GTD के पहले चरण में आपके सिर से सभी "सामान" निकल रहे हैं। ऐसा करने के तरीकों में से एक 3x5 कार्ड पर सब कुछ लिखकर है, और 3x5 कार्ड के सर्वश्रेष्ठ डिजिटल समकक्ष कानबन तकनीक है।
चलो जीटीडी के चरणों के माध्यम से चलते हैं और देखते हैं कि वे कानन के साथ कितनी अच्छी तरह से मेष करते हैं।
अपने विचारों को ले लीजिए
यदि आप ज्यादातर लोगों की तरह हैं, तो आपके पास शायद 100 अलग-अलग कार्य, परियोजनाएं, विचार और अन्य सामान हैं (जैसा कि जीटीडी कॉल करता है) आपके सिर में घूमता है। चलिए उस सभी को ऑफलोड करने के लिए एक इनबॉक्स बनाकर शुरू करते हैं।
हम उपयोग करने जा रहे हैं Trello क्योंकि यह सबसे लोकप्रिय कानबन उपकरण है और एक उदार मुक्त श्रेणी प्रदान करता है। उसके शीर्ष पर, Trello में शानदार कीबोर्ड शॉर्टकट और एक सुव्यवस्थित UI है। यह नौकरी के लिए उपयोग करने के लिए सबसे तेज़ और आसान कार्यक्रमों में से एक बनाता है।
बुद्धिशीलता के दौरान बिना किसी अतिरिक्त कदम के अपने विचारों को प्राप्त करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। लेकिन आप अभी भी एक कोशिश करने के लिए स्वागत कर रहे हैं Trello का विकल्प यदि आप चाहते हैं।
ट्रेलो के विचार की तरह लेकिन ट्रेलो खुद नहीं? ये वैकल्पिक Kanban एप्लिकेशन कैलेंडर, ईमेल, स्लैक और बहुत कुछ के साथ एकीकृत होते हैं।
एक नया बोर्ड बनाकर शुरू करें और इसे "GTD।"
अगला, हम एक जोड़ने जा रहे हैं इनबॉक्स हमारे सभी सामान को बंद करने के लिए सूची।
अब कुछ मिनट लें और अपने मन के पीछे के हर विचार और विचार के लिए एक कार्ड बनाएं। क्लिक करके शुरू करें एक कार्ड जोड़ें बटन। इसके बाद अपना पहला कार्य या आइडेंटिटी टाइप करें और इसे हिट करें दर्ज.
इस प्रक्रिया को तब तक दोहराएं जब तक आप किसी और चीज के बारे में नहीं सोच सकते।
जीटीडी सिस्टम से मिलान करने के लिए सूची सेट करें
अगला कदम यह निर्धारित करना है कि हमारे इनबॉक्स में प्रत्येक आइटम कार्रवाई योग्य है या नहीं। यही है, क्या आप इसके बारे में कुछ कर सकते हैं या नहीं?
सबसे पहले, आइए कार्रवाई योग्य वस्तुओं के लिए दो सूची बनाएं। यदि कुछ कार्रवाई योग्य है, तो आपको यह तय करना चाहिए कि दो मिनट से कम समय लगेगा या नहीं। यदि हां, तो आपको जल्द से जल्द इस पर काम करना चाहिए।
यदि नहीं, तो आपको इसे एक और चरण में और नीचे तोड़ने की आवश्यकता होगी। इसके लिए आपको जिन दो सूचियों की आवश्यकता होगी, वे हैं "प्रोजेक्ट्स" और "टू-डू टुडे।"
क्लिक एक और सूची जोड़ें, फिर दो सूची बनाएं जैसे आपने इनबॉक्स में कार्ड जोड़ने के साथ किया था।
यदि कोई आइटम कार्रवाई योग्य नहीं है, तो यह कुछ अलग स्थानों पर जा सकता है। सबसे पहले, पूछें "क्या यह महत्वपूर्ण है?" यदि यह ऐसा कुछ नहीं है जिसके बारे में आप भावुक हैं, तो आप इसे हटा सकते हैं और इसे भूल सकते हैं।
अगला, पूछें कि क्या यह ऐसा कुछ है जिसे आप किसी दिन मिलना चाहते हैं, लेकिन अभी तक नहीं। शायद यह दूर का सपना है। या यह कुछ ऐसा हो सकता है जो भविष्य में किसी बिंदु पर ही संभव होगा। इन जैसी स्थितियों के लिए, "किसी दिन / शायद" नामक एक सूची बनाएं।
यदि आइटम महत्वपूर्ण है, लेकिन कार्रवाई के बजाय सूचनात्मक है, तो उसे "संदर्भ" सूची में जाना चाहिए। कानबन कार्रवाई योग्य वस्तुओं के लिए बेहतर अनुकूल है। इसलिए संदर्भ सूची सूचना के लिए एक अस्थायी पड़ाव होनी चाहिए, जब तक कि यह एक बेहतर जगह पर स्थानांतरित न हो जाए, जैसे कि हल्के नोट लेने वाला वेब ऐप.
यदि आप एक टीम के साथ काम कर रहे हैं तो जोड़ने के लिए सूचियाँ
आपके द्वारा यह निर्धारित करने के बाद कि कोई कार्ड कार्रवाई योग्य है, आप अभी भी उस पर कार्रवाई करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। ऐसा इसलिए हो सकता है क्योंकि आप किसी व्यक्ति को शुरू करने से पहले कुछ और खत्म करने के लिए इंतजार कर रहे हैं। या शायद किसी और को इस परियोजना पर काम करना चाहिए।
पहले परिदृश्य के लिए, "स्थगित" सूची बनाएं। जब ब्लॉकिंग प्रोजेक्ट किया जाना चाहिए, तो आपको अनुस्मारक प्राप्त करने के लिए एक नियत तारीख निर्धारित कर सकते हैं। उस पर क्लिक करके कार्ड खोलें और चुनें नियत तारीख कैलेंडर तक पहुँचने के लिए।
दूसरे मामले के लिए, "प्रत्यायोजित" नामक एक सूची बनाएं। कार्ड को उस सूची में ले जाने के बाद, आप अन्य सदस्यों को कार्ड में जोड़ सकते हैं। किसी ने बोर्ड में पहुंचने के लिए सदस्यों को आमंत्रित किया होगा, हालांकि।
कार्ड खोलें और चुनें सदस्यों. फिर उस सदस्य को ढूंढें जिसके साथ आप जिम्मेदारियों को साझा करना चाहते हैं।
पहले क्रमबद्ध करें, फिर अपनी परियोजनाओं के बारे में सोचें
अब वास्तव में आपके इनबॉक्स के माध्यम से जाने और वस्तुओं को उचित सूचियों में खींचने का समय है। सूची के शीर्ष से शुरू करें और नीचे अपना काम करें। प्रत्येक आइटम के लिए, उन श्रेणियों पर विचार करें, जिन्हें आपने बनाया है और यह कहाँ है।
अपने सभी आइटमों को क्रमबद्ध करने के बाद, आप अपनी परियोजनाओं का विश्लेषण करना चाहेंगे। हर एक को देखो और जटिलता के बारे में सोचो। यदि यह एक सरल परियोजना है, तो आप कार्ड में एक चेकलिस्ट जोड़ सकते हैं। उस पर क्लिक करके कार्ड खोलें। तब दबायें जांच सूची और अपने आइटम जोड़ना शुरू करें, जैसे आपने कार्ड जोड़े।
बड़ी परियोजनाओं के लिए, आप उस परियोजना के प्रबंधन के लिए एक नया बोर्ड बना सकते हैं। फिर आप कार्ड को नए बोर्ड में स्थानांतरित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, उस कार्ड पर होवर करें जिसे आप ले जाना चाहते हैं और पेंसिल आइकन पर क्लिक करें। इसके बाद, क्लिक करें चाल, और उस बोर्ड को चुनें जिसे आप ड्रॉपडाउन से स्थानांतरित करना चाहते हैं।
बड़ी परियोजनाओं के लिए एक अन्य विकल्प में एक चेकलिस्ट बनाना भी शामिल है। यदि आप अपने प्रोजेक्ट के साथ क्या करना चाहते हैं, इसका अंदाजा है, तो यह एक अच्छा तरीका है, लेकिन आप इसमें बहुत सारा काम करने के लिए तैयार नहीं हैं।
आप प्लेसहोल्डर के रूप में चेकलिस्ट में वस्तुओं की एक मोटी सूची बना सकते हैं। इसे ऐसे समझें जैसे आपके इनबॉक्स के लिए विचार मंथन करना ये संभावित उप-परियोजनाएं हैं। फिर, जब आप तैयार हों, तो आप अपने कार्ड को दूसरे बोर्ड में स्थानांतरित कर सकते हैं। और आप अपनी चेकलिस्ट में प्रत्येक आइटम को एक नए कार्ड में बदल सकते हैं।
सिस्टम को चालू रखें
जीटीडी के साथ शुरू करना आसान है; आप इसे एक या दो घंटे में कर सकते हैं। लेकिन आपको सिस्टम को बनाए रखने की आवश्यकता है, या यह आपको विफल कर देगा। सप्ताह में एक या दो बार अपने जीटीडी ट्रेलो बोर्ड के साथ जांचें। अपने नए विचारों को इनबॉक्स में डंप करें और अपनी प्रत्येक सूची में आइटमों का पुनर्मूल्यांकन करें। पता लगाएँ कि क्या वे अभी भी सही जगह पर हैं या नहीं।
जब आप प्रोजेक्ट्स पूरा करते हैं, तो आपके पास दो विकल्प होते हैं। यदि आपको इसके बारे में और जानने की आवश्यकता नहीं है, तो आप कार्ड को हटा सकते हैं। या यदि आप अपनी पिछली परियोजनाओं का रिकॉर्ड चाहते हैं, तो आप "पूर्ण" सूची बना सकते हैं और वहां समाप्त परियोजनाओं को स्थानांतरित कर सकते हैं।
यह प्रणाली आपके सप्ताह की योजना बनाने में भी आपकी मदद कर सकती है। आप "To-do Next" नामक एक अन्य सूची जोड़ सकते हैं। यह सूची उन परियोजनाओं के लिए है जिन्हें आप अगले कुछ दिनों के भीतर या आने वाले सप्ताह के दौरान काम करने की योजना बनाते हैं। यदि आप रविवार रात या सोमवार सुबह अपने ट्रेलो बोर्ड की जांच करते हैं, तो आप सप्ताह के लिए अपने काम की योजना बना सकते हैं।
इस प्रणाली को अपना बनाओ। यदि यह आपके लिए काम नहीं कर रहा है तो आपको पत्र में GTD का पालन करने की आवश्यकता नहीं है। बेझिझक इसे मिलाएं और विभिन्न तरीकों की कोशिश करें। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप इसे बनाए रखें! एक कैलेंडर अनुस्मारक सेट करें यदि आपको करना है, क्योंकि सिस्टम केवल तभी काम करता रहेगा जब आप सिस्टम को काम करते रहेंगे।
एक समूह या एकल में अपने वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने के लिए कंबन की जापानी परियोजना प्रबंधन तकनीक का उपयोग कैसे करें।
- उत्पादकता
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- उत्पादकता युक्तियाँ
ली एक पूर्णकालिक खानाबदोश और कई जुनून और हितों के साथ एक बहुपद है। उनमें से कुछ जुनून उत्पादकता, व्यक्तिगत विकास और लेखन के इर्द-गिर्द घूमते हैं।
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