ईमेल पर एक बॉस बनें: इसे पूरे दिन नहीं लेने दें

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182,900,000,000 ईमेल।

182.9 बिलियन है।

यह ग्रह पर प्रत्येक मानव मन के प्रति 25 से अधिक ईमेल हैं।

और वह बस है हम एक दिन में क्या भेजते हैं (पीडीएफ)।

हर दिन भेजे और प्राप्त किए जाने वाले ईमेल की पागल मात्रा को देखते हुए, यह कोई आश्चर्य नहीं है कि यह इलेक्ट्रॉनिक संचार हम में से कई लोगों के लिए संभालना बहुत कठिन हो गया है। लेकिन चिंता मत करो, यहाँ कुछ उत्पादकता रहस्य हैं जो आपको जानवर को वश में करने में मदद कर सकते हैं।

डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करें

मैं इस एक के महत्व पर जोर नहीं दे सकता। संभावना है, आप उसी तरह से कई ईमेलों का जवाब देते हैं, चाहे वह किसी सहकर्मी के प्रयासों को स्वीकार करने या किसी साधारण अभिवादन को स्वीकार करने से इंकार कर रहा हो। एक चीज जो आपको पूरी तरह से करने की ज़रूरत है, वह है कि आपके सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले ईमेल के लिए डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं पैदा करना।

यह वास्तव में आसान है Gmail में डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं सेट करें ईमेल तेजी से और बेहतर डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं के साथदोपहर के भोजन के लिए समय नहीं है? कोई बात नहीं, कैन पकड़ो। कुछ कैंपिंग चाउ की जरूरत है जो खराब न हो? आराम से, कुछ डिब्बाबंद भोजन प्राप्त करें। एक ही ईमेल जवाब टाइप करने से थक गए? डिब्बाबंद ईमेल की कोशिश करो! सोच...

अधिक पढ़ें या किसी अन्य ईमेल क्लाइंट। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितने टाइपिस्ट हैं, आप अपने माउस के दो क्लिकों से अधिक तेज हैं, है ना? अपने आप को कुछ समय बचाएं और अब ऐसा करें।

फ़िल्टर और लेबल / फ़ोल्डर सेट करें

एक अधिभार से निपटने का सबसे अच्छा तरीका है कि पहले इसे सुलझा लिया जाए। इसका मतलब है कि आपके इनबॉक्स में फ़िल्टर और लेबल / फ़ोल्डर का उपयोग करना। आउटलुक में फ़ोल्डर्स हैं, जीमेल में लेबल हैं, और दोनों में फिल्टर हैं जो आप अपने ईमेल को इन फ़ोल्डरों और लेबल पर ऑटो-रूट कर सकते हैं। आप सेट कर सकते हैं उन्नत फ़िल्टर आपके इनबॉक्स को प्राथमिकता और व्यवस्थित करने में मदद करने के लिए 5 जीमेल फिल्टरप्रत्येक व्यक्ति को अपने शस्त्रागार में कौन से फ़िल्टर होने चाहिए ताकि उनका इनबॉक्स भी उतना ही व्यवस्थित हो जितना कि मेरा? मैं यहां आपके पहले पांच फिल्टर, या ... अधिक पढ़ें जीमेल में अपने कस्टम जरूरतों के अनुसार। वास्तव में, जीमेल स्वचालित रूप से प्रदान करता है अपने ईमेल पर कुछ ऑर्डर लाएं अपने ईमेल इनबॉक्स को पुनः प्राप्त करने के 6 तरीकेक्या कुछ और है जो ईमेल इनबॉक्स के रूप में उपयोगी, प्रचलित और निराशाजनक है? यह हमेशा के लिए रहा है और हम इसका उपयोग करते रहते हैं, और जब तक हम इसका उपयोग करते रहेंगे, मेरे जैसे लोग करेंगे ... अधिक पढ़ें इसके नए प्रायोरिटी इनबॉक्स के साथ।

उन्हें सेट करने और अच्छी तरह से वर्गीकृत करने के लिए कुछ समय लगता है, और पहले महीने आपको निरंतर इनपुट की आवश्यकता होती है। लेकिन यह लंबे समय में आपके समय के लायक है। केवल लेबल और फ़िल्टर के तहत चीजों को जल्दी से न डालें, इसके बारे में सोचें और अच्छी तरह से वर्गीकृत करें क्योंकि यह स्वचालन आपके इनबॉक्स का आपके जीवन के बाकी हिस्सों के लिए उपयोग करेगा।

मुझे ईमेल फ़िल्टर करने से पहले 3-चरण की जाँच करना सबसे अच्छा लगता है:

1. अपने आप से पूछें कि इस संदेश के लिए सबसे अच्छा लेबल / फ़ोल्डर नाम (मौजूदा या नहीं) होगा।
2. जांचें कि क्या वह नाम पहले से मौजूद है, और यदि नहीं, तो बनाएं।
3. अपने आप से पूछें कि क्या उस नाम को मौजूदा फ़ोल्डर में से एक के तहत एक अलग इकाई या उप-वर्गीकृत किया जाना चाहिए।

इसे नियमित रूप से करें और आपका इनबॉक्स जादुई रूप से क्लीनर होगा।

अपनी टू-डू सूची को कहीं और ले जाएं

मेरे साथ लोगों से कहो: "आपका इनबॉक्स आपकी सूची नहीं है।" Google के विवेक हल्दर ने इस बारे में कुछ समय पहले लिखा था और मैं इससे अधिक सहमत नहीं था। यहाँ है हलदर ले रहा है:

टूडू सूची के लिए ईमेल एक भयानक जगह है। मुझे वास्तव में ईमेल पर जीटीडी से निपटने के तरीके नहीं मिलते। एक ईमेल कार्रवाई योग्य नहीं है। एक बार जब आप इसे पढ़ लेते हैं और इसे समझ जाते हैं, तो आप एक स्पष्ट कार्रवाई के साथ समाप्त हो सकते हैं, लेकिन आपका इनबॉक्स इसे बंद करने का स्थान नहीं है।

आपका ईमेल संचार के बारे में है, इसलिए इसके बारे में बताएं। टू-डू सूचियों के लिए बहुत सारे शानदार एप्लिकेशन हैं, और मैं Any.do या की अत्यधिक अनुशंसा करता हूं Wunderlist Wunderlist - iPhone पर सर्वश्रेष्ठ करने के लिए सूची आवेदन [iOS]Wunderlist आप क्या करने की जरूरत का ट्रैक रखने के लिए सबसे सरल तरीकों में से एक है। इसका एक सुरुचिपूर्ण उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस है जो सिर्फ समझ में आता है। कोई भी इसे उठा सकता है और यह पता लगा सकता है कि कैसे ... अधिक पढ़ें .

जंक से अनसब्सक्राइब करें

आपने माना कि स्पैम फ़िल्टर के बावजूद कितने न्यूज़लेटर्स और अन्य जंक ईमेल आपके इनबॉक्स को बंद कर रहे हैं। और एक बार जब अव्यवस्था का निर्माण शुरू हो जाता है, तो यह जल्दी से नियंत्रण से बाहर हो सकता है। इसे अपने ट्रैक में रोकने के लिए, आपको सदस्यता समाप्त करने की आवश्यकता है और ऐसा करने के लिए वास्तव में एक आसान चाल है।

अपने ईमेल क्लाइंट में, शब्द "सदस्यता समाप्त" के लिए खोज करें। यह प्रत्येक समाचार पत्र के अंत में जोड़ा गया है, इसलिए आपको अचानक आपके इनबॉक्स में सभी सामूहिक मेलों की एक सूची दिखाई देगी। अब बस उन्हें एक-एक करके खोलें और अनसब्सक्राइब करें। मैं Gmail का उपयोग करने की सलाह देता हूं प्रिव्यू पेन जब आप चीजों को गति देने के लिए ऐसा करते हैं।

इसमें ऐड-ऑन और सर्विसेज भी हैं मेलिंग सूचियों से जल्दी सदस्यता समाप्त करें अपने इनबॉक्स को साफ़ करें: इन टूल्स के साथ कई न्यूज़लेटर्स से जल्दी अनसब्सक्राइब करेंन्यूज़लेटर्स से अनसब्सक्राइब करना केवल स्पैम से अधिक है। हमारे इनबॉक्स को भरने वाले अधिकांश न्यूज़लेटर दवा नहीं बेच रहे हैं या पुरस्कार राशि की पेशकश नहीं कर रहे हैं - वे विश्वसनीय कंपनियों से वास्तविक न्यूज़लेटर हैं जिन्हें हमने खुद सदस्यता दी है ... अधिक पढ़ें या उन्हें ईमेल में पचाएँ।

प्रत्येक प्रश्न पूछने के लिए स्वर्ण प्रश्न

यह बड़ी बात है और इससे मुझे पिछले एक साल में अपने इनबॉक्स ओवरलोड के ऊपर बने रहने में मदद मिली। बीबीसी फ़्यूचर के टॉम स्टैफ़र्ड ने किसी भी संदेश को खोलने पर अपने आप से पूछने के लिए एक सुनहरा प्रश्न प्रस्तुत किया:

"यदि मेरे इनबॉक्स में यह जानकारी नहीं है, तो क्या मैं इसकी तलाश में निकल जाऊंगा?"

यदि उत्तर नहीं है, तो उत्तर को न खोलें या उसे हटाए बिना भी हिट हटाएं। यह इत्ना आसान है। नहीं, आप कुछ भी करने से चूकने वाले नहीं हैं - मैं इसे एक साल से कर रहा हूँ और यह वास्तव में काम करता है। यहाँ इसके लिए स्टैफ़ोर्ड की व्याख्या है:

समूह ईमेल और जवाबों के हिमस्खलन की तुलना में कहीं भी यह अधिक स्पष्ट नहीं है जो हमेशा लागू होता है। अपने आप को यह याद दिलाते हुए कि सभी ईमेल का जवाब नहीं दिया जाना चाहिए, कि बहुत सारे मुद्दे होंगे - और अन्य लोगों द्वारा निपटा जाना चाहिए। अपने आप से पूछें: "यदि मेरे इनबॉक्स में यह जानकारी नहीं है, तो क्या मैं इसकी तलाश में निकल जाऊंगा?" ज्यादातर समय शायद उत्तर "नहीं" है, और यह संकेत है कि कोई और आपके नियंत्रण कर रहा है ध्यान।

अपने ईमेल भाड़े को साझा करें

अव्यवस्था को प्रबंधित करने के लिए सभी के अपने ईमेल हैक हैं और उन्हें साझा करने का सबसे अच्छा तरीका सीखने का है। हमारा भी अपना है हर किसी के लिए जीमेल गाइड जीमेल को पॉवर यूजर गाइडयह मुफ्त जीमेल गाइड आप में से है जो पहले से ही जीमेल को ईमेल क्लाइंट के रूप में उपयोग करते हैं और अपने कई उत्पादकता सुविधाओं का अधिकतम लाभ उठाना चाहते हैं। अधिक पढ़ें . यह मदद करता है, जैसा कि समर्थक उपयोगकर्ताओं से सलाह करता है। यदि स्टाफ़फोर्ड ने वह लेख नहीं लिखा है, तो मैं अभी भी संदेशों में डूबता जा रहा हूँ और मैं उसके लिए हमेशा उनका आभारी हूँ।

तो बताइए, आप कैसे संभालते हैं ईमेल अधिभार जीमेल में ईमेल अधिभार से निपटने के लिए 3 सुझाव [दिखाएँ और बताओ]हममें से ज्यादातर लोग सूचना अधिभार से पीड़ित हैं। निजी ईमेल से अभिभूत होना एक बड़ा मुद्दा नहीं हो सकता है और आधे ईमेल की अनदेखी वास्तव में कुछ हद तक स्वीकार्य है। एक पेशेवर जीवन में, हालांकि ... अधिक पढ़ें ? यहाँ कोई गलत जवाब नहीं हैं, दोस्तों।

छवि क्रेडिट: पीट, लार्स प्लॉगमैन