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यदि आप एक कंप्यूटर सहायता व्यवसाय चलाते हैं या आईटी सहायता डेस्क केंद्र का प्रबंधन करते हैं, तो आपको पता होगा कि आईटी समर्थन में कंप्यूटर समस्याओं को ठीक करने से अधिक शामिल है। हर समस्या एक ऐसे लक्षण का प्रतिनिधित्व करती है जो एक बहुत बड़ी प्रणाली विफलता का संकेत दे सकता है। कई समस्याएं जो सभी मैच सॉफ़्टवेयर बगों को भी इंगित करती हैं जो परीक्षण के दौरान छूट गई थीं।
सभी समस्याओं को ट्रैक और विश्लेषण करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक केंद्रीकृत सहायता डेस्क सॉफ्टवेयर के माध्यम से है। इस तरह की प्रणाली के साथ, आप न केवल कंप्यूटर या सिस्टम की समस्याओं को ट्रैक करते हैं, आप यह भी ट्रैक करते हैं कि आपके स्टाफ के किन सदस्यों ने टिकटों का ध्यान रखा है, एक लॉग इन कौन से ग्राहक या ग्राहक सबसे अधिक बार हेल्प डेस्क का उपयोग करते हैं, और यह आपके आईटी स्टाफ को कितनी अच्छी तरह प्रबंधित कर रहा है, यह एक उच्च स्तरीय अवलोकन प्रदान करता है समस्या।
सबसे अच्छा मुफ्त हेल्प डेस्क सॉफ्टवेयर सॉल्यूशंस में से एक मैंने पाया है कि समान कार्यक्षमता को संभाल सकते हैं क्योंकि कुछ अधिक महंगे समकक्षों में से कुछ हैं। बंद समर्थन सेवा डेस्क.
बंद समर्थन सेवा डेस्क की स्थापना
सॉफ्टवेयर को "हेल्प डेस्क" के बजाय "सर्विस डेस्क" कहा जाता है क्योंकि यह वास्तव में सिर्फ आईटी मुद्दों से अधिक के लिए उपयोगी है। यदि आप किसी भी सेवा को चलाते हैं जिसमें ग्राहक या ग्राहक शामिल हैं जो आपको समस्याओं के बारे में बताते हैं, तो आप उन मुद्दों को ट्रैक करने के लिए इस सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। हो सकता है कि आप एक इलेक्ट्रॉनिक्स मरम्मत सेवा, प्लंबिंग व्यवसाय या किसी अन्य क्षेत्र को चलाएं जिसमें समस्या निवारण और मरम्मत की समस्याएं शामिल हैं। यह सॉफ़्टवेयर आपको उन समस्याओं को याद रखने, ट्रैक करने और उनका विश्लेषण करने में मदद कर सकता है, खासकर यदि आपके पास आपके लिए काम करने वाले तकनीशियनों की एक टीम है।
जब आप पहली बार सॉफ़्टवेयर सेट करते हैं, तो आप पाएंगे कि यह आपसे पूछता है कि आप सिस्टम डेटाबेस का उपयोग कहां करना चाहते हैं। क्लोज़ सपोर्ट, एक्सेस रनटाइम और बैकग्राउंड डेटाबेस का उपयोग करता है, जिसे क्लोज़सुपोर्टबीएमडीबी कहा जाता है, सिस्टम के सभी डेटा को स्टोर करता है। वितरित टिकटों को दर्ज करने, प्रबंधित करने और बंद करने के लिए इस प्रणाली का उपयोग करने के लिए वितरित उपयोगकर्ताओं को अनुमति देने के लिए, बस डेटाबेस को स्थानीय नेटवर्क पर संग्रहीत करें। यदि आप इसे इंटरनेट पर उपयोग करना चाहते हैं, तो ड्रॉपबॉक्स की तरह एक ऑनलाइन "हार्ड ड्राइव" सेट करें और उस खाते पर केंद्रीय डेटाबेस संग्रहीत करें।
यदि आप मुफ्त सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं तो एक झुंझलाहट एक प्रारंभिक बॉक्स है जो सॉफ़्टवेयर लोड करने पर पॉप अप होता है, जहां आपको क्लिक करने की आवश्यकता होती है ”जारी रखें"नि: शुल्क परीक्षण के लिए साइन अप करने से इनकार करने के लिए। एक बार जब आप सॉफ़्टवेयर में आते हैं, तो आपको चार प्रमुख क्षेत्र दिखाई देंगे।
शीर्ष पर (1), आपको नई कॉल घटना बनाने के लिए त्वरित खोज फ़ील्ड और बटन मिलेंगे, या कर्मचारियों में से एक (या स्वयं) के लिए एक नया कार्य बनाएँ। कार्य एक विशेष समस्या और एक विशेष तकनीशियन को सौंपा जा सकता है। बाईं ओर सेवा क्षेत्र में सक्रिय कार्य (2) और सक्रिय कॉल (3) शामिल हैं। मुख्य स्क्रीन के दाईं ओर आप असाइनमेंट, स्टेटस और प्राथमिकता (4) द्वारा छांटे गए कॉल देखेंगे।
जब भी कोई समस्या कॉल (या ईमेल) आती है तो विवरण दर्ज करना उतना ही सरल है जितना कि समस्या की प्राथमिकता और श्रेणी का चयन करने के लिए विभिन्न ड्रॉपडाउन बॉक्स का उपयोग करना। दाईं ओर एक बॉक्स समस्या के बारे में विशेष जानकारी के लिए अनुमति देता है।
एक बार कॉल प्रणाली में होने के बाद, यह "लाइव" क्षेत्र में रहेगा जब तक कि इसे हल या रद्द नहीं किया जाता है। सक्रिय समस्या होने के बाद, सिस्टम का प्रत्येक परिवर्तन कॉल "इतिहास" क्षेत्र में स्वचालित रूप से लॉग इन हो जाता है।
एक नया कार्य जोड़ना उन कर्मचारियों के लिए नौकरियों को बनाने और उन पर निगरानी रखने का एक उपयोगी तरीका है जो उन विशिष्ट समस्याओं से संबंधित हो सकते हैं या नहीं हो सकते हैं जिन्हें इसमें बुलाया गया था। आप किसी विशेष कार्य को पुनरावर्ती आधार पर भी सेट कर सकते हैं, इसलिए सिस्टम का उपयोग कार्य शेड्यूलिंग के साथ-साथ फ़ील्डिंग समस्या कॉल के लिए भी किया जा सकता है।
बाईं ओर के नेविगेशन बार से, यदि आप कंपनियों पर क्लिक करते हैं तो आप उन सभी ग्राहकों को देख सकते हैं जिनके लिए आपने काम किया है। यह वह जगह है जहां आप मैन्युअल रूप से नई कंपनियों में प्रवेश कर सकते हैं, और सभी संपर्क जानकारी भर सकते हैं। जब आप कार्य या कॉल के भीतर कंपनी पर क्लिक करते हैं, तो यह इस विस्तृत जानकारी से जुड़ता है ताकि आप कॉल या कार्य प्रदर्शन के भीतर से आसानी से संपर्क जानकारी प्राप्त कर सकें।
वही लोगों के लिए जाता है, चाहे वे व्यक्तिगत ग्राहक हों या काम करने वाले कर्मचारी। यहां सभी विवरण दर्ज करें, और कर्मचारियों के लिए, यह वह जगह है जहां आप उनके उपयोगकर्ता नाम को सेवा डेस्क प्रणाली का उपयोग करने के लिए असाइन करते हैं। अच्छी बात यह है कि जब भी आप टिकट में ग्राहक के नाम का उपयोग करते हैं तो आपके पास उनके संपर्क विवरण तक त्वरित पहुंच होती है।
अंत में, सिस्टम की एक और उपयोगी विशेषता यह है कि आप कॉल या कार्यों (या तो सक्रिय या अभिलेखागार) में निर्यात कर सकते हैं एक एक्सेल स्प्रेडशीट जिसका उपयोग आप अपनी रिपोर्ट बनाने के लिए कर सकते हैं या केवल हल किए गए अपने संग्रह को बनाने के लिए कर सकते हैं मुद्दे।
इस मुफ्त हेल्प डेस्क सॉफ्टवेयर के लिए बहुत सारे उपयोग हैं जो सिर्फ आईटी तकनीशियनों से परे हैं। आप इसे किसी भी व्यवसाय के प्रबंधन और व्यवस्थित करने के लिए उपयोग कर सकते हैं, जिसमें समस्याओं को ठीक करना या उनका निवारण करना है। इसे एक शॉट दें और देखें कि क्या यह आपके खुद के व्यवसाय को सुव्यवस्थित करता है!
आइए जानते हैं कि आप क्लोज़ सपोर्ट हेल्प डेस्क के बारे में क्या सोचते हैं, या यदि आप किसी ऐसे ही टूल के बारे में जानते हैं जो सिर्फ सहायक हो। नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपनी अंतर्दृष्टि साझा करें।
छवि क्रेडिट: कार्लोस चावेज़
रयान के पास इलेक्ट्रिकल इंजीनियरिंग में बीएससी की डिग्री है। उन्होंने ऑटोमेशन इंजीनियरिंग में 13 साल, आईटी में 5 साल काम किया है, और अब एक एप्स इंजीनियर हैं। MakeUseOf के पूर्व प्रबंध संपादक, उन्होंने डेटा विज़ुअलाइज़ेशन पर राष्ट्रीय सम्मेलनों में बात की और राष्ट्रीय टीवी और रेडियो पर चित्रित किया गया है।
