टाइमबॉक्सिंग क्या है और यह आपकी उत्पादकता को कैसे बढ़ाता है?

यदि आपके या आपके साथियों के पास किसी विशिष्ट कार्य को पूरा करने के लिए समय सीमा नहीं है, तो आप कम उत्पादक हो सकते हैं। अपने समय का प्रबंधन करने के लिए टाइमबॉक्सिंग का उपयोग करने से आपको समय के रिसाव को कम करने और उत्पादकता बढ़ाने में मदद मिलती है।

कई वैश्विक संगठन और अत्यधिक सफल पेशेवर टाइमबॉक्सिंग तकनीकों का उपयोग करते हैं। लेख बताता है कि टाइमबॉक्सिंग क्या है, यह कैसे काम करती है, और इसके पेशेवरों और विपक्ष।

टाइमबॉक्सिंग क्या है?

टाइमबॉक्सिंग परियोजना के लक्ष्यों पर ध्यान देने के साथ एक समय प्रबंधन रणनीति है। जब आप इस रणनीति को अपने पेशेवर या व्यक्तिगत जीवन में लागू करते हैं, तो आप अधिक सुसज्जित होते हैं विलंब को रोकें और उत्पादकता में वृद्धि करें.

टाइमबॉक्स टाइमबॉक्सिंग की इकाइयाँ हैं। एक टाइमबॉक्स एक कार्य के लिए एक यथार्थवादी लेकिन निश्चित समय सीमा होनी चाहिए। यदि कार्य जटिल है तो आप एक से अधिक टाइमबॉक्स असाइन कर सकते हैं। प्रोजेक्ट और उसके कार्यों के आधार पर टाइमबॉक्स मिनट, घंटे, दिन, सप्ताह या एक महीना भी हो सकता है।

टाइमबॉक्सिंग आपको किसी प्रोजेक्ट में प्रत्येक कार्य के लिए समय बजट की योजना बनाने में सक्षम बनाता है। आप अपनी टीम के साथ बैठते हैं और परियोजना के लिए कार्यों की एक सूची बनाते हैं। कार्यों के लिए समय सीमा निर्धारित करने के लिए आपको और आपकी टीम को एक साथ विचार-मंथन करना चाहिए।

कार्य, संसाधन और परिभाषित टाइमबॉक्स जैसे डेटा आमतौर पर कार्य प्रबंधन ऐप में उपलब्ध होते हैं। टाइमबॉक्सिंग विधि विश्व स्तर पर प्रशंसित समय प्रबंधन प्रक्रिया है जो न्यूनतम संभव समय सीमा पर उच्च गुणवत्ता वाले काम को सुनिश्चित करती है।

टाइमबॉक्सिंग कैसे सेट करें

जब तक आपको विश्वास न हो कि टाइमबॉक्सिंग को सेट करने में बहुत मेहनत लगेगी, आपको आश्चर्य होगा कि यह वास्तव में उतना कठिन नहीं है जितना लगता है। टाइमबॉक्सिंग को एक बार सेटअप करने और भविष्य की परियोजनाओं के लिए इसका उपयोग करने के लिए यहां कुछ त्वरित चरण दिए गए हैं:

1. प्रोजेक्ट टू-डू सूची बनाएं:

आप किसी भी ऑनलाइन ऐप का उपयोग कर सकते हैं जैसे रेडबूथ तथा ओमनीफोकस किसी भी परियोजना के कार्यों के लिए एक टू-डू सूची बनाने के लिए। कार्य सूची को अंतिम रूप देने से पहले सुनिश्चित करें कि आप और आपकी टीम ठीक से शोध कर लें।

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2. समूह और कार्यों को प्राथमिकता दें:

आपको समान कार्यों को खोजने और उन्हें आसन्न टाइमबॉक्स में समूहित करने की आवश्यकता है। यह आपको या आपकी टीम को कार्यों के बीच स्विच करते समय अनावश्यक समय के नुकसान से बचने में मदद करेगा।

आपको कुछ कार्यों को प्राथमिकता देने और उन्हें टाइमबॉक्स के पहले सेट पर ले जाने की भी आवश्यकता है। कार्यों की सटीक प्राथमिकता के लिए परियोजना के मालिक या ग्राहक के साथ चर्चा करें। प्राथमिकता वाले कार्यों को एक अलग रंग कोड में चिह्नित करें।

आप nTask. जैसे ऐप्स का उपयोग कर सकते हैं, Wrike, Trello, Basecamp, आदि, तेज़ ऑनलाइन समूहीकरण और प्राथमिकता के लिए।

3. प्रत्येक कार्य को टाइमबॉक्स आवंटित करें:

व्यक्तिगत कार्यों के लिए निश्चित समय आवंटित करने के लिए, आपको उस डिलीवरी की समय सीमा पर विचार करना होगा जो आपने ग्राहक को दी थी। अब, आप परियोजना कार्यों के लिए यथार्थवादी टाइमबॉक्स आवंटन पर सहमत होने के लिए विचार-मंथन सत्र के लिए अपनी टीम से मिल सकते हैं।

4. ब्रेक के लिए टाइमबॉक्स परिभाषित करें:

ब्रेक, तकनीकी डाउनटाइम और अन्य गैर-उत्पादक कार्यों के लिए तर्कसंगत निश्चित समय निर्धारित करें जो किसी भी परियोजना के लिए समय बजट का उपभोग करेंगे।

ऐसे कई रिमाइंडर ऐप उपलब्ध हैं जिनका उपयोग आप ब्रेक टाइमबॉक्स में होने पर आपको ब्रेक लेने के लिए याद दिलाने के लिए कर सकते हैं। ट्रेंडिंग रिमाइंडर ऐप्स हैं टिक टिक, रेनलेंडर, 2 दिन, काना रिमाइंडर, आदि।

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5. कौन सा टाइमबॉक्सिंग चुनना है:

टाइमबॉक्सिंग दो प्रकार की हो सकती है: हार्ड टाइमबॉक्सिंग और सॉफ्ट टाइमबॉक्सिंग। सॉफ्ट टाइमबॉक्सिंग कार्य को पूरा करने के लिए अंत की ओर इशारा करती है। दूसरी ओर, हार्ड टाइमबॉक्सिंग आपको किसी कार्य पर काम करना बंद करने के लिए कहता है यदि आवंटित समय समाप्त हो गया है, भले ही नौकरी अधूरी रह गई हो।

सरल कार्यों के लिए, यदि आप कठिन टाइमबॉक्सिंग चुनते हैं तो यह मदद करेगा। सॉफ्ट टाइमबॉक्सिंग के माध्यम से जटिल कार्यों में कठिन टाइमबॉक्स से बचाए गए समय का निवेश करें।

6. कार्यों के लिए टाइमर का प्रयोग करें:

जब आप या आपकी टीम कोई कार्य शुरू करेंगे, तो समय को ट्रैक करने के लिए टाइमर का उपयोग करें। विश्लेषण के लिए अपनी टू-डू सूची में कार्य को पूरा करने में लगने वाले समय को रिकॉर्ड करें। यदि आप अपने कंप्यूटर पर स्वचालित टाइमर ऐप्स का उपयोग करते हैं, जैसे hourglass तथा स्नैप टाइमर.

7. विकर्षणों को दूर रखें:

टाइमबॉक्स आपको और आपकी टीम को कार्य पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करते हैं। यह बढ़ी हुई उत्पादकता के लिए समय प्रवाह का सर्वोत्तम उपयोग करने में भी मदद करता है। हालाँकि, आप टाइमबॉक्सिंग के माध्यम से केवल तभी सुधार देखेंगे जब आप चल रहे टाइमबॉक्स के दौरान वास्तव में अपना ध्यान कार्य पर समर्पित करेंगे।

काम से ध्यान भटकाने से रोकने के लिए, आपको उन सभी सूचनाओं को रोकना होगा जो आपको काम से विचलित कर सकती हैं। आप फ्रीडम, कोल्ड टर्की ब्लॉकर, रेस्क्यू टाइम, सेल्फकंट्रोल आदि जैसे टूल का इस्तेमाल कर सकते हैं।

8. समीक्षा और इनाम:

प्रारंभिक चरण में, आपको अपनी टाइमबॉक्सिंग प्रक्रिया से बहुत अधिक डेटा रिकॉर्ड करने की आवश्यकता होती है। आपको कार्य संख्या, टाइमबॉक्स, समय प्रति कार्य इत्यादि जैसे डेटा को सहेजने की आवश्यकता है। इस संकलित डेटा का उपयोग यह आकलन करने के लिए करें कि टाइमबॉक्सिंग आपको और आपकी टीम को वांछित उत्पादकता स्तर प्राप्त करने में कैसे मदद कर रहा है।

आप कभी-कभी अपनी टीम के सदस्यों को तब पुरस्कृत कर सकते हैं जब वे पूर्व-निर्धारित टाइमबॉक्स में कार्य पूरा करते हैं। यह टीम के सदस्यों के बीच प्रेरणा बढ़ाने में मदद करता है।

टाइमबॉक्सिंग के फायदे

टाइमबॉक्सिंग रणनीति समय की खपत से संबंधित किसी भी चीज़ पर लागू होती है। चाहे वह आपके घर के काम हों या पेशेवर ज़िम्मेदारियाँ, आप टाइमबॉक्सिंग का अभ्यास करते समय तत्काल लाभ देख सकते हैं। फायदे में से कुछ हैं:

1. आप और आपकी टीम वास्तव में सतर्क हो जाती है कि आप अपने समय का उपयोग कैसे करते हैं।
2. टाइमबॉक्सिंग आपको उच्च गुणवत्ता वाले उत्पादों या सेवाओं को वितरित करने के लिए परियोजना कार्य पर कुशलता से ध्यान केंद्रित करने में सक्षम बनाता है।
3. टाइमबॉक्सिंग सुनिश्चित करता है कि आप एक समय में एक कार्य पूरा करते हैं, इस प्रकार कार्य का बोझ कम होता है।
4. टाइमबॉक्सिंग एक लक्ष्य-उन्मुख कार्य प्रबंधन तकनीक है। जब आप या आपकी टीम लक्ष्य-उन्मुख वातावरण में काम करती है, तो आप प्रेरित महसूस करते हैं।
5. आप टाइमबॉक्सिंग के माध्यम से बेहतर कार्य-जीवन संतुलन का आनंद ले सकते हैं। टाइमबॉक्स आपको कुशलता से बताता है कि आपका कैलेंडर आकस्मिक टीम मीटिंग या परिवार के रात्रिभोज में भाग लेने के लिए कब मुफ़्त है।

टाइमबॉक्सिंग के विपक्ष

इसके बहुमुखी लाभों के अलावा, कुछ कमियां भी हैं, और ये हैं:

1. उपयुक्त टाइमबॉक्सिंग रणनीति स्थापित करने में कुछ अनुभव हो सकता है।
2. कुछ का दावा है कि टाइमबॉक्स लक्ष्यों के कारण, वे अच्छी गुणवत्ता वाली सेवा या उत्पाद देने में असमर्थ हैं।
3. कुछ पेशेवर अपने कैलेंडर में कई कार्यों को देखकर अभिभूत महसूस कर सकते हैं।
4. कुछ व्यक्तियों का मानना ​​​​है कि टाइमबॉक्स टाइमर उन्हें काम से विचलित करते हैं जब वे जाते हैं।

यह टाइमबॉक्सिंग का समय है

उपर्युक्त टाइमबॉक्सिंग रणनीतियाँ और युक्तियाँ आपको अपने पेशेवर या व्यक्तिगत जीवन में स्थायी उत्पादकता और विकास प्राप्त करने में मदद करेंगी।

जब आप स्वचालित और ऑनलाइन कार्य प्रबंधन ऐप्स का उपयोग करते हैं, तो आपके लिए टाइमबॉक्सिंग को लागू करना आसान हो जाएगा। यदि आप टाइमबॉक्सिंग में सहायता के लिए कार्य प्रबंधन ऐप का उपयोग करना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने सही चुना है, ताकि आपको ऐप्स को अधिक बार स्विच करने की आवश्यकता न हो।

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