आइजनहावर मैट्रिक्स उत्पादकता प्रणाली के साथ कार्य को कैसे प्राथमिकता दें

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टू-डू लिस्ट ऐप्स इन दिनों सभी गुस्से में हैं। विज्ञान ने यह सिद्ध कर दिया है सूचियाँ वास्तव में उत्पादकता को प्रोत्साहित करती हैं, और आप जैसे तरकीबों का उपयोग करके उत्पादकता बढ़ा सकते हैं अपनी टू-डू सूची को सार्वजनिक करना. कुछ लोग इनका उपयोग भी करते हैं ईमेल इन-डू सूचियों के रूप में.

लेकिन क्या होगा अगर आपने वह सब करने की कोशिश की है और इसमें से कोई भी काम नहीं करता है?

तुम्हारे लिए शुभ, वैकल्पिक उत्पादकता के तरीके 5 नई उत्पादकता तकनीकें जिनके बारे में आपने शायद सुना नहीं होगायदि आप अभी भी अपनी उत्पादकता को बढ़ावा देने के लिए सबसे अच्छा तरीका खोज रहे हैं, तो पॉमोडोरो और जीटीडी में से एक बेहतर विकल्प का प्रयास करें। एक बार "अच्छा पर्याप्त" समाधान ढूंढने से रोकने के लिए याद रखें। अधिक पढ़ें मौजूद। और यदि आप पाते हैं कि नियमित टू-डू सूचियाँ बहुत अधिक परेशान करने वाली या बहुत अधिक परेशान करने वाली हैं, तो हम एक पुरानी लेकिन प्रभावी तकनीक को आजमाने की सलाह देते हैं। आइजनहावर मैट्रिक्स.

आइजनहावर मैट्रिक्स क्या है?

आइज़नहावर मैट्रिक्स बक्से का एक 2 × 2 ग्रिड है। शीर्ष पंक्ति उन कार्यों के लिए है जो "महत्वपूर्ण" हैं, जबकि नीचे की पंक्ति उन कार्यों के लिए है जो "महत्वपूर्ण नहीं हैं।" एक ही समय पर, बाएं स्तंभ उन कार्यों के लिए है जो "अर्जेंट" हैं, जबकि दाईं ओर के कार्य "अर्जेंट नहीं" हैं। यहाँ जो दिखता है पसंद:

अधिकांश लोगों के लिए, महत्वपूर्ण और तत्काल शब्द समानार्थक हैं, इसलिए उनके बीच के अंतर को परिभाषित करने के लिए कुछ समय दें:

• जरूरी - कार्य जो आपके दीर्घकालिक लक्ष्यों और मूल्यों में योगदान करते हैं, चाहे व्यक्तिगत, पेशेवर, आदि। महत्व सभी का है प्रासंगिकता. यह तय करने का एक तरीका है कि क्या कोई कार्य महत्वपूर्ण है, अपने आप से पूछें: "क्या मैं अभी भी अपने लक्ष्य तक पहुँच सकता हूँ और यदि यह कार्य छोड़ दें तो क्या मैं अपने मूल्यों पर खरा उतर सकता हूँ?"
• अति आवश्यक - दिन के अंत तक कार्य करने की आवश्यकता है। यदि आपके कार्यक्रम में अधिक गति है, तो आप सप्ताह के अंत तक पसंद कर सकते हैं। किसी भी तरह, तात्कालिकता सभी के बारे में है समय. यह तय करने का एक तरीका है कि क्या कोई कार्य अत्यावश्यक है, अपने आप से पूछें: "इस कार्य के लिए समय सीमा कब है?"

इससे पहले कि आप यह तय कर सकें कि कोई कार्य महत्वपूर्ण है या नहीं, आपको अपने स्वयं के लक्ष्यों और मूल्यों को जानने की आवश्यकता है। कई लोगों के लिए, करियर की प्रगति एक दीर्घकालिक लक्ष्य है, इसलिए सीधे संबंधित कार्य महत्वपूर्ण हैं। या यदि आप परिवार को सबसे अधिक महत्व देते हैं, तो समय पर घर प्राप्त करना महत्वपूर्ण हो सकता है।

लेकिन एक कार्य तत्काल कैसे हो सकता है अभी तक महत्वपूर्ण नहीं है? याद रखें कि तात्कालिकता है केवल समय के बारे में। समय सीमा के बारे में सोचो। मान लीजिए आज अंतर्राष्ट्रीय कॉफी दिवस है और आपकी स्थानीय कॉफी शॉप मुफ्त कॉफ़ी दे रही है। यदि आप आज का लाभ नहीं उठाते हैं, तो अवसर खो जाता है - लेकिन आपके लंबे समय के लक्ष्यों या मूल्यों के लिए मुफ्त कॉफी की कोई प्रासंगिकता नहीं है। यह जरूरी है, लेकिन महत्वपूर्ण नहीं है।

इन परिभाषाओं का उपयोग करना, प्रत्येक चार बक्से में होने वाले कार्यों के प्रकार का वर्णन करना आसान हो जाता है। हम मैट्रिक्स के बारे में इस तरह भी सोच सकते हैं:

आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग क्यों करें?

आइजनहावर मैट्रिक्स बस एक तरीका है अपने कार्यों को प्राथमिकता दें.

ट्रैकिंग करने के लिए टू-डू लिस्ट बहुत अच्छी हैं क्या आपको करने की आवश्यकता है, लेकिन यह निर्धारित करना हमेशा आसान नहीं होता है कौन कौन से कार्यों की उच्च प्राथमिकता है। मैंने व्यक्तिगत रूप से किसी भी टू-डू लिस्ट ऐप में "प्रायोरिटी" फीचर का इस्तेमाल नहीं किया है, क्योंकि मैं हमेशा सब कुछ "उच्च प्राथमिकता" के रूप में टैग करता हूं - और जब सब कुछ उच्च प्राथमिकता है, तो कुछ भी नहीं है।

इसके अलावा, जब आप एक टू-डू सूची को देखते हैं और 30 ढेर के कार्यों को देखते हैं, तो आप कैसे तय करते हैं कि किस कार्य को निपटाना है? "सबसे आसान से शुरू करो," कुछ कहते हैं। "नहीं, सबसे मुश्किल से शुरू करें," अन्य कहते हैं। लेकिन क्या आसान है और क्या मुश्किल है? यह कभी भी श्वेत और श्याम नहीं होता है। अक्सर कई बार, मैं १०, १५, या ३० मिनट बर्बाद कर देता हूँ, बस अपना काम चुनने की कोशिश करता हूँ!

यही कारण है कि आइजनहावर मैट्रिक्स चमकता है। एकल-टू-डू सूची के विपरीत, मैट्रिक्स स्वयं-प्राथमिकता है। यह आपको बताता है कौन कौन से अगले काम को संभालने के लिए। यह संज्ञानात्मक भार को कम करता है क्योंकि केवल नाओ और बाद के बक्से वास्तव में मायने रखते हैं। और यदि आप कभी भी समय के लिए क्रंच करते हैं, तो यह आपको यह देखने में मदद करता है कि आप किन कार्यों को छोड़ सकते हैं।

इसके अलावा, मैट्रिक्स के दो अन्य मामूली लाभ हैं। सबसे पहले, यह आपको प्रत्येक कार्य के प्रति अधिक जागरूक होने के लिए मजबूर करता है। सब कुछ एक बड़े गन्दे-से-ढेर में फेंकने के बजाय, आप सक्रिय रूप से यह तय करते हैं कि क्या कार्य आपके समय के मोर्चे के लायक हैं, आपकी वास्तविक टू-डू सूची को तंग रखते हुए। दूसरा, यह आपको लगातार आपके लक्ष्यों और मूल्यों की याद दिलाता है।

एकमात्र समस्या यह है कि आइज़नहावर मैट्रिक्स पहले से थोड़ा मुश्किल हो सकता है। विशेष रूप से, नए उपयोगकर्ता डेलीगेट और ट्रिवियल बॉक्स द्वारा फंस जाते हैं। वहाँ है लर्निंग कर्व है, इसलिए आइए एक मैट्रिक्स सेट करने, कार्यों को व्यवस्थित करने और एक दिन के माध्यम से प्राप्त करने के व्यावहारिक उदाहरण के माध्यम से जाने दें।

आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग कैसे करें

भले ही आइजनहावर मैट्रिक्स वैचारिक रूप से चार बक्से का एक वर्ग है, लेकिन आप व्यावहारिक रूप से इसे चार अलग-अलग सूचियों के रूप में देख सकते हैं: एक सूची, एक प्रतिनिधि सूची, एक बाद की सूची और एक तुच्छ सूची। दो जरूरी सूचियां गैर-जरूरी सूचियों से पहले आती हैं।

मुझे लगता है कि ट्रेलो इसके लिए कमाल है। अपने जीवन के प्रत्येक क्षेत्र (जैसे व्यक्तिगत, पेशेवर, चर्च, शौक) के लिए एक बोर्ड स्थापित करें और प्रत्येक बोर्ड में इन चार सूचियों को स्थापित करें। या यदि आपके पास बहुत कुछ नहीं चल रहा है, तो आप सभी कार्यों के लिए एक बोर्ड का उपयोग कर सकते हैं। यह आप पर निर्भर करता है। Trello पसंद नहीं है? विचार करें इन वैकल्पिक Kanban उपकरण अलविदा, ट्रेलो! 5 वैकल्पिक मुफ्त Kanban बोर्ड उपकरणट्रेलो परियोजना प्रबंधन और अपने कार्यों के आयोजन के लिए एक अविश्वसनीय ऐप है। लेकिन अन्य kanban ऐप्स हैं जो आपके कार्यों के लिए आदर्श हो सकते हैं। आइए सबसे अच्छे ट्रेलो विकल्पों के बारे में बात करते हैं। अधिक पढ़ें .

आपकी सूचियाँ तैयार हो जाने के बाद, आप कार्य जोड़ना शुरू कर सकते हैं:

मान लीजिए कि आप एक पारंपरिक कार्यालय कार्यकर्ता हैं, जो काम में अधिक उत्पादक बनने के लिए आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करना चाहते हैं। यह वह परिदृश्य होगा जो इस उदाहरण के बाकी हिस्सों को चलाता है, लेकिन इन अवधारणाओं को लागू करना आसान होना चाहिए।

आज के लिए आपकी थाली में क्या है? पहली बात जो दिमाग में आती है: ईमेल। आइए एक कार्य बनाएं इनबॉक्स शून्य तक पहुंचना, जो जरूरी है (ईमेल को दैनिक रूप से खाली किया जाना चाहिए) और महत्वपूर्ण (हम यहां काम से संबंधित ईमेल से बात कर रहे हैं):

आज कार्यालय में प्रेट्ज़ेल दिवस होता है और आप कार्यों के साथ एक मुफ्त प्रेट्ज़ेल की लालसा कर रहे हैं। यह तत्काल हो सकता है, लेकिन यह महत्वपूर्ण नहीं है:

आपका बॉस आपको याद दिलाता है कि आपकी टीम की अंतिम परियोजना के लिए दस्तावेज़ीकरण रिपोर्ट 4 पीएम के कारण है, जो तत्काल और महत्वपूर्ण दोनों है:

वह आपको यह भी याद दिलाता है कि आपकी अगली परियोजना के लिए आपकी टीम का बजट अनुरोध शुक्रवार को दिन के अंत में होने वाला है। यह महत्वपूर्ण है, लेकिन तत्काल नहीं:

कार्यालय प्रबंधक आपके पास आता है और कहता है कि कागज और स्याही की आपूर्ति कम चल रही है। आपको जितनी जल्दी हो सके एक आदेश देना होगा - लेकिन यह आपके करियर के लक्ष्यों या मूल्यों से बहुत अधिक नहीं है:

यह शुरुआती गर्मी (इस परिदृश्य में) है और कार्यालय गीले मौसम के साथ बहुत उबाऊ हो रहा है। सभी की उत्पादकता एक अच्छे डीह्यूमिडिफायर के साथ आसमान छू जाएगी, सभी का उल्लेख नहीं करने के लिए आर्द्रता कम करने के अन्य लाभ घर पर निगरानी और नमी की निगरानी के 4 स्वास्थ्य लाभक्या आप जानते हैं कि स्मार्ट होम उत्पादों का उपयोग करने के स्वास्थ्य लाभ हैं? ये सही है। एक या दो स्मार्ट खरीद से घर पर आपके जीवन की गुणवत्ता में काफी सुधार हो सकता है। अधिक पढ़ें .

आप इसे ऊपर लाने के लिए एक नोट बनाते हैं, लेकिन यह न तो जरूरी है और न ही महत्वपूर्ण है:

यह निरंतर जारी रहता है। मीटिंग्स क्रॉप अप, प्लानिंग की जरूरत है, आप उन चीजों को याद रखें जो आप करना चाहते हैं, आदि। आखिरकार, आपका मैट्रिक्स (यानी सूचियां) भर जाएगा, और सबसे अच्छी बात यह है कि यह एक मास्टर सूची के कार्यों की तुलना में कम डराने वाला है:

जब भी आप किसी अन्य कार्य के लिए स्वतंत्र हों, बस बाईं ओर शुरू करें और दाईं ओर जाएं। अब आपको गैर-जरूरी सूचियों के साथ अपने से पहले की सूची और प्रतिनिधि सूची में सब कुछ से निपटना चाहिए।

अगर तुम कर सकते हैं प्रतिनिधि, प्रतिनिधि सूची को पहले निपटाएं और उन कार्यों में से कई को उतने ही उतारें जितना आप कर सकते हैं। फिर नाओ सूची के माध्यम से जाना। एक बार जब आप नाओ सूची के माध्यम से प्राप्त करते हैं, तो अपने दिन को सफल मानें। अब आप बाद की सूची में सिर शुरू कर सकते हैं या दिन की शुरुआत कर सकते हैं।

अगर तुम नहीं कर सकते हैं प्रतिनिधि, अब सूची के साथ शुरू करें। यदि आप नाओ सूची के माध्यम से प्राप्त करते हैं और आपके पास अधिक समय है, तो आपके पास एक विकल्प है: प्रतिनिधि सूची को अब सूची के रूप में मानें, बाद की सूची में सिर शुरू करें, या दिन जल्दी समाप्त करें। व्यवहार में, आप संभवतः डेलिगेट और बाद के कार्यों के बीच वैकल्पिक करना चाहते हैं।

दिन के अंत में, प्रतिनिधि सूची के माध्यम से जाएं और उन सभी कार्यों को डंप करें जिनकी समय सीमा समाप्त हो गई है। उन लोगों को रखें जिन्हें आप अभी भी कर सकते हैं। उन्हें कल के लिए बचाओ।

अगले दिन की शुरुआत में, बाद की सूची से गुज़रें और तय करें कि अब कौन से कार्य अत्यावश्यक हैं। उन्हें अब सूची में स्थानांतरित करें। ट्रिवियल लिस्ट के लिए भी यही करें, उन कार्यों को डेलीगेट सूची में शिफ्ट करने के अलावा। कोई भी नया कार्य जोड़ें जो दिन भर फसल करे। धोये और दोहराएं।

जब आपके लिए सूची में काम न करें

ध्यान दें कि आप चाहें तो आइजनहावर मैट्रिक्स को संशोधित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, अपने पूरे दिन का मार्गदर्शन करने के लिए इसका उपयोग करने के बजाय, आप कर सकते हैं अपने स्वयं के मैट्रिक्स के साथ अपना ईमेल सॉर्ट करें यहाँ सबसे निर्णायक ईमेल सॉर्टिंग समाधान है जिसकी आपको आवश्यकता होगीएक सरल सॉर्टिंग समाधान यह सुनिश्चित करेगा कि आप अपने ईमेल संदेशों में हमेशा शीर्ष पर रहें। आपको अपने इनबॉक्स को प्रबंधित करने और अपने ईमेल तनाव को कम करने के लिए बस चार लेबल या फ़ोल्डर्स की आवश्यकता है। अधिक पढ़ें . काम और ईमेल से परे सभी प्रकार के मामलों में तात्कालिकता / महत्व की पूरी अवधारणा उपयोगी साबित हो सकती है।

बहुत सारे लोगों को आइजनहावर मैट्रिक्स के साथ बड़ी सफलता मिली है। लेकिन अगर आप इस बिंदु पर पहुँच गए हैं और आपको नहीं लगता कि यह मदद करेगा, तो ठीक है। उस विधि की तलाश में रहें जो आपके लिए काम करती है। व्हेन ऑल इज़ सैड एंड डन, केवल उत्पादकता तकनीक जो मायने रखती है सर्वश्रेष्ठ उत्पादकता उपकरण वह है जिसे आप वास्तव में उपयोग करते हैंउत्पादकता का पीछा करते हुए दुनिया में, प्रत्येक नया और चमकदार उत्पादकता ऐप कुछ नया वादा करता है। लेकिन क्या हम कुछ खो देते हैं जब हम अपने उत्पादकता एप्लिकेशन को अक्सर बदलते हैं? अधिक पढ़ें वह है जो आप वास्तव में उपयोग करते हैं।

क्या आपको आइजनहावर मैट्रिक्स मददगार लगता है? यदि नहीं, तो संगठित और आगे रहने के लिए आप किस उत्पादकता तकनीक का उपयोग करते हैं? नीचे टिप्पणी में हमारे साथ साझा करें!

छवि क्रेडिट: Shutterstock.com के माध्यम से एमी बुल