आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करके टू-डू सूची कैसे तैयार करें Prepare

आप कार्यों को ठीक से शेड्यूल करके और विकर्षणों को कम करके अपनी उत्पादकता बढ़ा सकते हैं। लेकिन कोई कार्यों को प्राथमिकता कैसे देता है? अपनी टू-डू सूची में सब कुछ डालने से यह सुनिश्चित होता है कि आप सबसे महत्वपूर्ण कार्य पहले कर रहे हैं, उसके बाद द्वितीयक कार्य कर रहे हैं।

एक बार जब आपके पास अपने सभी कार्यों की सूची हो, तो कुछ समय व्यवस्थित करने और उन्हें प्राथमिकता देने में बिताएं ताकि आप सही समय पर सही काम कर सकें। इस लेख में, आप सीखेंगे कि अपने कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए उन्हें कितना ध्यान देने की आवश्यकता है और आप उन्हें सही ढंग से निष्पादित करने के लिए आइजनहावर सिद्धांत का उपयोग कैसे कर सकते हैं।

विभिन्न प्रकार के ध्यान

अपने कार्यों को प्राथमिकता देने से पहले, आइए समझते हैं कि प्रत्येक कार्य के लिए विभिन्न प्रकार के ध्यान की आवश्यकता होती है।

1. सक्रिय ध्यान: यह एक प्रकार का ध्यान है जिसे सबसे कठिन या जटिल कार्यों को पूरा करने के लिए ध्यान केंद्रित करने और बनाए रखने की आवश्यकता होती है। अपनी थीसिस लिखना, परियोजना प्रस्ताव ईमेल भेजना, एक अकादमिक समस्या का समाधान करना, एक यूट्यूब वीडियो बनाना ऐसे कार्य हैं जिन पर सबसे अधिक ध्यान देने की आवश्यकता है। इन कार्यों को पूरा करने के लिए, आपको सक्रिय रूप से ध्यान देने की आवश्यकता है।

2. सक्रिय ध्यान: सक्रिय ध्यान से तात्पर्य दैनिक दोहराए जाने वाले, मध्यम स्तर के कार्यों से निपटने के लिए आवश्यक सावधानीपूर्वक ध्यान देने से है। Google कैलेंडर पर अपनी मीटिंग शेड्यूल करने, लंबित ईमेल भेजने, सहकर्मियों को महत्वपूर्ण दस्तावेज़ भेजने जैसी अधिकांश छोटी-छोटी दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों पर सक्रिय ध्यान देने की आवश्यकता होती है। यद्यपि आप सक्रिय रूप से कुछ तैयार नहीं कर रहे हैं, फिर भी आपको चीजों को पूरा करने के लिए कुछ ध्यान देने की आवश्यकता है।

3. निष्क्रिय ध्यान: अपेक्षाकृत आसान कार्यों के लिए जिन्हें आप स्वचालित कर सकते हैं, न्यूनतम ध्यान देने की आवश्यकता है। अपने मेल से स्पैम को साफ करना, ड्राफ्ट ईमेल को रद्द करना, अपने सहयोगी की सूची में ईवेंट आमंत्रण भेजना, इन सभी गतिविधियों के लिए आपके एक क्लिक की आवश्यकता होती है। ऐसे कार्य के लिए, आपको उचित सक्रिय ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है।

ध्यान के स्तर के अनुसार कार्यों को प्राथमिकता देना

अपने कार्यों को उनके लिए आवश्यक ध्यान के स्तर के अनुसार प्राथमिकता देना आपकी दैनिक गतिविधियों को सूचीबद्ध करने का एक शानदार तरीका है।

वे सभी कार्य जिन पर सक्रिय ध्यान देने की आवश्यकता है, वे निश्चित रूप से आपके लिए उच्च महत्व के हैं। इन कार्यों पर अधिक समय बिताने के लायक है, इसलिए वे वही होने चाहिए जिनके साथ आप अपना दिन शुरू करते हैं। इसके अलावा, इन गतिविधियों के लिए अपने दिन के सबसे अधिक केंद्रित और ताज़ा घंटे आवंटित करने का प्रयास करें। एक कप कॉफी पीना और हेडफोन लगाना आपको सक्रिय रहने में मदद कर सकता है।

निष्क्रिय ध्यान की आवश्यकता वाले कार्य सक्रिय और निष्क्रिय गतिविधियों के बीच खड़े होते हैं। आप इन घंटों को दिन के दौरान आवंटित कर सकते हैं जब आप न तो सक्रिय होते हैं और न ही निष्क्रिय। अगर आपको अपने दोस्त को फोन करना है, तो हो सकता है कि सुबह ऐसा करने का सही समय न हो। इसलिए, अपने सक्रिय घंटों को ऐसी गतिविधियों में बर्बाद न करें।

आप उन कार्यों को शेड्यूल कर सकते हैं जिनके लिए दिन में उन घंटों पर केवल आपके निष्क्रिय ध्यान की आवश्यकता होती है जब आप आलसी क्षेत्र में आते हैं। अपनी टू-डू सूचियों को जल्दी से जांचने का यह सही समय है। इस तरह, आप अपने आलसी घंटों का उपयोग दिन बढ़ने के साथ कुछ उत्पादक करने में करेंगे।

आइए उपरोक्त अवधारणाओं को लागू करें todoist में अपनी टू-डू सूचियों को प्राथमिकता दें. उसके लिए, उन 6 कार्यों की सूची देखें जो आपको दिन में करने हैं।

कार्यों की उपरोक्त सूची, स्क्रिप्ट लिखने और YouTube वीडियो को फिल्माने के लिए आपका सबसे अधिक ध्यान देने की आवश्यकता है। तो, इन दोनों कार्यों पर क्लिक करें और प्राथमिकता को एक पर सेट करें।

1. पर क्लिक करें तीन बिंदु प्रत्येक कार्य के सामने।

2. ठीक वरीयता लाल झंडे को।

आप सभी कार्यों को प्राथमिकता के साथ देखेंगे, एक अन्य सभी कार्यों से ऊपर जाएगा।

अपने बॉस से मिलते समय और अपने मित्र को कॉल करते समय, आपको सक्रिय होने की आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, आलसी और सुस्त होने पर आप दोनों नहीं कर सकते। इसलिए, प्राथमिकता सेटिंग्स से नारंगी ध्वज का चयन करके इन कार्यों को अपनी दूसरी प्राथमिकता के रूप में सेट करें।

सहकर्मियों को ईमेल आमंत्रण भेजना और डेटा को MS-Excel में स्थानांतरित करना दो ऐसे कार्य हैं जिन पर आपके निष्क्रिय ध्यान की आवश्यकता होती है। इसलिए, प्राथमिकता सेटिंग्स से नीला झंडा चुनकर उन्हें अपने प्राथमिकता वाले पेड़ पर सेट करें।

इस प्रकार आप सक्रिय, निष्क्रिय और सक्रिय क्या होगा, यह तय करके आप अपनी टू-डू सूची में कार्यों को प्राथमिकता दे सकते हैं। केवल उचित ध्यान देने के लिए जो प्रत्येक कार्य पर ध्यान देता है, आपको अपने दक्षता लक्ष्यों को पूरा करने की आवश्यकता है।

अपने दैनिक कार्यों को प्राथमिकता देने और प्रत्येक के लिए आवश्यक ध्यान को समझने के बाद, उन्हें वास्तविक कार्यदिवस में फिट करने का समय आ गया है। आइजनहावर विधि एक प्रसिद्ध विधि है जो सिखाती है कि विभिन्न प्रकार के नियमित कार्यों से कैसे निपटना है।

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आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करके कार्यों को अपने दैनिक कार्यक्रम में शामिल करना

आइजनहावर के अनुसार, आप सभी कार्यों को चार अलग-अलग श्रेणियों में विभाजित कर सकते हैं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि वे कितने महत्वपूर्ण और जरूरी हैं। फिर, आप या तो इसे तुरंत करते हैं, इसे प्रत्यायोजित करते हैं, इसे स्थगित करते हैं या इसे पूरी तरह से डंप कर देते हैं।

आइए इन श्रेणियों में से प्रत्येक पर संक्षेप में चर्चा करें:

1. इसे करें: यह उस कार्य के पूरा होने को संदर्भित करता है जिसे आप टाल नहीं सकते। इसके महत्व और समय की संवेदनशीलता को जानकर आप इसे तुरंत पूरा करते हैं।
2. इसे सौंपें: आप कार्य किसी और को सौंप देते हैं, और वे इसका ध्यान रखते हैं।
3. इसे स्थगित करें: हालाँकि, आप इसे स्वयं करना चाहते हैं, हालाँकि, बाद में दिन में। ये ऐसे कार्य हैं जिन्हें आप अलग रख सकते हैं और उसी के अनुसार शेड्यूल कर सकते हैं।
4. इसे फेंक दो: यह उन कार्यों को डंप करने के लिए संदर्भित करता है जो आपके समय के लायक नहीं हैं, और ये कार्य एक व्याकुलता से ज्यादा कुछ नहीं हैं।

यहां बताया गया है कि आइजनहावर पद्धति टोडिस्ट में कार्यों पर कैसे लागू होती है।

YouTube वीडियो को फिल्माना पहला काम है, इसलिए आपको करना चाहिए इसे करें पहले क्योंकि यह आपकी प्राथमिकता है। आपकी अगली प्राथमिकता एक स्क्रिप्ट लिखना है, कुछ ऐसा जो आप कर सकते हैं प्रतिनिधि अपने लेखक को। इसी तरह, आप डेटा को एक्सेल में स्थानांतरित करने का कार्य सौंप सकते हैं।

अपने बॉस से मिलने और अपने दोस्तों को कॉल करने में देरी हो सकती है, इसलिए आस्थगित करें इन दो कार्यों। अंत में, यदि आपके पास समय की कमी है, तो आप कर सकते हैं ढेर ईमेल आमंत्रण भेजना और उन्हें बाद में करना।

यह आपके कार्य दिनचर्या को ठीक से प्रबंधित करने का सबसे सरल और प्रभावी तरीका है। अन्यथा, आप उत्पादक होने के अलावा अन्य कार्यों को गलत समय पर कुशलतापूर्वक पूरा करने में अत्यधिक व्यस्त हो सकते हैं।

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चाहे आप सुबह के व्यक्ति हों या रात के उल्लू, अपने सबसे प्रभावी घंटों को फ़िल्टर करें और उन्हें सक्रिय ध्यान देने की आवश्यकता वाले कार्यों को करने के लिए आवंटित करें। आपकी प्राथमिकता यह होनी चाहिए कि निष्क्रिय और सक्रिय कार्यों को आप सक्रिय कार्यों से विचलित न होने दें।

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