पावरपॉइंट द्वारा मर्डर से बचें: कैसे अपनी प्रस्तुतियों को सम्मोहक और यादगार बनाएं

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क्या आपने कभी पावर पॉइंट प्रेजेंटेशन किया है? बेशक आपके पास है। यदि आपने "नहीं" कहा है, तो मैं आपको झूठा कहता हूँ। ठीक है, यह चरम हो सकता है। लेकिन हम में से ज्यादातर सही है? मैं ऐसा कहता हूँ तो, मेरी बात क्या है? मेरा कहना यह है कि यहाँ हम में से अधिकांश लोगों ने एक पावर पॉइंट बनाया है और एक प्रस्तुति (या किसी बिंदु पर) की है और फिर भी यह कंप्यूटर पर सबसे खराब तरीके से काम करने वाली चीजों में से एक होने की संभावना है।

मैंने कॉलेज में जो प्रस्तुतियाँ कीं, उन्हें छात्रों ने देखा तथा प्रशिक्षक, शर्मनाक थे, कम से कम कहने के लिए। प्रशिक्षकों द्वारा हास्यास्पद रूप से लंबी स्लाइडों से, जो छात्रों को ऐसा लग रहा था कि उन्हें पता नहीं है कि कैसे करना है पढ़ना (जो उन्हें पहले नहीं करना चाहिए था)। खराब PowerPoint प्रस्तुतियाँ शिक्षा में एक महामारी है, जो तब कार्यस्थल में जारी रहती है। बेशक यह न केवल पावरपॉइंट के बारे में है, बल्कि प्रस्तोता भी है और वे कितनी अच्छी तरह से बोलते हैं और जानकारी देते हैं। और मैं उस पर भी स्पर्श करूंगा।

एक रूपरेखा के साथ शुरू करो

ठीक वैसे ही जैसे जब कोई रिपोर्ट लिखता है, तो विशिष्ट बिंदुओं को सामने रखना उपयोगी होता है। आमतौर पर यह केवल आपके लिए अपने विचारों को नीचे लाने के लिए होता है। एक पावरपॉइंट में, हालांकि, आपके दर्शकों के लिए यह देखना अच्छा है कि वे जिस प्रेजेंटेशन के माध्यम से बैठने वाले हैं, वह खत्म हो जाएगा। यह उन्हें थोड़ा और जोड़ता है और उन्हें दिलचस्पी रखता है, खासकर अगर समयरेखा में कुछ ऐसा था जो उन्हें साज़िश करता है। रूपरेखा सरल है और केवल वही चीजें शामिल हैं जिन्हें आप कवर करने का इरादा रखते हैं। कभी-कभी यह थोड़ा और विस्तृत हो जाता है और कवर किए जाने वाले उप-विषयों के बारे में अधिक जानकारी देने के लिए रूपरेखा का विस्तार करना होगा। हालांकि, यह आपकी प्रस्तुति की संपूर्णता और आपके द्वारा कवर किए जा रहे विशिष्ट सामग्री की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। नीचे एक प्रस्तुति का एक उदाहरण है, जो मैंने कंप्यूटर सुरक्षा पर किया था।

थीम और लेआउट के अनुरूप हो

एक न्यूनतम पर विचलित रखने के कई पहलू हैं और आपके PowerPoint में आपके विषय और लेआउट के अनुरूप होना निश्चित रूप से एक प्रमुख खिलाड़ी है। आप ऐसा कोई भी विचार नहीं बनाना चाहते हैं जो आपकी सामग्री और आपके द्वारा कहे जा रहे दर्शकों के फ़ोकस को बदल दे। आप न केवल विषय को सुसंगत रखते हुए ऐसा कर सकते हैं (यह बहुत सीधा है), बल्कि लेआउट भी। उदाहरण के लिए, यदि कोई विषय दो स्लाइड लेता है, तो दूसरी स्लाइड को लेबल करना और शीर्षक के अंत में "(जारी)" जोड़ना सुनिश्चित करें। यह स्लाइड को स्विच करने के बावजूद आपको उसी विषय पर दर्शकों को जल्दी से दिखाएगा, और उस स्लाइड के बारे में सोचने के बजाय विषय पर ध्यान केंद्रित रखें।

क्लिप आर्ट, क्रेजी साउंड्स और फैंसी बदलावों को भूल जाओ

ध्यान भंग की बात करें तो यह एक और बड़ा खिलाड़ी है। कुछ दृश्य अच्छे हो सकते हैं। हालांकि, अप्रासंगिक दृश्य या ध्वनियाँ (वास्तव में केवल किसी भी आवाज़) और पागल संक्रमण न केवल दर्शकों के लिए बहुत विचलित कर रहे हैं, बल्कि यह आपके पावरपॉइंट को एक कम पेशेवर प्रतीत होता है। मैं इनमें से अधिकांश से दूर रहने की सलाह दूंगा, जैसे कि यह हरी-ईश-पीली, शराबी चीज़।

कॉलेज में मेरे पास एक प्रशिक्षक था जो प्यार किया इन सभी चीजों की। मुझे लगता है कि उसे किंडरगार्टन को पढ़ाना / पढ़ाना चाहिए था, अगर इससे आपको पता चलता है कि वह (और उसकी प्रस्तुतियाँ) कैसी थीं।

अपना पावरपॉइंट न पढ़ें। अवधि।

वास्तव में? आप अभी भी अपने पावरपॉइंट्स को पढ़ते हैं? मैं वास्तव में आशा करता हूं कि आप नहीं करेंगे। और यदि आप करते हैं तो आपको अपमानित नहीं करना है, लेकिन आपको मानव जाति की भलाई के लिए रुकना होगा। ठीक है, अब जब मैं आपकी गरिमा को ठेस पहुंचा रहा हूं, तो मैं आपसे यह पूछता हूं: क्या आपने कभी किसी को कुछ पढ़ने के लिए सुना है? अगर वे हैं वास्तव में यह अच्छा है, जैसे कुछ व्यवसायों की आवश्यकता होती है, आप मुश्किल से बता सकते हैं। लेकिन अगर वे हम में से ज्यादातर की तरह औसत हैं, तो यह एकरस और मंदा लगता है। आप दूसरों से यह नहीं सोचना चाहते हैं कि आपके बारे में सही है? यह वापस हो जाता है क्यों आप पहले स्थान पर प्रस्तुति दे रहे हैं। क्या आप इसे दे रहे हैं क्योंकि आप है सेवा? क्योंकि आप विषय का आनंद लेते हैं? या इसलिए कि आप चाहते हैं कि दर्शक सकारात्मक बदलाव के लिए अधिक से अधिक ज्ञान और सामग्री को आत्मसात करें? शायद यह कई है, लेकिन उम्मीद है कि अंतिम उनमें से एक है क्योंकि, यदि नहीं, तो आप उस सामग्री को व्यक्त करने की संभावना नहीं रखते हैं जिसे आपने शोध के लिए इतनी मेहनत की है और अपने दर्शकों को इकट्ठा करना है चाहेंगे सीखने और लागू करने का आनंद लें।

अंत में, यह पढ़ने का कोई कारण नहीं है कि आपके दर्शक स्पष्ट रूप से क्या देख सकते हैं। प्रस्तुतकर्ता के रूप में आपका लक्ष्य पावरपॉइंट से परे का विस्तार करना है। पावरपॉइंट आपकी प्रस्तुति के दौरान दर्शकों के लिए केवल एक गाइड और व्यापक रूपरेखा है।

सामग्री का वितरण सामग्री के समान ही महत्वपूर्ण है। इस समस्या के लिए मुझे एक समाधान मिला है, जो मेरे लिए बहुत अच्छा काम करता है। अपना PowerPoint बनाने के बाद, इसके माध्यम से जाएं और एक स्क्रिप्ट बनाएं। स्क्रिप्ट कुछ भी शामिल कर सकती है जो आप अपनी प्रस्तुति की रूपरेखा या सारांश से चाहते हैं कि आप जो कहना चाहते हैं उसकी पूरी नकल करें। पूरी स्क्रिप्ट में यह शामिल होता है कि स्लाइड संक्रमण कहां से होगा इसलिए आप स्लाइड बदलना नहीं भूलेंगे क्योंकि आप अपनी प्रस्तुति दे रहे हैं। पढ़ने के लिए नीचे देखना ठीक है, लेकिन आपके पास पहले से ही जो कुछ कहने जा रहे हैं उसकी समझ आपको पहले से ही होनी चाहिए।

तक जाएं बिंदु और गाथा को आत्मसात करें

आप जो कहने जा रहे हैं उसे न पढ़ने का यह दूसरा पक्ष है। जब भी आप बिंदु के बाद बिंदु पढ़ा जाता है (जो कि स्क्रिप्ट के लिए है) यह एक सार्थक प्रस्तुति प्रदान करना कठिन है। लेकिन उस स्क्रिप्ट को स्लाइड में न डालें। यह आपके लिए सामान्य ज्ञान की तरह लग सकता है, लेकिन मेरे पास एक प्रशिक्षक था, जिनकी स्लाइडें पूरी तरह से भरी हुई थीं, उन्हें प्रमुख बिंदुओं और उनसे महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करने में लंबा समय लगा। अध्ययन की कोशिश करते समय काफी निराशा होती है। लेकिन यह सिर्फ अध्ययन के बारे में नहीं है - कैसे एक कार्यस्थल के बारे में जब आपके PowerPoint को दूसरों के लिए संसाधन बनाने की आवश्यकता होती है? वे आपके उपन्यास जैसी स्लाइड के माध्यम से परिमार्जन के लिए समय नहीं निकालना चाहते हैं। इसलिए, जैसा कि शीर्षक कहता है, बिंदु पर पहुंचें - इसे पावर कहा जाता हैबिंदु एक कारण के लिए, "PowerSaga" नहीं।

मीडिया का उपयोग करें, लेकिन गुणवत्ता मीडिया

इससे पहले मैंने पागल चित्र, जैसे क्लिप आर्ट, या अन्य विचलित करने वाले मीडिया का उपयोग नहीं करने के बारे में बात की थी। इसका मतलब यह नहीं है कि आप इसका इस्तेमाल बिल्कुल नहीं कर सकते। फ़ोटो, वीडियो, यहां तक ​​कि ऑडियो क्लिप में भी अपनी जगह है जब प्रासंगिक हो. वहां कुंजी शब्द। केवल स्थान भरने के लिए रैंडम फोटो नहीं है। इसके बजाय, कुछ ऐसा खोजें जो आपके बारे में बात करने से संबंधित हो। यदि आप पहले से ही कह रहे हैं कि यह गुणवत्ता को जोड़ता है, तो यह एक प्लस है, हालांकि अगर यह केवल स्लाइड को एक बाँझ उपस्थिति से थोड़ा कम करता है, तो यह ठीक है। बस यह सुनिश्चित करें कि यह आपके कवर के लिए प्रासंगिक है और दर्शकों के फ़ोकस से दूर नहीं है।

आपके लिए उपलब्ध संसाधनों का उपयोग करें

शायद ऐसा समय आ गया है जहाँ आपको कुछ ऐसा करने का विचार था जो आप करना चाहते थे, लेकिन आपके PowerPoint में इसे लागू करने का पता नहीं है। बस इंटरनेट पर खोज करने के बारे में मत भूलना। बेशक Microsoft वेबसाइट पर बहुत सारी युक्तियां और जानकारी है और यह इस तरह की चीजों के लिए एक महान संसाधन है। लेकिन यहां तक ​​कि आपके पसंदीदा खोज इंजन पर एक त्वरित खोज शानदार परिणाम देगी क्योंकि संभावना है कि कोई और है जिसने एक ही बात को सोचा है और एक समाधान पाया है।

इट्स ऑल लाइज ऑन यू, द प्रेजेंटर

दर्शकों का ध्यान अपनी ओर आकर्षित करने से आपकी प्रस्तुति की सफलता और उस पर पड़ने वाले प्रभाव के लिए महत्वपूर्ण है। एक आकर्षक रेखा, एक पेचीदा आँकड़ा या अपनी जिज्ञासा जगाने के लिए एक प्रश्न के साथ शुरू करें। एक बार जब आप इसे, आपको इसे बनाए रखना है. आप यहां बताए गए पिछले सुझावों और एक अन्य चीज का पालन करके ऐसा करते हैं: आपके द्वारा दिए गए वाइब। आप नर्वस हैं? या आप और आप खुद ही तनावमुक्त हैं? आपको बाद वाला होना चाहिए, चाहे वह कुछ भी हो। यदि आपको लगता है कि आपका व्यक्तित्व उस सामग्री के लिए अपर्याप्त है, जिसे आप पेश नहीं कर रहे हैं - तो उसे बदलने का प्रयास न करें। इसके बजाय, अपनी वृत्ति पर विश्वास करें और स्वयं बनें। उदाहरण के लिए, यदि आप मजाकिया हैं, तो अपना हास्य यहां और वहां फेंक दें। या यदि आप अधिक गंभीर हैं, तो इसके बजाय ऐसा करें। कुंजी अपने आप में, आपके कार्य और आपके द्वारा प्रस्तुत की जाने वाली सामग्री पर विश्वास व्यक्त करने के लिए है।

अभ्यास। अभ्यास। अभ्यास। (और इसे बंद मत करो)

तो आप उन चीजों में कैसे आश्वस्त हो सकते हैं? सरल - अभ्यास। आपको अपनी संपूर्ण प्रस्तुति (अपनी PowerPoint नहीं) याद रखनी चाहिए। ऐसा करने से सूचना के प्रवाह में सुधार होगा, आत्मविश्वास को चित्रित करना होगा, शुष्क प्रस्तुतियों (एकरसता) को रोकना और स्लाइड्स को पढ़ना और दर्शकों का ध्यान बेहतर तरीके से पकड़ना होगा। इसे बंद करने से नकारात्मकता बढ़ेगी और सकारात्मकता घटेगी। इसलिए विलंब न करें और खेल से आगे रहें।

रवींद्र! आपने केवल एक ही स्थान पर अपने पावरपॉइंट को बचाया - आपके पास एकमात्र फ्लैश ड्राइव। और भवन के रास्ते में, आपने इसे मिट्टी के पोखर में गिरा दिया। आशा है कि यह अभी भी काम करता है - आपकी नौकरी / ग्रेड और अन्य लोग आप पर भरोसा कर रहे हैं। यदि आपके साथ कभी ऐसा नहीं हुआ है, तो हम सभी को यह पता है कि यह किसके साथ हुआ है। यह बैकअप के लिए सामान्य ज्ञान है, इसलिए इसे करें! यह मुफ़्त (अधिकतर) है और वास्तव में कोई कारण नहीं है, केवल अपने आलस्य को छोड़कर - जो सिर्फ दयनीय है कि आप इसे रास्ते में लाने की अनुमति देते हैं। आप जानते हैं कि आप उन समयों के लिए पछताते हैं, अगर आपने ऐसा कुछ नहीं किया है, तो क्यों न आप उस तनाव को रोकें और शुरू से ही सही काम करें।

इस बारे में जाने के कई तरीके हैं। सबसे पहले, विभिन्न स्रोतों में एक ही फ़ाइल के कई स्थान हैं। इसलिए यदि आपके पास आपके कंप्यूटर पर फ़ाइल है, तो इसे फ्लैश ड्राइव पर भी रखें। यदि आप प्रस्तुति देने के लिए एक अलग कंप्यूटर में प्लग करने के लिए केवल एक फ्लैश ड्राइव लाने का इरादा रखते हैं, क्लाउड सेवा का उपयोग करके देखें ड्रॉपबॉक्स बनाम Google ड्राइव बनाम। OneDrive: कौन सा क्लाउड संग्रहण आपके लिए सर्वश्रेष्ठ है?क्या आपने क्लाउड स्टोरेज के बारे में सोचने का तरीका बदल दिया है? ड्रॉपबॉक्स, गूगल ड्राइव और वनड्राइव के लोकप्रिय विकल्प दूसरों द्वारा शामिल किए गए हैं। हम आपको यह उत्तर देने में मदद करते हैं कि आपको कौन सी क्लाउड स्टोरेज सेवा का उपयोग करना चाहिए। अधिक पढ़ें जैसे ड्रॉपबॉक्स, सुगरसिंक, स्काईड्राइव या गूगल ड्राइव। अन्य सेवाओं के ढेर सारे हैं, लेकिन वे मेरे पसंदीदा विकल्प हैं, SugarSync मेरा निजी पसंदीदा है SugarSync: सबसे अच्छी तरह से राउंड फ्री फ़ाइल बैकअप और सिंकिंग सेवाफ़ाइल बैकअप किसी भी तरह से एक नई बातचीत या विषय नहीं है। यदि आप Google को "फ़ाइल बैकअप" के लिए खोजते हैं, तो आप संभवतः इस विषय पर सेवाओं और लेखों से अभिभूत होंगे। यह एक विशाल है ... अधिक पढ़ें . एक अन्य विकल्प दोनों में एक पोर्टेबल हार्ड ड्राइव और एक फ्लैश ड्राइव (या एक ही प्रकार के दो) हैं उपकरण), इस तरह यदि आप इंटरनेट कनेक्शन की विश्वसनीयता के बारे में सुनिश्चित नहीं हैं, तो भी आपके पास एक है बैकअप। मैं नहीं चुन रहा हूँ किस तरह जब तक आप, आप बैकअप लेते हैं करना और उसका विश्वसनीय.

के अतिरिक्त, टाइप करते ही सेव करें आपकी PowerPoint और प्रस्तुति स्क्रिप्ट। फ़ाइलों को प्रारंभ से नाम दें और फिर जैसे ही आप टाइप करें “Ctrl + S” का उपयोग करें। मैं उस समय की मात्रा की गणना नहीं कर सकता जो मैंने इस लेख में की है। भले ही आप midsentence को बचाने के बारे में सोचते हैं - बस करो। यह केवल एक सेकंड लेता है और बचाता है घंटे हताशा का।

निष्कर्ष

पुनरावृत्ति करने के लिए, याद रखें कि कई चीजें हैं जो आप अपने पावरपॉइंट को पढ़ने और बस समझने के लिए अधिक सुखद बनाने के लिए कर सकते हैं। उस ने कहा, वजन का अन्य 50% इस बात से निर्धारित होता है कि आप कितनी अच्छी तरह से सामग्री प्रस्तुत करते हैं। दोनों को तैयार करने के लिए दर्शकों के ध्यान को पकड़ने और बनाए रखने के लिए एक साथ होना चाहिए ताकि वे उस सामग्री को पूरी तरह से समझ सकें जो आपने तैयार करने के लिए इतनी मेहनत की है। लेकिन यह वहाँ नहीं रुकता। आपको दर्शकों की जरूरतों और रुचियों के लिए सामग्री पर ध्यान देना चाहिए। यदि यह उनके विशेष हित के लिए नहीं है, तो आप इसके लिए जितना संभव हो उतना अपने और अपने स्वयं के व्यक्तित्व से संबंधित उपमाओं का उपयोग करके सामग्री को प्रस्तुत करने के क्षेत्रों के माध्यम से बना सकते हैं। उन चीजों के साथ जो आत्मविश्वास आपने अपनी प्रस्तुति स्क्रिप्ट का दोहराव से अध्ययन करके प्राप्त किया है, उससे सुनिश्चित होता है कि आपके दर्शकों को सहज बने रहना सुनिश्चित करेगा। अंत में, समर्थन करने के बारे में मत भूलना। यह एक परेशानी की तरह लग सकता है, लेकिन बस याद रखें कि यह पूरी तरह से एक से अधिक है जब आपको वह सब कुछ फिर से बनाना होगा जो आपने खो दिया था।

अधिक उपयोगी सुझावों के लिए, देखें एक पेशेवर प्रस्तुति तैयार करने के लिए 10 पावर पॉइंट टिप्स एक पेशेवर प्रस्तुति तैयार करने के लिए 10 पावर पॉइंट टिप्ससामान्य गलतियों से बचने के लिए, अपने दर्शकों को व्यस्त रखने और एक पेशेवर प्रस्तुति बनाने के लिए Microsoft PowerPoint युक्तियों का उपयोग करें। अधिक पढ़ें टीना और द कावासाकी द्वारा PowerPoint के 10-20-30 नियम।

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