सभी तरह से उत्तर दें कि कैसे सही तरीके से ईमेल करें: इनलाइन

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1971 में, पहली बार ईमेल एक कंप्यूटर से दूसरे में भेजा गया था। अभी, 269 ​​बिलियन ईमेल हर दिन भेजे जाते हैं।

यह कल्पना करना असंभव है कि इनमें से कितने ईमेल अनावश्यक हैं। कितने ही अधिक भ्रम पैदा करने के लिए सेवा करते हैं। अधिक ध्यान और उनके प्राप्तकर्ताओं के धैर्य को जलाने के लिए।

लेकिन एक बात सुनिश्चित करने के लिए है: यदि अधिक लोगों ने शुरू किया ईमेल का प्रभावी ढंग से जवाब देना लोगों को पढ़ने और उत्तर देने के लिए बेहतर उपकरण लिखने के लिए 5 उपकरणलिखना हर किसी की चाय नहीं है। लेकिन आपको एक महान ईमेल भेजने के लिए एक महान लेखक होने की आवश्यकता नहीं है। गुणवत्ता संदेश सुनिश्चित करने के लिए आपको बस कुछ ही उपकरण चाहिए। अधिक पढ़ें , हम सभी को हमारे इनबॉक्स में थोड़ा कम कसकर और हमारे लिए छोड़ दिया जाएगा ईमेल चिंता जीमेल इनबॉक्स चिंता को मास्टर कैसे करेंइतने ईमेल, इतने कम समय। जब आप अपने जीमेल इनबॉक्स को प्रबंधित करने की बात करते हैं तो क्या आप ऐसा महसूस करते हैं? हम आपको जीमेल इनबॉक्स को व्यवस्थित और तनाव-मुक्त करने के लिए सरल सेटिंग्स और सहायक उपकरण दिखाते हैं। अधिक पढ़ें थोड़ा कम दुर्बल हो जाएगा।

यहां सबसे स्पष्ट समाधान सिर्फ "इनलाइन रिप्लाईिंग" नहीं है, बल्कि इनलाइन रिप्लाईिंग है ढंग से. इनलाइन रिप्लाईिंग वह जगह है जहां आप ईमेल के मुख्य बॉडी के भीतर रिप्लाई करते हैं, बजाय इसके कि आप स्क्रैच से अपना ईमेल लिखें।

इनलाइन रिप्लाईिंग कुछ हम में से ज्यादातर पहले से ही समय-समय पर करते हैं। लेकिन हमें इनलाइन का जवाब देना चाहिए दूर अक्सर। और हमें उन जटिल ईमेल थ्रेड को व्यवस्थित और आसान करने के लिए कुछ नियमों को ध्यान में रखते हुए ऐसा करना चाहिए।

हम ईमेल गलत का जवाब दे रहे हैं

इनलाइन उत्तर देने के विपरीत जिसे अक्सर "शीर्ष पोस्टिंग" कहा जाता है। यह वह जगह है जहां आप किसी ईमेल का उत्तर देते हैं, और बस टेक्स्ट बॉक्स के शीर्ष पर टाइप करना शुरू करते हैं। यह है कि आज ईमेल का अधिकांश भाग कैसे बना है। लेकिन जब तक आप बेहद सरल ईमेल वार्तालापों से निपट नहीं रहे हैं, शीर्ष पोस्टिंग सभी प्रकार की समस्याओं का कारण बन सकती है।

सबसे पहले, जब शीर्ष पोस्टिंग, मूल ईमेल पर वापस संदर्भित करना एक बहुत बड़ी परेशानी बन जाता है, जिसमें ईमेल के बाद ईमेल के माध्यम से जो आप देख रहे हैं उसे ढूंढना शामिल है। फिर आपको उस ईमेल को वापस स्क्रॉल करना होगा, जिसे आप शायद वही समझ रहे हैं जो आपने अभी-अभी पाया है, संदर्भ से बाहर, और अक्सर अनुपलब्ध मुख्य बिंदु।

कभी-कभी, कोई प्राप्तकर्ता आपके ईमेल का उत्तर पूरी तरह से नए ईमेल थ्रेड में दे सकता है, जिसका अर्थ है कि आपकी बातचीत अब दो या अधिक अलग थ्रेड्स में हो रही है।

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यदि आप एक समूह वार्तालाप में हैं, तो चीजें और भी गड़बड़ हो जाती हैं। कौन क्या, कब, और क्या प्रतिक्रियाएं देता है, इसका उत्तर देता रहा उन जवाब लगभग असंभव करतब बन जाता है।

इनलाइन उत्तर देना समाधान है

शीर्ष पोस्टिंग के बजाय फिर, हमें जवाब देना चाहिए पंक्ति में - वह है, मूल ईमेल संदेश के मुख्य भाग के भीतर। आउटलुक और ऐप्पल मेल में, आप उत्तर को हिट करते ही मूल संदेश देख सकते हैं। जीमेल में, बातचीत दिखाने के लिए कंपोज़ स्क्रीन के निचले भाग में तीन डॉट्स दबाएं।

सुझाव: Gmail में आपके उत्तर से लंबवत "उद्धरण" रेखा को हटाने के लिए, पूरे ईमेल को हाइलाइट करें, फिर क्लिक करें इंडेंट कम बटन।

इनलाइन उत्तर देने से संदेशों के द्रव्यमान के माध्यम से स्क्रॉल करने की आवश्यकता की समस्या का हल हो जाता है क्योंकि मूल ईमेल उस वार्तालाप में प्राप्त सबसे हाल के संदेश में शामिल है और खोज योग्य है। इसका मतलब है कि सब कुछ संदर्भ में रखा गया है।

साथ ही, आपको केवल अपने स्वयं के उत्तरों को समझने के लिए अन्य लोगों के उत्तरों को, या ईमेल के कॉपी-पेस्ट करने वाले स्निपेट को बर्बाद करने के लिए समय बर्बाद नहीं करना होगा। इनलाइन उत्तरों के साथ, हर कोई हर किसी के लिए किसी भी समय वापस संदर्भित करने के लिए है।

और कई लोगों को शामिल करने वाले थ्रेड्स के लिए, जो कि क्या कहा, और किसके उत्तर में अंतर करना आसान है (यदि ठीक से किया गया है)।

इनलाइन उत्तर देना उचित है

जब अधिकांश लोग इनलाइन का जवाब देते हैं, तो वे बस अपने उत्तर को उस पाठ के साथ लिखते हैं जिसे वे जवाब देना चाहते हैं, और वे इसे बोल्ड या लाल बनाते हैं।

यह आदर्श से बहुत दूर है। जैसे ही कोई सादे पाठ में कोई ईमेल खोलता है, वे इस प्रारूपण को नहीं देख सकते। और जैसे ही एक धागे में दो से अधिक लोग होंगे, चीजें तेजी से गड़बड़ हो सकती हैं।

तो, यहाँ पर एक त्वरित गाइड है ढंग से इनलाइन जवाब देने योग्य है कि स्केलेबल और भ्रम को न्यूनतम बनाए रखेगा।

1. स्वरूपण पर भरोसा मत करो

जैसा कि उल्लेख किया गया है, कुछ मामलों में कोई प्राप्तकर्ता आपके द्वारा ईमेल में शामिल किए गए स्वरूपण को देखने में सक्षम नहीं हो सकता है (उदाहरण के लिए वे सादा पसंद कर सकते हैं)। यदि कोई रंग-अंधा है, तो उन्हें कई रंगों वाले धागे का पालन करना मुश्किल हो सकता है।

हर तरह से, ईमेल को स्कैन करते समय उत्तरों को खोजने में आसान बनाने के लिए फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग करें। लेकिन भरोसा मत करो केवल इस पर।

2. प्रस्तावना आपके नाम के साथ उत्तर दें

स्वरूपण पर भरोसा करने के बजाय, अपने सभी उत्तरों को अपने नाम के साथ रखने की आदत डालें और, यदि आपको विशेष रूप से संगठित होने की आवश्यकता है, तो तारीख। सभी प्राप्तकर्ताओं को ऐसा करने के लिए कहें।

वर्तमान में, जीमेल में, आपके पास मैन्युअल रूप से अपना नाम टाइप करने के अलावा कोई विकल्प नहीं है। उसी के लिए सच है कभी-कभी एप्पल मेल ऐप.

यदि आप आउटलुक का उपयोग करते हैं, हालांकि, आपके नाम के साथ अपने उत्तरों को स्वचालित रूप से प्रस्तुत करने की सुविधा है। ऐसा करने के लिए जाना फ़ाइल> विकल्प> मेल. फिर जाएं उत्तर और अग्रेषित करें, चेक प्रस्तावना के साथ टिप्पणी बॉक्स, और टेक्स्ट बॉक्स में अपना नाम टाइप करें। जब आप किसी ईमेल के मुख्य भाग में उत्तर देते हैं, तो आपका नाम स्वचालित रूप से कोष्ठक में दिखाई देगा।

Mailbird यह भी डिफ़ॉल्ट रूप से विकल्प है।

3. कृपया लाइन ब्रेक्स का उपयोग करें

जब भी आप एक इनलाइन उत्तर छोड़ते हैं, यह एक नई पंक्ति पर होना चाहिए, बजाय मध्य-वाक्य या एक पैराग्राफ के अंत में डाला जाना चाहिए।

इससे अन्य लोगों के लिए आपकी टिप्पणियों का जवाब देना बहुत आसान हो जाता है और प्रत्येक बिंदु के आसपास हो रही बातचीत को अधिक सुव्यवस्थित रूप से स्कैन करना आसान हो जाता है।

4. इंडेंट मल्टी-लेवल उत्तर

जब एक ईमेल में कई बिंदुओं को संबोधित किया जा रहा है, तो आपके पास एक संदेश के कई सूत्र होंगे।

इन को व्यवस्थित रखने के लिए, आपको उत्तरों को पिरो लेना चाहिए ताकि यह स्पष्ट हो जाए कि कौन सी टिप्पणी प्रत्येक बिंदु से संबंधित है। मैं व्यक्तिगत रूप से कोण कोष्ठक (>) का उपयोग करता हूं जो यहां सबसे सहज अक्षर हैं, क्योंकि बुलेट-पॉइंट सादे-पाठ ईमेल में दिखाई नहीं दे सकते हैं।

इससे आपको यह जानने में बहुत प्रयास करने में मदद मिलेगी कि बातचीत के किस भाग पर आपको ध्यान देने की आवश्यकता है।

5. अंतिम रिज़ॉर्ट: एक बेहतर उपकरण का उपयोग करें

कोई भी इनलाइन उत्तर नहीं दिखा रहा है, यहाँ सही समाधान है। लेकिन अगर आपके पास ईमेल का उपयोग करने के अलावा कोई विकल्प नहीं है, तो समय निकालें ऐसे ईमेल लिखें जो कुशल हों, और प्रभावी हों कैसे सही पेशेवर ईमेल लिखने के लिए (डेटा द्वारा समर्थित)ईमेल व्यापार में संचार का मुख्य रूप बना हुआ है। उस वातावरण में सफल होने के लिए, आपको सीखना चाहिए कि प्रभावी पेशेवर ईमेल कैसे लिखें। हम आपको 9 सरल ट्रिक दिखाते हैं जो काम करने के लिए सिद्ध हुई हैं। अधिक पढ़ें . उपरोक्त कारणों के आधार पर, परियोजनाओं की प्रगति को बनाए रखने के लिए इनलाइन रिप्लाईिंग सबसे अच्छा तरीका है। यह सभी को ईमेल थ्रेड के भीतर कई वार्तालापों के साथ रखने में मदद करता है, बिना समय बर्बाद करने के लिए पिछले ईमेल की लंबी सूचियों के माध्यम से देख रहा है।

यदि आपको इनलाइन उत्तर बहुत जटिल लगते हैं, या यदि आपके सहकर्मी ठीक से इनलाइन उत्तर देने की आदत में नहीं पड़ सकते हैं, तो, यह एक अलग टूल की तलाश का समय हो सकता है।

संचार उपकरण जैसे ढीला, शिकायत करना, तथा भीड़-भाड़ जटिल टीम संचार को आसान बनाएं। ईमेल के साथ संघर्ष जारी रखने के बजाय, फिर, इनमें से किसी एक को आज़माने का समय हो सकता है।

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जब आप इन सरल इनलाइन उत्तर नियमों को अपनाते हैं, तो कई प्राप्तकर्ता इस बात की सराहना करेंगे कि यह कितना कुशल है ईमेल व्यवहार 5 उपकरण जो आपको बेहतर ईमेल लिखने में मदद कर सकते हैंहर कोई अभी भी ईमेल समस्या को हल करने की कोशिश कर रहा है। तो, चलो सभी की सबसे बुनियादी आदत के बारे में भी बात करते हैं - बेहतर ईमेल लिखने की कला। कुछ कूल टूल्स की मदद से। अधिक पढ़ें है और स्वाभाविक रूप से अपने दृष्टिकोण की नकल करना शुरू करते हैं।

यदि वे स्वाभाविक रूप से आपके विचारशील ईमेल शिष्टाचार की नकल नहीं करते हैं, हालांकि, उन्हें इस पर खींच लें। उन्हें यह लेख भेजें। वर्णन करें कि आप उन्हें कैसे उत्तर देना चाहते हैं, और समझाएं कि इससे गलत संदेश, व्यर्थ समय और संदर्भ के नुकसान के टन बचेंगे।

वास्तव में कोई नकारात्मक पहलू नहीं है।

क्या आपको लगता है कि ये नियम आपको जटिल ईमेल थ्रेड के शीर्ष पर बने रहने में मदद करेंगे? क्या कोई अन्य इनलाइन रिप्लाईिंग टिप्स हैं जो आपको लगता है कि सहायक होगी?

छवि क्रेडिट: सोंगोरी /Depositphotos