जी सूट में एक सहयोगी इनबॉक्स कैसे बनाएं

जब आपकी टीम को एक ही आने वाले ईमेल का प्रबंधन करने की आवश्यकता होती है, तो आप एक ही खाते में कई उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के लिए जी सूट से सहयोगात्मक इनबॉक्स का उपयोग कर सकते हैं। फ़ंक्शन कई टीम के सदस्यों को एक साथ एक ही इनबॉक्स बनाए रखने की अनुमति देता है।

यहां बताया गया है कि अपना खुद का सहयोगी इनबॉक्स कैसे बनाएं, सभी सुविधाओं का उपयोग करें, टीम के सदस्यों को असाइन करें, और अपने जी सूट खाते से सभी विशिष्ट अनुमति दें।

जी सूट में एक सहयोगी इनबॉक्स क्या है

जी सूट में सहयोगी इनबॉक्स व्यक्तियों के एक समूह को एक ही ईमेल इनबॉक्स तक पहुंचने, बनाए रखने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है। यह उन कंपनियों और संगठनों के लिए मददगार हो सकता है, जिन्हें इसी तरह के ईमेल का जवाब देने के लिए अपनी पूरी मार्केटिंग या सेल्स टीम की जरूरत होती है।

यह ऑनलाइन प्रोत्साहित करके उत्पादकता बढ़ाने का एक शानदार तरीका है Google उपकरण के माध्यम से टीमवर्क सहयोग एक कुशल वर्कफ़्लो बनाने के लिए।

एक उदाहरण के रूप में, यदि आपकी बिक्री प्रतिनिधि लगातार संभावित साझेदारी के बारे में ईमेल प्राप्त कर रहे हैं, तो आप उसी इनबॉक्स की निगरानी के लिए सभी को असाइन कर सकते हैं। जो भी ईमेल आते हैं, उनका जवाब और प्रबंधन कोई भी कर सकता है।

यदि आप एक स्कूल में काम करते हैं तो आप एक सहयोगी इनबॉक्स भी स्थापित कर सकते हैं जो माता-पिता से ईमेल प्राप्त करता है ताकि कोई भी शिक्षक उन ईमेल का जवाब दे सके। जिस भी सदस्य के पास सही अनुमति है, वह अपने लिए एक ईमेल का दावा कर सकता है या किसी अन्य समूह के सदस्य को सौंप सकता है।

Google कार्यस्थल केवल यही नहीं है जीमेल के साथ गठबंधन करने के लिए सहयोग उपकरण, लेकिन अगर आपके पास पहले से ही जी सूट है तो यह सबसे अधिक कुशल है।

आप इस उपकरण का उपयोग विशिष्ट ईमेलों को टैग करने के लिए कर सकते हैं, जो आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित करने में मदद करता है और पुराने ईमेलों को खोजना आसान बनाता है। यदि आप उत्पाद बेच रहे हैं, तो उन विशिष्ट उत्पादों के साथ सभी ईमेल को टैग करने से दूसरों को खोजने में मदद मिलेगी।

इससे पहले कि आप एक सहयोगी इनबॉक्स रख सकें, आपको एक Google समूह स्थापित करने और सदस्यों को जोड़ने की आवश्यकता है।

Google समूह कैसे बनाएं और सदस्य जोड़ें

अपने सहयोगी इनबॉक्स को प्रबंधित और एक्सेस करना शुरू करने के लिए, आपको पहले एक समूह बनाने की आवश्यकता है। यह आपको अपने सहयोगी इनबॉक्स में सदस्यों को जोड़ना शुरू करने की अनुमति देगा।

1. साइन इन करें Google समूह.
2. क्लिक समूह बनाएँ.
3. दर्ज जानकारी और चुनें समायोजन।
4. क्लिक समूह बनाएँ.

एक बार जब आप अपना समूह स्थापित कर लेते हैं, तो आप लोगों को ईमेल द्वारा समूह में आमंत्रित करना शुरू कर सकते हैं, उन्हें सीधे आपके समूह में जोड़ सकते हैं, या आवेदन करने वाले लोगों की स्वीकृति दे सकते हैं।

आमंत्रण भेजना यह प्राप्तकर्ताओं के इनबॉक्स में सीधे मेल करता है, यह पुष्टि करने के लिए कि वे समूह में शामिल होना चाहते हैं। सीधे समूह में एक सदस्य को जोड़ने के लिए उनके ईमेल पते की आवश्यकता होती है। यह सबमिशन के बाद मेंबर को जोड़ेगा।

अपना समूह बनाकर और सदस्यों को जोड़कर, आप पूरी तरह कार्यात्मक सहयोगी इनबॉक्स रख पाएंगे। केवल एक चीज जो आपको वापस रखती है, वह है सुविधा को चालू करना।

सहयोगी सुविधाओं को कैसे चालू करें

अपने मौजूदा सदस्यों के लिए एक सहयोगी इनबॉक्स बनाने के लिए, आपको पहले सहयोगी सुविधाओं को सक्षम करने की आवश्यकता है। लेकिन इससे पहले कि आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करें, सुनिश्चित करें कि आपने Google समूह के लिए वार्तालाप इतिहास सक्षम किया है।

1. साइन इन करें Google समूह.
2. दबाएं समूह का नाम.
3. क्लिक समूह सेटिंग्स.
4. के अंतर्गत अतिरिक्त Google समूह सुविधाएँ सक्षम करें > का चयन करें सहयोगी इनबॉक्स.

एक बार सहयोगी सुविधाएँ सेट हो जाने के बाद, आपको प्रत्येक सदस्य को खाता प्रबंधित करने के लिए उन्हें आसान बनाने के लिए अनुमतियाँ असाइन करने की आवश्यकता होती है।

सहयोगी इनबॉक्स सदस्यों को अनुमतियाँ कैसे असाइन करें

समूह के सदस्यों को अनुमति प्रदान करके, आप अपनी टीम को बातचीत करने, असाइन करने में सक्षम होने में सक्षम होंगे वार्तालाप, पूर्ण के रूप में वार्तालापों को चिह्नित करें, डुप्लिकेट के रूप में वार्तालापों को चिह्नित करें, और वार्तालापों को बिना किसी कार्रवाई के चिह्नित करें आवश्यकता है।

आप डिफ़ॉल्ट समूह भूमिकाओं (मालिकों, प्रबंधकों, सदस्यों), संगठन में सभी, वेब पर सभी या कस्टम-निर्मित भूमिकाओं के आधार पर एक समूह को विभिन्न अनुमतियाँ प्रदान कर सकते हैं।

1. साइन इन करें Google समूह.
2. ग्रुप के नाम पर क्लिक करें।
3. क्लिक समूह सेटिंग्स.
4. Toggle to पर क्लिक करें चालू करो अनुमतियाँ।
5. स्लाइडर को स्थानांतरित करें और चुनें कि उपयोगकर्ताओं को कौन सा मिलता है अनुमतियां.

आप अपनी अनुमति सेटिंग से विशिष्ट सदस्यों को बाहर करने के लिए अपनी अनुमति में बहिष्करण भी बना सकते हैं।

आपका जी सूट सहयोगात्मक इनबॉक्स का प्रबंधन

एक सहयोगी इनबॉक्स आपको एक समूह में विभिन्न सदस्यों को असाइन करने और उन्हें विशिष्ट अनुमति देने की अनुमति देता है ताकि वे आपके ईमेल को प्रभावी ढंग से प्रबंधित कर सकें।

प्रत्येक टीम के सदस्य के पास पूरे इनबॉक्स तक पहुंच होगी और विभिन्न सदस्यों को अलग-अलग वार्तालाप असाइन कर सकते हैं। अब जब आपकी टीम बनाई गई है, तो आपको सभी को खाते को सुरक्षित रखने के बारे में सोचने की आवश्यकता है।

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