ट्रैक ईमेल, फोन कॉल, और आउटलुक जर्नल के साथ कार्य

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बहुत व्यस्त नौकरियों वाले लोगों की सबसे आम शिकायतों में से एक यह है कि हर चीज के लिए दिन में पर्याप्त समय नहीं लगता है। समय बनाने का एकमात्र तरीका यह है कि किसी भी कार्य को कम जगह में फिट किया जाए।

यह असंभव लगता है, लेकिन यह नहीं है। लॉग इन करने के लिए बहुत समय प्रबंधन नीचे आता है, और निगरानी के माध्यम से कि आप समय का उपयोग कैसे करते हैं, यह समझने के लिए कि आप समय को कैसे बर्बाद कर सकते हैं। यहाँ MakeUseOf में, हम बहुत सारे उपकरण और युक्तियां शामिल करते हैं जिनका उपयोग आप पूरे दिन में अपना समय ट्रैक करने के लिए कर सकते हैं। इसमें इंस्टाल करना शामिल हो सकता है सॉफ्टवेयर जैसे क्लोक क्लॉक टाइम ट्रैकिंग के साथ अपने काम के समय में गुम समय पर कब्जापिछले कुछ महीनों में, मैंने अपने काम के कार्यक्रम में एक बहुत ही अजीब घटना की खोज की है। मैं समय गंवाता रहता हूं। आप समय कैसे गंवाते हैं? यह जितना आप सोच सकते हैं उससे कहीं ज्यादा आसान है। आपको मिला... अधिक पढ़ें दिन के प्रत्येक सेकंड में "घड़ी" का शाब्दिक अर्थ, या इसमें अधिक उन्नत जैसी चीज़ का उपयोग करना शामिल हो सकता है क्रोमेटा उपकरण Chrometa के साथ प्रभावी रूप से अपने कंप्यूटर समय (और बिल के लिए!) को ट्रैक करें अधिक पढ़ें

उस दवे ने कवर किया।

हालाँकि, यदि आप किसी विशिष्ट कार्यालय में काम कर रहे हैं, तो संभावनाएँ बहुत अच्छी हैं कि आपके कंप्यूटर पर Microsoft Office पैकेज स्थापित है। यह भी अच्छा है कि आपके पास जो Office सॉफ़्टवेयर है उसमें Microsoft Outlook शामिल है। और अगर ऐसा है, तो विश्वास करें या नहीं, आपके पास पहले से ही Microsoft Outlook उपकरण सेट में एक बहुत अच्छा समय ट्रैकिंग अनुप्रयोग है।

चूंकि आउटलुक दुनिया भर के अधिकांश काम कंप्यूटरों पर वर्ड और एक्सेल के रूप में आम है, इसलिए मैं आपके साथ कुछ सुझाव साझा करना चाहता हूं कि आप कैसे उपयोग कर सकते हैं माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में वास्तव में अपने जर्नल को ट्रैक करने के लिए कूल टूल - हर कार्य, हर ईमेल, हर फोन कॉल और वह सब कुछ जो आप पूरे दिन करते हैं दिन। यह एक-क्लिक समय प्रबंधन प्रणाली है जो बहुत अधिक लगभग कुछ भी धड़कता है जिसे आप मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं।

आपका दिन लॉग करने के लिए आउटलुक जर्नल का उपयोग करना

क्या आश्चर्यजनक है कि बहुत से लोग आउटलुक का उपयोग करते हैं और कभी भी महसूस नहीं करते हैं कि यह छोटा उपकरण उपलब्ध है। लोग कैलेंडर, कार्य सूची और ई-मेल क्लाइंट का उपयोग करने के इतने आदी हैं कि वे बाएं नेविगेशन बार के निचले दाएं कोने को देखने के लिए भी परेशान नहीं होते हैं। एक छोटा सा ग्रीन नोटबुक आइकन है - जो जर्नल ऐप है।

जब आप इस छोटे से ऐप को खोलते हैं, तो आपको बहुत जल्दी पता चलेगा कि यह बिल्कुल कम नहीं है। यदि आप अपनी स्क्रीन के एक कोने में जर्नल को खुला छोड़ते हैं, तो आप दिन भर में इसका उपयोग केवल एक बटन पर क्लिक करके अपनी सभी गतिविधियों पर नज़र रखने के लिए कर सकते हैं - जर्नल एंट्री।

जब आप एक नया जर्नल प्रविष्टि लॉन्च करते हैं, तो आप इसे केवल एक नाम (विषय) देते हैं, एक प्रकार की प्रविष्टि जैसे फोन कॉल, एक ईमेल या एक कार्य जिसे आप काम कर रहे हैं, और फिर "प्रारंभ समय" बटन पर क्लिक करें। बस। बस काम हो गया। आप कार्य का विवरण टाइप कर सकते हैं ताकि बाद में जब आप अपनी पत्रिका देखें, तो आपके पास आपके द्वारा किया गया एक विस्तृत रिकॉर्ड होगा उस दिन, लेकिन वास्तव में इस उपकरण का मूल्य आपकी गतिविधियों के दैनिक लॉग को बहुत कम प्रयास के साथ रखने की क्षमता है सब। बस खोलें और क्लिक करें।

जर्नल प्रविष्टि के अंदर से, आप किसी अन्य आउटलुक ऐप जैसे ईमेल संदेश, एक अपॉइंटमेंट, एक नया कार्य और अन्य को भी जल्दी से बंद कर सकते हैं। दूसरे शब्दों में, यह वास्तव में जर्नल टूल को आपकी प्रत्येक परियोजना के लिए सबसे अच्छा परियोजना प्रबंधन केंद्र बनाता है जो आप अपनी नौकरी पर काम कर रहे होंगे। प्रत्येक परियोजना पर आपके द्वारा खर्च किए गए कुल घंटों का ट्रैक रखने का इससे बेहतर तरीका और क्या है अपनी सभी गतिविधियों जैसे कार्यों, ईमेल संदेशों और अधिक को सीधे परियोजना में बाँधने की क्षमता रिकॉर्ड?

यदि आप यह देखना चाहते हैं कि आप इस परियोजना के लिए कितना समय दे रहे हैं, या आपकी परियोजना अनुमानित के भीतर गिर रही है या नहीं आपके बॉस द्वारा आवंटित समयरेखा, बस "टाइमलाइन" आइकन पर क्लिक करें और आप एक कैलेंडर पर रखी गई जर्नल प्रविष्टियों को देखेंगे समय।

आप समय पर भी ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और इसे दिन के हिसाब से ही देख सकते हैं।

सबसे अच्छी बात, अगर आपका बॉस आपसे पूछ रहा है कि आप क्या काम कर रहे हैं, तो आपको बस प्रोजेक्ट जर्नल पर राइट क्लिक करना होगा और "शेयर" विकल्प चुनना होगा। बस अपने मालिक को जर्नल साझा करें, और वह या वह आपकी प्रगति की निगरानी कर सकता है और कितना जिस समय आप काम कर रहे हैं, इस बारे में आपको सलाह देते रहने की आवश्यकता के बिना, आप इस परियोजना के लिए समर्पित हैं पर। एक अच्छा बॉस-कार्यकर्ता संबंध वास्तव में खुलेपन और संचार के लिए उबलता है, इसलिए आपके बॉस के साथ इस तरह के सहयोग और दृश्यता की पेशकश आसानी से कुछ बहुत बड़े बिंदुओं को स्कोर करेगी।

बेशक, आपको अपनी प्रविष्टियों को एक लंबी समयावधि में देखना नहीं होगा। यदि आप अभी हाल ही में आपके द्वारा काम की गई सभी चीज़ों पर एक त्वरित स्नैपशॉट नज़र चाहते हैं, तो आप केवल "प्रविष्टि सूची" दृश्य पर स्विच कर सकते हैं और तिथि के अनुसार क्रमबद्ध कर सकते हैं।

एक बार जब आपकी जर्नल प्रविष्टियों की सूची अस्पष्ट रूप से लंबी हो जाती है, तो कोई डर नहीं है - आप समयरेखा पर राइट-क्लिक कर सकते हैं या प्रविष्टि सूची और "तिथि पर जाएं ..." चुनें, यह आपको एक निश्चित पर बनाई गई सभी प्रविष्टियों को देखने की क्षमता देता है दिन।

तो अगली बार जब आपका सहकर्मी कहता है, "अरे, क्या आपको याद है कि हम पिछले फरवरी में काम कर रहे थे?" - आप ऐसा कर सकते हैं बस अपना सुपर-हैंड जर्नल ऐप खोलें, उस तारीख पर जाएं, और अपने सभी नोट्स और गतिविधियों को याद करें समय। आपने जो कुछ भी किया है उसे याद रखने की अपनी क्षमता और अपनी हर परियोजना को पूरा करने की क्षमता से आप सभी को उड़ा देंगे।

सिद्धांत रूप में जर्नल ऐप वैसे भी है। लोग वास्तव में इसे कैसे व्यवहार में लाते हैं यह एक पूरी कहानी है। और आप इसे कैसे व्यवहार में लाते हैं, यह पूरी तरह आप पर निर्भर करता है, लेकिन बस इस बात का ध्यान रखें कि वह उपकरण है, जिसकी आपको कभी आवश्यकता होनी चाहिए।

क्या आपने कभी Outlook में Outlook जर्नल टूल का उपयोग किया है? इसने आपका काम कैसे आसान कर दिया है? नीचे टिप्पणी अनुभाग में इसके साथ अपने अनुभव साझा करें!

छवि क्रेडिट: चमड़ा नोटबुक वाया शटरस्टॉक