यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका ईमेल हस्ताक्षर गलत छाप नहीं देता है

विज्ञापन

अलविदा कहना कितना कठिन है, क्या यह नहीं है? यह कभी-कभी असुविधाजनक होता है। ठीक है, उन स्थितियों के लिए कोई निर्देश नहीं हो सकता है, लेकिन कम से कम हम कुछ निर्देशों की पेशकश कर सकते हैं कि आप किसी ईमेल में अलविदा कैसे महसूस कर सकते हैं।

एक ईमेल हस्ताक्षर आप ईमेल हस्ताक्षर की शक्ति से भी लाभ उठा सकते हैंएक हस्ताक्षर आपको एक व्यक्तित्व के बारे में कुछ बताता है। जिस तरह दो लोग मुश्किल से एक जैसे लिखते हैं, वे भी अलग तरह से हस्ताक्षर करते हैं। इस तरह ग्राफोलॉजी का "विज्ञान" अस्तित्व में आया। लेकिन डिजिटल युग और ईमेल ... अधिक पढ़ें सभी इरादों और उद्देश्यों के लिए है, आपका "अलविदा"। यह नहीं है कि आप किसी को गले लगाते हैं या उन्हें एक हाथ मिलाना है। यह नहीं है कि क्या आप केवल उन्हें अपना नाम देते हैं, या अपने सभी संपर्क जानकारी के साथ उन्हें अपना व्यवसाय कार्ड सौंपते हैं। यह है कि आप कैसे एक छाप बनाते हैं। या नहीं।

इस लेख में, मैं उन पांच सबसे महत्वपूर्ण पाठों को साझा करने जा रहा हूँ जो मैंने कुछ दशकों में सीखे हैं जो मैं इंटरनेट पर लोगों के साथ संवाद कर रहा हूँ। दिलचस्प रूप से पर्याप्त है, ईमेल हस्ताक्षर के साथ शामिल दुविधाएं उन शुरुआती ईमेल के बाद से मौजूद हैं 1960 के दशक में BitNet और FidoNet या यहां तक ​​कि MIT के CTSS मेल सिस्टम पर संदेश भेजे जा रहे थे पीछे हटना।

ईमेल बहुत लंबे समय से हमारे साथ है। तो आप इसे कैसे सही पाते हैं? आप एक स्नोब की तरह दिखने के बिना कैसे हस्ताक्षर करते हैं, लेकिन यह भी पर्याप्त जानकारी प्रदान करते हैं ताकि लोग जान सकें कि आप कौन हैं और क्या हैं? आएँ शुरू करें। जब हम आपके माध्यम से आएंगे, तब तक आपके पास एक अच्छा विचार है कि आप अपने ईमेल हस्ताक्षर के साथ क्या करना चाहते हैं।

क्या एक ईमेल हस्ताक्षर करने के लिए माना जाता है

इन दिनों, लोगों को ईमेल करने की प्रक्रिया में, मेरे पास ईमेल हस्ताक्षर के 3 अलग-अलग "स्तर" हैं। क्यों? खैर, रिश्तों को कवर करने के तीन स्तर हैं - एक संक्षिप्त नोट से एक दोस्त तक, एक कंपनी के लिए औपचारिक व्यापार ईमेल संदेश के सभी तरीके। तीन भिन्नताएं वास्तव में आप की जरूरत है, और इनका उद्देश्य निम्नलिखित होना चाहिए:

1. ए क्विक स्माइल - यह हस्ताक्षर संस्करण उन मित्रों या सहकर्मियों को त्वरित ईमेल पर जाता है जिन्हें आप दिन में कई बार लगातार ईमेल करते हैं।

2. मुस्कान और एक हाथ मिलाना - यह हस्ताक्षर संस्करण काम करने वाले सहयोगियों के लिए लंबे ईमेल पर जाता है, जहां आपके ईमेल को बस कुछ और औपचारिक होना चाहिए।

3. एक फर्म हैंडशेक और बिजनेस कार्ड - यह उन समयों के लिए है जब आपको एक औपचारिक व्यापार से संबंधित ईमेल लिखने और अपना शीर्षक और अपनी सभी संपर्क जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता होती है।

इस प्रकार के ईमेल हस्ताक्षरों में से प्रत्येक के लिए अलिखित नियम हैं। उन्हें तोड़ो, और यह दुनिया का अंत नहीं होगा। यदि आप विशेष रूप से अच्छा प्रभाव बनाना चाहते हैं, तो आप अपने द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक प्रकार के ईमेल के लिए इनमें से कुछ युक्तियों का ध्यान रखना चाहते हैं।

द क्विक स्माइल सिग्नेचर

आपको हमेशा ईमेल हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं होती है। कम से कम, आपको हमेशा एक औपचारिक की जरूरत नहीं है। यह वैसा ही है जब आप दालान में किसी सहकर्मी द्वारा घूम रहे हों। आप उन्हें दिन में कई बार देखते हैं। आप उन्हीं बैठकों में शामिल होते हैं। क्या आपको दालचीनी में एक हैंडशेक के साथ वास्तव में उन्हें बधाई देने की ज़रूरत है? नहीं; अधिकांश समय यह एक त्वरित "हे फ्रेड" और एक मुस्कान है, अगर कुछ भी हो। जब आप किसी सहकर्मी को सलाह या टिप के लिए ईमेल करने के लिए जल्दी से ईमेल कर रहे हैं, तो आपको एक हस्ताक्षर की भी आवश्यकता नहीं हो सकती है। यदि आपको साइन अप करने की आवश्यकता महसूस होती है, तो आप मेरा दृष्टिकोण ले सकते हैं, बस आपका नाम डैश के साथ पूर्ववर्ती है। फूलों के उद्धरण या विस्तृत उद्धरण की कोई आवश्यकता नहीं है। व्यक्ति जानता है कि आप कौन हैं, आप क्या हैं, और आपके नाम से परे कुछ भी अजीब होगा। इसे वाटर-कूलर की एक बुनियादी बातचीत की तरह समझें, जिसे आप आमतौर पर "ठीक है, बाद में पकड़ लेते हैं" जैसे कुछ के साथ समाप्त करते हैं! और एक त्वरित लहर। ज्यादा कुछ नहीं चाहिए।

मुस्कान और एक हाथ मिलाना

अन्य प्रकार के हस्ताक्षर औपचारिक और अनौपचारिक के बीच एक संकर की तरह है। यह सही पाने के लिए कठिन है। ये ऐसे सहकर्मी हो सकते हैं जिन्हें आप अर्ध-औपचारिक व्यावसायिक अनुरोधों के साथ ईमेल करना चाहते हैं, लेकिन आप नहीं चाहते कि वे आपको एक कड़ी के रूप में आने के बारे में सोचें। उन्हें ईमेल के महत्व की सराहना करने की आवश्यकता है, लेकिन यदि आप वास्तव में अभी भी दोस्त हैं, तो आप उन्हें आश्चर्यचकित नहीं करना चाहते हैं। यह वह जगह है जहाँ बहुत सूक्ष्म हस्ताक्षर खेलने में आता है। ये आमतौर पर आकार में कम हो जाते हैं और ईमेल के पाद लेख में लगभग ध्यान देने योग्य नहीं होते हैं। इसके लिए सबसे अच्छा तरीका है एक हस्ताक्षर जिसे मैं "वन-लाइनर" कहता हूं।

इस संस्करण में, सभी सूचनाओं को "एक |" चरित्र। यह एक पते या ईमेल, फोन नंबर, सेल नंबर या जो भी हो उतना सरल हो सकता है। यह संक्षिप्त होना चाहिए, बस आवश्यक जानकारी का एक छोटा सा शामिल है, और यह बात है। मैंने यह भी देखा है कि कुछ लोग इस हस्ताक्षर को फ़ॉन्ट में बनाते हैं जो बाकी ईमेल की तुलना में अधिक बेहोश है - शायद ग्रे में। एक अन्य दृष्टिकोण जो मैंने नोट किया है वह एक बहुत ही संक्षिप्त दो-लाइनर है। मूल रूप से, एक नाम और संपर्क का एक रूप जो एकल फोन नंबर या ईमेल पता हो सकता है।
जाहिर है, यह उन प्राप्तकर्ताओं के लिए है जो पहले से ही जानते हैं कि आप कौन हैं, आप किस कंपनी के साथ काम करते हैं, और आप उन्हें कई पत्राचार ईमेल में से एक भेज रहे हैं। यह एक दोस्ताना ईमेल का "एहसास" प्रदान करता है, लेकिन अगर व्यक्ति को आपसे संपर्क करने की आवश्यकता है और आपका नंबर अंदर नहीं रखा जा सकता है उनके रॉलोडेक्स (क्या लोग अभी भी उन लोगों का उपयोग करते हैं?), तो आपके ईमेल के दाईं ओर संपर्क जानकारी है, ठीक भीतर पहुंच।

एक औपचारिक हाथ मिलाना

बेशक, ऐसे समय होते हैं जब आप कंपनी के बाहर किसी को ईमेल कर रहे होते हैं, या शायद आप किसी अधिकारी के बारे में कंपनी के अंदर किसी को ईमेल करना जिससे बातचीत की आवश्यकता हो औपचारिक। अपने सहयोगियों के लिए एक पुरस्कार समारोह में भाग लेने के दौरान एक औपचारिक पोशाक पहनना पसंद है। इससे पहले कि मैं इन मामलों में आपको क्या करना चाहिए, इसे कवर करने के लिए, पहले क्या नहीं करना है, इसे कवर करना अधिक शैक्षिक है। हां, आपको अपनी कंपनी का नाम, वेबसाइट और ईमेल पते की तरह संपर्क जानकारी प्रदान करनी चाहिए, लेकिन आपको इसे अधिक करने की आवश्यकता नहीं है। क्या वास्तव में फैक्स मशीन सहित चार अलग-अलग फोन नंबर प्रदान करने की आवश्यकता है?

नहीं, पर्याप्त संपर्क जानकारी प्रदान करें ताकि आपसे संपर्क करने के कई तरीके हों - ईमेल, फोन, या शायद एक वेबसाइट के माध्यम से भी - लेकिन यह दूर नहीं किया जाता है। फ़ोन नंबरों की एक सूची प्रदान करने से ऐसा लगता है कि आप इतने मोबाइल हैं कि आप कभी भी अपने कार्यालय में नहीं हैं और संपर्क करने में बहुत मुश्किल है।

एक अन्य सामान्य गलती आत्म-प्रवर्तक के रूप में सामने आ रही है। इस तरह के लोग अपने सोशल नेटवर्किंग खातों के साथ अपने ईमेल हस्ताक्षरों को उस स्थान पर ले जाएंगे जहां हस्ताक्षर 10 लाइनों से अधिक लंबे और ज्यादातर स्व-विपणन से भरे होते हैं।

एक भयानक प्रभाव देने का दूसरा तरीका यह है कि आप अपने ईमेल पते पर सभी प्रकार के फंकी रंगों और फोंट का उपयोग करें। कुछ ऐसा खींचना मुश्किल है, क्योंकि रंगों का मिलान करना आवश्यक है, और फोंट को सही दिखने की आवश्यकता है। दुर्भाग्य से, बहुत से लोगों को रंगों का सही तरीके से मिलान करने का कोई सुराग नहीं है, और उनके ईमेल हस्ताक्षर एक विली वोंका कारखाने से बाहर की तरह लग रहे हैं।

इस प्रकार का जोकर-हस्ताक्षर अप्रमाणिक है और जिसे आप भेजते हैं वह यह सोचेगा कि आपके पास कोई विचार नहीं है कि आप क्या कर रहे हैं, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस क्षेत्र में हैं। इसलिए फालतू रंगों से बचें। इसे सरल रखें।

क्या आप सही कर सकते हैं

तो एक अच्छा औपचारिक ईमेल हस्ताक्षर कैसा दिखता है यदि आप एक अच्छा प्रभाव बनाना चाहते हैं? आवश्यक मूलभूत जानकारी के साथ जाएं, स्वरूपण और शैली को सरल रखें और जानकारी के साथ इसे पूरा न करें।

यहाँ एक उदाहरण है। इस एक में 4 लाइनें शामिल हैं - नाम, कंपनी, फोन नंबर और ईमेल पता। बस।

यह व्यक्ति केवल सादे पाठ का उपयोग करता था, और इसे केवल चार पंक्तियों तक रखने से यह उत्तम दर्जे का और पेशेवर बन जाता है।

अपने स्वयं के पते के साथ, मैं इटैलिक का उपयोग करके हस्ताक्षर को कम रखने और इसे गहरे भूरे रंग में फीका करने में थोड़ा आगे जाता हूं। ईमेल पाठ की तुलना में इसे छाया में हल्का रखना ही प्राप्तकर्ता को बताता है कि आप अपनी स्वयं की जानकारी को संदेश के लिए गौण मानते हैं। यह विनम्रता का एक सूक्ष्म संकेत है।

इसके अलावा, शीर्षकों का उपयोग केवल तब किया जाना चाहिए जब वे हाथ में बातचीत के लिए प्रासंगिक हों। मेरी अपनी वेबसाइट से संबंधित अधिकांश पत्राचार में, लोगों को यह जानना होगा कि मैं साइट का स्वामी हूं, इसलिए शीर्षक महत्वपूर्ण है। त्वरित संपर्क के लिए केवल पर्याप्त जानकारी शामिल है - ईमेल और फ़ोन नंबर, यही है।

एक अन्य उदाहरण मेकयूसेफ़ से आंतरिक और बाह्य दोनों पत्राचार के लिए उपयोग किए जाने वाले हस्ताक्षर हैं।

यहाँ, मैं वास्तव में शीर्षक का उपयोग करने या नहीं करने के बीच में था। यह आमतौर पर केवल बाहरी ईमेल संचार में महत्वपूर्ण है और कुछ आंतरिक संचार में मामूली महत्वपूर्ण है। मैंने दो संस्करणों का उपयोग करना शुरू कर दिया - एक बाहरी के लिए और एक आंतरिक के लिए - लेकिन दोनों के बीच मैन्युअल रूप से स्विच करने से थक गया, कि मैंने ऊपर वाले के साथ रहने का फैसला किया। आत्म-महत्वपूर्ण के रूप में आने के जोखिम पर, यह फीका और माध्यमिक रहता है। यह भी "का उपयोग करता है |" ऊपर वर्णित चरित्र, वेबसाइट के नाम को खड़ा करने के लिए रंग का एक छोटा सा छप, और मैंने बोल्ड होने का फैसला किया और एक उद्धरण के लिए पांचवीं पंक्ति को जोड़ा।

के साथ आ रहा एकदम सही ईमेल हस्ताक्षर जीमेल में साइन आउट करने के 6 टिप्स अधिक पढ़ें यह दर्शाता है कि आप कौन हैं, आप क्या करते हैं और आपसे कैसे संपर्क करें और कुछ परीक्षण और त्रुटि ले सकते हैं, लेकिन एक बार जब आप इसे प्राप्त करते हैं सही है, यह जानकर अच्छा लगता है कि आप अपने ईमेल पत्राचार में अपना सर्वश्रेष्ठ पैर आगे रख रहे हैं बाहर।

आपके सुझाव क्या हैं एक बेहतर ईमेल हस्ताक्षर 5 तरीके GMail में कस्टम एकाधिक हस्ताक्षर बनाने के लिए अधिक पढ़ें ? आपके द्वारा देखे गए अन्य हस्ताक्षरों के बारे में आपको क्या पसंद या नापसंद है? नीचे कि टिप्पणियों अनुभाग के लिए अपने विचार साझा करें!

छवि क्रेडिट: बिजनेस कपल शटरस्टॉक के माध्यम से