कैसे सही पेशेवर ईमेल लिखने के लिए (डेटा द्वारा समर्थित)

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प्रभावी ईमेल लिखना काफी आसान लगता है। लेकिन अगर आप चाहते हैं कि आपके ईमेल और भी बेहतर प्रदर्शन करें, तो विज्ञान समर्थित नियमों का ध्यान रखें।

अतीत में, हमने सूचीबद्ध किया है 12 कारण क्यों लोग अभी भी आपके ईमेल को अनदेखा कर रहे हैं 12 कारण क्यों लोग अभी भी आपकी ईमेल की उपेक्षा कर रहे हैंक्या आप अक्सर लोगों को अपने ईमेल का जवाब देने के लिए संघर्ष करते हैं? हम आपको दिखाते हैं कि लोग आपके ईमेल को अनदेखा क्यों कर सकते हैं और उन्हें आपके संदेश पर कैसे नोटिस और प्रतिक्रिया दे सकते हैं। अधिक पढ़ें . हमने आपको चरण-दर-चरण निर्देश भी दिए हैं अपने संदेशों का जवाब देने के लिए लोगों को व्यस्त करना अपने ईमेल का जवाब देने के लिए व्यस्त लोगों को प्राप्त करने के 6 तरीकेईमेल करते समय नियमों का एक पूरा सेट होता है जो "उत्तर" बटन को हिट करने और आपको जवाब देने के लिए किसी व्यक्ति को प्रोत्साहित या हतोत्साहित करेगा। ईमेल सफलता के नियम जानें। अधिक पढ़ें . लेकिन अब डेटा द्वारा समर्थित कुछ और भी विशिष्ट, कार्रवाई योग्य युक्तियों को साझा करने का समय आ गया है।

इनमें से प्रत्येक युक्तियां आपके ईमेल पढ़ने की संभावना को बेहतर नहीं बनाती हैं, बल्कि आपको उन ईमेलों से भी सकारात्मक प्रतिक्रिया मिल रही है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि ईमेल अभी भी व्यापार की दुनिया में संचार का मुख्य रूप है। प्रभावी ईमेल को कैसे शिल्प किया जाए, यह जानकर, आप अपने सहयोगियों पर एक निश्चित लाभ प्रदान करते हैं।

1. पहले नाम शर्तों पर जाओ

यह स्पष्ट लगता है, लेकिन यदि आप वास्तव में चाहते हैं कि लोग आपसे एक ईमेल प्राप्त होने पर ध्यान दें, तो उनके नाम का उपयोग करें। और इसे एक से अधिक बार उपयोग करें।

2006 में शोध प्रकाशित हुआ दिखाया गया है कि मस्तिष्क के कई क्षेत्र "किसी के स्वयं के नाम के लिए अधिक सक्रियता दिखाते हैं", यह सबूत प्रदान करता है कि "किसी का स्वयं का नाम सुनने से अद्वितीय मस्तिष्क सक्रियण होता है"।

ईमेल विषय में अपने प्राप्तकर्ता के नाम का उपयोग करना तथा ईमेल बॉडी इसलिए एक मनोवैज्ञानिक ट्रिक है जो ध्यान आकर्षित कर सकती है। "आशा है कि आप से जल्द ही सुनने के लिए, स्टेन" के साथ समापन केवल "आप से जल्द ही सुनने की उम्मीद है" की तुलना में कहीं अधिक प्रभावी है।

2. गले लगाओ प्रभामंडल प्रभाव

लोग उन लोगों से प्रभावित होते हैं जिन पर वे भरोसा करते हैं। यदि कोई प्रबंधक आपको अपनी कंपनी के निदेशक के संपर्क में आने की सलाह देता है, तो उस प्रबंधक को अपने परिचयात्मक ईमेल में नाम दें। शीत ईमेल प्राप्त करने के लिए भयानक हैं। यह दर्शाना कि आपके पास आपके प्राप्तकर्ता ट्रस्टों का समर्थन है इसलिए अत्यंत महत्वपूर्ण है।

यह सिद्धांत नामक भाग के कारण है प्रभामंडल प्रभाव. यह एक तरह का पुष्टिकरण पूर्वाग्रह है। इस मामले में, पूर्वाग्रह से निदेशक की आम धारणा में सुधार होगा आप केवल प्रबंधक के उनके अनुकूल प्रभाव के कारण जिन्होंने आपको संदर्भित किया है।

हालाँकि, आपको वरिष्ठों का उल्लेख करने के लिए छड़ी नहीं करनी होगी। विशेषज्ञों, ग्राहकों, आपसी मित्रों और भीड़ के विचारों और विचारों को आकर्षित करना भी आपके ईमेल को मजबूत कर सकता है, बशर्ते प्राप्तकर्ता आपके द्वारा संदर्भित लोगों के विचारों को महत्व देता है.

3. नाराज या खुश रहना। लेकिन न्यूट्रल कभी नहीं

कब बुमेरांग, एक प्रमुख जीमेल ऐप, इसके डेटा का विश्लेषण किया, उन्होंने कुछ दिलचस्प पाया। "प्रतिक्रिया दरों के निर्धारण में सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक सकारात्मक है (महान जैसे शब्द) या नकारात्मक (बुरे जैसे शब्द) संदेश में शब्द हैं"।

दोनों मध्यम सकारात्मक हैं तथा नकारात्मक ईमेल को तटस्थ ईमेल की तुलना में 5-15% अधिक प्रतिक्रियाएं मिलीं। ऐसा कहे जाने के बाद, अत्यंत शत्रुतापूर्ण ईमेल गुस्सा, ट्रोलिश, या असभ्य ईमेल से निपटने के लिए 10 ईमेल टिप्सयह पूरी तरह से घृणित संदेश खोजने के लिए केवल आपके ईमेल इनबॉक्स की जांच करने के लिए अविश्वसनीय रूप से निराशाजनक है। दुनिया में लोग इस तरह से कार्य क्यों करते हैं? उस के साथ कहा, तुम सीखना चाहिए कि कैसे अपने आप को बचाने के लिए ... अधिक पढ़ें बमुश्किल कोई प्रतिक्रिया मिली। अत्यधिक चापलूसी वाले ईमेल बहुत बेहतर प्रदर्शन नहीं करते हैं, या तो। दूसरे शब्दों में, अपनी भावनाओं को प्राप्त करें, लेकिन ओवररिएक्ट न करें।

4. इसे छोटा रखें (लेकिन कैसे कम?)

मैं जानता हूँ मैं जानता हूँ। इसके अपवाद भी होंगे। में से एक मेरी पसंदीदा सेरेब्रल साइट्स 2016 में इन 35 साइटों के साथ और अधिक बुद्धिमान सामग्री पढ़ेंहम सभी को इन 35 साइटों को अधिक बार पढ़ना चाहिए। यदि आप डंबल-डाउन कंटेंट से थक चुके हैं, तो इस सुपर लिस्ट के साथ आने वाले वर्ष में कुछ और अधिक सोच-समझकर बातें करें। अधिक पढ़ें , ब्रेन पिकरिंग अविश्वसनीय रूप से लंबे ईमेल भेजता है जो पढ़ने में खुशी होती है। लेकिन कुल मिलाकर, डेटा आपको सुझाव देता है कि आपको लंबे ईमेल से बचना चाहिए।

वास्तव में, आपके संदेशों में आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले शब्दों के प्रकार की जानकारी के साथ-साथ बूमरैंग को ईमेल की "आदर्श" लंबाई भी मिली। 40 मिलियन ईमेल के अपने विश्लेषण के आधार पर, उन्होंने पाया कि 50-75 शब्दों से अधिक नहीं वाले लोगों के पास उत्तर प्राप्त करने का सबसे अधिक मौका था (49-50%)। यह भी एक के निष्कर्षों द्वारा समर्थित है 2010 एमआईटी अध्ययन.

यह ऋषि सलाह है, लेकिन यह हमेशा व्यावहारिक नहीं है। लेकिन सबक यह है कि अपने ईमेल्स को संक्षिप्त रखें। ऐसा करने का एक तरीका सदस्यता लेना है पाँच वाक्य दर्शन, और कभी भी लंबाई में पाँच वाक्यों को ईमेल न भेजें। निवेशक और लेखक के रूप में गाय कावासाकी ने Entrepreneur.com को बताया, "पाँच से कम वाक्य अक्सर अचानक और अशिष्ट होते हैं, पाँच से अधिक वाक्य समय बर्बाद करते हैं।"

5. "क्योंकि" शब्द का प्रयोग करें

यदि आपके पास किसी से आपके लिए कुछ करने के लिए कहने की धृष्टता है, तो कम से कम उसे या उसे बताएं क्यों. हम इसे 70 के दशक से जानते हैं, जब हार्वर्ड विश्वविद्यालय में मनोविज्ञान के प्रोफेसर, एलेन लैंगर ने एक अध्ययन प्रकाशित किया "क्योंकि" शब्द के महत्व को उजागर करना।

हम अब तक अक्सर ऐसे ईमेल प्राप्त करते हैं जो सिर्फ कुछ मांगते हैं ("क्या आप मुझे उस रिपोर्ट को दोपहर 2 बजे तक भेज सकते हैं?"), बिना बताए क्यों। लेकिन हमारे अनुरोध में "क्योंकि" शब्द को शुरू करने से ("क्या आप मुझे वह रिपोर्ट दोपहर 2 बजे तक भेज सकते हैं क्योंकि इसे शाम 5 बजे तक संपादित करना होगा), अनुपालन बढ़ने की संभावना।"

उस अध्ययन के अनुसार, ऐसा इसलिए हो सकता है क्योंकि “लोग behavior स्वचालित’ व्यवहार पर चलते हैं… एक अनुमान के रूप में, या शॉर्ट-कट के रूप में। और शब्द सुनना ’क्योंकि 'एक कारण के बाद होता है (कोई फर्क नहीं पड़ता कि कारण कैसे लंगड़ा है), हमें अनुपालन करने का कारण बनता है।"

6. 3 से अधिक विकल्पों की पेशकश न करें

पसंद का विरोधाभास जहां हमारे पास विकल्प की इतनी अधिकता है कि हम पंगु हो जाते हैं। अपने ईमेल को पसंद के विरोधाभास में परिणत करने के लिए यह सुनिश्चित करने का प्रयास करें कि तीन से अधिक विकल्पों की पेशकश न करें।

मानव मन तीन के जादू को प्यार करता है। क्यों हम ओलंपिक में तीन पदक देते हैं। हम आशावादी, यथार्थवादी और निराशावादी (या उच्च, मध्यम और निम्न) के संदर्भ में चीजों का विश्लेषण करते हैं। और यह क्यों आर्थिक बाजार अक्सर केवल तीन प्रमुख प्रतियोगियों के लिए परिपक्व होता है।

निर्णय लेने के संदर्भ में, हम तीन कारणों, या तीन विकल्पों पर भरोसा करना पसंद करते हैं। यह शोध शीर्षक के माध्यम से दिखाया गया था जब तीन आकर्षण लेकिन चार अलार, दो व्यवहार वैज्ञानिकों द्वारा संचालित। ईमेल करने के लिए लागू, यदि आप किसी मीटिंग या कॉल की व्यवस्था कर रहे हैं, तो केवल तीन समय और दिनांक विकल्प देने का प्रयास करें। वैकल्पिक रूप से, आप जैसे मीटिंग-शेड्यूलिंग टूल का उपयोग कर सकते हैं कामचोर, जो हम हैं की समीक्षा की वर्ष के लिए 5 कैलेंडर प्रबंधन और निर्धारण उपकरणअपने शेड्यूल में सब कुछ ऊपर रखें। यहां पांच मुफ्त उपकरण हैं जो आपके कैलेंडर को क्रम में रखने के लिए विशेष रूप से सहायक हो सकते हैं। अधिक पढ़ें भूतकाल में।

7. थर्ड-ग्रेड स्तर पर लिखें

आपके ईमेल का रीडिंग स्तर आपके प्रतिक्रिया दरों पर व्यापक प्रभाव डाल सकता है। बूमरैंग के अनुसार, एक कॉलेज पढ़ने के स्तर पर लिखे गए ईमेल की प्रतिक्रिया दर सिर्फ 39% थी। सबसे प्रभावी रीडिंग ग्रेड थर्ड-ग्रेड था, जिसने 53% प्रतिक्रिया दर हासिल की।

पढ़ने का स्तर मुख्य रूप से "आपके शब्दों में शब्दांशों की संख्या और की संख्या को देखकर पता लगाया जाता है आपके वाक्यों में शब्द। ” फिर अपनी प्रतिक्रिया दर में सुधार करने के लिए, अपने वाक्यों और शब्दों दोनों को रखें कम। अपने खुद के ईमेल की रीडिंग ग्रेड की जांच करने के लिए, उन्हें कॉपी करें और उन्हें टूल में पेस्ट करें पठनीयता-स्कोर, या हेमिंग्वे के संपादक.

8. अपना पाठ प्रूफ करें

लंबे ईमेल के लिए यह बिना कहे चला जाता है, लेकिन छोटे ईमेल के लिए, प्रूफरीडिंग को अक्सर अनदेखा कर दिया जाता है। यह विचार अच्छा नहीं है।

में 2001 का अध्ययन, लैरी बेंसन ने दिखाया कि लिखने में गलतियाँ (वर्तनी और व्याकरण की गलतियों के साथ-साथ तार्किक गलतियाँ भी) लेखक की धारणा पर कई नकारात्मक प्रभाव डालती हैं।

जब एक पाठक गलती करता है, तो वे स्वचालित रूप से लेखक के बारे में धारणा बनाते हैं। इस अध्ययन में, सबसे आम धारणा यह थी कि लेखक एक दोषपूर्ण विचारक था, न कि एक विस्तृत व्यक्ति, एक गरीब संचारक और / या खराब शिक्षित।

ये कुछ बहुत ही हानिकारक विशेषताएँ हैं, जिनसे आप आसानी से बच सकते हैं प्रूफ़ पढ़ना व्याकरण लाइट - आपके सभी प्रूफ़िंग आवश्यकताओं के लिए एक ब्राउज़र एक्सटेंशन [क्रोम, फ़ायरफ़ॉक्स, सफारी]आप वर्तमान में अपने कंप्यूटर पर क्या टाइप करते हैं? इसे Google में लिखें? इसे वर्ड में पेस्ट करें? या क्या आप एक प्रूफरीडिंग वेबसाइट का उपयोग करते हैं जिसे आप अपना टेक्स्ट पेस्ट करते हैं? मैं निश्चित रूप से ... अधिक पढ़ें आपके प्रत्येक ईमेल

9. संख्याओं को अंक के रूप में प्रदर्शित करें

यदि आंकड़े, डेटा, दिनांक, समय, आदि जैसे नंबर। आपके संदेश में महत्वपूर्ण हैं, इन्हें टाइप करने के बजाय अंकों के रूप में प्रदर्शित करें (बारह के बजाय 12)।

आंखों पर नज़र रखने वाली पढ़ाई यह दिखाया है कि एक पाठक की आँखें आम तौर पर पाठ पर स्कैन करती हैं, जबकि "अंक अक्सर भटकने वाली आंख को रोकते हैं"। ऐसा इसलिए है क्योंकि "संख्या तथ्यों का प्रतिनिधित्व करती है"। नंबर कठिन डेटा है जिसे मन जल्दी से निकाल सकता है। पाठक का मन मानता है कि संख्याएँ संदेश का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं।

इस बात को ध्यान में रखें जब अपने स्वयं के ईमेल को तैयार करना। यदि संख्याएँ आपके संदेश का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, तो इन्हें अंक के रूप में प्रदर्शित करें ताकि आपका पाठक महत्वहीन से महत्वपूर्ण फ़िल्टर कर सके।

आपके लिए ईमेल काम करना

अधिकांश नौकरियों में, ईमेल एक महत्वपूर्ण हिस्सा है कि हम अपने सहयोगियों के साथ कैसे संवाद करते हैं। चाहे आप प्रति दिन 10, या 100 ईमेल भेजते हैं, यह जानना कि प्रभावी संदेशों को शिल्प करना एक कौशल है जिसे आपको सीखना चाहिए।

जैसा कि आप ऊपर से देख सकते हैं, यह मुश्किल नहीं है। छोटे बदलाव, जैसे आपके ईमेल को अधिक रसीला बनाना, प्रूफरीडिंग करना, या अपने लेखन की भावना को बदलना एक बड़ा प्रभाव डाल सकता है। और साथ मुफ्त ईमेल सुधार उपकरण 5 उपकरण जो आपको बेहतर ईमेल लिखने में मदद कर सकते हैंहर कोई अभी भी ईमेल समस्या को हल करने की कोशिश कर रहा है। तो, चलो सभी की सबसे बुनियादी आदत के बारे में भी बात करते हैं - बेहतर ईमेल लिखने की कला। कुछ कूल टूल्स की मदद से। अधिक पढ़ें मदद करने के लिए, कोई बहाना नहीं है।

इन अवसरों से न केवल यह संभव हो सकता है कि आपके ईमेल पर ध्यान दिया जाएगा और उन पर प्रतिक्रिया दी जाएगी, बल्कि खुद की बेहतर पेशेवर छवि बनाने में भी मदद मिलेगी।

आपने ईमेल लिखने के तरीके में क्या बदलाव किए हैं जिससे उनकी प्रभावशीलता में सुधार हुआ है? हम सुनना पसंद करेंगे!

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