माफी की कला: कैसे एक ईमेल के साथ खेद कहने के लिए (और इसका मतलब है)

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हर कोई कभी न कभी शिकंजा कसता है। हम जैसा भी प्रयास करें, कोई भी पूर्ण नहीं है। जब आप कोई गलती करते हैं जो किसी और को चोट पहुंचाती है, तो माफी की पेशकश करना उचित है।

जबकि आपको अक्सर व्यक्ति से माफी मांगने की आवश्यकता होती है, कई बार आप पसंद कर सकते हैं या आपको ईमेल के माध्यम से खेद व्यक्त करना पड़ता है। हम इस स्थिति से सर्वोत्तम बनाने में आपकी सहायता करने के लिए ईमेल में पेशेवर रूप से माफी माँगने का तरीका देखेंगे।

एक उचित माफी की तीन सामग्री

जबकि कोई सार्वभौमिक पैटर्न नहीं है, आम तौर पर माफी के लिए स्वीकृत मानक में तीन भाग शामिल हैं:

1. यह स्वीकार करते हुए आपने कुछ गलत किया।
2. पछतावा हो रहा है अपने कार्यों और होने के लिए सहानुभूति यह समझने के लिए कि उन्होंने दूसरे व्यक्ति को कैसे चोट पहुंचाई।
3. बहाली, जहां आप स्थिति को सही बनाते हैं।

हम इन तीन तत्वों में से प्रत्येक को देखते हैं, जैसे कि हम ईमेल में सॉरी कैसे कहते हैं।

अपनी माफी खोलना

इससे पहले कि आप वास्तविक माफीनामा लिखना शुरू करें, आपको उस व्यक्ति को संबोधित करना होगा जिसे आप लिख रहे हैं। यह व्यक्ति के लिए आपके रिश्ते के आधार पर बहुत भिन्न होगा।

मान लें कि आपने पेशेवर स्थिति में कोई गलती की है और आपको इस तरह अपने बॉस को एक माफी ईमेल भेजना होगा। एक उदाहरण के रूप में, हम कहेंगे कि आप समय पर एक महत्वपूर्ण कार्य को पूरा करने में विफल रहे, जिसने परियोजना को बाकी सभी के लिए विलंबित कर दिया।

इस मामले में, एक उपयुक्त अभिवादन "प्रिय [नाम]" होगा। यदि आप किसी मित्र से माफी माँग रहे हैं, तो "हाय [नाम]" या "हैलो [नाम]" कुछ अधिक उपयुक्त होगा।

या तो ईमेल की विषय पंक्ति के बारे में मत भूलना। आपके द्वारा किसी के साथ नाइंसाफी करने के बाद, वे शायद आपके ईमेल से आने वाली ख़ुशी को देखकर खुश न हों। "कृपया मेरी क्षमायाचना स्वीकार करें" या "आई एम सिंसियरली सॉरी" जैसी किसी चीज़ को विषय पंक्ति में रखना यह एक अच्छा तरीका है कि इसे शुरू से ही स्पष्ट करें कि आपका संदेश क्या है। करने की कोशिश मत करो ईमेल के साथ चतुर हो जाओ 15 ईमेल परिवर्णी आपको आकर्षक विषय लाइनों के लिए उपयोग करना चाहिएFYI करें, मैं EOD तक OOO हूं। BTW, PRB आज शाम Y / N के साथ। यदि आपको कोई पता नहीं है कि इनमें से किसी भी ईमेल का क्या मतलब है, तो आइए उनकी समीक्षा करें और आप उनका उपयोग कैसे कर सकते हैं। अधिक पढ़ें .

अपनी गलती को स्वीकार करते हुए

अब जब आपको उद्घाटन मिल गया है, तो यह माफी के पहले महत्वपूर्ण भाग के लिए समय है। यहां आपको उस समस्या को स्पष्ट रूप से पहचानने की आवश्यकता है जो हुई। आपने जो किया, उसके लिए खुद के पास; किसी और पर दोषारोपण करने या जो हुआ उसका बहाना बनाने की कोशिश न करें।

यहाँ का एक उदाहरण है क्या नहीं कर सकते है:

जबकि मुझे पता है कि मैं एक महत्वपूर्ण समय सीमा से चूक गया था, यह वास्तव में मेरी गलती नहीं है। मैं इस परियोजना पर पॉल के साथ काम कर रहा था, और उसने मुझसे असंबंधित प्रश्नों का एक गुच्छा पूछकर मेरा बहुत समय बर्बाद किया। मेरा कंप्यूटर भी पूरे सप्ताह भर में बंद हो गया था और आईटी अभी तक इसे देखने में सक्षम नहीं था। तो यह सब मेरी वजह से नहीं है।

यदि उपरोक्त सत्य है, तो भी यह एक अच्छी माफी के लिए नहीं है। इस भाग को दोष में अपनी जिम्मेदारी को स्वीकार करने की आवश्यकता है।

ऐसा कुछ बेहतर है:

मुझे एहसास है कि मैं एक महत्वपूर्ण समय सीमा से चूक गया। यह परियोजना वास्तव में हमारे विभाग के लिए महत्वपूर्ण थी, और आपने इसे समय पर पूरा करने के लिए मुझ पर भरोसा किया। मुझे पता है कि इस कार्य को समय पर पूरा करने में मेरी विफलता ने परियोजना के पूरा होने में देरी की है। यह हमारी टीम पर खराब असर डालता है और मुझे इसके लिए खेद है।

यहां आपने स्पष्ट रूप से निर्धारित किया है कि आपने क्या गलत किया, बिना नीचे गिराए या बचाव के प्रयास किए।

आपने जो किया उसके लिए पछतावा व्यक्त करना

अब जब आप स्पष्ट रूप से अपनी त्रुटि का सामना कर रहे हैं, तो आपको जो हुआ है उसके लिए विरोधाभास दिखाने की आवश्यकता है। ध्यान रखें कि आपने दूसरे व्यक्ति को दर्द, हताशा और अन्य नकारात्मक भावनाओं के कारण क्या किया।

यह स्पष्ट करें कि आप स्थिति के बारे में पछतावा महसूस करते हैं। अपने आप को उनके जूते में डालने की कोशिश करें और समझें कि आपके कार्यों ने उन्हें कैसा महसूस किया। यहां अपने व्यवहार के लिए स्पष्टीकरण न दें। माफी की बात एक टूटे हुए रिश्ते को सुधारना है, यह साबित करने के लिए नहीं कि आप सभी के साथ सही थे।

क्षमायाचना के इस भाग को कैसे तैयार किया जाए, इसका एक उदाहरण इस प्रकार है:

मैं ईमानदारी से माफी चाहता हूं कि मैंने अपने दायित्वों को पूरा नहीं किया है और जो काम आपने मुझे सौंपा है उसे समय पर पूरा करता हूं। इस विफलता के लिए कोई बहाना नहीं हैं। मुझे यह जानकर अच्छा नहीं लगा कि मैंने अपनी टीम को निराश कर दिया, और भयानक महसूस किया कि इससे आपको क्लाइंट से मिलते समय शर्मिंदगी उठानी पड़ी।

सहानुभूति व्यक्त करना आपकी माफी के लिए प्रामाणिकता प्रदान करता है। यह आपको एक पल के लिए अपने दृष्टिकोण को भूल जाने में मदद करता है और यह देखता है कि कोई और क्या व्यवहार कर रहा है।

यह सही है

शब्द महत्वपूर्ण हैं, लेकिन कार्रवाई अधिक वजन ले जाती है। यह दर्शाने के लिए कि आपने जो कहा है, उसका मतलब है कि संशोधन करना महत्वपूर्ण है। कार्रवाई करने से या तो स्थिति सही हो जाएगी (यदि संभव हो) या यह दिखाएं कि आप फिर से वही गलती नहीं करने की पूरी कोशिश करेंगे।

एक समय सीमा के लापता होने के हमारे उदाहरण के साथ जारी रखते हुए, यह माफी के पुनर्स्थापना भाग के रूप में काम कर सकता है:

भविष्य में, लापता समय-सीमा से बचने के लिए, मैं आपसे पहले से अच्छी तरह से बात करूंगा यदि मुझे यह चिंता है कि मैं समय पर कुछ करने में सक्षम नहीं हूं। मुझे इस बात की अधिक जानकारी होगी कि महत्वपूर्ण परियोजनाएं मुझे कितना समय देती हैं, और यह सुनिश्चित करने के लिए कार्यालय के बाहर अतिरिक्त घंटे लगाने के लिए तैयार हैं कि वे कैसे काम करते हैं। ऐसा फिर नहीं होगा।

कुछ स्थितियों में, आप नहीं जान सकते कि अपने व्यवहार के लिए क्या करना चाहिए। अगर ऐसा है, तो आप बस पूछ सकते हैं कि "मैं इस अधिकार को बनाने के लिए क्या कर सकता हूं?"

एक ही मुद्दे को फिर से होने से रोकने के लिए आपको सबसे महत्वपूर्ण यह दिखाना है कि आप भविष्य में अलग तरह से कैसे काम करेंगे।

अपनी माफी को बंद करना

अब आपको सिर्फ मैसेज को रैप करना है। यह काफी सरल है, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप टोन को उचित रखें। आपको अपने माफी संदेश को पढ़ने के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद देना चाहिए और उन्हें शुभकामनाएं देनी चाहिए।

आपके द्वारा आगे कही गई बातों पर चर्चा करने के लिए उन्हें आमंत्रित करना भी एक अच्छा विचार हो सकता है। इससे पता चलता है कि आप ईमानदार हैं और अतिरिक्त संवाद के लिए खुले हैं।

अपने पेशेवर माफी ईमेल को बंद करने का यहां एक तरीका है:

इसे पढ़ने के लिए आपका धन्यवाद। अगर आगे कुछ चर्चा करना चाहते हैं, तो कृपया मुझसे संपर्क करें ताकि हम इसके माध्यम से काम कर सकें।

निष्ठा से,
[आपका नाम]

यदि आप "ईमानदारी से" का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो "सर्वश्रेष्ठ संबंध" जैसे अन्य औपचारिक समापन भी काम करेंगे।

क्या ईमेल सही माध्यम है?

हमने देखा है कि ईमेल में पेशेवर रूप से माफी कैसे मांगी जाती है। लेकिन इससे पहले कि आप अपना लिखना शुरू करें, आपको यह विचार करना चाहिए कि क्या माफी के लिए एक ईमेल सही माध्यम है।

माफी मांगने पर ईमेल में निश्चित रूप से लाभ होता है। क्योंकि समय की कमी नहीं है, आप अपने विचारों को एक स्पष्ट और प्रत्यक्ष तरीके से लिख सकते हैं। यदि एक त्वरित माफी क्रम में है, तो ईमेल आपको थोड़े समय में उनसे संपर्क करने देता है। और इन-पर्सन माफी के विपरीत, आपको स्वतःस्फूर्त होने की आवश्यकता नहीं है और दूसरे व्यक्ति के कहने पर प्रतिक्रिया दें।

लेकिन यह सब अच्छा नहीं है। ईमेल इन-पर्सन (या फोन कॉल) माफी से कम व्यक्तिगत है। आपकी कंपनी की स्थापना के आधार पर, ईमेल भेजना कायरता के रूप में सामने आ सकता है यदि व्यक्ति में दिखाई देना संभव है। स्क्रीन के पीछे छिपना मत।

माफी गलतियाँ गलतियाँ करने के लिए

ठीक से माफी माँगना एक मूल्यवान जीवन कौशल है। हर कोई नहीं जानता कि यह कैसे करना है, इसलिए दूसरे व्यक्ति को पहले से भी अधिक निराश महसूस करना आसान है। ईमेल में सॉरी कहने के तरीके के बारे में इस मूल गाइड का उपयोग करें और आप मरम्मत किए गए रिश्ते के लिए अपने रास्ते पर रहेंगे।

ध्यान रखें कि माफी का अंतिम लक्ष्य टूटे हुए विश्वास का पुनर्निर्माण करना है। आपने कुछ गलत किया है, और ऊपर दिए तीन चरण हैं कि आप इसे कैसे अपनाते हैं और इसे ठीक करते हैं। इसे आपके बारे में न बनाएं।

आगे, आप इसके बारे में अधिक जान सकते हैं पेशेवर ईमेल कैसे लिखें व्यावसायिक तरीके लिखने के 5 तरीके जो समय और प्रयास को बचाते हैंयह जानना एक कौशल है कि पेशेवर ईमेल कैसे लिखें जो समय बचाते हैं और उत्तर प्राप्त करते हैं। इन ईमेल टेम्प्लेट को आपकी सहायता करने दें। अधिक पढ़ें .