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ईमेल कठिन हैं। यह वास्तव में कठिन है कि आप वास्तव में ईमेल में क्या कहना चाहते हैं, और आधे समय में लोग लगभग हमेशा आपको गलत समझेंगे। बहुत सी समस्या इस तथ्य पर आती है कि आप जिन लोगों को लिख रहे हैं वे आपका चेहरा नहीं देख सकते हैं। वे आपके चेहरे पर मुस्कान नहीं देख सकते हैं, और आप उनके चेहरे पर अभिव्यक्ति नहीं देख सकते हैं - प्राकृतिक चेहरे की अभिव्यक्ति के माध्यम से भावनाओं को शब्दों में समझने की मानवीय क्षमता पूरी तरह से शून्य है ईमेल।
तो, चेहरे की अभिव्यक्ति और आवाज के स्वर को क्या बदल सकता है? आप अपने संदेश को प्रभावी ढंग से कैसे प्राप्त कर सकते हैं?
लेखक पीटर ड्रकर ने एक बार लिखा था, "संचार में सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि क्या सुनाई नहीं दे रहा है। " मैं इससे एक कदम आगे जाऊंगा, और कहूंगा कि ईमेल भेजने में सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि प्राप्तकर्ता पर्याप्त है नहीं है सुना है क्या नहीं कहा है। वास्तव में, ईमेल संचार के साथ सबसे अधिक समस्याएं क्या होती हैं, जब व्यक्ति ईमेल प्राप्त करता है उन सभी प्रकार की भयानक चीजों की व्याख्या करता है, जिन्हें आपने निहित किया है, तब भी जब आपने केवल एक ही लिखा है लाइन।
यही वह है जो नफरत और असंतोष की ओर ले जाता है। इसी से आक्रोश बढ़ता है। यही कारण है कि सुबह की बैठक में टेबल पर मौजूद व्यक्ति आप पर भड़क रहा है, क्योंकि आपने उसे एक ईमेल पर cc’d किया था, जिसे आपने कल दोपहर को भेजा था, और उसने इसे व्यक्तिगत हमले के रूप में लिया।
आपका सही ईमेल क्राफ्टिंग
MUO में, हमने ईमेल भेजने के तकनीकी पहलू के बारे में बहुत कुछ कवर किया है, जैसे गुमनाम रूप से ईमेल भेजना बेनामी ईमेल कैसे भेजें: 5 चुपके तरीकेअनाम ईमेल भेजना कठिन नहीं है। और अनाम ईमेल खाते का उपयोग करने के वैध कारण हैं। हम आपको दिखाते हैं कि कैसे। अधिक पढ़ें या मेरे ईमेल पर एक्सेल से ईमेल भेजना VBA स्क्रिप्ट का उपयोग करके एक्सेल स्प्रेडशीट से ईमेल कैसे भेजेंहमारे कोड टेम्प्लेट आपको सहयोग डेटा ऑब्जेक्ट्स (CDO) और VBA स्क्रिप्ट का उपयोग करके Excel के भीतर से स्वचालित ईमेल सेट करने में मदद करेंगे। अधिक पढ़ें . लेकिन, ईमेल के भावना पक्ष के बारे में क्या? आप अपने ईमेल में कैसे आते हैं, और अपने आप को लिखित रूप में प्रस्तुत करने के बेहतर तरीके, जो हर किसी को हर समय आपको पसंद नहीं आते हैं?
खैर, यह पूरी तरह से दर्द और पीड़ा के बिना नहीं है कि मैं आज यहां खड़ा हो सकता हूं और आपको बता सकता हूं कि मैं अब मदद करने की स्थिति में हूं। मैंने हर उस गलती के बारे में बताया है जो ईमेल से की जा सकती है, जो शुरुआती दिनों से शुरू होती है कॉलेज, जब मैंने बड़े पैमाने पर सभी को ईमेल करके बड़े स्तर के मार्केटिंग व्यवसाय को शुरू करने का प्रयास किया कैंपस। एक दिन के भीतर, मैंने 24 घंटे के लिए अपना खाता बंद कर दिया था और "स्पैमिंग" को परिभाषित करने के बारे में आईबीएम मेनफ्रेम प्रशासक की ओर से एक बड़ी, बुरा चेतावनी।
यह ईमेल शिष्टाचार में इतना सबक नहीं था, क्योंकि यह एक वेक-अप कॉल था जिसे गलत तरीके से हैंडल करने पर ईमेल वास्तव में आपको परेशानी में डाल सकता है। जिन वर्षों में मैंने लोगों को नाराज किया है, मैं नाराज हो गया हूं, और मैं लोगों से महाकाव्य स्लेश-एंड-बर्न शब्द-लड़ाई में शामिल हो गया हूं। मैं यह कहना चाहता हूं कि कोई जीता - लेकिन कोई भी कभी नहीं जीतता है। यही कारण है कि मैं आज यहां खड़ा हूं, ईमेल जनता के भविष्य के दिग्गजों को मदद करने की उम्मीद करते हुए भेजने वाले बटन पर क्लिक करने से पहले उन ईमेलों को बेहतर तरीके से तैयार करें।
1. एक उपन्यास भेज रहा है
मेरे पहले दोषी पापों में से एक जब मैंने पहली बार एक इंजीनियर के रूप में काम करना शुरू किया था, तो मैं लगभग हमेशा तीन या चार पैराग्राफ में फैला हुआ ईमेल लिखता था। इसका कारण केवल यह नहीं था कि मैं बहुत तेजी से टाइप कर सकता हूं, बल्कि इसलिए कि मुझे हमेशा लगता था कि अगर मैंने कोई विवरण छोड़ दिया, तो लोग वास्तव में समझ नहीं पाएंगे कि मैं किस बारे में बात कर रहा था। यह कुछ हद तक सही हो सकता है - और हमें ऐसे ईमेल मिलेंगे जो एक मिनट में बहुत संक्षिप्त हैं - लेकिन सादगी के लिए कुछ कहा जाना चाहिए।
जब आप ऐसे जटिल ईमेल लिखते हैं, तो आप अपने संदेश को विभिन्न तरीकों से प्राप्त करने में विफल हो रहे हैं। पहला, यह तथ्य कि आपने जो लिखा है, उसका तात्पर्य उस व्यक्ति से है, जो आपके समय के लिए बहुत कम सम्मान करता है, और यदि आप ऐसा करते हैं, तो आप उन्हें परेशान करने के लिए बाध्य होते हैं। दूसरा, जबकि कई पैराग्राफ में आयोजित 500 शब्द का ईमेल बहुत मायने रखता है आप, आप सबसे अधिक संभावना सभी को भ्रमित कर रहे हैं - और उन्हें एक माइग्रेन दे रहे हैं।
यदि आप एक शब्द-समूह हैं और अधिक लिखना चाहते हैं, तो हमेशा वापस जाएं और उन वाक्यों को "काट-छाँट" पर काम करें। उन्हें छोटा करने के लिए नए और रचनात्मक तरीके अपनाएं, या हो सकता है कि आप उन्हें पूरी तरह से हटा दें। शायद आप बहुत अधिक जानकारी प्रदान कर रहे हैं। लोगों को बताएं कि वे क्या हैं जरुरत जानने के लिए, न कि आप उन्हें क्या जानना चाहते हैं आप जानना। तुम्हे पता हैं?
2. एक दो-शब्द ईमेल भेजना
उपन्यास ईमेल के विपरीत अपराध एक या दो शब्द ईमेल है जो कुछ भी स्पष्ट नहीं करता है। जब मैं खाने की मेज पर अपने बच्चों से पूछती हूँ, तो यह हतोत्साहित होता है; "अच्छा तो आपका दिन कैसा रहा?"एक पल के बाद, एक अनिच्छुक उत्तर, "ठीक।"मुझे यकीन नहीं है कि मैं क्यों परेशान हूं, मैं दबाता हूं। “तुमने क्या किया, कुछ भी मज़ेदार?"अपरिहार्य उत्तर, "नहीं वास्तव में नहीं।”
मैं ईमानदारी से समझ नहीं पा रहा हूं कि कुछ लोग ईमेल के उपयोग से भी क्यों परेशान हैं। यदि आप भाग्यशाली हैं, तो इस व्यक्ति के एक ईमेल में एक पूर्ण वाक्य होगा। यदि आप अशुभ हैं, तो व्यक्ति आपसे उनके लिए कुछ करने के लिए कहेगा, लेकिन यह समझाने की जहमत नहीं उठाएगा कि वे आपके लिए क्या करना चाहते हैं। जब आप जंगल में घिर जाते हैं, तो रेडियो पर एक संकटपूर्ण संदेश भेजना पसंद होता है, और बचाव दल को यह बताने में विफल रहता है कि आपके निर्देशांक क्या हैं।
यह बेहद निराशाजनक है, क्योंकि लोगों को यह समझने के लिए संघर्ष करना पड़ता है कि आप किस धरती पर हैं। इससे भी बदतर, आप वास्तव में उन्हें अपने ईमेल का जवाब देने के लिए समय बर्बाद करने के लिए मजबूर कर सकते हैं, केवल आपको थोड़ा और विस्तृत करने के लिए कहने के लिए।
मुझे संदेह है कि इस समस्या वाले अधिकांश लोग इस तरह के छोटे ईमेल लिखते हैं क्योंकि टाइपिंग एक ऐसा श्रमसाध्य अभ्यास है। हर कोई एक मिनट में 60 से 70 शब्द नहीं लिख सकता है, इसलिए आपको इस समूह के लिए थोड़ी सहानुभूति रखनी होगी।
3. एक व्यक्ति के लिए एक मास ईमेल का मतलब भेजना
क्या आप वास्तव में लोगों को गुदगुदाना चाहते हैं? अपने कार्यालय में सभी को एक मास ईमेल भेजें बस एक व्यक्ति को कुछ गलत करने के लिए फटकारें। मैं इसे "सार्वजनिक अपमान" ईमेल कहता हूं। आमतौर पर, कार्यालय में हर कोई पहले से ही जानता है कि किसी विशेष व्यक्ति ने गलती की है, लेकिन प्रबंधक इसे अकेले नहीं छोड़ सकता है। इसलिए, वे सभी को एक महान ईमेल भेजते हैं जो महान और कष्टदायी विस्तार से समझाते हैं कि किसी विशेष कार्रवाई को करना कितना गलत है, या उस विशेष गलती के लिए इतना बुरा क्यों है।
मुझे यह स्वीकार करना होगा कि अतीत में मेरी कुछ प्रबंधन भूमिकाओं में, मैं इस व्यवहार में फिसल गया था। मैंने देखा है कि मेरे अन्य सहयोगियों ने भी ऐसा किया है। यह एक आसान गलती है, क्योंकि आप वास्तव में यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप जिस किसी को भी प्रबंधित नहीं कर रहे हैं, वही गलती करेगा। वास्तविकता यह है कि अगर हर कोई इसके बारे में पहले से जानता है, तो गलती करने वाले को अपमानित किया जाता है। यदि वे इसके बारे में नहीं जानते हैं, तो हर कोई उलझन में है और अनिश्चित है कि आप उनके बारे में बात कर रहे हैं या नहीं।
इसे सरल बनाएं - उस व्यक्ति के साथ विशिष्ट समस्या के बारे में बात करें जिसने गलती की थी। फिर, यदि आप इसे सभी के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण मानते हैं, तो एक नोटिस भेजें, लेकिन इसे ध्वनि दें जैसे कि यह सिर्फ एक है सामान्य "FYI" उच्च प्रबंधन से नीचे भेजा जाता है - यह अभियोगात्मक स्वर को हटा देता है और इसे कम व्यक्तिगत बनाता है।
4. नाटकीय क्रियाविशेषणों का उपयोग करना
ईमेल में एक और बहुत ही सामान्य व्यवहार - आमतौर पर ऐसे लोगों से जो सामान्य रूप से अपने काम के बारे में बहुत भावुक होते हैं, या एक विशिष्ट परियोजना के बारे में जो चर्चा में है। यह व्यवहार बहुत नाटकीय क्रियाविशेषणों का अति प्रयोग है। जैसे वाक्य, उन्होंने कहा, “यह डिजाइन सिर्फ बहुत गलत है""यह दृष्टिकोण दर्दनाक रूप से अस्पष्ट है ” केवल चर्चा में भावना का परिचय देना।
जब आप उन वाक्यों को क्रियाविशेषण के बिना देखते हैं, तो आप देख सकते हैं कि कितने अधिक व्यावसायिक हैं - और बहुत कम विरोधी - वे हैं। अन्यथा, आप बस ओवर-ड्रामेटिक, बिगड़ी हुई बव्वा की तरह आते हैं।
क्रियाविशेषण के बिना इसे आज़माएँ। वह डिजाइन गलत है। वह दृष्टिकोण अस्पष्ट है।
यह प्राप्तकर्ता को खुश नहीं कर सकता है - लेकिन यह उन पर हमला नहीं करता है और उन्हें रक्षात्मक पर सेट करता है। यह अधिक पेशेवर है, और आप वास्तव में एक परिपक्व वयस्क के रूप में खुद को पास करने में सक्षम हो सकते हैं, भले ही आप किसी से असहमत हों।
5. ओवरसीज पैसिव वॉइस
यह वास्तव में मेरे लेखन कैरियर में देर तक नहीं था कि मैं वास्तव में, निष्क्रिय आवाज के बारे में सीखा और समझा। इसके बारे में सीखने के साथ समस्या यह है कि आप इसे हर जगह देखना शुरू कर देते हैं। निष्क्रिय आवाज़ का सबसे प्रचलित उपयोग ईमेल में है, क्योंकि निष्क्रिय आवाज़ किसी व्यक्ति को एक कार्रवाई से खुद को अलग करने की अनुमति देती है।
कहने के बजाय, "मैं हवाई अड्डे के लिए ग्राहक चलाई, जो सीधे आपके कंधों पर जिम्मेदारी देता है, आप इसके बजाय लिख सकते हैं,ग्राहक को हवाई अड्डे पर ले जाया गया। ”
यह उन लोगों में एक सामान्य व्यवहार है जो किसी भी चीज़ के बारे में ज़िम्मेदारी लेने से घबराते हैं, क्योंकि अगर कुछ भी गलत होता है, तो उन्हें दोष नहीं दिया जाना चाहिए। ये वही लोग हैं जो शिकायत करते हैं जब जोखिम लेने वाले - जो काम करने की जिम्मेदारी लेते हैं - उन्हें मान्यता या पदोन्नति मिलती है। सच्चाई यह है, लोग ईमेल में निष्क्रिय आवाज के माध्यम से देखते हैं। यदि आपने कोई कार्य पूरा किया है या कोई लक्ष्य पूरा किया है, तो क्रेडिट लेने से डरें नहीं!
6. पीठ पर अपने आप को थपथपाना
अजीब तरह से, हर समय ईमेल में निष्क्रिय आवाज का उपयोग करने वाले लोगों के विपरीत, ऐसे लोग हैं जो लगभग हमेशा पहले व्यक्ति में सब कुछ लिखते हैं। उनके ईमेल को पढ़कर, आपको लगता होगा कि यह परियोजना एक समूह का प्रयास नहीं था, यह एक व्यक्तिगत उपलब्धि थी। आपको लगता होगा कि ईमेल भेजने वाले व्यक्ति ने पूरी तरह से काम किया है!
आप इन ईमेल को कैसे पहचानते हैं? "I" शब्द की घटनाओं को गिनें।
इस प्रकार के व्यक्ति के ईमेल को पढ़ने से, यह स्पष्ट है कि उन्हें लगता है कि पूरी दुनिया उनके चारों ओर घूमती है, और यह कि हर किसी को उन सभी कार्यों के लिए निरंतर कुदोस देना चाहिए, जो वे अकेले-अकेले काम करते हैं पूरा किया। इन ईमेलों ने टीम के साथियों को बेदखल और पूरी तरह से हतोत्साहित महसूस किया। यह दृष्टिकोण आपके साथियों से क्रोध और अलगाव के लिए फास्ट-ट्रैक है।
मुझे यकीन है कि बहुत सारे अन्य प्रकार के ईमेल हैं जो लोगों को बहुत परेशान करते हैं और परेशान करते हैं। मुझे यकीन है कि आपकी अपनी सूची भी है! वास्तव में किस प्रकार के ईमेल आपको सेट करते हैं? आपके पालतू पशु किस प्रकार के हैं? नीचे कि टिप्पणियों अनुभाग के लिए अपने विचार साझा करें।
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रयान के पास इलेक्ट्रिकल इंजीनियरिंग में बीएससी की डिग्री है। उन्होंने ऑटोमेशन इंजीनियरिंग में 13 साल, आईटी में 5 साल काम किया है, और अब एक एप्स इंजीनियर हैं। MakeUseOf के पूर्व प्रबंध संपादक, उन्होंने डेटा विज़ुअलाइज़ेशन पर राष्ट्रीय सम्मेलनों में बात की और राष्ट्रीय टीवी और रेडियो पर चित्रित किया गया है।