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हो सकता है कि आप नेतृत्व की भूमिका में नए हों या बस प्रतिनिधिमंडल की नौकरी से जूझ रहे हों। एक नेता के रूप में, दूसरों को कार्य सौंपना आवश्यक है, लेकिन चुनौतीपूर्ण हो सकता है। यदि आप हाल ही में अपनी खुद की टीम का अधिग्रहण किया एक मालिक और एक नेता के बीच अंतर क्या है? अधिक पढ़ें या बस प्रतिनिधिमंडल के साथ थोड़ी मदद की जरूरत है, यहाँ कुछ उपयोगी सुझाव दिए गए हैं।
पांच डब्ल्यू: कौन, क्या, कब, कहां, और क्यों के साथ प्रतिनिधि के रूप में वर्णन करने का सबसे अच्छा तरीका है। एक स्पष्ट तस्वीर पेंट करने के लिए, हम क्यों के साथ शुरू करेंगे।
क्यों जरूरी है प्रतिनिधिमंडल?
प्रतिनिधिमंडल के कई लाभ हैं, एक नेता के साथ-साथ आपके संगठन और आपकी टीम के लिए। हालांकि, कई व्यक्तियों को कार्यों को प्रस्तुत करने में परेशानी होती है।
कुछ लोग सोच सकते हैं कि उन्हें सौंपने के बजाय कार्यों को स्वयं करना आसान है। दूसरों को अकेले कार्यों से निपटने की भावना महसूस हो सकती है। अभी भी अधिक प्रतिनिधिमंडल में अनुभवहीन हो सकता है।
हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू ऑनलाइन राज्यों:
प्रतिनिधिमंडल प्रबंधकों, प्रत्यक्ष रिपोर्टों और संगठनों को लाभान्वित करता है। फिर भी यह सबसे अधिक अविकसित और अविकसित प्रबंधन क्षमताओं में से एक है।
और इसके अलावा, समय प्रबंधन अध्ययन हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू द्वारा संदर्भित निष्कर्ष निकाला गया कि:
सर्वेक्षण की गई 332 कंपनियां अपने कर्मचारियों के प्रतिनिधिमंडल कौशल के बारे में चिंतित थीं। इसी समय, उन कंपनियों में से केवल 28 प्रतिशत ने विषय पर कोई प्रशिक्षण दिया।
लीडर के रूप में आपको लाभ
- आप अपना ध्यान दूसरी वस्तुओं पर लगा सकते हैं।
- आप अपने समय को प्रभावी ढंग से निर्धारित कर सकते हैं।
- आप कार्य दिवस के दौरान अधिक पूरा कर सकते हैं।
आपकी टीम के सदस्यों को लाभ
- वे नए सीख सकते हैं या वर्तमान कौशल को बढ़ा सकते हैं।
- वे एक विश्वसनीय टीम और पर्यावरण का हिस्सा महसूस कर सकते हैं।
- वे अपने आत्मविश्वास और प्रेरणा में सुधार कर सकते हैं।
आपके संगठन को लाभ
- यह बढ़ी हुई उत्पादकता हासिल कर सकता है।
- यह ग्राहकों और ग्राहकों के लिए सफल प्रक्रियाओं की पेशकश कर सकता है।
- यह सभी कर्मचारियों के लिए जुड़ी हुई संस्कृति का निर्माण कर सकता है।
जैसा कि आप देख सकते हैं, प्रतिनिधिमंडल के लाभ सिर्फ एक नेता से अधिक छूते हैं। इसलिए यदि आप वापस आ गए हैं, तो आप अपनी कंपनी और अपनी टीम को भी प्रभावित कर रहे हैं।
आपको क्या करना चाहिए?
अब जब आप एक नेता के रूप में प्रतिनिधिमंडल के महत्व को जानते हैं, तो अगला कदम यह तय करना है कि आपको क्या करना चाहिए।
कई मामलों में, कुछ कार्यों का प्रतिनिधिमंडल एक नो-ब्रेनर है। उदाहरण के लिए, आप किसी विक्रय सहयोगी को प्रोग्रामिंग कार्य नहीं सौंपेंगे। हालांकि, जब अपने स्वयं के कार्यों की बात आती है, तो यह तय करना अधिक कठिन हो सकता है कि कौन सा वारंट प्रतिनिधिमंडल।
अपने आप से ये सवाल पूछें:
- क्या यह एक कार्य है जिसे करने के लिए केवल मेरे पास ज्ञान है?
- क्या मैं इस कार्य को करने से बच रहा हूँ क्योंकि किसी और के पास समय नहीं है?
- क्या मैं कार्यों को पकड़ता हूं क्योंकि मैं खुद को "यह सब" करना चाहता हूं?
- क्या यह एक आवर्ती या नियमित कार्य है?
- क्या मैं वास्तव में इस कार्य के लिए जिम्मेदार हूं?
उत्तरी केरोलिना स्टेट यूनिवर्सिटी परियोजना ने उन कार्यों के प्रकारों की अपनी सूची में यह कहा है जिन्हें प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए:
लोग अक्सर ऐसे काम करते रहते हैं जो उनके लिए सबसे ज्यादा आनंद लेते हैं भले ही वह कार्य उनकी जिम्मेदारी न हो। ये कार्य आपके समय और ऊर्जा को खर्च करने का सबसे अच्छा तरीका नहीं है।
एक बार जब आप तय कर लें कि क्या प्रतिनिधि है, तो उस निर्णय पर टिके रहें। फिर, अपनी अनुसूची और कार्य सूची व्यवस्थित करें 9 सर्वश्रेष्ठ समय प्रबंधन उपकरण संगठित रहने के लिएयहां दिखाए गए समय प्रबंधन उपकरण आपके अधिकांश दिनों को बनाने में आपकी सहायता करेंगे। किसी भी व्यवसाय या व्यक्तिगत स्थिति के लिए उपयुक्त। यह समय आपके जीवन को व्यवस्थित करने का है! अधिक पढ़ें अन्य महत्वपूर्ण वस्तुओं को समायोजित करने के लिए जिन्हें आपको भाग लेना चाहिए।
टास्क के लिए उचित व्यक्ति कौन है?
यह निर्धारित करने के बाद कि किन वस्तुओं को प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए, तार्किक कदम यह तय करना है कि कार्य को किससे निपटना चाहिए। जब आप नेता होते हैं, चाहे एक छोटा स्थायी समूह या एक लचीली परियोजना टीम, अपनी टीम के सदस्यों को जानना शुरुआती के लिए 5 सर्वश्रेष्ठ परियोजना प्रबंधन युक्तियाँयदि आप पहली बार किसी प्रोजेक्ट मैनेजर की भूमिका निभा रहे हैं, तो आपको शुरू करने में मदद करने के लिए सिर्फ पांच प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टिप्स हैं। अधिक पढ़ें यह कुंजी है।
इसलिए जब कार्यों को सौंपने का समय आता है, तो आपको प्रत्येक व्यक्ति के कौशल को स्पष्ट रूप से पहचानना चाहिए। लेकिन साथ ही, आपको पता होना चाहिए कि वे कितना अच्छा प्रदर्शन करते हैं और उनकी जिम्मेदारी का रिकॉर्ड है। किसी ऐसे व्यक्ति को कार्य सौंपना जिस पर आप भरोसा कर सकते हैं, उसके सफल समापन के लिए महत्वपूर्ण है।
फोर्ब्स इन प्रदान करता है प्रतिनिधिमंडल से संबंधित सलाह के दो उपयोगी अंश:
विश्वास के साथ-साथ, आपको उन लोगों को भी देना होगा, जिन्हें आप अपना काम करने का मौका देते हैं।
जिम्मेदारी और अधिकार सौंपें, न कि केवल कार्य।
याद रखें, एक बार जब आप किसी कार्य को सौंप देते हैं, तो टीम के सदस्य को इसके लिए जवाबदेह होना चाहिए। इसका मतलब यह नहीं है कि आपको दूर चलना चाहिए, लेकिन अपनी टीम के सदस्य को आगे बढ़ने देना चाहिए।
आपको कब प्रतिनिधि कार्य करने चाहिए?
तो आप जानते हैं कि आप क्या और किसको सौंप रहे हैं, लेकिन आप उन शासनकाल को कब सौंपते हैं? किसी कार्य को प्रत्यायोजित किए जाने पर आपको इसमें कई चर मिलेंगे। आपको नियत तारीख, प्राथमिकता और प्रयास पर बहुत कम से कम विचार करना चाहिए।
उदाहरण के लिए, ऐसे कार्य जो अत्यावश्यक हैं तथा एक टीम के सदस्य के कौशल में गिरावट स्पष्ट रूप से शुरू से ही प्रत्यायोजित की जानी चाहिए। लेकिन जो लोग कम प्राथमिकता वाले हैं या जिन्हें विभिन्न लोग संभाल सकते हैं वे प्रतीक्षा करने में सक्षम हो सकते हैं।
यह निर्णय लेने का एक उपयोगी तरीका कार्य प्राथमिकता के तरीके का उपयोग करना है। ऐसी ही एक तकनीक, जिसे आइजनहावर मैट्रिक्स कहा जाता है, जल्दी से प्राथमिकता देने में आपकी सहायता कर सकता है. इस विधि का उपयोग करते हुए, आप अपने कार्यों को Do First, Schedule, Delegate, और Don’t Do के लिए चार चतुर्भुजों में रखें।
जैसे ही आप Do First और Schedule के लिए बाल्टियों की समीक्षा करते हैं, आप आसानी से डेलिगेट सेक्शन में कार्यों को शिफ्ट कर सकते हैं। यह उन कार्यों को निर्धारित करने के लिए भी एक उपयोगी विधि है, जो डोन्ट डू क्वाड्रंट में नहीं आ सकते हैं।
तुम कहाँ प्रबंधित कार्य प्रबंधित करना चाहिए?
कार्य को सौंप दिया गया है और अब यह आपके लिए आगे बढ़ने का समय है... लगभग। जब तक यह पूरा न हो जाए, तब भी आपको कार्य को ट्रैक और फॉलो-अप करना होगा।
आप कई अनुप्रयोगों और का उपयोग करने की संभावना है आपकी स्थिति में उपकरण व्राइक के साथ एक अधिक संगठित और उत्पादक नेता बनेंचाहे आप काम के दौरान किसी एक परियोजना का नेतृत्व कर रहे हों, या आप एक छोटी कंपनी का प्रबंधन कर रहे हों, या तो भूमिका के लिए चरम संगठन और योजना की आवश्यकता होती है। यह हमेशा एक पारंपरिक अनुसूचक या योजनाकार के साथ संभव नहीं है। Wrike, a दर्ज करें ... अधिक पढ़ें . यदि आपके पास एक विश्वसनीय ट्रैकिंग तंत्र है, तो उन कार्यों को शामिल करना सुनिश्चित करें जिन्हें आप सौंपते हैं। लेकिन अगर आपको कुछ सुझावों की आवश्यकता है, तो यहां पांच भयानक विकल्प हैं।
- आउटलुक आपको कार्य सौंपने और अपनी सूची में एक प्रति रखने की अनुमति देता है।
- Google सुविधाएँ प्रदान करता है 10 अविकसित Google सुविधाओं के साथ अपना समय बचाएंGoogle के उपकरण और सेवाएँ हमारे लिए सब कुछ करते हैं। लेकिन इसमें बहुत सारी खूबियाँ हैं जो अंडरस्टैंडिंग हैं। कुछ सेकंड सहेजें और Google टूल के साथ अधिक काम करें जो आप हर दिन उपयोग करते हैं। अधिक पढ़ें ईमेल और कैलेंडर कार्यों के प्रतिनिधि के लिए जीमेल लगीं तथा गूगल कैलेंडर.
- Trello दूसरों को कार्य सौंपने के लिए सुविधाओं के साथ परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए Kanban विधि का उपयोग करता है।
- Podio सभी को अद्यतन रखने के लिए प्रत्यायोजित कार्यों के लिए एक स्वच्छ टिप्पणी संरचना प्रदान करता है।
- Meistertask आपको आसानी से असाइन करने और कार्य स्थिति परिवर्तन की सूचनाएँ प्राप्त करने देता है।
बस ध्यान रखें कि आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले टूल को केवल कार्यों को असाइन करने की क्षमता प्रदान नहीं करनी चाहिए। आपको एक का उपयोग करना चाहिए जो सूचना, अनुवर्ती विधियों, और अनुस्मारक जैसी सुविधाएँ प्रदान करता है।
प्रतिनिधि प्रशिक्षण संसाधन
यदि आप मानते हैं कि आप या आपका संगठन एक प्रतिनिधिमंडल प्रशिक्षण कार्यक्रम से लाभान्वित हो सकते हैं, तो यहां कुछ संसाधन तलाशने हैं।
- व्यावसायिक प्रशिक्षण कार्य
- डेल कार्नेगी प्रशिक्षण
- अमेरिकन मैनेजमेंट एसोसिएशन
- सीआरएम लर्निंग
हाउ वेल डू यू डेलिगेट?
दूसरों को सौंपने की क्षमता एक है किसी भी नेता के लिए महत्वपूर्ण कौशल 5 टाइम मैनेजमेंट टिप्स जो आपको जीवन और कार्य में अग्रणी बना सकते हैंआप इसे महसूस करें या न करें, आप एक नेता हैं। भले ही इसका मतलब है कि आपके खुद के जीवन का नेता होना। ये टिप्स आपको और भी बेहतर बनने में मदद करेंगे। अधिक पढ़ें . और जैसा कि आपने यहां पढ़ा है, लाभ न केवल आपके लिए, बल्कि आपके संगठन और आपकी टीम पर भी लागू होते हैं। यह इसे जीत-जीत की स्थिति बनाता है।
क्या आपको लगता है कि आपके पास ठोस प्रतिनिधि कौशल है? या आप सभी एक साथ प्रतिनिधिमंडल के कार्य के साथ संघर्ष करते हैं? इस विषय पर अपने विचारों को टिप्पणियों में साझा करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
इमेज क्रेडिट: डंकन एंडिसन / शटरस्टॉक
सूचना प्रौद्योगिकी में अपने बीएस के साथ, सैंडी ने आईटी उद्योग में एक परियोजना प्रबंधक, विभाग प्रबंधक और पीएमओ लीड के रूप में कई वर्षों तक काम किया। उसने फिर अपने सपने का पालन करने का फैसला किया और अब तकनीक के बारे में पूरे समय लिखती है।
