उत्पादकता १०१: गेटिंग थिंग्स डन (जीटीडी) विधि का उपयोग कैसे करें

क्या आपको लगता है कि आप अपने दिमाग में कई कार्यों और परियोजनाओं को संसाधित कर रहे हैं लेकिन वास्तव में उन्हें पूरा नहीं कर रहे हैं? जब आप कार्यों, परियोजनाओं और लक्ष्यों के बारे में बहुत सोचते हैं, तो आपके दिमाग के लिए उत्पादकता पर ध्यान केंद्रित करना चुनौतीपूर्ण हो जाता है।

व्यवस्थित कार्य प्रबंधन के माध्यम से, गेटिंग थिंग्स डन (जीटीडी) आपको मानसिक तनाव को कम करने में मदद करता है। जीटीडी पद्धति, प्रक्रियाओं और कार्यों को कुशलतापूर्वक पूरा करने के लिए व्यवस्थित करने के तरीके के बारे में और जानें।

गेटिंग थिंग्स डन (जीटीडी) विधि क्या है?

कैप्चर, क्लैरिफाई, ऑर्गनाइज, रिव्यू और एंगेज नाम के पांच चरण, जीटीडी सिस्टम का निर्माण करते हैं जो पेशेवरों या फ्रीलांसरों को काम या घर पर अधिक उत्पादक बनाता है।

आपको जीटीडी पद्धति और उसके उपकरणों को स्थापित करने में कुछ उत्पादक घंटे लगाने होंगे। हालांकि, ऊर्जा और समय का इतना छोटा निवेश आपके शेष जीवन के लिए भुगतान करेगा यदि आप लगातार इसका अभ्यास करते हैं।

जैसा कि आप प्रत्येक पेशेवर या व्यक्तिगत कार्य के लिए जीटीडी प्रणाली को लागू करते हैं, आपको निम्नलिखित लाभ दिखाई देने लगेंगे:

1. आप अधिक समय बचाएंगे और व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन के बीच सही संतुलन हासिल करने में सक्षम होंगे।
2. आप कार्य प्रबंधन के माध्यम से अधिक कुशल और उत्पादक बनेंगे। जिससे आप अंततः मानसिक तनाव से मुक्त हो जाएंगे।
3. आप अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करके परियोजना को नुकसान पहुंचाने से बच सकते हैं।
4. आप अधिक रचनात्मक हो जाते हैं क्योंकि आपके दिमाग को अनावश्यक डेटा संसाधित करने की आवश्यकता नहीं होती है।

आपको जीटीडी पद्धति कब अपनानी चाहिए

आप किसी भी पेशेवर या व्यक्तिगत कर्तव्यों को पूरा करने के लिए व्यावहारिक रूप से जीटीडी प्रणाली लागू कर सकते हैं। कई कार्यों को करने वाले फ्रीलांसरों और पेशेवरों को उत्पादक बने रहने के लिए जीटीडी का अभ्यास करना चाहिए। वास्तविक जीवन के परिदृश्य जो जीटीडी प्रणाली के लिए सबसे उपयुक्त हैं वे हैं:

1. आपको डर है कि कहीं आप किसी प्रोजेक्ट के छोटे लेकिन महत्वपूर्ण कार्यों को भूल न जाएं।
2. आप सभी चीजों पर नज़र रखने के बारे में आश्वस्त नहीं हैं।
3. आप अपने पेशेवर और व्यक्तिगत जीवन में कई भूमिकाएँ निभाते हैं।
4. आप अक्सर खुद को विभिन्न परियोजनाओं की शुरुआत करते हुए पाते हैं लेकिन उन्हें समय पर पूरा नहीं कर पाते हैं।
5. आपने कार्यों को प्रबंधित करने के लिए कार्य पूरा करने के दृष्टिकोण को कभी नहीं आजमाया है।

जीटीडी विधि कैसे काम करती है

एक कदम: कब्जा

जीटीडी पद्धति के विकासकर्ता डेविड एलन, दिमाग को तनाव मुक्त रखने के लिए कार्यों और विचारों को लिखित रूप में या डिजिटल रूप से संग्रहीत करने पर जोर देते हैं।

इसलिए, आपको तुरंत अपने इनबॉक्स में घटनाओं, विचारों, नियुक्तियों, कार्य, कार्यों, उप-कार्यों, परियोजना संदर्भों आदि को संग्रहीत करने की आवश्यकता है। यह इनबॉक्स एक पेपर-आधारित फाइलिंग सिस्टम या जीमेल, याहू मेल, एवरनोट, वनोट, आदि जैसे ऐप हो सकता है।

एक इनबॉक्स उन तत्वों का एक दृश्य प्रतिनिधित्व है जिनकी आपको काम या घर पर नियमित रूप से देखभाल करने की आवश्यकता होती है। यह जीटीडी-आधारित व्यक्तिगत समय प्रबंधन कार्यप्रवाह की दिशा में पहला कदम है। इस कदम के लिए बहुत अधिक ऊर्जा और समय की आवश्यकता होती है क्योंकि आपको सभी कार्यों और विचारों को एक ही स्थान पर पकड़ने के लिए व्यापक विचार प्रक्रियाओं से गुजरना पड़ता है।

आप उपयोग करके अपने जीटीडी इनबॉक्स में सभी कार्यों को कुशलतापूर्वक कैप्चर कर सकते हैं GTD- आधारित समय प्रबंधन ऐप जैसे Trello, आसन, धारणा, एवरनोट, nTask, क्लिकअप, आदि।

चरण दो: स्पष्ट करें

जीटीडी इनबॉक्स में विचारों और कार्यों को भरने के बाद, आपको इन अव्यवस्थित तत्वों को कार्रवाई योग्य चरणों में बदलने की आवश्यकता है। अपने इनबॉक्स के सभी मदों के लिए नीचे दी गई चेकलिस्ट का पालन करें:

1. यदि दो मिनट से कम समय लगता है तो कार्य को तुरंत पूरा करें।
2. यदि परियोजना अनुमति देती है, तो कार्य प्रतिनिधिमंडल के अवसरों की तलाश करें।
3. किसी विशिष्ट कार्य के टिप्पणी अनुभाग में संदर्भ आइटम जैसे दस्तावेज़, फ़ाइलें, संपर्क जानकारी आदि रखें।
4. यदि आपको भविष्य में कोई कार्य पूरा करने की आवश्यकता है, तो नियत तिथि निर्दिष्ट करें।
5. व्यक्तिगत या व्यावसायिक संदर्भ में अप्रासंगिक किसी भी तत्व को हटा दें।

सम्बंधित: किसी भी परियोजना को ट्रैक करने के लिए आसन का उपयोग करने के लिए एक शुरुआती मार्गदर्शिका

चरण तीन: व्यवस्थित करें

अपने कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए, आपको निम्नलिखित मदों के आधार पर आगे की प्रक्रिया के लिए उन्हें अस्थायी टू-डू सूची में सूचीबद्ध करना होगा:

1. पंचांग: आपको अपने कैलेंडर में अपॉइंटमेंट दर्ज करने होंगे। आप कैलेंडर ऐप्स का उपयोग शुरू कर सकते हैं, क्योंकि ये पेपर-आधारित कैलेंडर की तुलना में अधिक कुशल हैं।
2. अगली क्रियाएँ: जो कार्य किसी भी परियोजना के लिए उपयुक्त नहीं हैं, वे अगली क्रिया सूची में होने चाहिए। आपके पास अलग-अलग संदर्भ-विशिष्ट सूचियां हो सकती हैं जैसे काम, व्यक्तिगत, काम, फोन कॉल इत्यादि।
3. परियोजनाएं: आपको संदर्भों के आधार पर परियोजनाओं को एक अलग सूची में व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। किसी परियोजना के प्रत्येक कार्य के लिए विशिष्ट समय-सीमा निर्धारित करें और प्रतिदिन परियोजना सूची की समीक्षा करें।
4. के लिए इंतजार: यदि आप कुछ प्रोजेक्ट कार्यों को दूसरों को सौंपते हैं, तो आपको उन कार्यों के लिए एक अनुस्मारक सूची बनाए रखनी चाहिए।

टिक टिक जैसे टू-डू लिस्ट और नोट लेने वाले ऐप्स, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote, आदि, आपकी टू-डू सूचियों को व्यवस्थित करने और देखने में आपकी सहायता करते हैं।

चरण चार: व्यस्त

आप निम्नलिखित चार मानदंडों का उपयोग करके व्यवस्थित रूप से प्राप्त करते हैं कि एंगेज चरण में आगे क्या करना है:

1. प्रसंग: आपके पास काम, जीवन और शौक से संबंधित अलग-अलग कार्य होंगे। इन्हें संदर्भों के रूप में जाना जाता है। आपको इनमें से प्रत्येक संदर्भ के लिए अलग-अलग टू-डू सूचियां बनानी होंगी।
2. समय उपलब्ध: यदि आपके पास अपने गंतव्य के लिए ड्राइविंग करते समय लगभग 15 मिनट हैं, तो संभवतः आप अपनी खरीदारी सूची में सूचीबद्ध वस्तुओं को खरीदने के लिए किराने की दुकान पर रुक सकते हैं।
3. उपलब्ध ऊर्जा: उस समय के लिए जटिल कार्यों को शेड्यूल करें जब आप अधिक ऊर्जावान हों। सरल कार्यों को निम्न ऊर्जा स्तर के घंटों के लिए छोड़ दें।
4. प्राथमिकता: कार्य सूची में कार्यों की प्राथमिकता के आधार पर आप यह भी पहचान सकते हैं कि आगे क्या करना है।

जीटीडी पद्धति का पालन करने वाले कार्य प्रबंधन उपकरण आपको फिल्टर के साथ कस्टम कार्य दृश्य जोड़ने की अनुमति देंगे। ये फ़िल्टर प्राथमिकता, नियत दिनांक, असाइनी, कीवर्ड, निर्माण दिनांक आदि हो सकते हैं। इस तरह के ऐप जीटीडी पद्धति को आज, आगामी, आगे देखें, लेबल के माध्यम से संदर्भ आदि जैसे विचारों के माध्यम से स्वचालित करते हैं।

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चरण पांच: समीक्षा करें

कैलेंडर प्रविष्टियों और टू-डू सूचियों जैसे जीटीडी तत्वों की समीक्षा करने से आपका जीटीडी सिस्टम अप टू डेट रहता है। जीटीडी पद्धति में, आप सर्वोत्तम परिणाम के लिए साप्ताहिक समीक्षाओं का अभ्यास कर सकते हैं। समीक्षा चरण आपको अपने समय प्रबंधन कार्यप्रवाह को परिशोधित करने और अगले चरणों की पहचान करने में सक्षम बनाता है।

कार्य प्रबंधन उपकरण हो सकता है कि आप गेटिंग थिंग्स डन के लिए उपयोग कर रहे हों, समीक्षा चरण को स्वचालित करता है। Infinity, Trello, Asana, Todoist, आदि जैसे ऐप्स इन-बिल्ट GTD रिव्यू टेम्प्लेट के साथ आते हैं। ये टेम्प्लेट वे सभी चेकपॉइंट प्रदान करते हैं, जिनसे आपको किसी भी प्रोजेक्ट या कार्य के लिए अपने GTD वर्कफ़्लो की सफल साप्ताहिक समीक्षा करने की आवश्यकता होती है।

ऐप्स आपको अपनी परियोजना की जरूरतों के अनुरूप इन समीक्षा टेम्पलेट्स को अनुकूलित करने की भी अनुमति देते हैं। उदाहरण के लिए, आप साप्ताहिक समीक्षा के बजाय द्विमासिक समीक्षा बना सकते हैं। आप अपने साप्ताहिक प्रतिबिंबों को निर्धारित करने और अगले सप्ताह के लिए ध्यान केंद्रित करने के लिए कार्य टिप्पणियाँ या उप-कार्य बना सकते हैं।

गेटिंग थिंग्स डन सिस्टम के साथ अधिक उत्पादक बनें

GTD पद्धति संपूर्ण कार्य प्रबंधन प्रक्रिया को पाँच सरल चरणों में विभाजित करती है: कैप्चर, स्पष्ट, व्यवस्थित, समीक्षा और संलग्न। जीटीडी प्रणाली और काम पूरा करने के उपकरण अनुत्पादक विचारों की तुलना में कार्य पूरा होने पर मस्तिष्क क्षमता का अधिक उपयोग करने में आपकी सहायता करते हैं।

इष्टतम उत्पादकता के लिए, जीटीडी पद्धति को नियमित रूप से अपनाते हुए कार्य प्रबंधन के लिए सबसे अच्छा ऐप चुनने का तरीका जानें।

ऑनलाइन टास्क मैनेजमेंट गाइड: सही ऐप चुनने के लिए 10 टिप्स

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