परियोजना प्रबंधन में 9 सामान्य गलतियाँ (और इसके बजाय क्या करें)

किसी प्रोजेक्ट में छोटी-छोटी गलतियां भी आपके करियर के लिए महंगी पड़ सकती हैं। यह एक परियोजना को पटरी से उतार भी सकता है और आपके संगठन को बहुत सारा पैसा खर्च करने के अलावा आपके प्रदर्शन पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकता है।

यहाँ कुछ सामान्य परियोजना प्रबंधन गलतियाँ हैं जिनसे आपको हर कीमत पर बचना चाहिए।

1. सही तरीके का पालन नहीं करना

एक सफल परियोजना को परियोजना की आवश्यकताओं और टीम के सदस्यों की क्षमता के अनुसार उपयुक्त रणनीति की आवश्यकता होती है। परियोजना को सफलता की ओर ले जाने के लिए, आपको सदस्यों को केंद्रित और व्यस्त रखने के लिए सर्वोत्तम परियोजना प्रबंधन पद्धति खोजने की आवश्यकता है।

रणनीति विकसित करने से पहले आप SWOT विश्लेषण के साथ अपनी टीम के सदस्यों की ताकत और कमजोरियों का मूल्यांकन कर सकते हैं। SWOT टूल आपको प्रोजेक्ट के लिए एक उद्देश्य चुनने और ताकत, कमजोरियों, अवसरों और खतरों के लिए डेटा दर्ज करने देता है।

2. अप्रभावी संचार

प्रभावी संचार का अभाव आपके सामने आने वाली प्रमुख परियोजना प्रबंधन समस्याओं में से एक है। गलतफहमी के दौरान, टीम के सदस्य एक दूसरे को दोष देते हैं; लेकिन यह वह परियोजना है जो अंततः बाधित हो जाती है।

ऐसे मुद्दों से बचने के लिए, परियोजना के सदस्यों के बीच हमेशा स्पष्ट संवाद करें। सभी को लूप में रखने से गलत संचार को रोकने में मदद मिलेगी। निर्णयों में किसी भी परिवर्तन के बारे में अन्य हितधारकों को सूचित करना सुनिश्चित करें।

रीयल-टाइम संचार के लिए, स्लैक जैसे ऐप्स चुनें जो पूरी बातचीत का रिकॉर्ड रखते हैं। गूगल जामबोर्ड परियोजना प्रबंधन में शामिल टीम के सदस्यों के बीच ऑडियो-वीडियो संचार के लिए एक शक्तिशाली विकल्प है।

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3. परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग नहीं करना

परियोजनाओं को स्मार्ट तरीके से प्रबंधित करने के लिए आपको स्वचालन और प्रोग्राम किए गए टूल का अधिकतम लाभ उठाना चाहिए। सफल संगठन परियोजना प्रबंधन को कारगर बनाने के लिए एक या अधिक ऐप्स लागू करते हैं।

परियोजना प्रबंधन उपकरण परियोजना आकार और प्रकार के बावजूद संसाधन दक्षता और प्रगति ट्रैकिंग में सुधार करते हैं। आप उपयोग कर सकते हैं प्रूफहब कानबन बोर्ड, गैंट चार्ट, ऑनलाइन प्रूफिंग और गतिशील रिपोर्टिंग सुविधाओं के माध्यम से परियोजनाओं की योजना बनाना और उन्हें क्रियान्वित करना।

आप भी आजमा सकते हैं clickUP कार्य निर्भरता, आवर्ती कार्यों, चुस्त बोर्ड दृश्य, और कार्यों के रूप में टिप्पणियों को निर्दिष्ट करने जैसी सुविधाओं का लाभ उठाने के लिए परियोजनाओं या कार्यों का प्रबंधन करने के लिए। यह आपको अपनी परियोजना के लिए उपयुक्त टेम्पलेट चुनने की सुविधा भी देता है, और यह स्वचालित रूप से संभावित कार्यों को जोड़ देगा।

4. टीम के सदस्यों से इनपुट की कमी

परियोजना की विफलता के प्रमुख कारणों में से एक टीम के सदस्यों से समर्थन की कमी है। ऐसा तब हो सकता है जब प्रोजेक्ट मैनेजर टीम की बात न माने। वैकल्पिक रूप से, जब टीम परियोजना के लाभ के लिए एक बिंदु बनाने की परवाह नहीं करती है, तो नकारात्मक प्रभाव हो सकते हैं।

किसी प्रोजेक्ट से पहले और उसके दौरान, टीम को मैनेजर के साथ कई मीटिंग करनी चाहिए। यह उन्हें परियोजना के महत्व को समझने और इसकी रणनीति और कार्यप्रवाह पर चर्चा करने में मदद करेगा।

यदि आमने-सामने बैठक संभव नहीं है, तो टीमें वर्चुअल मीटिंग में शामिल हो सकती हैं ज़ूम जहां वे मतदान में भाग ले सकते हैं और व्हाइटबोर्ड सुविधा के माध्यम से परियोजना पर चर्चा कर सकते हैं। गूगल मीट मीटिंग होस्ट को स्वचालित लाइव कैप्शन और अधिक नियंत्रण जैसी सुविधाओं के साथ एक ऑनलाइन मीटिंग सुविधा भी प्रदान करता है।

5. कुशल संसाधनों की कमी

अनुभवहीन और अक्षम संसाधनों का चयन पूरी परियोजना को खतरे में डाल सकता है। अक्सर आप किसी परियोजना के लिए सदस्यों को उनकी उपलब्धता के आधार पर चुनते हैं, न कि उनके कौशल और प्रासंगिक परियोजनाओं के अनुभव के आधार पर।

इस कारण से, टीम के सदस्यों का बुद्धिमानी से चयन करना आवश्यक है जो निर्धारित समय सीमा के भीतर परियोजना को सफल अंत की ओर ले जा सकते हैं। यदि आपके संगठन में किसी विशेष परियोजना के लिए आवश्यक जनशक्ति नहीं है, तो आप हमेशा कुशल और अनुभवी लोगों को आउटसोर्स कर सकते हैं अपवर्क या Fiverr.

6. एक साथ कई परियोजनाओं पर काम करना

एक साथ कई प्रोजेक्ट्स पर काम करना आप पर भारी पड़ सकता है और आपके काम की गुणवत्ता और दक्षता पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकता है। बाधाओं से बचने के लिए किसी बड़े प्रोजेक्ट पर काम करते हुए अन्य सभी कार्यों को सौंप दें। यदि आपको एक साथ एक से अधिक प्रोजेक्ट प्रबंधित करने हैं, तो कार्य प्रबंधन के लिए कैलेंडर और टू-डू सूची ऐप्स का उपयोग करें।

गूगल कैलेंडर एक बहुमुखी कैलेंडर ऐप है जिसका उपयोग आपको कई परियोजनाओं में शामिल होने पर करना चाहिए। यह आपको ईमेल और चैट से कैलेंडर ईवेंट शेड्यूल करने, अपनी उपलब्धता साझा करने और व्यक्तिगत या व्यावसायिक ईवेंट एक ही स्थान पर देखने देता है।

आप सभी कार्यों को केंद्रीकृत करने और उन्हें ठीक से व्यवस्थित करने के लिए टोडोइस्ट का उपयोग भी कर सकते हैं। एक परेशानी मुक्त तरीका है Google कैलेंडर को Todoist के साथ समन्वयित करें अनुप्रयोग।

7. अव्यवहारिक अनुमान और समय का प्रबंधन

एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आप सभी को ट्रैक पर रखने के लिए बाध्य हैं। और उसके लिए, कभी-कभी आप क्लाइंट को एक अवास्तविक समयरेखा प्रदान कर सकते हैं और टीम के सदस्यों पर ओवरटाइम का बोझ डाल सकते हैं। एक अन्य परिदृश्य में, टीम के प्रति आपकी उदारता परियोजना में देरी की ओर ले जाती है। दोनों आपकी परियोजना और ग्राहक-संगठन संबंधों के लिए हानिकारक हैं।

जैसे कुशल समय ट्रैकिंग टूल का उपयोग करना टाइम डॉक्टर आपको कर्मचारी उत्पादकता पर नज़र रखने में मदद करेगा और हर कार्य में लगने वाला समय। यदि आपकी परियोजना में कार्य घंटों के आधार पर बिलिंग शामिल है, तो आप इसका उपयोग कर सकते हैं समयोचित चालान-प्रक्रिया के लिए सावधानीपूर्वक कार्य रिकॉर्ड बनाने के लिए।

8. टीम का सूक्ष्म प्रबंधन

एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपको अपनी टीम के सदस्यों को माइक्रोमैनेज नहीं करना चाहिए। टीम के लोग इस आदत को अविश्वास के संकेत के रूप में देख सकते हैं। यह काम के माहौल को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है। अपनी टीम को कुछ स्वतंत्रता देने से उन्हें लगन से काम करने और सकारात्मक वातावरण बनाने की प्रेरणा मिलेगी।

आप उपयोग कर सकते हैं आसन परियोजना की शुरुआत में लक्ष्य निर्धारित करने और टीम द्वारा एक निश्चित कार्य पूरा करने के बाद एक सूचना प्राप्त करने के लिए। टीम वर्क एक अन्य कार्य प्रबंधन ऐप है जो आपको दूसरों को कार्य सौंपने और बर्नआउट से बचने के लिए टीम बैंडविड्थ और कार्य प्रतिनिधिमंडल की क्षमता को ट्रैक करने देता है।

9. परियोजना के दायरे को प्रबंधित करने में असमर्थता

परियोजना के दायरे को आधे रास्ते में बदलने से परियोजना की सफलता को जोखिम में डालते हुए लागत और समय का गलत आवंटन होगा। यहां तक ​​​​कि एक छोटा सा बदलाव भी पूरे ऑपरेशन में देरी कर सकता है।

इन मुद्दों से बचने के लिए, शुरुआत से ही विस्तृत रूप से परिभाषित गुंजाइश रखें। प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स का उचित प्रबंधन सुनिश्चित करने के लिए, प्रोजेक्ट की प्रगति पर पैनी नज़र रखें। साथ ही, किसी भी दायरे में बदलाव के मामले में प्रायोजकों को हमेशा अच्छी तरह से सूचित रखें।

साथ Wrike, आप किसी ऐसे प्रोजेक्ट के कार्यप्रवाह का प्रबंधन कर सकते हैं जिसमें कई कार्य और उप-कार्य हैं। इसके कार्य शेड्यूल और संसाधन प्रबंधन सुविधाएँ बिना किसी परेशानी के प्रोजेक्ट स्कोप को प्रबंधित करने में आपकी सहायता करती हैं।

NTask एक अन्य परियोजना प्रबंधन उपकरण है जो आपको परियोजना की प्रगति और बजट उपयोग के बारे में अप-टू-डेट रखता है ताकि आप परियोजना के दायरे में किसी भी बदलाव का अनुमान लगा सकें।

सफल परियोजना प्रबंधन के लिए सामान्य गलतियों से बचना

उचित योजना, सतर्कता और पारदर्शी संचार परियोजना के सहज प्रबंधन को सुनिश्चित करता है। कुछ सामान्य परियोजना प्रबंधन गलतियाँ करने से बचने और परियोजनाओं को समय पर पूरा करने के लिए इन युक्तियों को आज़माएँ।

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