यहाँ आप की आवश्यकता होगी सबसे निर्णायक ईमेल सॉर्टिंग समाधान है

विज्ञापन

चाहे आप जीमेल, आउटलुक, गूगल इनबॉक्स, याहू मेल या कुछ और, ईमेल का उपयोग करते हैं या जल्दी या बाद में, आपका इनबॉक्स भर जाता है। परंतु एक सरल छँटाई प्रणाली यह सुनिश्चित करेगा कि आप कभी भी इसे हाथ से बाहर न महसूस करें और हमेशा अपने संदेशों के शीर्ष पर रहें।

कभी अपने ईमेल इनबॉक्स में टू-डू लिस्ट ट्रिक्स लगाने की कोशिश की? मैंने किया। अधिक बार नहीं, वे काम नहीं करते हैं। ईमेल और टू-डू सूचियों के बीच के अंतर के बारे में हम जो कुछ भी समझने में विफल रहते हैं, वह यह है कि कार्यों को केवल आप से एक कार्रवाई की आवश्यकता होती है, जबकि ईमेल लोगों से संवाद करने के बारे में हैं।

लेकिन एक लोकप्रिय उत्पादकता प्रणाली को संशोधित करना ईमेल के निरंतर प्रवाह को बनाए रखने का जवाब है। अमेरिकी राष्ट्रपति ड्वाइट आइजनहॉवर के कार्यों को क्रमबद्ध करने के लिए, यदि आप इसे सही तरीके से भी लिखते हैं, तो ईमेल को छाँटने में भी प्रभावी है।

ईमेल के लिए संशोधित आइजनहावर मैट्रिक्स

आइजनहावर मैट्रिक्स यह है कि उसने अपनी सूची को चार चतुर्भुजों में क्रमबद्ध किया, जिससे उसे यह पता लगाने में मदद मिली कि उसे आगे क्या कार्य करना चाहिए। मूल मैट्रिक्स इस तरह दिखता है, और हम इसे बरकरार रखने जा रहे हैं:

आप प्रत्येक ईमेल को इन चार चतुर्भुजों में से एक में वर्गीकृत करेंगे। क्वाडरेंट्स उस ईमेल के साथ क्या करते हैं और जब आप उस पर कार्य करते हैं, तो यह निर्धारित करने जा रहा है। "इनबॉक्स शून्य" के बारे में भूल जाओ, हम बस चीजों को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करने जा रहे हैं।

आउटलुक में फ़ोल्डर्स के साथ मैट्रिक्स को संयोजित करना सबसे अच्छा है या अपने इनबॉक्स को वश में करने के लिए जीमेल लेबल का उपयोग करें Rediscover Gmail Labels और अंत में अपना इनबॉक्स Tame करेंईमेल अधिभार से निपटने के लिए बहुत सारी तरकीबें हैं, लेकिन आपकी नाक के नीचे एक अधिकार है जिसका आप उपयोग नहीं कर सकते हैं: अच्छे पुराने जीमेल लेबल। अधिक पढ़ें . इसलिए प्रत्येक चतुर्थांश का अपना लेबल / फ़ोल्डर नाम होगा और शायद उसका अपना रंग भी होगा।

आप जो कुछ भी करते हैं, इन चतुर्भुज का नाम न बदलें। तो आपके फ़ोल्डर या लेबल में केवल ये चार श्रेणियां होंगी:

• महत्वपूर्ण और तत्काल
• महत्वपूर्ण (तत्काल नहीं)
• तत्काल (महत्वपूर्ण नहीं)
• महत्वपूर्ण न ही तत्काल

"तत्काल" क्या है?

"महत्वपूर्ण" क्या है, इसकी पहचान करना आसान है - यह एक व्यक्तिपरक कॉल है जिसे हम अपनी प्राथमिकताओं के आधार पर आसानी से ले सकते हैं। लेकिन "तत्काल" समय-आधारित गणना की एक छवि पेश करता है, और यह लोगों को दूर फेंक देता है।

आराम करो, घबराओ मत। यहां "तत्काल" का मतलब यह है कि आप जो भी चाहते हैं उसका मतलब है। यदि आपके पास एक भी दिन के बिना एक व्यस्त दिन है, तो "तत्काल" एक नया अर्थ लेता है। यदि आपके पास बैठकों से भरा दिन है, तो "तत्काल" एक और अर्थ लेता है। इसे लचीला होने दो; वास्तव में, यह महत्वपूर्ण है कि यह लचीला हो।

कई उत्पादकता विशेषज्ञ वास्तव में आइजनहावर मैट्रिक्स के "तत्काल" कॉलम के लिए एक समय सीमा रखना पसंद करते हैं, लेकिन यह सिर्फ व्यवहार्य नहीं है कि जीवन और काम की समय-आधारित जरूरतों को बदलते रहें।

"तत्काल" को परिभाषित करने के लिए कोई जादू सूत्र या निर्धारित समय सीमा नहीं है। जब आप इसे देखेंगे तब आप इसे जान जाएंगे। यह समझने के लिए एक कठिन शब्द नहीं है, इसलिए इसे उखाड़ फेंकें।

इसे सरल रखें, "नियम" नहीं हैं

आपको अपने चतुर्थांश के साथ किसी क्रिया को संबद्ध करने के लिए लुभाया जाएगा। उदाहरण के लिए, टुटम का ब्रायन ली सिस्टम का उपयोग करता है और प्रत्येक क्वाड्रंट के लिए एक विशिष्ट कार्रवाई की तरह है, जैसे "निर्णय लेना है कि यह कब करना है" "महत्वपूर्ण लेकिन नहीं तत्काल" के लिए, और "प्रतिनिधि" इसे "तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण नहीं" के लिए।

इसका विरोध करें। इसके साथ दो मुश्किलें हैं।

सबसे पहले, ये "एक्शन नियम" समाप्त होते हैं कि आप किसी ईमेल को कैसे टैग करते हैं। यदि आप जानते हैं कि आपको अभी ईमेल पर कार्रवाई करनी है, लेकिन ऐसा करने का समय नहीं है, तो आप अपने मस्तिष्क को गलत तरीके से वर्गीकृत करते हुए पाएंगे।

दूसरा, एक चतुर्थांश में हमेशा एक जैसी कार्रवाई नहीं होती है किसी कार्य को पूरा करना हमेशा एक विकल्प नहीं होता है। "तत्काल या महत्वपूर्ण नहीं" का मतलब यह नहीं है कि आपको इसे हटाना होगा, आपको अभी भी बाद में उस ईमेल की आवश्यकता हो सकती है।

इसके बजाय, आइजनहावर के मैट्रिक्स में विश्वास करें और चीजों को प्राप्त करने की अपनी क्षमता पर भरोसा करें। एक अतिविशिष्ट, अति-विशिष्ट उत्पादकता प्रणाली वह है जिसके साथ आप डंपिंग समाप्त करेंगे तीन-हड़ताल उत्पादकता नियम 3-स्ट्राइक सिस्टम: अपनी टू-डू लिस्ट को कैसे प्राथमिकता देंक्या आप अपनी टू-डू सूची के माध्यम से नहीं मिल रहे हैं? समस्या आपकी उत्पादकता नहीं हो सकती है, यह सिर्फ आपकी प्राथमिकताएं हो सकती हैं। आइए जानें कि टू-डू सूची को कैसे प्राथमिकता दी जाए, और चीजों को प्राप्त किया जाए। अधिक पढ़ें . इन चतुर्भुजों के नाम वास्तव में आपको एक अच्छा विचार देते हैं कि एक ईमेल क्या है, और आप उसके अनुसार सही निर्णय ले पाएंगे।

एक स्वर्णिम नियम: बिना किसी लेबल के आगे बढ़ना

विचार करना है अपने ईमेलों को निर्दयतापूर्वक छाँटें ईमेल हर सुबह बंद नहीं कर सकते? इसके बजाय इस अनुष्ठान का प्रयास करेंअपना दिन शुरू करते हुए ईमेल रास्ता नियमित रूप से नीचे रखा जाता है - भले ही हम में से अधिकांश इसे करते हैं। क्या सच में जागने के बाद ईमेल की जाँच करना इतना बुरा है? अधिक पढ़ें , और आत्म-अनुशासन का एक कार्य शामिल है - जिसे आप पढ़ रहे हैं उसे लेबल किए बिना आप अगले ईमेल पर नहीं जा सकते।

यह महत्वपूर्ण है। हर बार जब आप एक ईमेल खोलते हैं, तो आपको इसे छांटना होगा। यदि आपने इसे किसी चतुर्भाग में वर्गीकृत नहीं किया है, तो अपने आप को अगले मेल की जांच करने की अनुमति न दें।

जैसा कि हमने पहले चर्चा की है, छँटाई या छँटाई बुरी तरह से नहीं है आपकी उत्पादकता ऐप काम नहीं कर रही है 5 कारण आपका टू-डू ऐप आपको कम उत्पादक बना रहा हैअपनी टू-डू सूचियों पर दे रहा है? आपकी समस्या आपकी महत्वाकांक्षा या आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले कार्य योजना ऐप नहीं है। समस्या यह है कि आप सामान्य रूप से अपनी टू-डू सूची का उपयोग कैसे कर रहे हैं। अधिक पढ़ें . आपको सॉर्टिंग चरण को सही करने की आवश्यकता है, और फिर बाकी सब कुछ जगह में आता है।

कैसे अपने ईमेल पर हमला करने के लिए

यहां इसकी सुंदरता है: एक बार जब आपका इनबॉक्स सॉर्ट हो जाता है, तो आपको वास्तव में इस बारे में अधिक सलाह की आवश्यकता नहीं होती है कि आपको अपना ईमेल कब और कैसे पता होना चाहिए। तत्काल और महत्वपूर्ण सामान के लिए, आप उस समय को संबोधित करेंगे जो आपके पास कुछ खाली समय है।

बाकी सब चीजों के लिए, ActiveInbox के एंडी मिशेल ने MakeUseOf को बताया ईमेल इनबॉक्स ओवरलोड और ईमेल से कैसे करें डीलईमेल केवल संचार नहीं है, यह काफी हद तक आपकी टू-डू सूची को भी निर्धारित करता है। चलिए ActiveInbox के संस्थापक - एंडी मिशेल के साथ हमारी उत्पादकता में इनबॉक्स को जोड़ने के सर्वोत्तम सुझावों के बारे में बात करते हैं। अधिक पढ़ें ,

अपने दिन में कम-ऊर्जा बिंदु चुनें (जैसे दोपहर के भोजन के आधे घंटे बाद) और इसके माध्यम से ज़ूम करने के लिए अपने इनबॉक्स में ड्रॉप करें।

यदि यह पहले से ही प्राथमिकता दी गई है, तो यह आवश्यक है कि बिना किसी आवश्यक वस्तु के गायब हो चुकी चीजों को प्राप्त करना आसान हो।

प्रत्येक दिन के अंत में, अपने सभी सॉर्ट किए गए ईमेल पर कार्य करें, भले ही आपके स्मार्टफोन ऐप से। मेरा विश्वास करो, एक बार जब यह पहले से ही प्राथमिकता में हो जाता है, तो आप इसे आधे समय में प्राप्त कर लेते हैं।

क्या यह आसान या कठिन है?

व्यक्तिगत रूप से, मुझे ईमेल को छांटने का आइजनहावर मैट्रिक्स तरीका सबसे आसान है जो मैंने इस्तेमाल किया है। इसने वास्तव में मेरे लिए मेरे इनबॉक्स को बहुत अधिक प्रबंधनीय बना दिया है और मुझे इसकी वजह से कुछ भी याद नहीं है।

क्या आपको लगता है कि इस प्रणाली को लागू करना आसान है या आपको यह कठिन लगेगा? हमें बताएं क्यों!

छवि क्रेडिट: हे पॉल स्टूडियो / फ़्लिकर