कैसे एक्सेल स्प्रेडशीट के लिए डिलीट की गई पाठ फ़ाइलों को परिवर्तित करें

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एक समय आएगा जब आपको अन्य प्रकार की फ़ाइलों में संग्रहीत सभी प्रकार की जानकारी से निपटना होगा और इसे लाना होगा माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल. आप कभी भी मौजूद टेक्स्ट फ़ाइल से भाग नहीं सकते। मुझे यकीन है आप हर दिन उनमें से कुछ पाते हैं।

यहाँ कुछ दैनिक उदाहरण हैं:

• पाठ फ़ाइल में संग्रहीत बिक्री या उत्पाद जानकारी का एक एक्सेल विश्लेषण।
• दो अलग-अलग सॉफ़्टवेयर के बीच डेटा का आदान-प्रदान (शायद, एक डेटाबेस से एक स्प्रेडशीट के लिए)।
• ईमेल प्रोग्राम में संग्रहीत नाम, पते और ईमेल आईडी (उदा। Microsoft Outlook से एक्सेल में निर्यात करें कहीं भी आउटलुक संपर्कों को निर्यात करने के लिएक्या आपको अपने आउटलुक संपर्कों को निर्यात करने की आवश्यकता है और सुनिश्चित नहीं हैं कि कहां से शुरू करें? हम आपको दिखाते हैं कि आउटलुक से कैसे निर्यात करें और अपने गंतव्य में आयात करें। अधिक पढ़ें ).

Microsoft Excel आपको डेटा के बाहरी स्रोतों से कनेक्ट करने के लिए सभी उपकरण देता है। चलो सीमांकित पाठ फ़ाइलों के बारे में बात करते हैं।

यह एक सीमांकित पाठ फ़ाइल है

जैसा कि आप देख सकते हैं, पहला और अंतिम नाम, वे जिन कंपनियों के लिए काम करते हैं और अन्य विवरण अल्पविराम द्वारा अलग किए जाते हैं। इस

अल्पविराम सीमांकित पाठ फ़ाइल किसी भी टेक्स्ट एडिटर में बनाना आसान है।

अभी, यह उपयोगी नहीं है। इसे एक स्प्रेडशीट में लाएं और आप अधिक पेशेवर दस्तावेज़ बना सकते हैं।

उदाहरण के लिए, आप आसानी से डुप्लिकेट डेटा की तलाश कर सकते हैं और उन्हें हटा सकते हैं। तब आप कर सकते हो लेबल और मेल मर्ज बनाने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करें माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और एक्सेल में मेल मर्ज के साथ लेबल कैसे प्रिंट करेंक्या आप अभी भी लेबल, नाम बैज, या अन्य वैयक्तिकृत सामूहिक संचार बनाने के लिए कॉपी-एंड-पेस्ट का उपयोग कर रहे हैं? मेल मर्ज, एक सरल Microsoft ऑफिस ऑटोमेशन टूल, आपको अपने लेबल को सेकंडों में प्रिंट करने देगा। अधिक पढ़ें यदि पते भी डेटा का हिस्सा हैं।

यहां मूल विचार एक टेक्स्ट फ़ाइल से जानकारी आयात करना और अपनी विभिन्न जानकारी को अलग-अलग कॉलम में विभाजित करना और प्रत्येक कॉलम को एक उपयुक्त हेडर के साथ नाम देना है।

आइए एक सीमांकित पाठ फ़ाइल को और अधिक विस्तार से देखें ...

3 अलग तरह के डिलीटेड टेक्स्ट फाइल्स

आपके द्वारा अलग किए गए मूल्य के तरीके के आधार पर तीन सीमांत प्रकार की सीमांकित फ़ाइलें हैं (परिसीमन)। किसी भी वर्ण का उपयोग किसी फ़ाइल में अलग-अलग प्रविष्टियों को अलग करने के लिए किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए: पाइप (!) या एक साधारण स्थान। आप प्रत्येक पाठ प्रविष्टि के बीच इन तीनों को सबसे अलग प्रकार के सीमांकित विभाजक पाएंगे।

1. अल्पविराम से अलग किये गए मान।
2. टैब ने मान अलग कर दिए।
3. बृहदान्त्र ने मूल्यों को अलग कर दिया।

पाठ परिसीमनकर्ता प्रत्येक मान को अगले से अलग रखता है। कोई भी मान जो सीमांकक का अनुसरण करता है और परिसीमन की अगली घटना से पहले एक मान के रूप में आयात किया जाता है। याद रखें कि असाइन किए गए सीमांकक के बीच मान में एक और सीमांकक चरित्र हो सकता है, लेकिन इसके लिए उद्धरण चिह्न (") या एपोस्ट्रोफ (‘) की आवश्यकता होती है।

भ्रमित? इतना नहीं। आइए एक उदाहरण के साथ देखें:

शहर और राज्य के नाम के साथ एक पाठ फ़ाइल में, "अल्बानी, एनवाई" जैसे कुछ मूल्य हो सकते हैं।

Microsoft Excel दो शब्दों के बीच अल्पविराम के रूप में अल्पविराम (,) पढ़ सकता है। शहर और देश के नाम के रूप में इलाज करने के लिए एक मूल्य और उन्हें आयात करें एक एक्सेल सेल हमें टेक्स्ट क्वॉलिफायर के रूप में डबल कोट्स या एपोस्ट्रोफ का उपयोग करना होगा। यदि कोई पात्र निर्दिष्ट नहीं किया जाता है, तो पाठ अल्फ़ायर, "अल्बानी, एनवाई" को दो आसन्न कोशिकाओं में अल्बानी और एनवाई के रूप में आयात किया जाता है।

संक्षेप में, किसी भी मूल्य को किसी कॉलम में ठीक उसी तरह बनाए रखने के लिए, आप मान को उद्धरण चिह्नों या एपोस्ट्रोफ में संलग्न कर सकते हैं।

जैसा कि हम नीचे देखेंगे, Microsoft Excel आपको कोशिकाओं को भरने से पहले डेटा के प्रारूप को देखने के लिए आयात प्रक्रिया और पूर्वावलोकन फलक पर पूरा नियंत्रण देता है।

एक डिलीट टेक्स्ट फाइल से स्प्रेडशीट में कन्वर्ट करें

वहां कई हैं ऑनलाइन कन्वर्टर्स फ्री टूल से किसी भी फाइल फॉर्मेट को ऑनलाइन कैसे कन्वर्ट करेंयदि आपको कोई फ़ाइल कनवर्ट करने की आवश्यकता है, तो यहां उन साइटों की अंतिम सूची है, जिन्हें आपको चालू करना चाहिए। अधिक पढ़ें कि एक कच्चे CSV पाठ फ़ाइल ले सकता है और एक XLS स्प्रेडशीट थूक सकता है। Zamzar तथा Convertio दो उत्कृष्ट उपकरण हैं।

लेकिन आपको ऑनलाइन कनवर्टर के लिए शिकार करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि Microsoft एक्सेल में एक देशी विशेषता है जो काम को बहुत बेहतर करती है।

आइए एक नमूना CSV फ़ाइल लें और सीमांकित पाठ फ़ाइलों को स्प्रैडशीट में बदलने के लिए चरणों के माध्यम से चलें। नोटपैड फ़ाइल में अल्पविराम द्वारा अलग किए गए मानों की गड़गड़ाहट से ऊपर स्क्रीनशॉट एक अच्छा उदाहरण है।

Microsoft Excel इस भ्रमित गड़गड़ाहट को साफ पंक्तियों और स्तंभों में बदलने में मदद कर सकता है। फिर आप उस पर काम कर सकते हैं और इसे एक सुंदर स्वरूपित रिपोर्ट में बदल सकते हैं या इसे मुद्रण के लिए तैयार कर सकते हैं।

CSV फ़ाइल से Excel स्प्रेडशीट में डेटा लाने के तीन तरीके हैं। पहले आसान से शुरुआत करें।

विधि 1: स्वचालित आयात

1. दबाएं फ़ाइल टैब, फिर क्लिक करें खुला हुआ.

2. उस CSV फ़ाइल का चयन करें जिसे आप खोलना चाहते हैं। Microsoft Excel स्वचालित रूप से पाठ फ़ाइल खोलता है और एक नई कार्यपुस्तिका में डेटा प्रदर्शित करता है।

यह CSV फ़ाइल खोलने के लिए सबसे सीधा (और तेज) मार्ग है। Microsoft Excel डेटा के प्रत्येक कॉलम को पढ़ने और आयात करने के लिए डिफ़ॉल्ट डेटा प्रारूप सेटिंग्स का उपयोग करता है। लेकिन स्वचालित आयात आपको वह लचीलापन नहीं देता जो आप चाहते हैं।

तो, दूसरा तरीका देखें जो एक विज़ार्ड का उपयोग करता है।

विधि 2: पाठ आयात विज़ार्ड पुनर्स्थापित करें

पाठ आयात विज़ार्ड आपको उस डेटा की संरचना को नियंत्रित करने में सक्षम बनाता है जिसे आप आयात करना चाहते हैं। यह स्वचालित रूप से शुरू होता है जब आप पाठ फ़ाइलों को आयात करते हैं (यानी एक TXT एक्सटेंशन वाली फ़ाइल)।

Microsoft Excel खोलें और एक पाठ फ़ाइल में ब्राउज़ करें (या CSV फ़ाइल के विस्तार को TXT में बदलें)।

Microsoft ने पुराने पाठ आयात विज़ार्ड को Excel 365 और 2016 (संस्करण 1704 बाद) में छिपा दिया। लेकिन आप एक्सेल के विकल्प से पाठ आयात विज़ार्ड वापस ला सकते हैं।

1. के लिए जाओ फ़ाइल> विकल्प> डेटा.

2. नीचे स्क्रॉल करें विरासत डेटा आयात जादूगर दिखाएँ अनुभाग।

3. पाठ या CSV- फ़ाइलें आयात करने के लिए, का चयन करें पाठ (विरासत) से. क्लिक करें ठीक विकल्प बंद करने के लिए।

4. अब, आप विज़ार्ड को रिबन से उपयोग कर सकते हैं। के लिए जाओ डेटा> डेटा प्राप्त करें> विरासत जादूगर> पाठ (विरासत) से. उस CSV फ़ाइल को ब्राउज़ करें और खोलें जिसे आप आयात करना चाहते हैं।

डेटा के प्रारूप को नियंत्रित करने के लिए इस तीन-चरण प्रक्रिया का उपयोग करें।

चरण 1

यह पहला चरण में टेक्स्ट आयात विज़ार्ड जैसा दिखता है।

चुनते हैं सीमांकित - जब पाठ फ़ाइल में आइटम टैब, कॉलन, अर्धविराम, रिक्त स्थान या अन्य वर्णों द्वारा अलग किए जाते हैं।

चुनते हैं निश्चित चौड़ाई - जब सभी आइटम एक ही लंबाई और बड़े पैमाने पर अलग-अलग कॉलम में संरचित होते हैं।

कभी-कभी, कच्चे डेटा में हेडर पंक्ति हो सकती है। उदाहरण के लिए: ["First_name", "last_name", "company_name", "पता", "शहर", "काउंटी"].

उपयोग पंक्ति में आयात शुरू करें उस पंक्ति का चयन करने के लिए जहां से आयात शुरू होगा।

फ़ाइल उत्पत्ति अधिकांश मामलों के लिए इसके डिफ़ॉल्ट पर छोड़ा जा सकता है।

पूर्वावलोकन मानों को तब प्रदर्शित करता है जब वे वर्कशीट पर कॉलम में सीमांकित किए जाते हैं।

क्लिक करें आगे.

चरण 2

चुनना सीमांकक आपकी फ़ाइल के लिए (अल्पविराम, हमारे मामले में)। किसी और चरित्र के लिए, जाँच करें अन्य और छोटे क्षेत्र में चरित्र दर्ज करें। डेटा पूर्वावलोकन विंडो आपको स्तंभ डेटा की झलक देती है।

को चुनिए एक के रूप में लगातार सीमांकक समझो चेकबॉक्स यदि आपके डेटा में डेटा फ़ील्ड के बीच एक से अधिक वर्णों का सीमांकक है या यदि आपके डेटा में एकाधिक कस्टम सीमांकक हैं।

उदाहरण के लिए, यह उन फ़ाइलों को संभालने में आपकी मदद करता है जिनके पास एक और परिसीमन से पहले या बाद में एक अतिरिक्त जगह हो सकती है। आप अंतरिक्ष को एक अन्य सीमांकक के रूप में पहचानने में मदद कर सकते हैं और इस बॉक्स को टिक कर सकते हैं।

उपयोग पाठ का पात्र उस चरित्र का चयन करने के लिए ड्रॉपडाउन जो आपकी पाठ फ़ाइल में मानों को संलग्न करता है। हमने पहले बात की कि कैसे एक टेक्स्ट क्वालिफायर आपको अलग-अलग के बजाय कुछ मूल्यों को एक सेल में आयात करने में मदद कर सकता है।

उपयोग डेटा पूर्वावलोकन उपस्थिति की जांच करने के लिए विंडो।

पर क्लिक करें आगे.

ध्यान दें: निश्चित-चौड़ाई डेटा आयात करते समय विज़ार्ड स्क्रीन बदल जाती है।

डेटा पूर्वावलोकन विंडो आपको कॉलम की चौड़ाई निर्धारित करने में मदद कर सकती है। वर्टिकल लाइन द्वारा दर्शाए गए कॉलम ब्रेक को सेट करने के लिए विंडो पर टॉप बार का उपयोग करें। चौड़ाई बढ़ाने या घटाने के लिए एक कॉलम ब्रेक खींचें। इसे हटाने के लिए एक कॉलम ब्रेक पर डबल-क्लिक करें।

निश्चित-चौड़ाई वाली फ़ाइल में, फ़ाइल में मानों को अलग करने के लिए किसी भी सीमांकक का उपयोग नहीं किया जाता है। डेटा को पंक्तियों और स्तंभों में व्यवस्थित किया जाता है, प्रति पंक्ति एक प्रविष्टि के साथ। प्रत्येक कॉलम में एक निश्चित चौड़ाई होती है, जो वर्णों में निर्दिष्ट होती है, जो अधिकतम डेटा को निर्धारित कर सकती है।

चरण 3

इस स्क्रीन में पूर्वावलोकन विंडो अधिक महत्वपूर्ण हो जाती हैं क्योंकि आप डेटा के प्रारूप को ठीक कर सकते हैं जो प्रत्येक क्षेत्र में जाता है स्तंभ डेटा स्वरूप. डिफ़ॉल्ट रूप से, Microsoft Excel सामान्य प्रारूप में डेटा आयात करता है। पूर्वावलोकन विंडो में कॉलम का चयन करें और उपयुक्त प्रारूप सेट करें।

उदाहरण के लिए, आप चुन सकते हैं ...

• टेक्स्ट पाठ फ़ील्ड के लिए।
• तारीख और किसी भी स्तंभ के लिए दिनांक स्वरूप जिसमें दिनांक शामिल हैं।
• सामान्य मुद्राओं को एक्सेल मुद्रा प्रारूप में परिवर्तित करने के लिए।

उपयोग उन्नत संख्यात्मक डेटा के लिए दशमलव के प्रकार और हजार स्थान विभाजकों को निर्दिष्ट करने के लिए बटन।

उदाहरण के लिए, यदि आप 100,000 को 1,00,000 के रूप में प्रदर्शित करना चाहते हैं। एक्सेल आपके कंप्यूटर की क्षेत्रीय सेटिंग्स में निर्धारित प्रारूप के अनुसार संख्याओं को प्रदर्शित करता है।

क्लिक करें समाप्त. एक अंतिम आयात आंकड़ा डायलॉग बॉक्स पॉप अप होता है।

अब इसके बारे में बहुत चिंता न करें। यह आपको स्प्रेडशीट में डेटा सम्मिलित करने या बाहरी डेटाबेस के साथ संबंध बनाने के लिए कुछ विकल्प देता है। वर्तमान वर्कशीट में तालिका के रूप में पाठ-सीमांकित मान सम्मिलित करना डिफ़ॉल्ट सेटिंग है।

"पुरानी" विरासत विधि अभी भी इसके बारे में जाने का सबसे अच्छा तरीका है जब आपकी सीएसवी फ़ाइल सरल है। यदि नहीं, तो अब एक नया तरीका है जो किसी भी पाठ आयात की आवश्यकता के लिए बिल को फिट कर सकता है।

विधि 3: डेटा का उपयोग करें और प्राप्त करें

डेटा टैब में वे सभी उपकरण शामिल होते हैं जिनकी आपको बाहरी डेटा को इकट्ठा करने की आवश्यकता होती है और यह आपके व्यवहार का व्यवहार करता है। उदाहरण के लिए, आप PivotTable रिपोर्ट बना सकते हैं और जब भी बाहरी डेटा परिवर्तित होता है, तो उसे ताज़ा कर सकते हैं।

यह सरल CSV फ़ाइलों के लिए एक ओवरकिल है, लेकिन आइए आगे देखते हैं कि एक्सेल में सीमांकित डेटा के कॉलम कैसे लाएं।

1. एक रिक्त कार्यपुस्तिका खोलें।

2. के पास जाओ डेटा रिबन पर टैब करें। इसके बाद छोटे ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें डेटा प्राप्त करें बटन (में डेटा प्राप्त करें और ट्रांसफ़ॉर्म करें समूह)। चुनें फ़ाइल से> पाठ / सीएसवी से.

3. में पाठ फ़ाइल आयात करें संवाद बॉक्स, अपने डेस्कटॉप पर स्थान ब्राउज़ करें और उस CSV पाठ फ़ाइल का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं। पाठ आयात विज़ार्ड बड़े करीने से उन विकल्पों के साथ प्रदर्शित होता है जिन्हें अब आप चुन सकते हैं।

जैसा कि आप देख सकते हैं, आप वर्ण एन्कोडिंग और सीमांकित वर्ण की पसंद को बदल सकते हैं या एक कस्टम सीमांकक दर्ज कर सकते हैं।

एक्सेल डिफ़ॉल्ट रूप से डेटासेट की पहली कुछ सौ पंक्तियों का विश्लेषण करके सीमांकक से बाहर निकलता है। आप इसे बदल सकते हैं और Excel को संपूर्ण डेटासेट के साथ भी काम करने दे सकते हैं। यदि आपके पास आयात करने के लिए लाखों रिकॉर्ड हैं, तो इसकी अनुशंसा नहीं की गई है।

4. दबाएं भार बटन अपने डेटा को एक नई सुंदर वर्कशीट में आयात करने के लिए।

5. जब भी आप Excel में डेटा आयात करते हैं, तो एक डेटा कनेक्शन बनाया जाता है। आप प्रश्नों को चला सकते हैं और कार्यपत्रक को बाहरी स्रोत से जोड़ सकते हैं। मूल स्रोत डेटा में कोई भी परिवर्तन एक्सेल शीट में स्वचालित रूप से अपडेट किया जाएगा।

6. पर जाकर आप इस कनेक्शन को रद्द कर सकते हैं डेटा> क्वेरी और कनेक्शन ओर पैनल खोलने के लिए।

राइट-क्लिक करें और चुनें हटाएं. या, डेटा स्रोत के फ़ाइल नाम पर होवर करें और हिट करें हटाएं खिड़की में जो आता है। यदि आप निश्चित हैं, तो पर क्लिक करें हटाएं फिर।

डेटा ट्रांसफ़ॉर्म करना इस ट्यूटोरियल के दायरे से परे है। इसलिए मैं आपको Microsoft के लिए निर्देशित करूंगा एक्सेल में गेट एंड ट्रांसफॉर्म के साथ शुरुआत करना अधिक मदद के लिए समर्थन पृष्ठ।

एक्सेल में डिलीट की गई फाइलों के कई उपयोग

पहले और अंतिम नामों की एक सूची को अलग करने और उन्हें मुद्रण के लिए तैयार करने की आवश्यकता है? सीमांकित पाठ फ़ाइल को एक्सेल में कनवर्ट करें। आप 1,048,576 पंक्तियों और 16,384 स्तंभों को आयात या निर्यात कर सकते हैं। और सीमांकित फ़ाइलें लगभग हर जगह समर्थित हैं। एक्सेल को एक समय के रूप में उपयोग करें माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में समय बचाने के लिए 14 टिप्सयदि Microsoft Excel ने अतीत में आपके बहुत से समय का उपभोग किया है, तो आइए हम आपको दिखाते हैं कि इसमें से कुछ को वापस कैसे लाया जाए। ये आसान टिप्स याद रखने में आसान हैं। अधिक पढ़ें उपरोक्त तकनीकों और नीचे दिए गए सुझावों के साथ या सीखें एक्सेल से कोई संख्या या पाठ कैसे निकालें.