फोकस और उत्पादकता बढ़ाने के लिए Google कैलेंडर के साथ कार्य कैसे करें

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मल्टीटास्किंग मिथक व्यापक है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि हम कितना मल्टीटास्किंग अनुसंधान देखते हैं, हम खुद को यह बताना जारी रखते हैं अधिकांश लोग मल्टीटास्क नहीं कर सकते, लेकिन हम कर सकते हैं।

समय और समय फिर से, अनुसंधान से पता चलता है कि जब हम सोचते हैं कि हम मल्टीटास्किंग कर रहे हैं, तो हम वास्तव में एक बार में एक से अधिक काम नहीं कर रहे हैं। हम गतिविधियों के बीच आगे और पीछे स्विच कर रहे हैं, और कहा जाता है कि एक घटना "बदलने की लागत“हमें कम कुशल बनाता है (और हमें खतरे में डाल सकता है)।

परंतु…

मल्टीटास्किंग का एक विशेष प्रकार है जो अधिक कुशल हो सकता है। शायद एक ही काम पर ध्यान केंद्रित करने के रूप में कुशल नहीं है। लेकिन अगर आप बस कुछ ही मिनटों के लिए एक चीज पर ध्यान केंद्रित नहीं कर सकते हैं, तो आप भाग्य में हो सकते हैं।

(निष्पक्ष होने के लिए, वहाँ हैं ऐसे कुछ मामले जिनमें मल्टीटास्किंग चीजों को करने का एक कारगर तरीका हो सकता है एकल बनाम मल्टीटास्किंग: उत्पादकता के लिए सबसे अच्छा क्या है?उत्पादकता बढ़ाने के लिए मल्टीटास्किंग एक आम तरीका है। यह उत्पादकता के लिए जरूरी चांदी की गोली नहीं है। मल्टीटास्क कब करना है, यह जानना है। अधिक पढ़ें

.)

टास्क बैचिंग का एक परिचय

विभिन्न उत्पादकता गुरुओं ने कार्य को थोड़ा अलग तरीके से परिभाषित किया है। लेकिन यह क्या करने के लिए नीचे आता है:

"टास्क बैचिंग समान कार्य को एक साथ समूहीकृत करने का अभ्यास है।"

इसलिए आपके पास उदाहरण के लिए "कोडिंग," "डीबगिंग," "डॉक्यूमेंटिंग," और "प्लानिंग" कार्यों की एक सूची हो सकती है। अपने स्वयं के जीवन में, मैं शायद "लेखन," "संपादन," "शोध," "पिचिंग," और इसी तरह के कार्यों को बैच सकता हूं।

यह कैसे सहायक है?

टास्क बैचिंग आपको उनके बीच स्थानांतरित होने पर स्विचिंग लागत को कम करने के लिए समान कार्यों के साथ रहने के लिए प्रोत्साहित करके आपको अधिक उत्पादक बनने में मदद करता है। अपने ईमेल को प्रबंधित करने के लिए तस्वीरों को संपादित करने से जाना एक बड़ा स्विच है, और एक बड़ी स्विचिंग लागत को लागू कर सकता है क्योंकि आपका मस्तिष्क गियर बदलने के लिए संघर्ष करता है।

तस्वीरों को संपादित करने से स्विच करने, कहने, फ़ोटो को स्टॉक फ़ोटोग्राफ़ी साइट्स पर पोस्ट करने से शायद स्विचिंग लागत कम हो। या कल्पना करें कि आप संभावित ग्राहकों को कॉलिंग पिचों से कॉल कर रहे हैं ताकि मौजूदा क्लाइंट्स को कॉल किया जा सके। यह तिमाही कॉल बनाने से पिच कॉल पर स्विच करने से ज्यादा आसान होगा।

और उस कम स्विचिंग लागत के परिणाम में वृद्धि हुई है।

आप कार्यों को किस तरह से बैचों में रखते हैं - महत्वपूर्ण बात यह है कि वे समान हैं. यदि आपको दो कार्यों के बीच गियर स्विच करना मुश्किल लगता है, तो वे एक ही बैच में नहीं होते हैं। आपके पास काम करने के लिए आवश्यक प्रकारों के आधार पर बड़ी संख्या में बैच या छोटा हो सकता है।

एक बार जब आप अपने कार्यों को समूहीकृत कर लेते हैं, तो आप प्रत्येक बैच को समय समर्पित कर सकते हैं।

आपका बैच निर्धारण

यह वह जगह है जहाँ कार्य बैचिंग वास्तव में उपयोगी हो जाता है। जब आप समय का एक विशिष्ट ब्लॉक नामित करें एक उत्पादक कार्यदिवस के लिए Google कैलेंडर पर समय कैसे अवरुद्ध करेंक्या आप समय प्रबंधन के साथ संघर्ष करते हैं? हम आपको बताते हैं कि फ़ोकस बढ़ाने, तनाव कम करने और उत्पादकता बढ़ाने के लिए अपने Google कैलेंडर पर समय कैसे अवरुद्ध करें। अधिक पढ़ें किसी विशेष बैच में, आप उस बैच के भीतर कार्यों के बीच स्विच करने के लिए स्वतंत्र हैं। जो हममें से उन लोगों के लिए बहुत अच्छा है जो प्रोजेक्ट्स के बीच बहुत आगे बढ़ना पसंद करते हैं।

जब तक आप किसी कार्य पर नहीं जाते हैं बाहर उस बैच में, आप अधिक कुशल होंगे। संज्ञानात्मक स्विचिंग लागत कम होगी, और आप अधिक काम करेंगे।

यह इतना सरल है।

और एक बार जब आप अपने कैलेंडर पर अपने कार्य बैचों को रखना शुरू कर देते हैं, तो आपके पास उन पर काम करने के लिए एक निर्धारित समय होता है, आप अपनी उत्पादकता को देखना शुरू कर देंगे। क्योंकि आपकी स्विचिंग लागत कम है, आप प्रत्येक कार्य को गति देने में कम समय बिताएंगे। और विशिष्ट बैचों के लिए एक निर्धारित समय होने से आपको विकर्षणों को कम करने में मदद मिलेगी (जिनके पास ए है विशाल बदलने की लागत)।

जैसे टाइम मैनेजमेंट सिस्टम का उपयोग करना पोमोडोरो तकनीक कैसे एक साधारण पोमोडोरो टाइमर ने मेरा जीवन बेहतर बना दियापोमोडोरो तकनीक सरल समय प्रबंधन जीवन हैक में से एक है। 25 मिनट की चुस्कियों और एक टाइमर की मदद से ध्यान भंग के माध्यम से तोड़ो। यदि यह आपके अनुरूप हो तो यह जीवन बदलने वाला एक नियमित परिवर्तन हो सकता है। अधिक पढ़ें या कुछ इसी तरह से आपकी उत्पादकता को और भी बढ़ावा मिलेगा।

यदि आप कार्य बैचिंग का प्रयास करने के लिए तैयार हैं, तो आपको यहाँ क्या करना है:

Google कैलेंडर के साथ बैचिंग कार्य

पहली चीज जो आपको करने की आवश्यकता है, वह है कार्य बैच बनाना। जैसा कि सभी के पास अलग-अलग कार्यों के सेट और बैचिंग के विभिन्न तरीके होंगे, आप इस प्रक्रिया से कैसे गुजरेंगे यह पूरी तरह से आप पर निर्भर है। जैसा कि मैंने उल्लेख किया है, तीन या चार श्रेणियों के साथ शुरू करना अच्छा हो सकता है। हमारे उदाहरण के प्रयोजनों के लिए, हम "योजना," "निर्माण," "समीक्षा," और "रिपोर्टिंग" का उपयोग करेंगे।

हम इन बैचों को अवधारणा के साथ जोड़ देंगे समय अवरुद्ध टाइम ब्लॉकिंग - द सीक्रेट वेपन फॉर बेटर फोकसक्या आप अपने कार्य-दिवस को व्यवस्थित करने के लिए अधिक कुशल तरीके की तलाश कर रहे हैं? समय अवरुद्ध करने का प्रयास करें। इस समय प्रबंधन रणनीति आपको विचलित करने, शिथिलता, और अनुत्पादक मल्टीटास्किंग को बे पर रखते हुए आपको ट्रैक पर रखने में मदद कर सकती है। अधिक पढ़ें . बस विशिष्ट बैचों के लिए Google कैलेंडर में समय के अलग-अलग ब्लॉक सेट करें।

यहाँ मैंने ऐसी घटनाओं को जोड़ा है जो मुझे बताती हैं कि मुझे विशिष्ट बैचों पर कब काम करना चाहिए:

मैंने यह सुनिश्चित करने के लिए एक अनुस्मारक भी जोड़ा कि मुझे पता है कि मेरा रिपोर्टिंग ब्लॉक कब शुरू होगा:

जब मुझे मेरे रिपोर्टिंग कार्यों पर काम करने का समय आएगा, तो मुझे एक रिमाइंडर मिलेगा। उस समय के दौरान, मैं उपयोग कर सकता हूं पोमोडोरो तकनीक बेस्ट पोमोडोरो टाइमर ऐप्स आपकी उत्पादकता को रॉकेट करने के लिएयदि आप अक्सर काम के कुछ घंटों के बाद उत्पादकता दीवार से टकराते हैं, तो एक पोमोडोरो टाइमर आपको अपना ध्यान केंद्रित रखने में मदद कर सकता है। टाइमर के इस चयन में हर मंच के लिए एक विकल्प है। अधिक पढ़ें विभिन्न कार्यों पर अपने समय का प्रबंधन करने के लिए। या मैं इसे अधिक स्वाभाविक रूप से होने दे सकता हूं, जहां भी मैं चाहता हूं कि मैं कार्यों के बीच आगे बढ़ूं। यह हिस्सा आपके ऊपर है।

तुम्हें नया तरीका मिल गया है। अब बस अपने कैलेंडर में अधिक बैच डालें! लेकिन ध्यान रखें कि आपको अभी भी अनब्लॉक समय की आवश्यकता है। आपको यहां ईमेल का प्रबंधन करने, कॉल पर पकड़ बनाने, कार्यालय में लोगों के साथ चैट करने, या बस अपने दिमाग को थोड़ा आराम करने की आवश्यकता होगी।

एक सवाल जो आप अभी पूछ रहे हैं: प्रत्येक बैच को शेड्यूल करने के लिए मैं कैसे चुनूं? इसका कोई सही उत्तर नहीं है। यदि आपके पास एक विशिष्ट प्रकार का कार्य है जिसे आप सुबह सबसे अच्छा करते हैं, तो इसे जल्दी शेड्यूल करें। यदि आप दोपहर में कम संज्ञानात्मक रूप से गहन कार्यों को पसंद करते हैं, तो उन्हें वहां शेड्यूल करें। जब आप कार्य बदलते हैं तो कुछ अलग करने के लिए स्विच करना पसंद करते हैं? आप भी ऐसा कर सकते हैं।

आप जानते हैं कि कैसे और जब आप सबसे अच्छा काम करते हैं प्रोडक्टिव कैसे रहें, चाहे आप मॉर्निंग पर्सन हों या नाइट उल्लूजल्दी उठने या देर तक रुकने का प्रयास न करें। इसके बजाय, सिस्टम का अनुकूलन करें ताकि आप उस चरण से निपट सकें जहां आपकी उत्पादकता कम है। यहाँ कुछ स्मार्ट रणनीतियाँ हैं। अधिक पढ़ें , और आप अपने बैच शेड्यूल में काम करने के लिए उस ज्ञान को रख सकते हैं।

एक बार जब आपके पास कैलेंडर में आपके बैच होंगे, तो आप जाने के लिए तैयार हैं! अब आपको बस काम करने की जरूरत है।

अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए Google कैलेंडर का उपयोग करना

Google कैलेंडर में आपके कार्य बैचों का निर्धारण आपकी उत्पादकता में पूरी तरह से बदलाव लाने के लिए पर्याप्त हो सकता है। लेकिन अगर आपको थोड़ा और बढ़ावा देने की आवश्यकता है, तो आप Google कैलेंडर के अन्य भयानक कार्यों का उपयोग कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, आप कर सकते हैं Google कैलेंडर के साथ अपनी टू-डू सूची को सिंक करें अपने Google कैलेंडर को अपनी टू-डू सूची के साथ कैसे सिंक करेंअपने जीवन को व्यवस्थित करने में, दो उपकरण अपरिहार्य हैं: आपका कैलेंडर और आपकी टू-डू सूची। लेकिन अधिकांश कार्य प्रबंधन समाधान इन दो चीजों को अलग रखते हैं। हम आपको दिखाएंगे कि उन्हें कैसे संयोजित किया जाए। अधिक पढ़ें और अपने महत्वपूर्ण कार्यों को अपने बैच शेड्यूल के साथ देखें। यह आपको प्रत्येक बैच में कार्यों के बीच प्राथमिकता देने में मदद कर सकता है।

या आप उपयोग कर सकते हैं अद्यतन बहु-कैलेंडर दृश्य 5 नए Google कैलेंडर की विशेषताएंGoogle कैलेंडर अभी और शानदार हुआ। Google ने आखिरकार अपने कैलेंडर को अपडेट किया। हम आपको बताएंगे कि नया डिज़ाइन कैसे प्राप्त करें और आपको कौन सी नई सुविधाएँ आज़माना चाहिए। अधिक पढ़ें अपने बैच शेड्यूलिंग को अपनी अन्य नियुक्तियों से अलग रखने के लिए।

तुम भी अपने कैलेंडर प्रविष्टियों को टैग करें 7+ नए टूल के साथ अधिकांश Google कैलेंडर कैसे बनाएंसमय बचाने के लिए और अपने कार्य दिवस का अधिकतम लाभ उठाने के लिए Google कैलेंडर का उपयोग करें। ये नए Google कैलेंडर उपकरण और सेवाएँ कुछ और उत्पादकता ट्रिक्स प्रदान करते हैं। अधिक पढ़ें यह देखने के लिए कि आपका समय कहाँ चल रहा है और आप अपने समय प्रबंधन को कैसे बेहतर बना सकते हैं।

वहाँ बहुत सारी सुविधाएँ और उपकरण हैं जो आप अपने Google कैलेंडर के साथ जो चाहें कर सकते हैं।

लॉन्ग-टर्म में टास्क बैचिंग

बेशक, यह इतना आसान नहीं है। वहाँ हमेशा रखरखाव है उदाहरण के लिए, आपको अपने बैचों की समीक्षा करने के लिए नियमित रूप से कुछ मिनटों को अलग रखना चाहिए। यदि आपको ऐसा लगता है कि किसी कार्य का उसके बैच में अन्य लोगों के साथ प्रवाह नहीं है, तो आप स्विचिंग लागत को कम करने के लिए एक नया बैच बनाना चाह सकते हैं।

और आप पा सकते हैं कि आपका शेड्यूलिंग इष्टतम नहीं है। हो सकता है कि आपको बैचों के बीच अधिक समय की आवश्यकता हो, या आपको किसी चीज़ को पकड़ने के लिए कोई अनुसूचित गतिविधियों के साथ पूरा दिन चाहिए।

यहां तक ​​कि जब आप पाते हैं सही उत्पादकता प्रणाली अंतिम सही समय प्रबंधन प्रणाली बनाने के लिए कैसे आप कभी उपयोग करेंगेउत्पादकता कम काम के साथ अधिक संगठन के लिए एक निरंतर खोज है। नींद पर खोने के बिना, आप जो कुछ भी पूरा करने का सपना देखते हैं, उसे पूरा करने का एक तरीका। क्या यह स्वचालित समय प्रबंधन प्रणाली यह सब कर सकती है? अधिक पढ़ें , आपको हमेशा कुछ प्रदर्शन करने होंगे जो आपको करने की आवश्यकता है बैचिंग कार्य कोई अपवाद नहीं है।

लेकिन जब आप अपने कार्यों को सफलतापूर्वक पूरा करते हैं और उन्हें Google कैलेंडर में एकीकृत करते हैं, तो आपके पास लगभग स्वचालित समय प्रबंधन प्रणाली होगी। और यह इससे बहुत बेहतर नहीं है!

क्या आपने कार्य बैचिंग की कोशिश की है? कार्यों को स्विच करने में लगने वाले समय और प्रयास को कम करने के लिए आप क्या करते हैं? नीचे दिए गए टिप्पणियों में अपनी सलाह साझा करें!

छवि क्रेडिट: फोटोग्रैपे.यूई /Depositphotos