प्रोफेशनल ईमेल कैसे लिखें? जीने के 8 आसान नियम Rules

हम हर दिन ईमेल भेजते और प्राप्त करते हैं। फिर भी, हम शर्मनाक गलतियाँ करते हैं जिन्हें हम "पूर्ववत" नहीं कर सकते हैं। इसलिए, एक प्रभावी ईमेल लिखना जो हमारी दुनिया की चुनौतियों के प्रति सचेत रहते हुए आपके पाठक की कार्रवाई को बनाए रखता है, मुश्किल हो सकता है।

इसे ध्यान में रखते हुए, हमने कुछ आवश्यक नियम संकलित किए हैं जिन्हें आपको लोगों को ईमेल करते समय जानना आवश्यक है। आसानी से बेहतर ईमेल लिखने के लिए इन सरल नियमों का पालन करें।

1. अभिवादन और साइन-ऑफ पर फिर से विचार करें

"आशा है कि आपके पास एक अच्छा सप्ताह है!" ईमेल शुरू करने का एक शानदार तरीका हुआ करता था। अब और नहीं! यह देखते हुए कि जीवन कितना अनिश्चित है, यह लापरवाह और अत्यधिक अलग हो सकता है।

वही "सादर," "शुभकामनाएं," या "चीयर्स" जैसे साइन-ऑफ के लिए जाता है - जो पहले पूरी तरह से ठीक काम करता था लेकिन कभी-कभी वास्तविकता से वापस ले लिया जा सकता है।

तो, क्यों न इसे सरल और वास्तविक रखा जाए? "सुरक्षित रहें," "ध्यान रखें," या "ईमानदारी से" जैसे साइन-ऑफ़ के लिए जाएं। अभिवादन के लिए, "आशा है कि सब ठीक है" या "आशा है कि आप और आपके प्रियजन सुरक्षित हैं" अच्छे शुरुआती बिंदु हो सकते हैं।

2. एक स्पष्ट विषय पंक्ति शामिल करें

यह ईमेल नियम ईमेल जितना ही पुराना है। ऐसा इसलिए है क्योंकि लोग अक्सर यह तय करते हैं कि वे विषय पंक्ति के आधार पर ईमेल खोलेंगे या नहीं।

हमारे सभी काम अब ऑनलाइन होने के साथ, जो महत्वपूर्ण है उसे प्राथमिकता देने और जो नहीं है उसे अनदेखा करने की आवश्यकता महत्वपूर्ण है। इसलिए, यदि आप अभी भी विषय पंक्ति को खाली छोड़ रहे हैं, तो संभावना है कि आपके ईमेल को अनदेखा कर दिया जाएगा।

आदर्श विषय पंक्ति में 10 से कम शब्द हैं। वह चुनें जो आपकी चिंताओं को दूर करे और ईमेल के बारे में बताए। "विमानन परियोजना के लिए प्रस्ताव," "पुनर्निर्धारित बैठक," या "आपकी प्रस्तुति के बारे में त्वरित प्रश्न" कुछ अच्छे विषय पंक्ति उदाहरण हैं जिनसे आप संकेत ले सकते हैं।

3. एक पेशेवर हस्ताक्षर का प्रयोग करें

एक पूर्व-निर्धारित हस्ताक्षर ब्लॉक रखें जिसका उपयोग आप अपने सभी व्यक्तिगत उपकरणों पर ईमेल का जवाब देने के लिए करते हैं। इसमें आपका नाम, आपकी कंपनी का शीर्षक और आपकी संपर्क जानकारी होनी चाहिए।

यह आपके प्राप्तकर्ता को इस बारे में एक अच्छा विचार देता है कि आप कौन हैं और जरूरत पड़ने पर आपसे कैसे संपर्क किया जाए। जब आपके पेशेवर हस्ताक्षर के फ़ॉन्ट और आकार की बात आती है, तो सुनिश्चित करें कि यह बाकी ईमेल के समान है।

साथ ही, आत्मविश्वास के साथ अपने ईमेल समाप्त करें लेकिन बातें या व्यक्तिगत विवरण के साथ अति न करें।

4. यदि आप वस्तुतः पहली बार मिल रहे हैं तो अपना परिचय दें

हम सभी ऐसी स्थितियों में चले गए हैं जहाँ हमें किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल करना पड़ा है जिससे हम नहीं मिले हैं। किसी अजनबी से ईमेल प्राप्त करना अजीब हो सकता है। और वह इसे हल्के में डाल रहा है।

इसलिए, ईमेल प्राप्तकर्ता को अपना परिचय देने के लिए कुछ समय निकालें। प्रसंग महत्वपूर्ण है, और पहली छाप अभी भी मायने रखती है। तो, एक पंक्ति जोड़ें, जैसे "हाय! यह Multiseon प्राइवेट से ट्रेसी है। लिमिटेड, और मैं ईमेल कर रहा हूं क्योंकि आपने हमारे इलेक्ट्रॉनिक उत्पादों को खरीदने में अपनी रुचि व्यक्त की है"।

या, जब आपको ईमेल द्वारा किसी से मिलवाया जा रहा हो, तो आप उन्हें यह कहते हुए एक पंक्ति भी छोड़ सकते हैं कि उनसे ई-मिलना कितना प्यारा है।

5. अनुकंपा ईमेल लिखें

हम इसके महत्व पर जोर नहीं दे सकते। जीवन कठिन है। सबसे बढ़कर, यह अत्यधिक अनिश्चित है।

क्या वे एक समय सीमा चूक गए? क्या वे उस निर्धारित Google मीट के लिए नहीं आए थे? इससे पहले कि आप कोई कठोर ईमेल भेजें—रुकें और उस पर विचार करें। क्या होगा अगर कोई मेडिकल इमरजेंसी है?

इसलिए, दयालु बनें और पूछें कि क्या उनके साथ सब कुछ ठीक है। एक ईमेल "आज की बैठक में हमने आपको याद किया। सब कुछ ठीक है यह देखने के लिए बस चेक इन करें।" ऐसे रिश्ते बना सकते हैं जो समय की कसौटी पर खरे उतरें।

6. जब आप कर सकते हैं तो संलग्नक को संपीड़ित/आकार बदलें और नाम दें

हम इस ईमेल नियम के बारे में ज्यादा बात नहीं करते हैं क्योंकि बड़े अटैचमेंट भेजते समय, हम स्वतः ही मान लेते हैं कि हमारे प्राप्तकर्ता के पास पर्याप्त जगह है। बड़ी फ़ाइलें डाउनलोड होने में अधिक समय लेती हैं और कुछ ही समय में कष्टप्रद हो सकती हैं।

इसलिए, उन्हें संपीड़ित या आकार बदलने के लिए इसे एक बिंदु बनाएं। यदि आप एक साथ बहुत सारी फ़ाइलें साझा कर रहे हैं, तो एक विनम्र नोट जोड़ना एक अच्छा अभ्यास है जो बताता है कि अनुलग्नक किस लिए हैं।

साथ ही, भेजने से पहले अपने अटैचमेंट को नाम दें। अपना सीवी भेज रहे हैं? फ़ाइल का नाम बदलकर Tracy_Mackenzie_CV करें और दाहिने पैर से शुरू करें।

7. ईमेल को एक और इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप के रूप में इस्तेमाल न करें

हम सभी को इंस्टेंट मैसेजिंग पसंद है, इसका कारण यह है कि - यह तुरंत है।

लेकिन जब आप दोनों को मिलाते हैं और त्वरित संदेश भेजने के विकल्प के रूप में ईमेल का उपयोग करते हैं, तो आप कष्टप्रद और गैर-पेशेवर होने का जोखिम उठाते हैं।

इसलिए, आपको पता होना चाहिए कि कब ईमेल भेजना है और कब दूसरे के साथ इसका पालन करना है। मत करो बहुत अधिक अनुवर्ती ईमेल भेजने की गलती करें क्योंकि वे घर से काम कर रहे होंगे। किसी को फोन करके भी ईमेल चेक करने के लिए न कहें।

यदि यह अत्यावश्यक है, तो संचार के दूसरे तरीके का उपयोग करें।

8. चंगा करने के लिए हास्य का प्रयोग करें, लेकिन संयम से

जबकि कई लोग इन असाधारण समय में मूड को हल्का करने के लिए हास्य का उपयोग कर रहे हैं, ईमेल में हास्य का उपयोग करने में समस्या यह है कि यह उलटा भी पड़ सकता है।

यदि आप किसी ईमेल में हास्य का उपयोग करना चाहते हैं, तो ऐसा तभी करें जब आप उस व्यक्ति को अच्छी तरह से जानते हों। यदि कोई गंभीर स्थिति में है तो आप अपमानजनक या असभ्य नहीं दिखना चाहते हैं। इसके अलावा, जो अजीब लगता है वह मजाकिया नहीं पढ़ सकता है।

बुद्धिमान को वचन: यदि आप संदेह में हैं, तो इसे छोड़ देना ही सबसे अच्छा है।

कार्यालय के बाहर जवाब सेट करें और अपने कार्य-जीवन संतुलन में सुधार करें

इन दिनों लोगों को ईमेल करते समय आपको घंटों का भी ध्यान रखना चाहिए। वर्क फ्रॉम होम लाइफस्टाइल में तेजी आने के साथ, काम और हमारे निजी जीवन के बीच की सीमाएं धुंधली हो गई हैं। कार्यालय से बाहर के उत्तरों से यह समझना आसान हो जाता है कि कोई व्यक्ति कब मीटिंग के लिए उपलब्ध होता है या किसी ईमेल का जवाब देता है।

अपने ईमेल क्लाइंट की सेटिंग देखें और जब आप दूर हों या अपने डेस्क पर न हों तो ऑटोरेस्पोन्डर को कॉन्फ़िगर करें। उदाहरण के लिए, जीमेल इसे वेकेशन रिस्पॉन्डर कहता है, जबकि माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक आउट ऑफ ऑफिस रिप्लाई का इस्तेमाल करता है।

हमें उम्मीद है कि प्रभावी ईमेल लिखने के ये सुनहरे नियम और सही ईमेल आदतें आपको समय बचाने और सही प्रतिक्रियाओं को तैयार करने में मदद करती हैं।

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