Microsoft सूचियाँ क्या है और इसका उपयोग किस लिए किया जाता है?

सूचियाँ अगली पीढ़ी का Microsoft 365 ऐप है जो मई 2020 में SharePoint सूचियों से विकसित हुआ है। यह आपके डेटा को प्रबंधित करने या विचारों, टू-डू सूचियों, कार्यों, इन्वेंट्री, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों आदि का प्रबंधन करने के लिए एक फ्रंट-एंड प्लेटफॉर्म है। इस लेख में, आप सूचियों, इसकी विशेषताओं और इसके सबसे महत्वपूर्ण उपयोग के मामलों के बारे में जानेंगे।

Microsoft सूचियाँ क्या है?

आप देखेंगे माइक्रोसॉफ्ट सूचियां में ऐप सभी एप्लीकेशन आपकी Microsoft 365 सदस्यता का अनुभाग। आप इस ऐप का उपयोग सूचियां बनाने और अपनी टीम के सदस्यों या क्लाइंट के साथ सहयोग करने के लिए कर सकते हैं।

Microsoft सूचियाँ किसी भी अन्य टू-डू सूची ऐप्स की तुलना में कई लाभ प्रदान करती हैं। उदाहरण के लिए, आप Microsoft सूचियों का उपयोग करके समस्याओं, दिनचर्याओं, संपत्तियों, इन्वेंट्री, संपर्कों, और बहुत कुछ को ट्रैक कर सकते हैं।

टूल आपकी सूचियों को सभी Microsoft 365 ऐप के साथ मर्ज कर देता है ताकि आप Microsoft Teams, SharePoint, या Lists होम से अपना डेटा बनाना या उस पर काम करना शुरू कर सकें। यह क्लिक-टू-एडिट टेम्प्लेट के साथ भी आता है जो आपके कार्यों या नोट्स को व्यवस्थित करने में आपका समय बचाता है।

माइक्रोसॉफ्ट सूचियों की उपन्यास विशेषताएं

सूचियों में वे सभी मानक विशेषताएं हैं जिनकी आप एक टू-डू सूची ऐप से उम्मीद कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, टाइमलाइन व्यू, कैलेंडर व्यू, स्प्रेडशीट से सूचियां बनाना, सूचियों में अटैचमेंट जोड़ना, गतिविधियों को ट्रैक करना आदि। हालांकि, निम्नलिखित सबसे महत्वपूर्ण विशेषताएं हैं जो सूचियों को अन्य समान उपकरणों से अलग करती हैं:

1. नियम प्रबंधित करें

आप इस टूल पर अपनी टू-डू सूचियों को कई तरह से स्वचालित कर सकते हैं। हालाँकि, इस तरह का व्यापक स्वचालन केवल सूची ऐप में if/then-style नियमों के कारण ही संभव हो पाता है।

आप इन नियमों का उपयोग अपनी सूचियों में अनुस्मारक और सूचनाओं को स्वचालित करने के लिए कर सकते हैं। सूची का स्वामी भी नियमों पर नियंत्रण रखेगा। यदि आप अपने सहयोगियों को सूची संपादन एक्सेस देते हैं, तो वे सूची नियमों को संपादित कर सकते हैं। सूचियाँ होम से नियम बनाने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. पर क्लिक करें स्वचालित ड्रॉप-डाउन मेनू और फिर चुनें एक नियम बनाएं.
2. स्क्रीन पर जहां आप देखते हैं किसी को सूचित करें जब विकल्प, आपको एक शर्त निर्धारित करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, आप चुन सकते हैं एक नया आइटम बनाया गया है.
3. आप वाक्य के प्रत्येक रेखांकित शब्द पर क्लिक करके नियम शर्तों को संपादित कर सकते हैं।
4. आप किसको सूचित करना है, कॉलम, कॉलम वैल्यू इत्यादि जैसे विकल्पों का चयन कर सकते हैं।
5. एक बार हो जाने के बाद, पर क्लिक करें बनाएं नियम की पुष्टि करने के लिए।

2. Microsoft टीमों के माध्यम से सहयोग सूचीबद्ध करता है

सूचियाँ Microsoft Teams ऐप की कार्यक्षमताओं में मूल्य जोड़ती हैं। आप किसी भी चल रही मीटिंग या विचार-मंथन सत्र को छोड़े बिना टीम ऐप से सूची तक पहुंच सकते हैं, साझा कर सकते हैं या बना सकते हैं।

टीम्स ऐप में, आप कार्ड, ग्रिड, कैलेंडर-व्यू आदि जैसे विभिन्न तरीकों से सूची के दृश्य को बदल सकते हैं। नए कॉलम जोड़ने, फ़िल्टर के साथ कस्टम दृश्य बनाने और विकल्पों को परिभाषित करने के अलावा, आप अपनी टीम के लिए डेटा को अधिक सार्थक बनाने के लिए अपनी योजना को भी संशोधित कर सकते हैं।

3. सूचियों और वस्तुओं को साझा करना

सूचियाँ आपकी टीमों या ग्राहकों के साथ डेटा साझा करने के विभिन्न तरीके प्रदान करती हैं। कई अन्य टू-डू सूची ऐप्स के विपरीत, आपको अपने सहयोगियों के साथ पूरी सूची साझा करने की आवश्यकता नहीं है।

यदि आप चाहें, तो आप पूरी सूची साझा कर सकते हैं, या चयनित सूची आइटम तक पहुंच प्रदान कर सकते हैं। इसके अलावा, आप सूची तक पहुंचने के लिए केवल-पढ़ने के लिए, संपादन-पहुंच, पासवर्ड सुरक्षा और समाप्ति तिथि को सक्षम करके डेटा सुरक्षा को अनुकूलित कर सकते हैं।

4. एकीकरण

आपकी सूचियाँ अन्य Microsoft 365 ऐप जैसे Teams, Power Automate, Power Apps और SharePoint के साथ तुरंत एकीकृत हो जाती हैं।

आप सूचियाँ और Power Automate एकीकरण का उपयोग करके प्रोजेक्ट कार्यों या कार्यप्रवाहों को स्वचालित कर सकते हैं। सूचियाँ होम पर, पर क्लिक करें स्वचालित ड्रॉप-डाउन मेनू और फिर चुनें पावर ऑटोमेट. यदि आप पर क्लिक करते हैं एक प्रवाह बनाएँ, आप प्रक्रियाओं और कार्यों के स्वचालन के लिए टेम्प्लेट तक पहुंच सकते हैं।

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5. मोबाइल एप्लिकेशन

लिस्ट ऐप आईओएस डिवाइस जैसे आईफोन और आईपैड पर भी उपलब्ध है। मोबाइल ऐप चलते-फिरते अपनी सूचियां बनाने, संपादित करने और साझा करने के लिए एक उपयोगकर्ता के अनुकूल यूआई के साथ एक सहज अनुभव प्रदान करता है।

Microsoft ने लिस्ट ऐप के Android संस्करण के लिए एक योजना का भी खुलासा किया है। Android उपयोगकर्ताओं को जल्द ही अपने मोबाइल उपकरणों से सूचियाँ बनाने, साझा करने और संपादित करने का अवसर मिलेगा।

डाउनलोड: Microsoft सूचियाँ के लिए आईओएस (नि: शुल्क)

सूचना ट्रैकर और आयोजक के रूप में Microsoft सूचियों का उपयोग करना

पेशेवर और व्यक्तिगत डेटा प्रबंधन के लिए सूचियाँ ऐप के कई उपयोग हैं। कुछ सर्वोत्तम उपयोग केस परिदृश्य हैं:

1. संपत्ति प्रबंधन

आप सूचियाँ ऐप के एसेट मैनेजर टेम्प्लेट का उपयोग करके डिवाइस, सॉफ़्टवेयर और अन्य एसेट को कुशलता से प्रबंधित कर सकते हैं। आपको उस पर अधिक समय लगाने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि टेम्पलेट को अनुकूलन के लिए कुछ क्लिकों की आवश्यकता होती है।

आप संपत्ति की स्थिति अपडेट प्राप्त कर सकते हैं जैसे वर्तमान में डिवाइस का उपयोग कौन कर रहा है, चेक-इन तिथियां, चेक-आउट तिथियां, कौन सा डिवाइस मरम्मत में है, आदि।

2. परियोजनाओं और कार्यों को प्रबंधित करें

आप अतिरिक्त पैसे खर्च किए बिना अपने सूचियाँ ऐप को प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल में बदल सकते हैं। एक सूची में कार्यों को जोड़ें और परियोजना के नाम के अनुसार सूची को नाम दें।

आप अपनी सूची में अलग-अलग आइटम या कार्यों में if/then-style नियमों को जोड़ सकते हैं। नियम पूर्ण, लंबित, अवरुद्ध, टू-डू कार्य, मुद्दा, प्राथमिकता आदि जैसे शब्द हो सकते हैं। यदि आपकी टीम के सदस्यों की ओर से सूची में कोई संपादन होता है, तो आपको तुरंत कार्यों की स्थिति का पता चल जाएगा।

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3. सामग्री निर्धारण

सूचियाँ ऐप सोशल मीडिया, वेबसाइट या ब्लॉग सामग्री पोस्टिंग रणनीति के लिए एकदम सही है। आप सामग्री आवश्यकताओं को एक सूची में जोड़ सकते हैं। अब, नोटिफिकेशन या रिमाइंडर को सक्षम करने के लिए विशिष्ट नियम निर्धारित करें।

सूचियाँ ऐप में एक सामग्री शेड्यूलिंग टेम्प्लेट भी है। उन छवियों या सामग्रियों को जोड़कर टेम्पलेट को अनुकूलित करें जिन्हें आप ड्राफ्ट तिथि, नियत तिथि, पोस्ट तिथि आदि के साथ प्रकाशित करना चाहते हैं।

4. ऑनबोर्डिंग ग्राहक और कर्मचारी

सूचियाँ ऐप का ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट टेम्प्लेट आपको क्लाइंट या कर्मचारी को ऑनबोर्डिंग प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है। उदाहरण के लिए, जब आप को चिह्नित करते हैं कर्मचारी ऑनबोर्डिंग कार्य सूची पर आइटम के रूप में पर हस्ताक्षर किए, टूल स्वचालित रूप से नई भर्ती के लिए कर्मचारी लॉग-इन क्रेडेंशियल्स वाला एक ईमेल भेजता है।

इसी तरह, आप सूची ऐप से क्लाइंट हैंडलिंग प्रक्रियाओं जैसे ऑनबोर्डिंग, प्रोजेक्ट फाइल डिलीवरी और बिलिंग को स्वचालित कर सकते हैं।

5. ग्राहक टिकट ट्रैकर

समस्या ट्रैकर टेम्प्लेट आपकी सूचियों को. में बदल देता है एक प्रभावी ग्राहक संबंध प्रबंधक. यदि आपका क्लाइंट आपके द्वारा डिलीवर किए गए उत्पाद से संबंधित किसी भी समस्या की रिपोर्ट करता है, तो उन्हें सूची ऐप में सूचीबद्ध करें। आइटम स्थिति स्तंभ में समीक्षा अधीन, प्राथमिकता, अवरोधित और समाधान के लिए विशिष्ट नियम सेट करें.

एक बार कोई स्थिति परिवर्तन होने पर, आप या आपके ग्राहक टिकट स्थिति के बारे में स्वचालित ईमेल उत्तर प्राप्त कर सकते हैं।

अपने डेटा और कार्य को कुशलतापूर्वक व्यवस्थित करें

Microsoft सूचियों की उपरोक्त सुविधाएँ और उपयोग के मामले आपको अपनी Microsoft 365 सदस्यता का सर्वोत्तम संभव तरीके से उपयोग करने में सक्षम बनाएंगे। यह टूल महत्वपूर्ण कार्यों या डेटा को व्यवस्थित और ट्रैक करने के लिए एक नया लेकिन लचीला तरीका लाता है। इसके अलावा, टास्क प्लानिंग पार्क में टहलना है जब आपको सभी विचार, टू-डू लिस्ट और मीटिंग एजेंडा एक ही स्थान पर मिलते हैं।

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