विज्ञापन
तीन ईमेल खातों के साथ, एक काम के लिए, एक व्यक्तिगत और एक MakeUseOf के लिए, मैं खुद को और अधिक खर्च कर पाता हूं समय मेरे ईमेल की जाँच करने और वास्तव में बहुत काम पाने की तुलना में सभी संदेशों को नियंत्रण में रखने की कोशिश कर रहा है किया हुआ। सौभाग्य से, सभी तीन ईमेल खाते हैं जीमेल लगीं या Google Apps खाते, और इसलिए एक खाते को व्यवस्थित करने के प्रयास में, मैंने कई चरणों का पालन किया जो तीनों पर लागू हो सकते हैं। जीमेल कई उपकरण प्रदान करता है जो आपके इनबॉक्स को ध्वस्त करने में आपकी मदद करेंगे और इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि इसे इस तरह से रखें।
इनबॉक्स शून्य प्राप्त करना वास्तव में एक बहुत ही सरल कार्य है, और इसे बनाए रखना आपके हिस्से पर न्यूनतम प्रयास के साथ किया जा सकता है, जब तक कि आपके पास एक सभ्य प्रणाली है।
ये कुछ सरल कदम हैं जो आपको उस प्रणाली को गति में लाने में मदद कर सकते हैं और इसके अलावा, अपने संग्रह को निःशुल्क रख सकते हैं बड़े अटैचमेंट जो स्पेस लेते हैं, जो जीमेल की विशाल क्षमता के साथ, कुछ वर्षों के बाद भी चलना शुरू कर सकते हैं बाहर।
फ़िल्टर सेट करें
आपके इनबॉक्स को डिक्लेयर करते समय पहला चरण फ़िल्टर बनाना है। यह उपयोगी है क्योंकि फ़िल्टर उन सभी संदेशों पर लागू हो सकते हैं जो पहले से ही आपके इनबॉक्स को रोक रहे हैं। जबकि
जीमेल फिल्टर जीमेल, याहू मेल और आउटलुक में ईमेल फ़िल्टर कैसे सेट करेंईमेल फ़िल्टरिंग आपके इनबॉक्स को साफ और व्यवस्थित रखने में आपका सबसे अच्छा साधन है। जीमेल, याहू मेल और आउटलुक में ईमेल फिल्टरों को सेट अप और उपयोग करने का तरीका यहां बताया गया है। अधिक पढ़ें इन फ़िल्टरों को बनाना आसान है, सिर्फ़िर यह सब एक कदम आगे बढ़ाता है, प्रभावी रूप से आपके फ़िल्टर को स्टेरॉयड पर डालता है।सिम्फिर के साथ, आप एक बार बड़े पैमाने पर फ़िल्टर कर सकते हैं, एक बार जब वे आपके इनबॉक्स में एक निश्चित समय के लिए आपके ईमेल में होते हैं, तो पुश करें व्यक्तिगत, फेसबुक या ट्विटर से संबंधित ईमेल आपके कार्य दिवस के दौरान ताकि आप विचलित न हों और अपने इनबॉक्स को साफ रखें और साफ।
एक महत्वपूर्ण तरीका जिसमें आप अपने ईमेल को सुव्यवस्थित रखने के लिए Syphir का उपयोग कर सकते हैं और संगठित एक लेबल सिस्टम बना सकते हैं जो आपकी व्यक्तिगत आवश्यकताओं, नौकरियों और परियोजनाओं के अनुरूप होगा। इस तरह से पुराने ईमेल खोजना एक स्नैप होगा। बेशक, यदि आप अपने ईमेल पर किसी तीसरे पक्ष को पहुंच देने में सहज महसूस नहीं करते हैं, तो आप जीमेल के मूल फ़िल्टर सिस्टम के साथ कर सकते हैं।
फ़िल्टर बनाना बहुत महत्वपूर्ण है जब यह आपके इनबॉक्स को ध्वस्त करने की बात आती है क्योंकि एक बार आपके सभी फ़िल्टर आपके इनबॉक्स में आ जाएंगे रहना का आयोजन किया।
कार्य में ईमेल परिवर्तित करें
अपने फ़िल्टर सेट करने के बाद, अगला कदम उन ईमेलों को संबोधित करना है जो अभी भी आपके इनबॉक्स में हैं।
जब तक मैं संबंधित मुद्दे या कार्य को संभाल नहीं लेता, तब तक मैं अपने इनबॉक्स में ईमेल रखना चाहता हूं। अधिक बार नहीं, कार्य को भुलाया जा सकता है, और जैसा कि आप अधिक ईमेल प्राप्त करते हैं, आप इसके बारे में पूरी तरह से भूल जाने का जोखिम चलाते हैं। यह जानने से पहले, आपका इनबॉक्स एक बार फिर आपके द्वारा पढ़े गए ईमेल से भरा हुआ है, लेकिन इससे निपटा नहीं है।
चीजों के शीर्ष पर बने रहने के लिए, अपने ईमेल को तुरंत उपयोग करने वाले कार्यों में परिवर्तित करें जीमेल टास्क.
प्रत्येक कार्य संबंधित ईमेल के लिंक के साथ होगा, इसलिए यदि आपको इसका उल्लेख करने या उत्तर देने की आवश्यकता है, तो आप इसके लिए समय व्यतीत नहीं कर रहे हैं।
उत्तर डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करने के लिए नियमित ईमेल
नियमित ईमेल का उपयोग करके जवाब देना डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं "डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं" का उपयोग करके जीमेल ईमेल टेम्पलेट्स के साथ समय बचाएं अधिक पढ़ें उन ईमेलों को साफ करना आसान बनाता है जिनके पास आप एक ही प्रतिक्रिया को बार-बार टाइप कर रहे हैं।
जीमेल की डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं जैसी सुविधाओं का उपयोग करना इनबॉक्स शून्य के अपने अंतिम लक्ष्य तक पहुँचना आसान और तेज़ बनाता है।
अपने ईमेल के बाकी हिस्सों को उत्तर देने के लिए प्राथमिकता इनबॉक्स का उपयोग करें
अब जब आपका जीमेल इनबॉक्स व्यवस्थित हो गया है, और आपने डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करके अपने नियमित ईमेल का जवाब दिया है, तो आपके सभी ईमेल शेष हैं।
Gmail का उपयोग करें प्राथमिक इनबॉक्स जीमेल की प्राथमिकता इनबॉक्स बकन समस्या को हल करती है अधिक पढ़ें यह पता लगाने के लिए कि आपको प्राप्त होने वाले ईमेल का पता या उत्तर किस क्रम में होगा।
पुरालेख को साफ करें
एक बोनस कदम के रूप में, यदि आप स्वयं को अपने जीमेल खाते में जगह से बाहर भागते हुए पाते हैं, तो आपको उन ईमेल से छुटकारा पाने की एक त्वरित और आसान आवश्यकता हो सकती है जो बहुत अधिक स्थान ले रहे हैं। ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप अपने Gmail संग्रह में सबसे बड़े ईमेल खोज सकते हैं।
खोज को चलाने के लिए उपमा और सबसे प्रत्यक्ष तरीका है अटैचमेंट था. यदि आप किसी प्रकार के अनुलग्नक को निर्दिष्ट करना चाहते हैं, क्योंकि एक शब्द दस्तावेज़ ऑडियो या वीडियो फ़ाइल के रूप में ज्यादा जगह नहीं लेता है, तो विशिष्ट फ़ाइलों का उपयोग करके खोजें फ़ाइल नाम: Mp3, फ़ाइल नाम: एवी, फ़ाइल नाम: mov इत्यादि।
यदि आप किसी तृतीय पक्ष सेवा को कार्य सौंपना चाहते हैं, तो अधिकृत करें बिग मेल का पता लगाएं और यह आपके जीमेल खाते के सभी बड़े ईमेल को स्वचालित रूप से रूट कर देगा।
FindBigMail आपके इनबॉक्स में लेबल का उपयोग करके एक खोज का प्रदर्शन करेगा और आपके ईमेल को वर्गीकृत करेगा, जिसे आप बाद में सिफ्ट कर सकते हैं।
अपने Gmail इनबॉक्स को खाली रखने के लिए आप क्या करते हैं? हमें टिप्पणियों में बताएं।
चित्र साभार: शटरस्टॉक
नैन्सी वाशिंगटन डीसी में रहने वाले एक लेखक और संपादक हैं। वह पहले नेक्स्ट वेब पर मध्य पूर्व की संपादक थीं और वर्तमान में संचार और सोशल मीडिया आउटरीच पर डीसी-आधारित थिंक टैंक में काम करती हैं।