ट्रेलो में सभी बेहतरीन उत्पादकता तकनीकों का उपयोग कैसे करें

ट्रेलो एक बहुमुखी कार्य-प्रबंधन ऐप है। इसकी कस्टम विशेषताओं के साथ, आप इसे किसी भी उत्पादकता पद्धति के साथ उपयोग कर सकते हैं। हालांकि इसे एक कानबन बोर्ड के रूप में स्थापित किया गया है, आप इसे अपनी इच्छानुसार किसी भी तरह से सेट कर सकते हैं।

इस लेख में, आप सीखेंगे कि ट्रेलो में सभी सबसे प्रसिद्ध उत्पादकता विधियों का उपयोग कैसे करें।

1. कानबन बोर्ड

एक कानबन बोर्ड वर्कफ़्लो को प्रबंधित करने का एक कुशल तरीका है। आप अपने कार्यों को तीन सूचियों में विभाजित करते हैं: टू-डू, डूइंग और डन! पूर्ण सूची एक प्रेरक के रूप में दोगुनी हो जाती है, जो आपको वह सब दिखाती है जो आपने अब तक पूरा किया है।

यह लेआउट ट्रेलो का डिफ़ॉल्ट है, इसलिए इसे सेट करना आसान है। नई सूची बनाते समय, कानबन बोर्ड टेम्पलेट चुनें। इसकी विशेषताएं भी इस रणनीति के पूरक हैं। आप सूचियों के बीच कार्डों को क्लिक और ड्रैग कर सकते हैं, उन्हें रंग-कोड कर सकते हैं, और चेकलिस्ट के साथ प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं!

ये सभी सुविधाएं शुरुआत के अनुकूल हैं—आप इन्हें ऊपर स्क्रीनशॉट में हाइलाइट करते हुए देख सकते हैं! यदि आपने पहले ट्रेलो का उपयोग नहीं किया है और एक ट्यूटोरियल की आवश्यकता है, तो हमारे देखें

शुरुआती के लिए ट्रेलो टिप्स आरंभ करना!

2. आइजनहावर मैट्रिक्स

इस पद्धति का श्रेय ड्वाइट डी को दिया जाता है। आइजनहावर। प्राथमिकताओं को निर्धारित करने के लिए यह बहुत अच्छा है और लंबी और कभी न खत्म होने वाली कार्य सूची वाले किसी भी व्यक्ति के लिए अच्छा काम करता है।

मैट्रिक्स में चार सेक्टर हैं। पहला है इसे अब करें कार्यों के लिए आपको समय सीमा या अन्य परिणामों के कारण जल्दी से करना होगा। दूसरा है इसे बाद में करें उन कार्यों के लिए जो दबाव नहीं डाल रहे हैं। अंतिम दो हैं प्रतिनिधि आईटी आपके व्हीलहाउस के बाहर आने वाले कार्यों के लिए, और यह मत करो उन कार्यों के लिए जो न तो दबाव में हैं और न ही महत्वपूर्ण हैं।

ये क्षेत्र ट्रेलो सूचियों में अच्छी तरह से अनुवाद करते हैं! यदि आप 2×2 लेआउट चाहते हैं, तो आप a. का उपयोग कर सकते हैं मददगार ट्रेलो एक्सटेंशन सूची लेआउट कहा जाता है, या यह ट्रेलो टेम्पलेट. ट्रेलो आपके लिए समय सीमा के करीब आने पर प्रकाश डालता है। इससे यह बताना आसान हो जाता है कि किसी कार्य को कब से स्थानांतरित करने की आवश्यकता है इसे बाद में करें में इसे अब करें. आप अन्य लोगों को भी अपने बोर्ड में सहयोगी के रूप में जोड़ सकते हैं। इस तरह, किसी कार्य को सौंपना उतना ही सरल है जितना कि उसे सौंपना सदस्यों विकल्प।

3. आइवी ली विधि

आइवी ली आपकी कार्य सूची को 6 कार्यों तक सीमित करने का आह्वान करता है। यह आपको एक लंबी सूची से अभिभूत होने या अपना ध्यान बहुत अधिक फैलाने से बचने में मदद करता है। यह इस तरह काम करता है: प्रत्येक दिन, छह कार्य कार्ड बनाएं, और उन कार्डों पर काम करें। दिन के अंत में, संग्रह ने कार्यों को पूरा किया। अगले दिन, अधिकतम छह में नए कार्य जोड़ें। विचार यह है कि आपकी थाली में एक बार में छह से अधिक कार्य नहीं होते हैं।

सम्बंधित: अपने ट्रेलो बोर्डों को कैसे साफ और अव्यवस्थित करें: सरल टिप्स

आप भी जोड़ सकते हैं सूची सीमाएं, एक मुफ़्त और आसान ट्रेलो पावर-अप जो आपकी सूची में छह से अधिक कार्यों को जोड़ने पर रोशनी करता है! आप भी शामिल कर सकते हैं समय अवरुद्ध तरीका। इसका मतलब है कि दिन को सुबह, दोपहर और शाम की सूचियों में विभाजित करना और उनके बीच छह कार्यों को विभाजित करना।

4. मेंढक खाना

मार्क ट्वेन ने एक बार कहा था, "हर सुबह सबसे पहले एक मेंढक खाओ, और बाकी दिन तुम्हारे साथ कुछ भी बुरा नहीं होगा"। सबसे बुरे काम को पहले करने का यह अभ्यास पूरी तकनीक नहीं है, लेकिन यह अन्य तरीकों को बढ़ाता है!

ट्रेलो में मेंढक खाने को तैनात करने के दो तरीके हैं: एक लेबल के साथ और एक स्टिकर के साथ। स्टिकर अधिक ध्यान देने योग्य है, इसलिए हम यही अनुशंसा करते हैं। प्रत्येक दिन, एक कार्य में अपनी पसंद का मेंढक स्टिकर जोड़ें, और वह है आपका मेंढक! पहले कर लो।

लेबल कम विशिष्ट होते हैं, लेकिन आप उन्हें स्वचालित कर सकते हैं। यदि आप किसी कार्य को बहुत लंबे समय के लिए पूर्ववत छोड़ देते हैं, तो उसे स्वचालित रूप से मेंढक बनने के लिए बटलर सुविधा का उपयोग करें। उस विधि के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

बोर्ड का खोलो मेन्यू और चुनें अधिक सबमेनू, फिर पर क्लिक करें लेबल. एक "मेंढक" लेबल बनाएं। हम इसके लिए हरे रंग की सलाह देते हैं। अगला, खोलें स्वचालन मेनू और चुनें नियमों सबमेनू

निम्नलिखित के साथ एक नया नियम बनाएं दिनांक ट्रिगर: जब देय तिथि को 7 दिनों से कम समय में देय कार्ड में अपूर्ण चिह्नित किया जाता है. ध्यान दें कि यदि आप चाहें तो अलग-अलग दिनों का चयन कर सकते हैं। इसके बाद, हम बोर्ड को बताएंगे कि ऐसे कार्ड का पता चलने पर उसे क्या करना चाहिए।

हम कुल मिलाकर दो क्रियाओं को जोड़ने जा रहे हैं। एक से शुरू करें जोड़ना हटाना कार्य: कार्ड में हरा मेंढक लेबल जोड़ें, ऊपर दिखाये अनुसार।

निम्नलिखित जोड़ें तरह कार्य: सूची को लेबल के अनुसार क्रमित करें: FROG आरोही. यह बढ़ती समय सीमा वाले कार्यों को मेंढक में बदल देता है और सूची के शीर्ष पर चला जाता है। नियम समाप्त करें, और यह इस शर्त को तब तक लागू करता रहेगा जब तक आप इसे हटा या अक्षम नहीं करते।

5. स्मार्ट लक्ष्य

स्मार्ट लक्ष्य यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि आप वास्तव में अपने कार्यों को पूरा कर सकते हैं। इसका अर्थ है एसप्रशांत, एमसुगम, एकार्रवाई योग्य, आरसहज, और टीभोला। यह आपको ऐसे अस्पष्ट लक्ष्य बनाने से रोकता है जो आपको निराश महसूस कराते हैं। चेकलिस्ट सहेज कर आप इस दर्शन को ट्रेलो पर लागू कर सकते हैं।

एक कार्ड बनाएं और इसे "स्मार्ट लिस्ट" या कुछ इसी तरह का नाम दें। सभी स्मार्ट मानदंडों के साथ एक ही नाम की एक चेकलिस्ट जोड़ें।

• विशिष्ट. [विशिष्ट पैरामीटर जोड़ें]
• औसत दर्जे का. [लक्ष्य निर्धारित करें]
• कदम उठाने योग्य. [चरणों को लिखें, प्रत्येक चरण को क्रिया से शुरू करें]
• यथोचित. [सुनिश्चित करें कि वर्णित कार्य को पूरा करना संभव है]
• समयोचित. [तिथियां फ़ंक्शन का उपयोग करके एक समय सीमा निर्धारित करें]

कार्ड को सेव करें, और इसे एक तरफ रख दें, लेकिन इसे आर्काइव न करें। अब, जब आप भविष्य में एक चेकलिस्ट बना रहे हों, तो आप इसका चयन कर सकते हैं से आइटम कॉपी करें... स्मार्ट सूची आयात करने के लिए ड्रॉपडाउन!

6. इनबॉक्स विधि

यह विधि ईमेल क्लाइंट में सबसे अच्छा काम करती है, लेकिन आप इसे किसी भी स्थिति में लागू कर सकते हैं जहां आपके पास नए कार्य सामने आ रहे हैं। यह विधि चार सूचियों का उपयोग करती है। पहला है अभी करो, कार्यों के लिए आप दो मिनट या उससे कम समय में समाप्त कर सकते हैं।

अगली सूची है प्रतिनिधि उन कार्यों के लिए जिन्हें आपको दूसरों को सौंपने की आवश्यकता है। यदि आप अपना बोर्ड साझा करते हैं, तो आप असाइन किए गए टीम सदस्य को चुनकर जोड़ सकते हैं असाइन कार्ड मेनू में। यदि बोर्ड निजी है, तो SendBoard's जैसे पावर-अप जोड़ने पर विचार करें ट्रेलो के लिए ईमेल. यह आपको अपने पसंदीदा ईमेल क्लाइंट से कार्ड बनाने या ट्रेलो से ईमेल भेजने की अनुमति देता है!

आपको संलग्न दिनांक के साथ कार्यों की कैलेंडर सूची की भी आवश्यकता होगी। आप सीधे सूची से एक साधारण नियम को तुरंत जोड़ सकते हैं! दबाएं सूची विकल्प मेनू और चुनें जब कोई कार्ड सूची में जोड़ा जाता है... एक नियम जोड़ना शुरू करने के लिए। चुनना तरहसूची क्रिया प्रकार के रूप में, और इसके अनुसार क्रमबद्ध करें नियत तारीख, आरोही.

अंत में, बनाएं बाकि सब कुछ उन कार्यों के लिए जिनकी नियत तारीख नहीं है। आप इसका उपयोग उन संसाधनों, टेम्पलेट्स और प्रोजेक्ट विचारों के लिए भी कर सकते हैं जो अभी तक कार्रवाई योग्य नहीं हैं। बाकी सब कुछ बहुत अव्यवस्थित हो सकता है, इसलिए इसे व्यवस्थित रखने के लिए कुछ नियम निर्धारित करें।

सबसे पहले, "संसाधन" नामक एक लेबल बनाएं। सूची मेनू खोलें और चुनें एक कस्टम नियम बनाएं.... ट्रिगर का चयन करें जब संसाधन लेबल को कार्ड में जोड़ा जाता है और क्रिया संसाधन आरोही लेबल द्वारा सूची को क्रमित करें.

यह सुनिश्चित करता है कि जिन संसाधनों का आप अक्सर उपयोग करना चाहते हैं वे हमेशा शीर्ष पर हों। आप एक टेम्प्लेट लेबल भी बना सकते हैं और उसी विधि का उपयोग करके टेम्प्लेट को सूची के निचले भाग से दूर रखने के लिए उपयोग कर सकते हैं।

दूसरे नियम में ट्रिगर है जब सूची में किसी कार्ड पर नियत तारीख सेट की जाती है "अन्य सब कुछ".” इसे क्रिया दें, "कार्ड को सूची में सबसे ऊपर ले जाएं पंचांग”. यह सुनिश्चित करता है कि आप कैलेंडर में समय-संवेदी कार्य जोड़ना न भूलें।

ट्रेलो में अपनी उत्पादकता बढ़ाएँ

हर व्यक्ति की शैली अलग होती है, इसलिए अपने लिए काम करने का तरीका खोजने के लिए प्रयोग करें! आप शैलियों के बीच मिश्रण और मिलान कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप लगभग किसी भी शैली में मेंढक-खाने और आइवी ली पद्धति को जोड़ सकते हैं। आप "सब कुछ" सूची का विचार भी ले सकते हैं और इसे अपने कानबन बोर्ड में शामिल कर सकते हैं।

सही विधि और पावर-अप के साथ, आप अपने ट्रेलो बोर्ड को उत्पादकता पावरहाउस बना सकते हैं!

आज आपके वर्कफ़्लो में जोड़ने के लिए 10 सर्वश्रेष्ठ ट्रेलो पावर-अप

यदि आपने अभी तक ट्रेलो पॉवर-अप्स को एक शॉट नहीं दिया है, तो आप चूक रहे हैं। ये ऐड-ऑन हैं जो आपके बोर्ड पर जादू कर सकते हैं।

आगे पढ़िए

लेखक के बारे में