जानकारी एक कहानी बता सकती है यदि आप जानते हैं कि अपने डेटा को ठीक से कैसे छांटा जाए। जंबल्ड स्प्रेडशीट को देखना केवल आपको भ्रमित करने वाला है, लेकिन Google शीट जैसी स्प्रेडशीट आपके डेटा को तार्किक तरीके से सॉर्ट करना आसान बनाती हैं।
Google शीट्स में कॉलम को सॉर्ट करने के लिए कुछ अलग तरीके हैं, जिसमें फ़िल्टर जोड़ना या कई कॉलमों को सॉर्ट करना शामिल है। और एक बार जब सब कुछ हल हो जाता है, तो आप अपने डेटा को ग्राफ़ और चार्ट के साथ कल्पना कर सकते हैं ताकि इसे समझना और भी आसान हो सके।
कॉलम द्वारा Google पत्रक छाँटना
स्प्रेडशीट कॉलम और पंक्तियों का उपयोग करते हैं। स्तंभ ऊपर से नीचे तक जाते हैं, और पंक्तियाँ बाएं से दाएं जाती हैं। पंक्तियों को गिना जाता है, और स्तंभों को अक्षरों के साथ संदर्भित किया जाता है। नंबर और अक्षर क्रमशः स्प्रेडशीट के बाएं और शीर्ष किनारों पर दिखाई देते हैं।
स्प्रेडशीट को आमतौर पर संरचित किया जाता है ताकि प्रत्येक पंक्ति सूचना के एक समूह का प्रतिनिधित्व करे और प्रत्येक स्तंभ उस जानकारी के एक टुकड़े का प्रतिनिधित्व करे। उदाहरण के लिए, यहाँ Spotify के संगीत डेटाबेस के डेटा का चयन किया गया है:
प्रत्येक पंक्ति एक गाने का प्रतिनिधित्व करती है। और प्रत्येक स्तंभ उस गीत के बारे में जानकारी का प्रतिनिधित्व करता है: कलाकार, गीत का शीर्षक, शैली, और इसी तरह।
यदि आप एक स्तंभ पत्र पर होवर करते हैं, तो आपको एक ड्रॉपडाउन तीर आइकन दिखाई देगा। उस कॉलम से आपके द्वारा किए जा सकने वाले कार्यों का ड्रॉपडाउन मेनू देखने के लिए तीर पर क्लिक करें।
ड्रॉपडाउन के चौथे खंड को देखते हुए, आप दो देखेंगे चादर को क्रमबद्ध करें विकल्प। जब आप उन विकल्पों में से एक पर क्लिक करते हैं, तो Google पत्रक उस कॉलम के सभी डेटा को वर्णानुक्रम में बदल देंगे, जिससे प्रत्येक पंक्ति में सभी डेटा एक साथ चिपक जाते हैं।
दूसरे शब्दों में, आप उस कॉलम में डेटा द्वारा पूरे दस्तावेज़ को सॉर्ट कर रहे हैं। आप केवल उस कॉलम को नहीं छांट रहे हैं। आप कार्रवाई ड्रॉपडाउन को प्रकट करने के लिए कॉलम हेडर पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं।
दस्तावेज़ को सॉर्ट करने का एक और तरीका है एकल कक्ष पर क्लिक करके और चयन करना डेटा मेनू बार से। आप वही देख सकते हैं चादर को क्रमबद्ध करें इस मेनू के शीर्ष पर उपलब्ध विकल्प।
वे यह भी निर्दिष्ट करते हैं कि स्पष्टता के लिए शीट किस कॉलम को छांटेगी।
यदि आप स्प्रेडशीट के साथ शुरुआत कर रहे हैं, तो यहां हैं Google पत्रक टेम्पलेट खोजने के सर्वोत्तम तरीके तो आप खरोंच से शुरू करने की जरूरत नहीं है।
Google शीट टेम्पलेट की तलाश है? सही Google पत्रक टेम्पलेट खोजने के लिए इन युक्तियों का उपयोग करें और इसे अपने काम के लिए उपयोग करें।
नामकरण द्वारा अपने कॉलम को स्पष्ट करें
कच्चे डेटा को देखकर भ्रमित किया जा सकता है। यह अनाम डेटा के लिए विशेष रूप से सच है, जैसे आप Spotify के संगीत डेटाबेस को पा सकते हैं।
यह प्रत्येक स्तंभ के शीर्ष पर एक नाम रखने के लिए उपयोगी है, न कि केवल एक पत्र के द्वारा ताकि आप प्रत्येक स्तंभ की पहचान कर सकें। पहली पंक्ति को राइट-क्लिक करें और चुनें 1 ऊपर डालें इसके ऊपर एक नई पंक्ति बनाने के लिए। अब इस पंक्ति में अपने प्रत्येक कॉलम के लिए एक नाम लिखें।
आप उनकी सामग्री को बेहतर ढंग से पढ़ने के लिए कॉलम की चौड़ाई का आकार भी बदल सकते हैं। यदि आप स्तंभ शीर्ष लेख के दाएँ किनारे पर मंडराते हैं, तो आपको एक दाएँ तीर दिखाई देगा। स्तंभ की चौड़ाई बदलने के लिए उसे खींचें। यह पंक्तियों पर भी काम करता है, लेकिन अक्सर इसका उपयोग नहीं किया जाता है।
अब जब हमने अपने कॉलम को नाम दिया है, तो हमें एक और समस्या है। यदि आप स्तंभों को क्रमबद्ध करते हैं, तो स्तंभ नाम शेष डेटा के साथ खो जाएगा क्योंकि चादरें नहीं जानती हैं कि यह नियमित डेटा नहीं है। लेकिन उस पंक्ति को स्थिर करने के लिए एक चाल है।
आपको शीर्ष पंक्ति को फ्रीज़ करने के लिए कुछ विशेष चुनने की आवश्यकता नहीं है। मेनू से, चुनें दृश्य> फ्रीज> 1 पंक्ति. आप देख सकते हैं कि अगर आपने अपने दस्तावेज़ में नीचे स्क्रॉल किया तो यह काम कर गया। आप देखेंगे कि जमी हुई पंक्ति शीट के ऊपर चिपक जाती है।
ऐसा करने का एक और तरीका भी है। यदि आप उपरोक्त चित्र को देखते हैं, तो आप एक मोटी ग्रे लाइन देखेंगे जो जमी हुई पंक्ति को अलग करती है। यह आमतौर पर खाली सेल में ऊपरी-बाएँ-कोने में होता है। आप देख सकते हैं कि स्तंभों को स्थिर करने के लिए उपयोग किया जाने वाला ऊर्ध्वाधर विभक्त अभी भी है।
आप उन ग्रे लाइनों को खींच सकते हैं जो जमे हुए स्तंभों और पंक्तियों को समायोजित करने के लिए हैं। डिवाइडर को किसी कॉलम या रो से हटाते समय, सुनिश्चित करें कि आप डिवाइडर को खींच रहे हैं और कॉलम या रो को आकार नहीं दे रहे हैं।
एकल कॉलम द्वारा छंटनी आपके डेटा को व्यवस्थित करने का एक शानदार तरीका है। यदि आप गाने या एल्बम की एक वर्णमाला सूची देखना चाहते हैं, तो आपको बस इतना ही चाहिए। लेकिन अगर आप डेटा का विश्लेषण करना चाहते हैं, तो यह कई कॉलमों को छाँटने में मदद करता है।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप देखना चाहते हैं कि प्रत्येक एल्बम में सबसे लोकप्रिय गाने कौन से हैं। पहली बात यह है कि अपने सभी डेटा का चयन करें। आप ऐसा कर सकते हैं कि ऊपरी-बाएँ कोने में खाली सेल पर क्लिक करके या दबाकर Ctrl + A. इसके बाद सेलेक्ट करें क्रमबद्ध श्रेणी से डेटा मेनू बार में ड्रॉपडाउन।
क्लिक डेटा हेडर पंक्ति है पत्र के बजाय जमे हुए स्तंभ शीर्षक देखने के लिए। यदि आपके पास कई स्तंभ हैं, जैसे कि इस स्प्रेडशीट में, जो A से Z तक जाता है, तो यह बहुत मदद करता है।
अगला चरण वह पहला कॉलम चुनना है जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं। तब दबायें एक और सॉर्ट कॉलम जोड़ें और दूसरे का चयन करें। आप जितने चाहें उतने कॉलम को सॉर्ट कर सकते हैं। और आप उन्हें अलग-अलग दिशाओं में सॉर्ट कर सकते हैं। इस उदाहरण में, लोकप्रियता को उच्च से निम्न स्तर पर क्रमबद्ध किया जाता है ताकि हम सबसे लोकप्रिय ट्रैक पहले देख सकें।
जिस क्रम में आप कॉलम जोड़ते हैं वह महत्वपूर्ण है क्योंकि Google पत्रक उस क्रम में उन्हें सॉर्ट करेगा। इसलिए अगर हमने पहले लोकप्रियता को चुना, तो हमने अगले एल्बमों को चुना, हमें लोकप्रियता के क्रम में सभी गीतों की एक सूची मिलेगी। फिर जिन एल्बमों में समान लोकप्रियता वाले गाने होते हैं, उन्हें वर्णानुक्रम से सॉर्ट किया जाएगा।
इसके बजाय हम क्या करना चाहते हैं, पहले नाम से एल्बम एल्बम करें, फिर उस एल्बम के भीतर से सबसे अधिक लोकप्रियता वाले गाने ढूंढें।
अपनी स्प्रेडशीट को इस तरह से सॉर्ट करना केवल शुरुआत है जो आप Google शीट के साथ कर सकते हैं। अधिक जानने के लिए, इन्हें देखें शक्तिशाली Google पत्रक स्क्रिप्ट.
फिल्टर के साथ अगले स्तर पर जाएं
अब जब आपने कॉलम को क्रमबद्ध करना सीख लिया है, तो अगला चरण यह है कि उन्हें कैसे फ़िल्टर किया जाए। छनन वास्तव में छँटाई के साथ अच्छी तरह से काम करता है क्योंकि यह आपको विशिष्ट डेटा की खोज करने और दिखाए गए डेटा को सीमित करने देता है।
उदाहरण के लिए, आप एक कलाकार को खोज सकते हैं और उनके एल्बमों को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध कर सकते हैं। या, आप शीट को केवल 0.8 या उससे अधिक के डांसबिलिटी स्कोर के साथ गाने दिखाने के लिए फ़िल्टर कर सकते हैं और कुछ नहीं।
आप क्लिक करके फ़िल्टरिंग को सक्रिय कर सकते हैं एक फ़िल्टर बनाएं से डेटा मेनू बार में ड्रॉपडाउन। फिर कॉलम शीर्षक उनके बगल में तीन लाइनों के साथ एक आइकन दिखाएगा। यदि आप इस आइकन पर क्लिक करते हैं, तो एक मेनू जिसमें खोज और फ़िल्टर विकल्प हैं, आपको पता लगाने के लिए पॉप अप होगा
बधाई हो! अब आप एक समर्थक की तरह अपने डेटा का प्रबंधन करने के लिए एक कदम करीब हैं।
आपको अपने जीवन को व्यवस्थित करने के लिए चमकदार नए एप्लिकेशन और वेबसाइटों की आवश्यकता नहीं है। आपको बस Google शीट और इन भरोसेमंद टेम्प्लेट की आवश्यकता है।
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- डेटा विश्लेषण
ली एक पूर्णकालिक खानाबदोश और कई जुनून और हितों के साथ एक बहुपद है। उनमें से कुछ जुनून उत्पादकता, व्यक्तिगत विकास और लेखन के इर्द-गिर्द घूमते हैं।
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