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हम में से अधिकांश जानते हैं कि हमारे समय और उत्पादकता दोनों पर एक नाली की बैठक कितनी हो सकती है। लेकिन अगर एक बैठक अच्छी तरह से आयोजित की जाती है (और अच्छी तरह से चलती है), तो इसका कोई कारण नहीं है कि यह हर एक सहभागी के लिए उत्पादकता, उद्देश्य की भावना और मनोबल बढ़ा सकती है।
वहाँ के बारे में बहुत सारी सामग्री है हम बैठकों से नफरत क्यों करते हैं. पूरी तरह से एक बुरी तरह से संगठित, प्रतीत होता है व्यर्थ की बैठक के लिए धन्यवाद के अवसरों के कारण पूरी निराशा के क्षण में लिखे गए फेसबुक रैंट्स जो अपने आवंटित समय से बहुत दूर खींचे गए हैं।
बेहतर बैठकों के लिए अनुसरण करने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप हर किसी का समय बर्बाद नहीं कर रहे हैं, कुछ नियम यहां दिए गए हैं। मुझ पर विश्वास करो।
एक उद्देश्य और सुनिश्चित करें कि लोगों को इसके बारे में पता है
यदि आप केवल अपडेट देने के लिए या विलाप करने के लिए सभी को एक साथ बुला रहे हैं, तो यह एक व्याख्यान है। एक व्याख्यान एक बैठक नहीं है। यदि आपको सभी को अपडेट करने की आवश्यकता है, तो एक ईमेल भेजें, या टीम टूल पर सभी को पोस्ट करें ढीला कौन कौन से समूह संचार को आसान बनाता है
सुस्त समूह संचार तेज़ और आसान बनाता हैसमूह ईमेल वास्तव में उत्पादकता को मार सकते हैं। नए लॉन्च किए गए स्लैक जैसी सहयोगी सेवाओं को आराम करने और उपयोग करने के लिए मेल क्लाइंट्स को रखने का समय है। अधिक पढ़ें . यह सभी के समय का बेहतर उपयोग होगा।यदि आप ऐसी स्थिति में हैं जहाँ एक बैठक की वास्तव में ज़रूरत होती है (यानी जब आपको समूह में कुछ करने की आवश्यकता होती है, तो चीजों के माध्यम से बात करें, विचारों को उछालें आदि), यह सुनिश्चित करें कि इसका एक स्पष्ट उद्देश्य है। क्यों, वास्तव में, आप सभी को एक साथ मिल रहे हैं?
बुरा उद्देश्य:"क्या हो रहा है पर गति के लिए हर किसी को पाने के लिए"।
बेहतर उद्देश्य:"विचारों को इकट्ठा करने के लिए, एक समय निर्धारित करें, और प्रत्येक टीम के सदस्य को अगली क्रियाएं असाइन करें ताकि हम मार्च के अंत तक उत्पाद X360 का सफल लॉन्च चला सकें"।
और कृपया, सुनिश्चित करें कि ऐसा होने से पहले सभी उपस्थित लोगों को बैठक का उद्देश्य पता हो। यदि लोगों को पता है कि एक बैठक के अंतिम परिणाम क्या होंगे, तो उन्हें तैयार होने की संभावना अधिक होगी, और उम्मीद है कि कुछ विषयों पर विचार-विमर्श के बजाय विचार-विमर्श के माध्यम से सोचा होगा उड़ना।
एक स्पष्ट, संरचित एजेंडा बनाएं
आपका उद्देश्य आपकी मंजिल है। आपका एजेंडा आपका रोड मैप है कि आप वहां कैसे जा रहे हैं। इस रोड मैप के बिना, बैठकें अक्सर नियंत्रण से बाहर हो जाती हैं, विषय से दूर हो जाती हैं और कहीं भी इतने सारे फैसले नहीं किए जाएंगे जितने आप उम्मीद कर रहे थे। यदि आप अपनी बैठकों को विषय से हटकर देखते हैं, तो इस तरह की चर्चा को रोकें, और इसे जल्द से जल्द पटरी पर लाएं।
अपनी बैठक एजेंडा की संरचना करें मीटिंग अपेक्षाओं का उपयोग करके आसानी से मीटिंग एजेंडा बनाएं [iPad]यद्यपि हम में से कोई भी बैठक में भाग लेने के लिए उत्सुक नहीं है, लेकिन सौभाग्य से कई उपयोगी ऑनलाइन और मोबाइल एप्लिकेशन हैं, जैसे कि सहमतडू, जो बैठकों की योजना बनाने के काम को आसान बनाते हैं। सभी सफल बैठकें शुरू ... अधिक पढ़ें जैसे उत्पाद का उपयोग सावधानी से बैठक से अपेक्षाएं (iPad) या ऑनलाइन टूल जैसे MyCommittee तथा Minutes.io. एजेंडे पर प्रत्येक आइटम के लिए एक सख्त समय सीमा निर्धारित करें, जबकि अलग-अलग लोगों को एक सिर दिया जाए कि उनकी क्या उम्मीद है। यदि आप चाहते हैं कि कोई व्यक्ति बैठक में एक निश्चित चर्चा में योगदान दे, तो उन्हें बताएं! उदाहरण के लिए:
कार्यसूची
1. बैठक और प्रस्तुत करने के उद्देश्य का विवरण- (5 मिनट)
2. पिछले हफ़्ते लॉन्च पर पोस्टमार्टम- हमारे KPI (इस पर रिपोर्ट करने के लिए किम) क्या थे। क्या ठीक रहा? क्या नहीं हुआ (15 मिनट)
3. अगले लॉन्च के लिए हम कैसे जागरूकता पैदा कर सकते हैं इस पर विचार (हर कोई - कृपया बैठक से पहले कुछ विचारों के बारे में सोचें) - (15 मिनट)
4. अगली बैठक से पहले अधिक विचार करने के लिए इनमें से 3 पर निर्णय लें - (10 मिनट)
5. प्रत्येक टीम के सदस्य को अगली कार्रवाई सौंपना - (5 मिनट)
सुनिश्चित करें कि सभी को उनकी आवश्यकता है
मैं यह सोचकर घबरा गया कि दुनिया भर में हर साल कितना समय बर्बाद होता है क्योंकि लोग बिना तैयारी के बैठकों में बदल जाते हैं (इसमें शामिल नहीं हैं उचित मीटिंग नोट्स कैसे लें मिनट काम करें: मीटिंग के दौरान प्रभावी नोट्स कैसे लेंयह एक ऐसा कौशल है जिसे बहुत कम लोगों ने पूरा किया है; एकदम सही बैठक मिनट। घटनाओं का रिकॉर्ड आपको रेखा के नीचे सिरदर्द से बचाता है। यहां बताया गया है कि आप मीटिंग में प्रभावी मिनट कैसे लेते हैं। अधिक पढ़ें ). मीटिंग से पहले कम से कम कुछ दिनों के लिए सभी सहभागियों के साथ अपना एजेंडा साझा करें ताकि वे उन सभी चीज़ों को इकट्ठा कर सकें जिनकी उन्हें आवश्यकता है।
यदि आपको कुछ लाने के लिए टीम के एक निश्चित सदस्य की आवश्यकता है, तो सुनिश्चित करें कि वे समझते हैं कि यह कितना महत्वपूर्ण है यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे पहले से कतार में फंस गए हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए, और यदि यह पहले से मुद्रित (यदि आवश्यक हो) है मुद्रक। आखिरी चीज जो आपको चाहिए वह है, उपस्थित लोग खुद को उत्साहित करते हुए- “ओह, क्षमा करें, मुझे इसे तैयार करने का मौका नहीं मिला- मैंने इसे अगले सप्ताह के लिए तैयार कर लिया है“. यह किसी की मदद नहीं करेगा।
यदि आप उन लोगों के साथ बैठक कर रहे हैं, जो दूरस्थ रूप से काम कर रहे हैं, तो पहले हमारी विस्तृत जाँच करें "ऑनलाइन मीटिंग गाइड ऑनलाइन मीटिंग गाइड: सॉफ्टवेयर और रणनीतिआधुनिक वीडियोकांफ्रेंसिंग सेवाओं का उपयोग करना आसान है, और कंप्यूटर या स्मार्टफोन वाले लगभग किसी के लिए भी उपलब्ध है। ऑनलाइन लोगों से जुड़ने और मिलने की क्षमता का मतलब है कि अब हम भौगोलिक स्थिति तक सीमित नहीं हैं। अधिक पढ़ें "इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि हर कोई जानता है कि आप जो भी कॉन्फ्रेंसिंग टूल का उपयोग करना चाहते हैं, उसका उपयोग कैसे करें। बैठक से पहले, लोगों को अपने माइक, वेबकेम की जांच करने के लिए संकेत दें, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि उनके पास कोई प्लग इन स्थापित है जो कि चीजों के लिए आवश्यक हो सकता है Google+ हैंगआउट Google Hangouts के साथ योजना और प्रभावी बैठकें आयोजित करने के टिप्सआज की इंटरनेट तकनीक के साथ, ऑनलाइन मीटिंग आयोजित करना कुशल और लागत प्रभावी दोनों हो सकता है, खासकर यदि आप उन्हें पहले से प्लान करते हैं और समय की बचत करने वाले टूल का उपयोग करते हैं। पिछले कुछ महीनों से मैंने ऑनलाइन बैठकों में भाग लिया है ... अधिक पढ़ें .
केवल उन लोगों को आमंत्रित करें जिनकी आवश्यकता है
पूरी टीम को आमंत्रित करने के लिए खुद को बड़े मालिक की तरह महसूस न करें। केवल उन लोगों को आमंत्रित करें जिनकी आपको आवश्यकता है। यही है, जो लोग बैठक के उद्देश्य को प्राप्त करने में आपकी सहायता करने की स्थिति में हैं। बैठक के मिनटों को पढ़ने, या अधिक सुविधाजनक समय पर अपने सहकर्मियों के साथ बातचीत करने के द्वारा सभी को बाद में अपडेट किया जा सकता है।
विस्तृत मिनट रखें
जैसे उत्पाद का उपयोग करें Agreedo (के लिए स्वतंत्र विस्तृत मिनट रखें Agreedo: मुफ्त ऑनलाइन के लिए अपने व्यापार बैठक के मिनटों को लिखें और प्रबंधित करेंकई हफ्तों के लिए अब मैं एक आसान वेबसाइट या एप्लिकेशन की खोज कर रहा हूं जो मुझे मीटिंग्स के मिनटों को रखने और संग्रहीत करने की अनुमति देगा। पारंपरिक पाठ दस्तावेज़ दृष्टिकोण अब उत्पादक नहीं है ... अधिक पढ़ें जो आप मज़बूती से वापस करने के लिए और कर सकते हैं वास्तव में समझना। यह टूल आपको कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करते हुए विस्तृत मिनट लेने में सक्षम बनाता है, मीटिंग के परिणामों (जैसे कार्य संपन्न) को ट्रैक करता है, और इन मिनटों को अपनी टीम के साथ जल्दी और आसानी से साझा करता है। यदि आप एक iPad का उपयोग कर रहे हैं, तो आप भी कोशिश कर सकते हैं मिनट लेने वाला ($ 7.99) के लिए पेशेवर बैठक की रिपोर्ट MinuteTaker और बैठकें आपको व्यावसायिक iPad मिनट रिपोर्ट बनाने में मदद करती हैंअपने निशुल्क ऑनलाइन मेकयूसेफ़ ऑनलाइन मीटिंग गाइड में जहां मैंने वेब पर मीटिंग की योजना बनाने और धारण करने के लिए कुछ सुझाव दिए, मैंने कुछ मिनटों के साथ-साथ ऐप लेने का भी हवाला दिया। जबकि हम में से बहुत कम ... अधिक पढ़ें .
सुनिश्चित करें कि जब लोग इन मिनटों को पढ़ते हैं, तो वे मुख्य बिंदुओं / सारांशों को जानते हैं कि क्या चर्चा की गई थी, और क्या फैसला किया गया था, साथ ही जल्दी से इस दस्तावेज़ को वापस संदर्भित करने में सक्षम होने के लिए कि वे खुद को क्या करने की जरूरत है आगे।
बहिष्करण हमेशा समावेश से बेहतर नहीं होता है
मुझे पता है कि मैंने (सिर्फ) उल्लेख किया है कि जिन लोगों को वास्तव में जरूरत है, केवल एक बैठक में शामिल होना चाहिए, लेकिन हर बार, आपको भी होना चाहिए एक अधिक अनौपचारिक जाम सत्र के लिए सभी को शामिल करें, जहां आप सभी विचारों को उछाल सकते हैं, इस बारे में बात करें कि क्या सुधार हो सकता है संगठन।
इसे एक मजबूत टीम बनाने के अवसर के रूप में उपयोग करें। इसे भोजन या बीयर के ऊपर करें। कुछ स्वादिष्ट भोजन कार्यालय में लायें, और सभी को पाने के लिए अपने दिन में एक या दो घंटे का समय निकालें अपने सहयोगियों को बेहतर तरीके से जानने के लिए, जबकि कंपनी के रूप में कुछ सुधार करने के लिए सभी मिलकर काम कर रहे हैं पूरा का पूरा। फिर से, एक उद्देश्य और एक एजेंडा है, लेकिन इस तरह के एक साथ अधिक अनौपचारिक, कम संरचित करने का प्रयास करें, लेकिन फिर भी एक समग्र विषय के साथ, जैसे "संगठन को अधिक कुशल बनाना", या "हम कैसे कर सकते हैं" पर विचार विविधता "।
स्पष्ट असाइन करें Items अगली कार्रवाई आइटम ”
इससे पहले कि आप बैठक समाप्त करें, सुनिश्चित करें कि कमरे में हर कोई सटीक कार्रवाई जानता है कि उन्हें अगले और इसके समयरेखा की आवश्यकता है। यह एक चाल है जो वास्तव में डेविड एलन ने अपनी शानदार पुस्तक ’s में बताई है।हो रही बातें किया‘. जो भी परियोजना किसी पर भी काम कर रही है, सुनिश्चित करें कि एक स्पष्ट अगली कार्रवाई है जिसे इस परियोजना को आगे बढ़ाने के लिए उठाए जाने की आवश्यकता है।
इसे दोहराने के लिए, यह एक सख्त समय सीमा के साथ एक विशिष्ट कार्रवाई (या कार्यों का सेट) होने की आवश्यकता है, न कि केवल एक व्यापक विचार जिसे 'ASAP' करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए
अगली क्रिया खराब:"पिछले महीने के लॉन्च का सारांश"।
बेहतर अगली कार्रवाई:"एक स्प्रेडशीट (कुछ सहायक चार्ट के साथ) हमारे KPI को समग्र लॉन्च अवधि से प्रदर्शित करते हुए एक साथ रखें। इसे लॉन्च टीम के साथ साझा करें, साथ ही एक संक्षिप्त ईमेल भेजकर बताया कि आपको लगता है कि लॉन्च कैसे हुआ। कृपया इसे गुरुवार तक पूरा करें ”।
प्रतिक्रिया के लिए पूछें
बहुत से लोग अपने or वरिष्ठों या सहयोगियों की आलोचना करने से सावधान रहते हैं, इसलिए प्रत्येक बैठक के बाद, लोगों से ऑनलाइन फॉर्म के माध्यम से अनाम प्रतिक्रिया छोड़ने के लिए कहें (वहाँ एक सूची है) मुफ्त ऑनलाइन सर्वेक्षण उपकरण यही सब लोग कहते हैं: प्रभावी ऑनलाइन सर्वेक्षण के लिए 5 नि: शुल्क उपकरणथोड़ी देर के लिए, आपके पास इतना विकल्प नहीं होता था कि किस सर्वे सेवा का उपयोग किया जाए, लेकिन आजकल बहुत से विकल्प हैं। आपके लिए कौन सा सबसे अच्छा है? अधिक पढ़ें यहाँ)। पता करें कि लोगों ने बैठक के बारे में क्या सोचा - क्या यह बहुत लंबा था? क्या यह उनके लिए उपयोगी लगा? क्या उनके विचार सुने गए? अगली बार बैठक में सुधार कैसे हो सकता है?
आपको जो भी प्रतिक्रिया मिलती है, सुनिश्चित करें कि आप इसे अनदेखा नहीं करेंगे। यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी बैठकों का विकास करें कि वे शामिल सभी लोगों के लिए अच्छा काम कर रहे हैं।
कुल मिलाकर, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी बैठकें अच्छी तरह से तैयार हैं, और अच्छी तरह से चलने के लिए इन सरल नियमों का पालन करके आप सक्षम होंगे लंबाई को छोटा करने के लिए, और अपनी बैठकों की दक्षता में वृद्धि करें, जबकि सभी की निराशा को बनाए रखें न्यूनतम!
आप क्या? यदि आपकी बैठकें इस तरह अधिक चलती हैं, तो क्या आपको लगता है कि वे अधिक प्रभावी होंगे?
छवि क्रेडिट: वुडलेवोनडरवर्क्स, दल की बैठकफ़्लिकर के माध्यम से
रॉब नाइटिंगेल के पास यॉर्क विश्वविद्यालय, यूके से दर्शनशास्त्र में डिग्री है। उन्होंने पांच वर्षों तक सोशल मीडिया मैनेजर और सलाहकार के रूप में काम किया है, जबकि कई देशों में कार्यशालाएं दी हैं। पिछले दो वर्षों के लिए, रोब एक प्रौद्योगिकी लेखक भी रहे हैं, और मेकयूसेफ के सोशल मीडिया मैनेजर और न्यूज़लेटर संपादक हैं। आप आमतौर पर उसे…
