों को स्वचालित करके, आप समय बचा सकते हैं और अन्य राजस्व उत्पन्न करने वाली गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
स्वचालन मानवीय त्रुटि को भी कम करता है, परिचालन दक्षता में सुधार करता है, मापनीयता बढ़ाता है और पैसे बचाता है। तो, आप अपनी दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों में स्वचालन की क्षमता का लाभ कैसे उठा सकते हैं? यहां कुछ वर्कफ़्लो स्वचालन विचार दिए गए हैं जिनका आप अभी उपयोग कर सकते हैं:
1. ईमेल प्रोसेसिंग को गति दें
यदि आप उन्हें अच्छी तरह से प्रबंधित करने के लिए कोई प्रणाली नहीं पाते हैं तो ईमेल से निपटना भारी और समय लेने वाला हो सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आपको शायद हर दिन एक टन ईमेल प्राप्त होते हैं जिन पर आपका ध्यान देने की आवश्यकता होती है। इसके अतिरिक्त, यदि आप अपना व्यवसाय बढ़ाना चाहते हैं, तो आपको संभावित ग्राहकों से ईमेल पूछताछ का तुरंत जवाब देना चाहिए।
ऑटो ईमेल प्रतिक्रियाएं
अच्छी खबर यह है कि आप कुछ प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकते हैं ताकि आप अपने इनबॉक्स में कम समय बिता सकें। उदाहरण के लिए, आप अपने वेब-आधारित संपर्क फ़ॉर्म के डेटा का उपयोग करके एक टेम्प्लेट बना सकते हैं, या इन निःशुल्क ईमेल टेम्पलेट बिल्डरों का उपयोग करें, इसलिए आपको उन्हें हर समय खरोंच से नहीं लिखना पड़ेगा। आप ईमेल सेवाओं में अंतर्निहित स्वतः-प्रतिक्रिया सुविधाओं का भी उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, जाँच करना ईमेल को ट्रैक करने और उसका जवाब देने के लिए आउटलुक में विकल्प।
वैकल्पिक रूप से, आप कोल्ड ईमेल और मेल मर्ज सेवा का उपयोग कर सकते हैं जैसे GMass संभावित ग्राहकों को वैयक्तिकृत करने, शेड्यूल करने या मार्केटिंग अभियान और ठंडे ईमेल भेजने और स्वचालित रूप से अनुवर्ती कार्रवाई करने के लिए।
अपने ईमेल व्यवस्थित करें
हम शर्त लगाते हैं कि आपको सहकर्मियों, परिवार और दोस्तों, अन्य व्यवसायों आदि से प्रतिदिन अनगिनत ईमेल प्राप्त होते हैं। जब ऐसा होता है, तो जंक से महत्वपूर्ण ईमेल को छांटना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। लेकिन आप अव्यवस्था से निपटने के लिए ईमेल को एक फ़ोल्डर से दूसरे फ़ोल्डर में ले जाने को स्वचालित कर सकते हैं। आप Gmail “फ़िल्टर” का उपयोग कर सकते हैं या अपने ईमेल इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए आउटलुक "नियम".
ये इन-बिल्ट फीचर्स आपको एक विशिष्ट संदेश वाले संदेशों को स्वचालित रूप से हटाने, किसी विशेष टेक्स्ट के साथ ईमेल को सॉर्ट करने या विशेष संपर्कों से एक फ़ोल्डर में आदि की अनुमति देते हैं।
डेटा निकालें
आप शायद अपने इनबॉक्स में संपर्कों के माध्यम से जानकारी प्राप्त करने में बहुत समय व्यतीत करते हैं जो आपको अपना सामान बेचने या बेचने में मदद कर सकता है। का उपयोग करके मेलपार्सर, आप अपने पार्सिंग नियमों के आधार पर इस प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं।
2. चैटबॉट्स का उपयोग करके संचार को बढ़ावा दें
चैटबॉट्स ने हाल के वर्षों में संचार और ग्राहक अनुभव में सुधार करके ग्राहक सेवा में पूरी तरह से क्रांति ला दी है। एफएक्यू की तरह, चैटबॉट आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस के माध्यम से ऑटोमेशन की पेशकश करते हैं। नतीजतन, वे अपने दम पर कई तरह के कार्य कर सकते हैं।
चैटबॉट का उपयोग करने के कुछ फायदे 24/7 उपलब्धता हैं, कुछ बहुभाषी हैं, तुरंत लगातार प्रतिक्रिया प्रदान करते हैं, ग्राहक व्यवहार में मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्राप्त करने में आपकी सहायता करते हैं, आदि। आप उपयोग कर सकते हैं आपकी वर्डप्रेस वेबसाइट पर आपके संचार को बढ़ावा देने के लिए ये चैटबॉट और अपनी उत्पादकता में सुधार करें। हालाँकि, यह ध्यान देने योग्य है कि लाभों का आनंद लेने के लिए आपको अपने चैटबॉट को ठीक करने के लिए समय और प्रयास करने की आवश्यकता है।
3. डेटा बैकअप
जैसे-जैसे तकनीक आगे बढ़ रही है, हम अपने जीवन के कुछ हिस्सों, जैसे काम और शैक्षणिक दस्तावेजों, या पारिवारिक तस्वीरों को संग्रहीत करने के लिए अपने कंप्यूटर हार्ड ड्राइव पर तेजी से भरोसा करते हैं। अधिकांश भाग के लिए, यह अगर, लेकिन कब के बारे में नहीं है, क्योंकि हार्ड ड्राइव खराब हो जाते हैं, चोरी हो जाते हैं, और पावर सर्ज का अनुभव करते हैं।
सवाल यह है कि इसका आपके लिए क्या अर्थ होगा, या इससे भी बेहतर, नुकसान को कम करने के लिए आप क्या कर सकते हैं? आप अपने डेटा का बैकअप ले सकते हैं।
लेकिन संभावना है, आप समय-समय पर इसे स्वयं करना भूल सकते हैं। तो, आपका सबसे अच्छा दांव नियमित बैकअप को स्वचालित करना होगा। अपने डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करने के अलावा, अपने बैकअप को स्वचालित रूप से शेड्यूल करने से आप बिना किसी रुकावट के अपने कंप्यूटर पर काम कर सकेंगे।
आप उपयोग कर सकते हैं क्रैश प्लान अपने डेटा को बाहरी हार्ड ड्राइव, अपने स्थानीय नेटवर्क पर किसी अन्य कंप्यूटर, या उसके सर्वर पर बैक अप लेने के लिए। सॉफ़्टवेयर स्थापित करने के बाद, यह आपके सिस्टम को स्कैन करेगा और सुझाव देगा कि आप क्या बैकअप ले सकते हैं। यह आपको यह चुनने की भी अनुमति देता है कि आप क्या बैकअप लेना चाहते हैं। आप अपने बैकअप को हर 15 मिनट, एक घंटे, या जब भी आप अपने कंप्यूटर का उपयोग नहीं कर रहे हों, शेड्यूल कर सकते हैं; यह सब आप पर निर्भर है।
4. सोशल मीडिया पोस्ट की योजना बनाएं
सोशल मीडिया हमारे जीवन का एक अभिन्न अंग बन गया है। और इसलिए, ये प्लेटफॉर्म अपने ब्रांड को बढ़ावा देने और उत्पादों / सेवाओं को बेचने की कोशिश कर रहे लोगों के लिए सोने की खान बन गए हैं।
लेकिन अपने सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म पर अपनी सभी संभावनाओं और ग्राहकों के संपर्क में रहना एक ऐसा कार्य है जिस पर आसानी से आपका पूर्णकालिक ध्यान देने की आवश्यकता हो सकती है। हालाँकि, जैसे उपकरणों के माध्यम से स्वचालन के जादू में टैप करना हूटसुइट तथा बफर आपको अपने सभी सोशल मीडिया पोस्ट को पहले से शेड्यूल करने की अनुमति देता है। सोशल मीडिया पर कम समय में ज्यादा काम करने के लिए आप इन टूल्स का इस्तेमाल कर सकते हैं।
5. मीटिंग शेड्यूल करें
मीटिंग को सफलतापूर्वक शेड्यूल करना, या अपॉइंटमेंट बुक करना, अक्सर बहुत आगे-पीछे होता है, खासकर जब इसमें कई लोग शामिल होते हैं। बुकिंग से पहले आपको उनकी उपलब्धता का पता लगाने के लिए सभी को ईमेल करना पड़ सकता है, और यदि कोई रद्द करता है तो प्रक्रिया को दोहराने का जोखिम उठा सकता है।
सौभाग्य से, आप अपने मीटिंग वर्कफ़्लो को ऑटोपायलट पर रखने के लिए इस प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं ताकि आप किसी और चीज़ पर ध्यान केंद्रित कर सकें। जैसे उपकरण कैलेंडली आपको एक लिंक के माध्यम से किसी के साथ अपनी मीटिंग या अन्य ईवेंट को पहले से स्वचालित करने की अनुमति देता है। आप कब उपलब्ध होंगे, इसके लिए आप विभिन्न समय स्लॉट सेट कर सकते हैं और लिंक के माध्यम से मीटिंग अनुरोध भेज सकते हैं।
क्या अधिक है, यह टूल आपके कैलेंडर के साथ मूल रूप से एकीकृत हो जाता है। इसलिए, जब सभी ने एक अच्छा समय चुना है, कैलेंडली आपके कैलेंडर में मीटिंग लॉग कर सकता है, और आपको एक सूचना भेज सकता है। यदि आप उस समय के दौरान व्यस्त हो जाते हैं, तो पुनर्निर्धारण करना उतना ही आसान है जितना समय निर्धारण।
अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए अपने दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करें
छोटे व्यवसायों के लिए स्वचालन विशेष रूप से फायदेमंद है, जिसमें कुछ कर्मचारी कई टोपी पहने हुए हैं। तकनीक को यहां और वहां कुछ कार्यों को संभालने देने से आपको कम समय में अधिक करने में मदद मिलेगी।
हम सभी उत्पादक बनना चाहते हैं, लेकिन हम विभिन्न कारकों से आसानी से विचलित हो जाते हैं। यहां कुछ चीजें हैं जिन्हें आप अनदेखा कर सकते हैं और उनसे कैसे बचें।
आगे पढ़िए
- उत्पादकता
- कार्य स्वचालन
- उत्पादकता युक्तियाँ
Loic MakeUseOf में एक स्वतंत्र सामग्री लेखक और आजीवन सीखने वाला है। वह 2016 से लेखन के अपने जुनून का पीछा कर रहे हैं। उपयोगकर्ताओं को अधिक उत्पादक बनने में मदद करने की क्षमता वाले नए तकनीकी गैजेट और सॉफ़्टवेयर को आज़माने में उन्हें आनंद आता है।
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