5 चीजें जो आपको एक्सेल में करने से बचना चाहिए

एक्सेल डेटा प्रोसेसिंग के लिए एक उत्कृष्ट उपकरण है, लेकिन इसकी सीमाएँ हैं। जब आपके पास अत्यधिक जटिल सूत्र हों, या यदि आपका कंप्यूटर एक्सेल फ़ाइल खोलते समय क्रैश हो जाता है, तो हो सकता है कि आपको एक अलग फ़ाइल प्रारूप का उपयोग करने पर विचार करना चाहिए।

तो, ऐसे कौन से उपयोग मामले हैं जिनके लिए आपको अलग-अलग सॉफ़्टवेयर पर विचार करना चाहिए? यहां कुछ स्थितियां हैं जहां आपको किसी अन्य ऐप का उपयोग करना चाहिए।

1. विशाल डेटाबेस

यदि आप कंप्यूटर में पारंगत नहीं हैं, तो आप शायद सोच सकते हैं कि एक्सेल (या Google शीट्स) डेटा स्टोर करने का एकमात्र तरीका है। आखिरकार, एक्सेल के नवीनतम संस्करणों में 16,384 कॉलम और 1,048,576 पंक्तियाँ हैं, जो कुल 17,179,869,184 सेल हैं।

जबकि यह बहुत सारी जानकारी है, आपको पता होना चाहिए कि आपका कंप्यूटर एक ही बार में यह सब लोड कर देगा। इसलिए, यदि आप बहुत अधिक सेल का उपयोग कर रहे हैं, तो आप अपने पीसी के धीमे चलने की उम्मीद कर सकते हैं। एक सौ, या एक हजार भी, पंक्तियों में कोई समस्या नहीं होगी।

हालाँकि, यदि आप वर्षों से डेटा संकलित करते रहते हैं, या यदि आपके पास एक फ़ाइल में जानकारी जोड़ने वाले कई उपयोगकर्ता हैं, तो शक्तिशाली कंप्यूटर भी इसे लोड करने के लिए संघर्ष करेंगे। ऐसा इसलिए है क्योंकि Microsoft फ़ाइल खोलते समय सभी डेटा लोड करता है।

यद्यपि यह अल्पकालिक डेटा का विश्लेषण करने के लिए उपयोगी है, यह कंप्यूटिंग शक्ति को बर्बाद करता है यदि आपको केवल विशिष्ट जानकारी का विश्लेषण करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको किसी ग्राहक के ईमेल पते की आवश्यकता है, तो आपको अपने शेष क्लाइंट डेटाबेस को लोड करने की आवश्यकता नहीं है।

डेटा संग्रहीत करने का एक अच्छा विकल्प समर्पित डेटाबेस सॉफ़्टवेयर या सेवा का उपयोग करना है। वे एक्सेल जैसी ही सुविधाएँ प्रदान करते हैं, जैसे डेटा एनालिटिक्स, लेकिन और भी अधिक कार्यक्षमता के साथ। यदि आप Microsoft सुइट के प्रशंसक हैं तो आप Microsoft Access का उपयोग कर सकते हैं। अन्य विकल्पों में लिब्रे ऑफिस बेस शामिल हैं और दूसरे।

2. जटिल डेटा विश्लेषण

Microsoft Excel में उपलब्ध फ़ार्मुलों की एक महत्वपूर्ण संख्या है। यह जटिल कार्यों के लिए सबसे सरल योग सूत्र प्रदान करता है जैसे कि शुद्ध वर्तमान मूल्य (पैसे के समय मूल्य के लिए गणना) और पूर्वानुमान (भविष्य के मूल्यों की गणना के लिए प्रयुक्त)।

हालाँकि, यदि आप अपने आप को कई, जटिल कार्य करते हुए पाते हैं, तो यह उच्च समय है कि आप अन्य समाधानों पर विचार करें। यदि आपके सूत्र के चर सभी कच्चे डेटा पर आधारित हैं, तो एक्सेल एक उत्कृष्ट उपकरण है। लेकिन यदि आप पाते हैं कि आपके कार्य उन कक्षों पर आधारित हैं जो स्वयं सूत्र हैं, तो समर्पित विश्लेषण सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने पर विचार करें।

यदि आपकी स्प्रैडशीट कई फ़ार्मुलों पर निर्भर करती है, तो जटिलता की अतिरिक्त परत का अर्थ है कि त्रुटियों का पता नहीं चलना आसान है। और अगर आपको त्रुटियां मिलती भी हैं, तो उन्हें ट्रेस करना आसान नहीं है यदि आपके सूत्र तीन लाइन लंबे हैं।

जटिल परिदृश्यों के लिए एक्सेल का उपयोग करने के बजाय, पायथन जैसी प्रोग्रामिंग भाषा सीखने का प्रयास करें। यह समझना आसान है, और वहाँ हैं आपको आरंभ करने के लिए कई निःशुल्क संसाधन इस पर। और यदि आप प्रोग्रामिंग का अध्ययन करने के इच्छुक नहीं हैं, तो आप इसका उपयोग भी कर सकते हैं समर्पित डेटा विश्लेषण उपकरण जिनका उपयोग करना बहुत आसान है।

3. परियोजना प्रबंधन

आसन और ट्रेलो जैसे समर्पित परियोजना प्रबंधन उपकरणों के आगमन से पहले, कई पेशेवर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का इस्तेमाल करते थे। आखिरकार, इसे स्थापित करना आसान है। यहां तक ​​कि ऐसे टेम्प्लेट भी हैं जिन्हें आप आरंभ करने में सहायता के लिए डाउनलोड कर सकते हैं।

लेकिन जैसे ही आपकी टीम बढ़ती है - या आपको और प्रोजेक्ट मिलने लगते हैं - चीजें जटिल हो जाती हैं। जब तक आप एक्सेल के ऑनलाइन संस्करण का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तब तक आपकी टीम आपकी परियोजना प्रबंधन फ़ाइल का एक साथ उपयोग नहीं कर सकती है। और जब आप अधिक कार्य और उप-कार्य जोड़ते हैं, तो हो सकता है कि आपको एक शीट में बहुत अधिक जानकारी मिल जाए।

इसके अलावा, जैसे-जैसे अधिक लोगों के पास फ़ाइल तक पहुंच होती है, अनपेक्षित मिश्रण-अप के लिए एक बड़ा मौका होता है। वे अनजाने में एक सूत्र बदल सकते हैं या महत्वपूर्ण जानकारी भी हटा सकते हैं। प्रोजेक्ट निर्भरता बनाना और असाइन करना भी भ्रमित हो सकता है।

इसलिए अपनी टीम के प्रबंधन के लिए एक समर्पित कार्य प्रबंधन ऐप प्राप्त करना सबसे अच्छा है। उद्देश्य-निर्मित ऐप्स आपको और आपकी टीम को उन सभी चीज़ों के बारे में स्पष्ट दृष्टिकोण प्राप्त करने की अनुमति देंगे जिन्हें करने की आवश्यकता है। आप विशिष्ट सदस्यों को कार्य भी सौंप सकते हैं ताकि कुछ भी अनदेखा न हो।

और यदि आप एक बजट पर हैं, तो आप पा सकते हैं मुफ्त परियोजना प्रबंधन उपकरण ऑनलाइन। अब आप बिना एक पैसा खर्च किए सभी को एक ही पृष्ठ पर रख सकते हैं।

4. फार्म

इसकी आसान उपलब्धता के कारण, एक्सेल को अक्सर एक फॉर्म के रूप में उपयोग किया जाता है। ऐसे कई उदाहरण हैं जहां आयोजनों और सभाओं ने अतिथि पंजीकरण के लिए लैपटॉप और एक्सेल फाइलों का उपयोग किया है।

फॉर्म के रूप में एक्सेल (या किसी स्प्रेडशीट) का उपयोग करना सुविधाजनक है क्योंकि आयोजक सीधे अपने डेटा का विश्लेषण कर सकते हैं। हालाँकि, यह कई कमियों के साथ आता है।

• सबसे पहले, डेटा इनपुट पर आपका कोई नियंत्रण नहीं होगा। कोई भी गलत जानकारी टाइप कर सकता है, और आप समझदार नहीं होंगे। कोई डेटा मानकीकरण भी नहीं है। एक व्यक्ति न्यूयॉर्क में राज्य के तहत टाइप कर सकता है, जबकि दूसरा NY लिख सकता है। डेटा विश्लेषण के दौरान यह समस्याग्रस्त है।
• दूसरे, यदि आपके पास कई पंजीकरण साइटें हैं, तो आपके पास अलग-अलग डेटासेट होंगे जिन्हें समेकन की आवश्यकता होती है। इसमें समय लगता है और आपके डेटा में त्रुटियां हो सकती हैं। इससे प्रयास का दोहराव भी हो सकता है क्योंकि उपयोगकर्ता अपने डेटा को दो बार दर्ज कर सकते हैं।
• तीसरा, कोई डेटा गोपनीयता नहीं है। यदि आप स्प्रेडशीट का उपयोग करते हैं, तो कोई भी व्यक्ति प्रविष्टियों को स्क्रॉल कर सकता है और डेटा एकत्र कर सकता है। वे मौजूदा जानकारी को भी बदल सकते हैं, जिससे आपका डेटा खराब हो जाएगा। यदि आपके एक्सेल पंजीकरण के माध्यम से डेटा लीक होता है, तो आपको उत्तरदायी ठहराया जा सकता है।
• अंत में, यदि आप ऑनलाइन पंजीकरण के लिए एक्सेल का उपयोग करने जा रहे हैं, तो यह बड़े डेटाबेस के लिए उपयुक्त नहीं है, जैसा कि पहले ही कहा जा चुका है।

5. वित्तीय डेटा विश्लेषण

जब आप वित्तीय डेटा को ट्रैक करने के लिए एक्सेल का उपयोग कर रहे हैं, तो संभावना है कि आपको कई स्रोतों से लिंक करना होगा। ये स्रोत अन्य एक्सेल फाइलें, ऑनलाइन डेटाबेस और यहां तक ​​कि वित्तीय वेबसाइट भी हो सकते हैं। हालाँकि, जैसे-जैसे आप इन्हें जोड़ रहे हैं, त्रुटि उत्पन्न करने, या पुरानी जानकारी प्राप्त करने की संभावना बढ़ जाती है।

यहां तक ​​​​कि एक भी हो गया है घटना 2012 में जेपी मॉर्गन में वापस, जहां एक सूत्र ने जोखिम के लिए गणना करते समय गलती से उनके औसत के बजाय मूल्य राशि का उपयोग किया था। बदले में, इसने वास्तविक मूल्य से लगभग दो परिमाण कम का परिणाम दिया और बैंक को व्यापार में $6 बिलियन का नुकसान हुआ।

जबकि अन्य मुद्दे शामिल हैं, यह गलत लिखा फॉर्मूला त्रुटियों के उस समूह का हिस्सा है जिसके कारण यह भारी नुकसान हुआ।

समर्पित सॉफ्टवेयर का प्रयोग करें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक बेहतरीन स्प्रेडशीट है। यह छोटे डेटा सेट के लिए बहुत अच्छा है या यदि आप इसे अवधारणा के प्रमाण के रूप में आज़मा रहे हैं। लेकिन अगर आप अपने काम को बढ़ाना चाहते हैं, तो आपको समर्पित सॉफ्टवेयर पर विचार करना चाहिए।

अपने उद्देश्य के लिए विशेष रूप से विकसित सॉफ्टवेयर का उपयोग करने से आपको बेहतर कार्यक्षमता मिलेगी, तेजी से काम होगा, और आपको चीजों को अधिक कुशलता से करने की अनुमति मिलेगी। हालांकि उनमें से कुछ को स्थापित करने में समय या पैसा (या दोनों) खर्च होंगे, यह आपको लंबे समय में पैसे बचाएगा।

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